Manual til Excel. For mellomtrinnet. Inger Nygjelten Bakke ELEKTRONISK UNDERVISNINGSFORLAG AS

Transkript

1 Manual til Excel 2010 For mellomtrinnet Inger Nygjelten Bakke ELEKTRONISK UNDERVISNINGSFORLAG AS

2 Innhold Husk Det kan bare være tall i cellene som skal brukes i formelen En formel skal alltid begynne med = Husk å bruke komma (,) i desimaltall Vi kan skrive en tallrekke på en rask måte Endre bredden til en kolonne Sette inn en ny kolonne eller en ny rad... 3 Gjøre utregninger... 4 Lage en formel... 4 Når vi får noe uønsket som f.eks. en dato i en celle... 6 Endre antall desimaler... 6 Kopiere en formel ved å bruke rullegardin-kopiering... 7 Summere flere celler ved å bruke Autosummer-funksjonen... 7 Regne med prosent... 8 Formelvisning... 8 Beskjæring til utskrift... 9 Tegne diagrammer Tegne et søylediagram/stolpediagram Sette inn overskrift og navn på aksene Forstørre eller forminske diagrammet Forandre fargen og utseende på søylene i diagrammet Forandre ramma og bakgrunnsfargen rundt diagrammet Tegne et sektordiagram Sette inn overskrift og plassere ordene inni sektorene Tegne et linjediagram når observasjonene ikke er tall Tegne et linjediagram når observasjonene er tall Endre enhet på aksene Gjennomsnitt Side 1 av 32

3 Husk 1. Det kan bare være tall i cellene som skal brukes i formelen. Det betyr at vi ikke kan skrive et pengebeløp som f.eks. 269 kr i en celle vi skal bruke i utregningen. I cellen skal det bare stå 269. Skal vi ha med kr, må vi skrive det i neste kolonne. 2. En formel skal alltid begynne med =. Husk at en formel alltid skal begynne med =. 3. Husk å bruke komma (,) i desimaltall. blir til: Skriver vi punktum (.) i stedet for komma (,) i et desimaltall, tolker regnearket det som at vi skriver en dato. 4. Vi kan skrive en tallrekke på en rask måte. Vi skriver tallene 1 og 2 i kolonne A. Vi klikker i cellen A1 og holder venstre musetast inne mens vi drar markøren ned til cellen A2. Da har vi merket cellene med 1 og 2 i slik at det blir ei ramme rundt disse cellene. + Vi fører markøren til nedre, høyre hjørne av de merkete cellene. Da forandrer markøren seg til en stor pluss. Hold venstre musetast nede mens du drar markøren nedover kolonnen. Da fylles de neste tallene i tallrekken (3, 4 og 5) inn i cellene i kolonnen. o Prøv det samme ved å skrive tallene 2 og 4 i cellene A1 og A2. o Prøv det samme ved å skrive mandag og tirsdag i cellene A1 og A2. Side 2 av 32

4 Endre bredden til en kolonne Noen ganger skriver vi mer i en celle enn det er plass til i bredden. Vi kan endre bredden til en kolonne på to måter. Enten: Eller: Vi fører markøren til linjen mellom to kolonner til markøren blir slik. Så dobbeltklikker vi på venstre musetast. Da innstilles kolonnebredden slik at den akkurat passer til det som står i cellen. Vi fører markøren til linjen mellom to kolonner til markøren blir slik. Så holder vi venstre musetast nede mens vi drar til den kolonnebredden vi ønsker. 5. Sette inn en ny kolonne eller en ny rad Noen ganger ønsker vi å sette inn en kolonne mellom to kolonner vi allerede har skrevet noe i. Vi vil sette inn en ny kolonne mellom kolonne B og kolonne C. Vi fører markøren over C til den blir til ei pil. Så klikker vi én gang på venstre musetast. Da blir hele kolonnen markert. Vi høyreklikker i kolonnen som er merket blå. Da får vi opp flere valg. Klikk på Sett inn. Da settes det inn en ny kolonne foran den kolonnen vi merket. Vi kan sette inn en ny rad på samme måte. Side 3 av 32

