Grunnleggende. Excel

Transkript

1 Grunnleggende Excel

2 Grunnleggende begreper Regneark: Basert på gamle bokføringsbilag, men med mange automatiske funksjoner som gjør utregninger enklere å utføre og oppdatere Rad: horisontal (overskrift 1, 2, 3 og så videre) Kolonner: vertikal (overskrift A, B, C og så videre) Celle: skjæringspunkt mellom rad og kolonne, refereres via kolonne- og radoverskrift (for eksempel A5). Arbeidsbok: samme som et dokument i Word, filen man jobber med Ark: arbeidsbøker deles opp i ark. Legg merke til at alle arkene i en arbeidsbok lagres på samme fil. Navigasjon: Flytting av markør: bruk mus, rullefelt eller tastatur (piler, tab, PgUp/Dn) Utskrift: CTRL + P, skriver-ikon på verktøylinja, Fil Skriv ut Skrive inn tekst: Flytt deg til cellen, skriv inn, Enter Overskrive innhold: Flytt til cellen, skriv inn nytt innhold Endre innhold: Flytt til cellen, F2, dobbeltklikk, skriv inn i formellinjen Grunnleggende syntax på formler Lagring: ALLE ark blir lagret på SAMME fil!! Redigering Merking: o Mus: klikk og dra med med venstre musknapp o Tastatur: shift + piltaster/pgup/pgdn o Merke hele: CTRL + A/merkeknapp øverst til venstre o Rader: Klikk på radoverskrift o Kolonner: Klikk på kolonneoverskrift Angre: CTRL + Z, venstrepil på verktøylinje Flytting: CTRL + X, sakseikon på verktøylinje, gå til ønsket sted, CTRL + V for lim inn/ikon to hakk til høyre for saks Kopiering: CTRL + C, utklikksikon på verktøylinja, lim inn som over Innsetting av kolonner/rader: høyreklikk på rad/kolonneoverskrift Sett Inn Sletting av rader/kolonner: høyreklikk på rad/kolonne Slett Tilpassing av rad-/kolonnebredde: klikk og dra, dobbelklikk mellom overskrifter for automatisk tilpasning

3 Formler Brukes for å utføre beregninger i et regneark: addisjon, divisjon, gjennomsnitt etc Operatorer: + - / * Begynner alltid med = (for å gange sammen 2 og 5, skriver man = 2*5) To metoder: o Skrive tall direkte o Bruke cellereferanser Vare Antall Pris Sum m tall Sum m ref Skrivebok 20 7 =20*7 =B5*C5 Tusj 40 4 =40*4 =B6*C6 Viskelær =100*2 =B7*C7 Blyant 90 2 =90*2 =B8*C8 Referanser er KLART å foretrekke! Excel følger vanlig prioriteringsrekke i matte, dvs /* før +- Autofyll: benyttes for å: o Fylle ut tallrekker o Kopiere formler o Utføres ved å holde musepeker nederst til høyre i relevant rute, trekk så nedover/mot høyre etter ønske o Kopieres en formel ved hjelp av autofyll, vil cellereferansene også flytte seg ett hakk (se tabell over) Relativ cellereferanse: o alle cellereferanser er i utgangspunktet relative, dvs at ved autofyll/kopiering vil referert celle også flytte seg pga. formelen finner relevante celler i forhold til cellen formelen befinner seg i Absolutt cellereferanse: o Hvis en cellereferanse skal holdes fast, benyttes dette. Referert celle finnes ved å se på absolutt plassering i arket, ikke i forhold til celle inneholdende formel. o Benyttes for eksempel hvis en alltid skal gange en verdi med samme verdi (se eksempel under, hvor cellen med verdien for MVA alltid skal benyttes) MVA: 24% Vare Antall Pris Sum relativ: absolutt: Skrivebok 20 7 =B5*C5 =D5*B2 =D5*$B$2 Tusj 40 4 =B6*C6 =D6*B3 =D6*$B$2 Viskelær =B7*C7 =D7*B4 =D7*$B$2 Blyant 90 2 =B8*C8 =D8*B5 =D8*$B$2 MVA: 24 % Vare Antall Pris Sum relativ: absolutt: Skrivebok 20 kr 7,00 kr 140,00 kr 33,60 kr 33,60 Tusj 40 kr 4,00 kr 160,00 kr - kr 38,40 Viskelær 100 kr 2,00 kr 200,00 #VERDI! kr 48,00 Blyant 90 kr 2,00 kr 180,00 kr 3 600,00 kr 43,20

