En brukerveiledning til. PowerPoint Et kompendium av Pål Kristian Moe, laget for studenter og ansatte ved Høgskolen i Østfold.

Transkript

1 En brukerveiledning til PowerPoint 2007 Et kompendium av Pål Kristian Moe, laget for studenter og ansatte ved Høgskolen i Østfold.

2 2 En brukerveileding til PowerPoint 2007 INNHOLD 1 Hvor finner jeg PowerPoint? Oversikt Microsoft Office-knappen Kategori Verktøy for hurtigtilgang Lagre Angre Gjør om Tittellinje Skille presentasjon i fra lysbilde Oversiktsruta Lysbilderuta Visning En rundtur med PowerPoint Oppsett Tekst og linker i presentasjonen Bilder i presentasjonen Utforming Sette bilde som spesiell bakgrunn Delvis gjennomsiktig fargebakgrunn Kort om animasjon Animasjon på lysbilder Animasjon på tekst Animasjon på bilder Tegninger i lysbilde Sirkel for å utheve en person Pil og snakkeboble WordArt Filmklipp Lydklipp

3 3 En brukerveileding til PowerPoint HVOR FINNER JEG POWERPOINT? I standardoppsettet 1 på Vista-maskinene ligger snarveien til PowerPoint i katalogen Microsoft Office. Trykk på startknappen, velg Alle programmer og finn frem til ikonet som heter Microsoft Office PowerPoint Dette er vist på Figur 1-1. Figur 1-1: Snarveiene til Office-programmene ligger på samme sted. Selvfølgelig kan også PowerPoint startes på andre måter. Det finnes flere snarveier til programmet. Dersom du ikke har standardoppsett kan du lete opp snarveien fra en annen plassering. 1 Standardoppsett er den ideelle installasjonen som følger med studentmaskinene ved HiØ og som vedlikeholdes av HelpDesk. 3

4 4 En brukerveileding til PowerPoint OVERSIKT PowerPoint 2007 er laget utformingsmessig i brukervennlighet som Word, og vi gjenkjenner menysystemet, der funksjoner ligger sortert i kategorier, i motsetning til 2003-versjonen av Office som hadde skilleark og vertikale tabeller. Figur 2-1 viser utseende. Nedenfor følger forklaring til noe av det nye i brukergrensesnittkonseptet. For å lage gode presentasjoner trenger man ikke å vite om alt i PowerPoint, men hvis man forstår hvordan programmet benyttes, kan man på sikt spare tid i arbeid med nye presentasjoner. Figur 2-1: Slik ser PowerPoint ut når det startes. 2.1 MICROSOFT OFFICE-KNAPPEN Her finner du knapper som lagre, lagre som, ny (presentasjon), åpne (tidligere presentasjon), skrive ut osv. Disse funksjonene har altså ikke noe med selve oppbygningen av presentasjonen å gjøre, men de styrer presentasjonene på et overordnet nivå. Viktig: Husk å lagre presentasjonen. Dette kan egentlig gjøres med en gang man begynner. Spar tid, for det er unødvendig å miste arbeid. 2.2 KATEGORI PowerPoint grupperérer verktøy som utfører relaterte oppgaver sammen. Hjem er den aktive kategorien på Figur 2-1. Vi ser at de øvrige kategoriene er Sett inn, Utforming, Animasjon, Lysbildefremvisning, Se gjennom og Visning. Man aktiverer en kategori ved å trykke på skillearkknappen. Båndet med verktøy vil endre seg etter hvilken kategori som er aktivert. 4

5 5 En brukerveileding til PowerPoint VERKTØY FOR HURTIGTILGANG Mye brukte verktøy er samlet her. Disse tre verktøyene anbefales å bruke fra dag 1. De er Lagre, Angre og Gjør om LAGRE Denne funksjonen lagrer presentasjonen. Hurtigtasten er Ctrl+S. For helt nye presentasjoner fungerer knappen tilsvarende som Lagre som. Dersom du bruker en eldre presentasjon som mal for nytt arbeid og bare har tenkt til å forandre innholdet, så er det en god idé og først bruke selve funksjonen Lagre som under Microsoft Office-knappen. Slik at den originale presentasjonen bevares ANGRE Angreknappen er fin, fordi den opphever siste endring som ble gjort på presentasjonen. Hurtigtasten, Ctrl+Z, bør sitte i fingrene. Det er mye lettere og kjappere å angre enn å prøve å finne ut hvordan PowerPoint fikser problemet GJØR OM Gjør om -knappen er motsatsen til angre -knappen. Dersom du ikke har angret noe er Gjør om -knappen inaktiv. Hurtigtasten er Ctrl+Y og den opphever virkningen av angreknappen. Den angrer på en måte angringen. 2.4 TITTELLINJE Tittellinjen viser navnet på presentasjonen. Og helt øverst til høyre er standardknappene for vinduer, der du kan maksimere, minimere og lukke programmet. 5