5 Gjøre utregninger Lage en formel Eksempel 1 Bestemor kjøper is til de 4 barnebarna sine. Én is koster 17 kr. Hvor mye koster isene til sammen? Vi skriver inn opplysningene i regnearket. Her har vi laget en kolonne for varen vi kjøper (is), en kolonne for hvor mange vi kjøper (antall), en kolonne for prisen for 1 stykk og en kolonne for hva bestemor må betale for isene til sammen. Når vi skal regne ut hvor mye de 4 isene koster til sammen, må vi multiplisere 4 og 17. Bruker vi regnearket til utregningen, regner vi ikke direkte med tallene, men bruker navnet på cellene som tallene står i. Formler vi bruker, må alltid begynne med =. Når vi skal lage formelen, klikker vi først i cellen med 4-tallet. Da kommer navnet på denne cellen (B2) i formelen. Vi skriver gangetegnet ved å bruke tastaturet. Vi klikker i cellen med 17 slik at navnet på denne cellen (C2) kommer inn i formelen. Nå er formelen ferdig, og da trykker vi på Enter-tasten på tastaturet. Svaret (68) står i cellen som vi skrev formelen i. Vi har regnet ut at bestemor må betale 68 kr for isene. Side 4 av 32

6 Eksempel 2 Magnus kjøper en fotball som koster 269 kr. Han betaler med en 500-kroneseddel. Hvor mye får han igjen? Vi skriver inn opplysningene i regnearket. Her har vi laget en kolonne vi kan skrive kr i. Husk at det bare må være tall i cellene (B1 og B2) som vi skal bruke i formelen. Vi skriver = først i formelen. Når vi skal regne ut svaret, regner vi Da må vi først klikke i cellen med tallet 500, så skrive med tastaturet og deretter klikke i cellen med 269. For å få fram svaret klikker vi på Entertasten. Vi har regnet ut at Magnus får igjen 231 kr. Side 5 av 32

7 Når vi får noe uønsket som f.eks. en dato i en celle Dersom vi skriver punktum (.) i stedet for komma (,) i et desimaltall, vil Excel automatisk tolke det som en dato. Da vil den cellen bli formatert til datoformat. En celle du skriver % i, vil automatisk formateres til prosent. For å endre på dette må du formatere cellen tilbake til Standard. Høyreklikk i cellen du vil formatere. Velg deretter Standard. Velg Formater celler. Endre antall desimaler Vi vet at det bare skal være to desimaler i et pengebeløp. I noen utregninger kan vi få flere eller færre enn to desimaler. Vi kan bruke regnearket til å endre antall desimaler. Klikk i cellen med tallet du skal endre antall desimaler i. Klikk på knappen Reduser desimaler. Antall desimaler reduseres med én for hver gang du klikker på denne knappen. Klikk i cellen med tallet du skal endre antall desimaler i. Klikk på knappen Øk desimaler. Antall desimaler økes med én for hver gang du klikker på denne knappen. Side 6 av 32

8 Kopiere en formel ved å bruke rullegardin-kopiering Dersom formelen for utregning er den samme for flere rader under hverandre, kan formelen lages én gang og kopieres nedover til de andre radene. Regnearket endrer da automatisk cellene i formelen til den linjen som formelen kopieres til. Vi lager formelen for å regne ut hva brødene koster til sammen. + Vi klikker i cellen som inneholder formelen vi skal kopiere. Vi fører markøren nederst i høyre hjørne av denne cellen til den forandrer seg til +. Vi holder deretter venstre musetast nede mens vi drar ned over cellene i kolonnen så langt som vi skal kopiere formelen. I dette tilfellet er det cellene D3 og D4. Summere flere celler ved å bruke Autosummer-funksjonen Når vi skal summere tallene i flere celler, kan vi bruke Autosummer-funksjonen. Vi merker de cellene som inneholder tallene vi skal summere. Det gjør vi ved å klikke i den øverste cellen og holde venstre musetast nede mens vi drar markøren nedover. Deretter klikker vi på Autosummer. Side 7 av 32

9 Da kommer svaret i cellen under tallene som summeres. Regne med prosent Når vi bruker %-tegnet i Excel, deles tallet automatisk med 100 (/100). Formelvisning Vi får fram formlene vi har brukt i regnearket, på to måter. Enten: Vi holder Ctrl-tasten nede og trykker samtidig på J-tasten. Når vi skal tilbake til tallene i utregningen, bruker vi de samme tastene en gang til. Eller: Vi kan regne ut prosentdelen på to måter. Enten: Vi skriver prosenttallet og %-tegnet i samme celle. Da vil det automatisk bli delt med 100 når vi legger denne cellen inn i en formel. Eller: Vi skriver bare prosenttallet uten %-tegnet i cellen vi skal bruke i formelen. Da må vi huske på å dele med 100 i formelen vi lager. Vi kan også få fram formlene ved å gå til Formler. Deretter klikker vi på Vis formler. Side 8 av 32