4 Fargereferanser: ved å dobbeltklikke i en celle med formel, ser en at Excel rammer inn relevante celler i forskjellige farger, for lettere å se hvilke som er involvert i formelen. Autosummering: setter inn funksjonen SUMMER i cella: summerer celler i merket felt (Excel foreslår automatisk et område, dette kan du selv justere ved vanlige merketeknikker) Formatering Formatering = utseende, dvs tallformat, skrifttype/størrelse, farger osv Autoformat: Merk område, Format Autoformat Kolonnebredde/Radhøyde: se over Tallformat: Kroner og prosent på verktøylinje (selvforklarende ikoner), høyreklikk formater celler Velg format Redusere/øke antall desimaler: pil venstre/høyre med,0 på verktøylinje Skriftformat: o Skrifttype: nedtrekksmeny i verktøylinje (Arial er default) o Skriftstørrelse: nedtrekksmeny i verktøylinje (10 er default) o Fet/Kursivert/Understreket: F/K/U på verktøylinje/ctrl + F/K/U (B/I/U i engelsk versjon) Kantlinjer: firkant-ikon på verktøylinje, Tegn kantlinjer for å velge farge/stil Skriftfarge: Ikonet A på verktøylinja Bakgrunnsfarge: bøtta på verktøylinja Kopiering av format: merk ønsket område å kopiere fra, klikk på pensel på verktøylinja, merk ønsket område (dobbelklikk pensel for å merke flere områder, ESC for å oppheve) Diagram/grafer Brukes for å illustrere data grafisk Fremgangsmåte: o Marker ønsket område o Klikk på Diagramveiviser -ikon på verktøylinja (høyt oppe til høyre) o Velg diagramtype, trykk Neste o Påse at dataområde er korrekt, trykk Neste o Skriv inn diagramtittel, evt navn på akser, evt andre elementer, trykk Neste o Velg hvor diagrammet skal plasseres, trykk Fullfør Redigere diagram: o Endre størrelse: nederst i høyre hjørne, på sidene: klikk og dra o Flytte: klikk i det hvite feltet i diagrammet, klikk og dra o Slette: marker, Delete på tastatur o Diagramelementer: høyreklikk på relevante elementer, Formater <x>

5 Visning på skjerm og papir Deling/frysing av vindu: brukes for å alltid vise deler av et regneark o Opprette: marker rad/kolonne, menyen Vindu Frys/Del o Oppheve: Vindu Fjern vindusdeling/frigi Visningsstørrelse: kan endre størrelsen på en visning ved å velge i nedtrekksmenyen til høyre på verktøylinjen (100%), evt skrive inn verdi direkte. OBS! Dette påvirker kun visning, ikke faktisk størrelse! Forhåndsvisning: Klikk på forstørrelsesglass på verktøylinja Utskriftsformat: Fil Utskriftsformat o Retning: Stående/liggende o Skalering: juster prosentvis, tilpass til x antall sider o Marger/midtstilling: velg størrelse, velg horisontal/vertikal o Topptekst/bunntekst: kan velges her, evt egendefineres o Ark: gjenta rader/kolonner ved flere ark, skrive ut rutenett, rad- og kolonneoverskrifter Flere regneark Navngi ark: dobbelklikk på arknavn Sette inn ark: høyreklikk på vilkårlig ark Sett inn Slette ark: høyreklikk på vilkårlig ark Slett Flytting av ark: klikk og dra Kopiering av ark: ctrl + klikk og dra Referere til andre ark: <arknavn>!<celle>. Eks: Ark2!B3 referer til celle B3 i Ark2 Importere fra Web: o Data Importer eksterne data ny webspørring liten webleser dukker opp o Finn relevant område, klikk på pil for å markere for import, velg Import o Eks: Statistikkområder Befolkning/Folkemengde Folketallet i Norge etter kjønn velg og Importer