6 6 En brukerveileding til PowerPoint SKILLE PRESENTASJON I FRA LYSBILDE I det normale arbeidsvinduet i PowerPoint er det to kolonner, se Figur 2-2. Pilen merket i peker til oversiktvinduet og den andre pilen, ii, peker mot lysbilderuta. Figur 2-2: Arbeidsrommet for PowerPoint OVERSIKTSRUTA Tallene helt ytterst til venstre er nummeret på lysbildet i presentasjonen. Vi ser på Figur 2-2 at det er satt inn to tomme lysbilder. De er helt hvite. Innsetting av nytt bilde gjøres ved å trykke med venstre musetast der hvor det nye lysbilde skal komme opp og så trykke på Enter-tasten. Pil i peker til feltet mellom bilde nummer 1 og 2. En markør formet som en lang horisontal strek begynner å blinke. Når man så trykker på Entertasten settes et nytt og tomt lysbilde inn mellom bilde nummer 1 og det tidligere bilde nummer 2. For å slette et bilde markeres bildet med venstre musetast, og man kan trykke på Delete for å få det fjernet LYSBILDERUTA Mens venstre kolonne, oversiktsruten, viser lysbildene og rekkefølgen på disse, så viser lysbilderuten i høyre kolonne det valgte lysbilde, se Figur 2-2. Det er i lysbilderuten vi lager det enkelte lysbilde. Dersom vi ønsker å gjøre noe med et annet lysbilde må vi først markere det i oversiktsruten. 2.6 VISNING Selv om presentasjonen ikke er ferdig kan man se hvordan den så langt er. Dette kan gjøres ved å velge kategorien Lysbildefremvisning. Under dette skillearket, helt til venstre, er knappene Fra begynnelsen og Fra gjeldende lysbilde. Sistnevnte starter presentasjonen fra det aktive lysbilde. En grei hurtigtast for fremvisning er F5. For å komme ut av fullskjerm-modus trykkes tasten Esc. 6

7 7 En brukerveileding til PowerPoint EN RUNDTUR MED POWERPOINT OPPSETT Det finnes ferdiglagde oppsett for hvordan tekst plasseres i lysbilder og hvordan informasjon skal vises. Disse oppsettene finnes under: Hjem > Oppsett Der Hjem er en kategori og Oppsett en underkategori eller knapp på kategori-båndet. Figur 3-1: Hjem > Oppsett Den nederste pila i Figur 3-1 angir et oppsett som har to innholdsdeler med en overskrift og Figur 3-2 viser dette alternativet. Figur 3-2: Resultatet av oppsettet med to innholdsdeler. Figur 3-2 viser hvordan lysbildet i lysbilderuta har endret karakter. Man kan velge mellom forskjellige oppsett alt etter hva som er best egnet til å formidle budskapet på en hensiktsmessig måte. 7

8 8 En brukerveileding til PowerPoint TEKST OG LINKER I PRESENTASJONEN For å legge til tekst er det bare å markere området med venstre musetast og så begynne å skrive. Nytt punkt kommer frem hver gang man trykker Enter. Dersom du ikke vil ha nytt punkt, men kun linjeskift må du trykke SHIFT+Enter. Linker til websider kan også settes inn. Det enkleste er å kopiere inn linken fra nettleseren rett inn i lysbildet, og bekrefte med Enter. Linken blir så klikkbar når presentasjonen vises. En klikkbar link skal automatisk bli understreket, som for eksempel: BILDER I PRESENTASJONEN En presentasjon med bare tekst blir en kjedelig presentasjon. Heldigvis er det en enkel sak i Power Point å sette inn bilder. Figur 3-3: Sett inn bilde fra fil. Man trykker på knappen vist i Figur 3-3 i lysbilderuta og dialogboksen for å lete opp et bilde dukker opp. 8