10 Beskjæring til utskrift Hvis vi skal levere en utskrift av oppgaven vi har løst, må vi ha med både løsningen av oppgaven og en utskrift av formlene vi har brukt. Vi bruker Utklippsverktøy som vi finner på PC-en. Vi finner det ved å klikke på i nedre, venstre hjørne, søke opp utklippsverktøyet og starte programmet. Vi plasserer musepekeren i det ene hjørnet av området vi skal skjære ut, holder venstre musetast nede og drar over det området vi skal skjære ut. Husk at vi må ha med raden med navnene på kolonnene (A, B, C osv.) og kolonnen med nummeret på cellene (1, 2, 3 osv.). Vi limer utklippet inn i et Word-dokument. Vi trykker på Ctrl-tasten og J-tasten slik at vi får visning av formlene. Vi aktiverer utklippsverktøyet og velger Ny. Vi gjør det samme utklippet som med utregningene. Det er viktig at vi tar med raden med navnene på kolonnene (A, B, C osv.) og kolonnen med nummeret på radene (1, 2, 3 osv.) her også. Først da blir det tydelig hvilke formler vi har brukt, siden formlene inneholder cellenavnene. Vi limer dette utklippet inn i samme Worddokument som det forrige utklippet. Side 9 av 32

11 Tegne diagrammer Tegne et søylediagram/stolpediagram Eksempel Linnea gjorde en spørreundersøkelse i klassen. Hun spurte om hvilket av de fire kjæledyrene hund, Tegne katt, et sektordiagram undulat og marsvin hver av elevene ville valgt dersom de skulle få et kjæledyr. Resultatet står i tabellen. Kjæledyr Antall Hund 10 Katt 6 Undulat 2 Marsvin 3 Vi skriver inn tabellen i regnearket. Vi merker den delen som vi skal bruke til å tegne diagrammet. I dette tilfellet er det cellene der navnet på kjæledyrene står, og cellene der det står hvor mange det er av hvert kjæledyr. Side 10 av 32

12 Vi skal nå lage diagrammet. Vi klikker på Sett inn. Vi velger Stolpe. Vi velger stolpediagrammet øverst til venstre. Da får vi opp dette diagrammet. Når vi skal arbeide videre med diagrammet, må det ha ei ramme rundt slik det har her. Vi får fram ramma ved å klikke i diagrammet. Side 11 av 32

13 Sette inn overskrift og navn på aksene Nå skal vi sette inn overskrift (Diagramtittel) og navn på aksene (Aksetittel). Vi velger Utforming. Husk at diagrammet må ha denne ramma rundt dersom vi skal få tilgang til Diagramverktøy. Vi klikker på merket som pila peker på, for å få opp alle valgene for diagramtittel og aksetittel. Vi velger denne. Side 12 av 32

14 Da får vi fram Aksetittel på begge aksene og Diagramtittel. Vi klikker i Diagramtittel, skriver Kjæledyr og trykker på Entertasten. Da står det Kjæledyr som overskrift. Vi klikker i Aksetittel ved den vannrette aksen, skriver Kjæledyr og trykker på Entertasten. Vi gjør det samme med Aksetittel ved den loddrette aksen. Der skriver vi Antall og trykker på Enter-tasten. Serie 1 er unødvendig. Vi klikker på den og trykker deretter på enten Backspace eller Delete på tastaturet. Side 13 av 32

15 Da er diagrammet ferdig og ser slik ut. Forstørre eller forminske diagrammet Diagrammet kan gjøres større eller mindre ved å skyve det sammen eller trekke det ut. Plasser markøren til den blir til en rett strek med pil i begge retninger. Hold venstre mustast nede, og dra markøren utover hvis du vil forstørre og innover hvis du vil forminske diagrammet. Prøv å forstørre og forminske diagrammet ved å dra i alle punktene som pilene peker på. Vi holder venstre musetast inne når vi gjør dette. Husk at diagrammet må være merket (ha ramme rundt). Vi merker diagrammet ved å klikke i det. Side 14 av 32

16 Forandre fargen og utseende på søylene i diagrammet Vi kan endre farge og utseende på søylene i diagrammet. Vi merker søylene ved å klikke én gang i én av dem. Vi velger Format. Vi klikker på pilspissen ved Figurfyll, slik at vi får opp valgene. Vi velger fargen vi ønsker. Vi kan også "lage" vår egen farge. Prøv deg fram med de forskjellige fargene. Side 15 av 32

17 Diagrammet ser slik ut dersom vi velger lilla farge på søylene. Ved å velge Gradering eller Tekstur kan vi lage mønster i søylene. Husk at vi må merke søylene først ved å klikke én gang i én av søylene. Dette diagrammet er laget ved å bruke Gradering. Side 16 av 32

18 Forandre ramma og bakgrunnsfargen rundt diagrammet Vi kan endre fargen på ramma og/eller bakgrunnsfargen til diagrammet. Vi merker diagrammet ved å klikke i det slik at vi får ramme rundt. Vi velger Format. Vi klikker på merket som pila peker på, for å få opp alle valgene. Klikk på de forskjellige valgene for å se hvordan diagrammet blir seende ut. Side 17 av 32

19 Tegne et sektordiagram Vi skriver tabellen inn i regnearket. Vi merker den delen som vi skal bruke til å tegne diagrammet. I dette tilfellet er cellene der navnet på kjæledyrene står, og cellene der det står hvor mange det er av hvert kjæledyr. Vi skal nå lage diagrammet. Vi klikker på Sett inn. Side 18 av 32

20 Vi velger Sektor. Vi velger sektordiagrammet øverst til venstre. Da får vi opp dette diagrammet. Når vi skal arbeide videre med diagrammet, må det ha ei ramme rundt slik det har her. Vi får fram ramma ved å klikke i diagrammet. Side 19 av 32

21 Sette inn overskrift og plassere ordene inni sektorene Nå skal vi sette inn overskrift (Diagramtittel) og plassere kjæledyrene inni sektorene de hører til. Vi velger Utforming. Husk at diagrammet må ha denne ramma rundt dersom du skal få tilgang til Diagramverktøy. Vi klikker på merket som pila peker på, for å få opp alle valgene for diagramtittel og plasseringen av teksten til sektorene. Vi velger denne. Side 20 av 32

22 Da får vi fram Diagramtittel, og navnene på dyrene står inni sektorene de hører til. Vi klikker i Diagramtittel, skriver Kjæledyr og trykker på Entertasten. Da står det Kjæledyr som overskrift. Vi kan endre størrelsen på diagrammet og fargene på samme måte som vi gjorde for søylediagrammet. Øv deg på å gjøre dette med sektordiagrammet også. Side 21 av 32

23 Tegne et linjediagram når observasjonene ikke er tall Eksempel: Her er en oversikt over hvor mange elever som var fraværende hver dag i en uke. Ukedag Antall Mandag 2 Tirsdag 4 Onsdag 3 Torsdag 1 Fredag 0 Vi skriver inn tabellen i regnearket. Vi merker den delen som vi skal bruke til å tegne diagrammet. I dette tilfellet er det cellene der navnet på ukedagene står, og cellene der det står hvor mange fraværende det er hver av dagene. Vi klikker på Sett inn. Side 22 av 32

24 Vi velger Linje. Vi velger linjediagrammet øverst til venstre. Da får vi opp dette diagrammet. Når vi skal arbeide videre med diagrammet, må det ha ei ramme rundt slik det har her. Vi får fram ramma ved å klikke i diagrammet. Nå skal vi sette inn overskrift (Diagramtittel) og navn på aksene (Aksetittel). Vi velger Utforming. Side 23 av 32

25 Vi klikker på merket som pila peker på, for å få opp alle valgene for diagramtittel og aksetittel. Vi velger denne. Da får vi fram Aksetittel på begge aksene og Diagramtittel. Vi klikker i Diagramtittel, skriver Fravær og trykker på Entertasten. Da står det Fravær som overskrift. Vi klikker i Aksetittel ved den vannrette aksen, skriver Ukedag og trykker på Enter-tasten. Vi gjør det samme med Aksetittel ved den loddrette aksen. Der skriver vi Antall. Serie 1 er unødvendig. Vi klikker på den og trykker deretter på enten Backspace eller Delete på tastaturet. Side 24 av 32

26 Nå skal vi sette inn loddrette streker i diagrammet slik at vi får et rutenett. Vi høyreklikker på en av ukedagene som står under den vannrette aksen. Da får vi opp valgene. Vi klikker på Legg til hovedstøttelinjer. Vi ser at punktet som markerer at det er 2 fraværende mandag, ligger mellom de loddrette strekene (hovedstøttelinjene). Det samme gjør punktene for de andre dagene. Vi kan flytte punktene slik at de blir liggende på hovedstøttelinjene. Vi høyreklikker på en av ukedagene som står under den vannrette aksen. Da får vi opp valgene. Vi klikker på Formater akse. Side 25 av 32