9 9 En brukerveileding til PowerPoint 2007 Figur 3-4: Posisjonering av bildet. Man kan strekke ut og rotere bildet ved å dra i hakene rundt bildekanten. I Figur 3-4 peker den øverste pila på roteringsknappen. Ved å dra i kanten av bildet forandres størrelsen. Dersom man ikke strekker bildet i hjørnet men i kanten av bildet så forandres bildets proposisjon, dvs forholdet mellom lengde og bredde. Man kan også plassere bildet hvor som helst i lysbildet ved å trykke midt på bildet med venstre museknapp og ikke slippe opp knappen. Man drar så bildet dit man vil og så slipper man det. 3.4 UTFORMING Vi kan sette litt farge på tilværelsen ved å velge et ferdiglaget layout fra en pool av tema. Figur 3-5: Utforming Vi trykker på kategorien Utforming. Den er i firkanten på Figur 3-5. De ulike temaene vi har til rådighet kommer opp. For å se alle sammen kan man trykke på Mer -knappen der pila peker. 9

10 10 En brukerveileding til PowerPoint SETTE BILDE SOM SPESIELL BAKGRUNN Fordi utformingstemaet, forklart ovenfor, blir aktivert for samtlige bilder i presentasjonen, også fremtidige bilder, kan det være lurt å vite hvordan man kan endre bakgrunner for spesielle lysbilder. Figur 3-6: Knappen for bakgrunnsstiler. Under kategorien Utforming ligger kontrolleren for Bakgrunnsstiler, se Figur 3-6. Her kan du blant annet velge mellom forskjellige teksturer. Men i dette eksempelet skal vi sette inn et bilde eller fotografi som bakgrunn til lysbildet. Gå derfor videre inn på Formater bakgrunn 2. Figur 3-7: Sprettboksen Formater bakgrunn. Boksen vist i Figur 3-7 er sentral. Den øverste pila peker mot fil-knappen. Der letes opp bildet. Den nederste pila peker på lukkeknappen, som trykkes på når fotografiet er satt inn. I dette eksempelet skal bakgrunnen kun gjelde for et enkelt lysbilde i vår presentasjon, og derfor trykkes det ikke på knappen som heter Bruk på alle. 2 Formatér bakgrunn er muligens en bedre oversettelse. Men uansett er amerikanske imperativer eller befalinger noen ganger litt vanskelige å forholde seg til. Kanskje er det Bakgrunnsformater som menes? 10

11 11 En brukerveileding til PowerPoint DELVIS GJENNOMSIKTIG FARGEBAKGRUNN Etter at en bakgrunn er godkjent på lysbildet kan teksten bli mindre lesbar. For å bøte på denne problematikken kan det legges til en delvis gjennomsiktig fargebakgrunn i selve tekstboksen. Dette gjøres i to steg: o o o Først legges det til en helt solid farge Deretter gjøres den gjennomsiktig Figur 3-8: Format > Figurfull For å klare dette må boksen som skal ha farge bli aktivert. Trykk på boksen som skal få farge og velg videre: Format > Figurfyll Fargen kan velges blant utvalget i menyen, se Figur

12 12 En brukerveileding til PowerPoint 2007 Figur 3-9: Menyboks ved høyreklikking. Nå som tekstboksen har fått farge kan den gjøres gjennomsiktig. Ved å høyreklikke i det fargede feltet kommer menyen vist i Figur 3-9 frem. Her velges det nederste verktøyet, Formater figur. Figur 3-10: Formater figur Da kommer nemlig denne lille saken frem, se Figur Som vist av pilene på figuren settes gjennomsiktigheten til 70%. Man kan selvsagt også velge en annen verdi. Hva som passer beror på hva som er formålstjenelig i forhold til lesbarhet. 12

13 13 En brukerveileding til PowerPoint KORT OM ANIMASJON Animasjon i PowerPoint går kort fortalt ut på å gi bevegelse til objekter ANIMASJON PÅ LYSBILDER Figur 3-11: Animasjoner Kategorien for animasjoner inneholder et rikt utvalg av tema. Oversikt over overganger fra lysbilde til lysbilde er vist i Figur Klikker du der pilen peker vil enda flere slike overganger komme til syne. Når du velger en overgang vil denne effekten bli lagt inn på det aktive lysbildet ANIMASJON PÅ TEKST Figur 3-12: Knappen Egendefinert animasjon Nå skal vi legge til en animasjon på tekst. Trykk på knappen Egendefinert animasjon, se Figur Dette henter frem menyboksen for animering av enkeltelementer. 13