27 Da får vi opp dette bildet. Helt nederst i bildet ser vi at det er merket av for at aksen er plassert mellom aksemerker. Vi vil ha aksen på aksemerker. Klikk slik at det blir et rundt merke inni sirkelen ved På aksemerker. Deretter klikker du på Lukk. Nå ser diagrammet slik ut. Vi ser at alle punktene for fravær hver av dagene ligger på de loddrette linjene (hovedstøttelinjene). Side 26 av 32

28 Tegne et linjediagram når observasjonene er tall Vi bruker linjediagram når observasjonene forandrer seg over tid. Det betyr at observasjonene ofte kan være tall. Når observasjonene er tall, tegner regnearket dem som en linje i diagrammet. Akseetikettene kommer heller ikke automatisk inn, så dem må vi legge inn etterpå. Vi skriver inn tabellen og merker den delen av tabellen som vi skal bruke til å tegne diagrammet. Vi klikker på Sett inn og velger Linje. Velg linjediagrammet øverst til venstre. Siden observasjonene er tall (årstall), tolker regnearket det slik at det skal tegnes et diagram av disse observasjonene også. Det blå diagrammet er tegnet av årstallene. Vi skal nå fjerne det blå linjediagrammet. Klikk i diagrammet slik at det blir merket. Høyreklikk i diagrammet slik at du får opp disse valgene. Klikk på Merk data. Side 27 av 32

29 Klikk på Serie 1 slik at den blir merket. Deretter klikker vi på Fjern. Da fjerner vi det blå diagrammet som er tegnet av årstallene. Klikk på Rediger. Da kommer denne lille boksen opp. Klikk i feltet der det står Område for akseetiketter: Klikk i cellen der det står 1899 i tabellen, hold venstre mustast nede, og dra nedover slik at tallene merkes med stiplet linje rundt cellene. Klikk OK og OK. Nå er det blå diagrammet fjernet, og vi har satt inn årstallene som akseetiketter. Her er det også satt inn aksetitler på begge aksene. (Se ev. s for forklaring på hvordan vi setter inn aksetitler.) Nå skal vi legge til hovedstøttelinjer (linjer som går loddrett). Høyreklikk på ett av årstallene under førsteaksen. Klikk på Legg til hovedstøttelinjer. Side 28 av 32

30 Vi ser at årstallene ligger mellom hovedstøttelinjene. Vi er vant til å legge disse på hovedstøttelinjene når vi tegner diagrammet for hånd. Det kan vi gjøre her også. Høyreklikk på ett av årstallene under førsteaksen. Klikk på Formater akse. Da får vi opp dette bildet. Helt nederst i bildet ser vi at det er merket av for at aksen er plassert mellom aksemerker. Vi vil ha den på aksemerker. Klikk slik at det blir et rundt merke inni sirkelen ved På aksemerker. Deretter klikker du på Lukk. Endre enhet på aksene Nå ligger årstallene på hovedstøttelinjene. Enheten på andreaksen er 5. Den kan vi forandre til den enheten vi ønsker. Det gjør vi ved å høyreklikke på ett av tallene på andreaksen. Velger Formater akse. Side 29 av 32

31 Da kommer dette bildet opp. Her kan vi gjøre endringer som å bestemme hva det minste tallet på andreaksen skal være. Ved å velge et tall større enn 0, vil vi få en akse som ikke begynner på 0. Den høyeste frekvensen vi har i frekvenstabellen, er 30. Setter vi inn 30 som Maksimum, blir dette det største tallet på andreaksen. Hvis vi skal forandre hovedenheten, klikker vi i Fast utenfor Hovedenhet og skriver tallet for enheten vi velger. Her er det valgt 2. Klikker deretter Lukk. Nå ser diagrammet slik ut. Side 30 av 32

32 Gjennomsnitt Regnearket har en funksjon for å regne ut gjennomsnittet. Vi klikker i cellen under tallene vi skal finne gjennomsnittet av. Deretter klikker vi på pila ved Autosummer og velger Gjennomsnitt. Nå kommer formelen for å regne ut gjennomsnittet i cellen. Vi klikker på Enter-tasten på tastaturet slik at tallet som viser gjennomsnittet, vises i cellen. Side 31 av 32