14 14 En brukerveileding til PowerPoint 2007 Figur 3-13: Egendefinert animasjon 1. Man må velge hva som skal animeres. I Figur 3-13 animeres teksten, Denne teksten er animert, til å fly inn og på den måten komme til syne ANIMASJON PÅ BILDER Animasjon på bilder fungerer tilsvarende som animasjon på tekst. Først sjekker man om dialogboksen for Egendefinert animasjon er synlig. Så markerer man bildet. Og så velger man hvilken animasjon bildet skal få. Figur 3-14: Rotasjon Figur 3-14 viser animasjonen som må legges til for at bildet skal rotere en gang med klokka rundt sitt senterpunkt. 14

15 15 En brukerveileding til PowerPoint TEGNINGER I LYSBILDE Noen ganger kan det være ønskelig med tegninger, snakkebobler osv i lysbildet. Figur 3-15: Effektene er lagt til med PowerPoint. På Figur 3-15 er det lagt til en sirkel uten fyll, en pil, tekst i WordArt og en tenkeboble med tekst SIRKEL FOR Å UTHEVE EN PERSON Vi benytter de innebygde tegneverktøyene i PowerPoint til å sette inn tegninger eller figurer på lysbildet. Figur 3-16: Hjem > Tegning Ovenfor i Figur 3-16 er tegneverktøyet uthevet. Legg merke til at det ligger i Hjemkategorien. For å tegne en sirkel kan Ellipsen brukes. Velg riktig verktøy med venstre musetast og tegn rundt personen. Resultatet vises i Figur Figur 3-17: Sirkel med fyll. For å fjerne fyllfargen fra sirkelen trenger vi menyboksen Formater figur, se Figur 3-9. Denne hentes frem ved hjelp av høyreklikking. For små figurer kan det være litt knotete å 15

16 16 En brukerveileding til PowerPoint 2007 høyreklikke på riktig sted. Man kan også fjerne fyllfargen ved å gå på Format > figurfyll, se Figur Figur 3-18: Format > Figurfyll PIL OG SNAKKEBOBLE Pilen ligger på samme sted som sirkelen (ellipsen). En tynn pil kan være vanskelig å få øye på hvis en sitter et stykke unna lerretet. Presentasjonen bør dermed ta høyde for at alle ikke har en ideell plassering. Det er enkelt å være tydelig. For å endre tykkelsen på pila kan du enten høyreklikke eller hente menyboksen, Formater figur, frem via knappen for dette, se Figur Figur 3-19: Knappen som henter menyen Formater figur. Når det gjelder snakkeboble eller tenkeboble ligger også dette under Hjem > Tegning. Etter at du har valgt snakkeboblen og satt den inn på lysbildet, må den kanskje justeres litt. Det er bare å trekke i hjørnene på figuren. 16

17 17 En brukerveileding til PowerPoint WORDART PowerPoints egen beskrivelse av WordArt er, dekorativ tekst i dokumentet. Figur 3-20: Sett inn > WordArt Figur 3-20 viser hvordan du finner WordArt. Du kan velge mellom et lite utvalg av skrifttyper. Det er riktignok ikke like rikholdig som i Word, men det bør holde til å få litt mer glans på skriften. 3.9 FILMKLIPP Noen ganger er film å foretrekke fremfor tekst og stillbilder. Figur 3-21: Sett inn > Video I Figur 3-21 er det vist hvor man finner menyboksen for å lete opp en film. Figur 3-22: Hjelpeboks for filmvisning. Menyen i Figur 3-22 kommer opp automatisk etter at du har bekreftet å sette inn et filmklipp. Boksen gir deg to valg, enten vil du at filmen skal starte av seg selv eller så starter den ved klikk. Velg det som passer. Figur 3-23: Videoverktøy 17

18 18 En brukerveileding til PowerPoint 2007 Uansett hva du tar i Figur 3-22 har du muligheten til å forandre dette senere. Klikk med venstre musetast på filmen en gang, så kommer kategorien Videoverktøy til syne. Pilen på Figur 3-23 peker mot alternativet for å spille av filmen i fullskjerm LYDKLIPP Lydklipp settes inn på samme måte som for film, se Figur 3-21, og knappen for lyd er rett til høyre for filmknappen, dvs Sett inn > Lyd. Figur 3-24: Et lydklipp er lagt til. Dersom det er ønskelig at lydklippet ikke skal starte av seg selv bør vi velge alternativet, Starte ved klikk. Første gang et lydklipp legges til kan det hende at det blir stokket bak bildet. Figur 3-25: Alternativer > Plasser lengst frem For at lydklippet skal bli lett å starte under fremvisning bør det være synlig. Dette ordnes som vist på Figur Lydklippet må være valgt eller klikket på for at kategorien Alternativer skal bli synlig. 18