Transkript

1 Målsetting Dette kursheftet viser de grunnleggende nyhetene i Microsoft Office Det kan brukes som et grunnkurs, men er ment for deg som allerede har brukt Office fra før. Følgende blir gjennomgått: Hva Sidetall Generelle nyheter i Office Nyheter i Word Nyheter i Excel Nyheter i Powerpoint Nyheter i Outlook Det ligger en oppdatert versjon av dette kurshefte og fortløpende tips om Office 2007 på følgende adresse: Kursheftet er utarbeidet av Svein Taknæs for spørsmål ring

2 Generelle nyheter i Office 2007 Office menyen (alternativer for word) Den gamle Fil menyen er erstattet med den nye Office menyen. Office-menyen ligger øverst til venstre: Hvis du klikker på Office menyen vil du se følgende menyvalg: TIPS! Husk dokument Du kan klikke på tegnestift i listen, da vil den merkes grønn og dokumentet vil ikke forsvinne fra de 17 siste listen. PDF Nå kan du lagre dokument som pdf i Lagre som (pdf=portable document format) Alternativer for Word Dette er den gamle Verktøy Alternativer og her kan du sette diverse innstillinger. N y h e t e r i O f f i c e Side 2

3 Viktig informasjon om nytt filformat I den nye Office pakken blir alle dokument lagret med et nytt format Office 2000 Office 2007 Brev.doc Brev.docx Bremal.dot Brevmal.dotx Regneark.xls Regneark.xlsx Regnearkmal.xlt Regneark.xltx Presentasjon.ppt Presentasjon.pptx Presentasjonsmal.pot Presentasjon.potx Hvis dokumentet inneholder makroer(kode) vil x bli erstattet med m brevmedmakro.doc brevmedmakro.docm Kompatibilitetsmodus Hvis du lagrer et dokument i Word 2007, vil ikke de som har gammel versjon av Word kunne lese dette!!! Ved å klikke Office-knappen Lagre som og Word dokument er dette problemet løst. Når du lagrer eller åpner dokument i gammelt format, vil dokumentet merkes med Kompatibilitetsmodus øverst i tittellinjen. Konvertere gamle dokument til Office 2007 Et minus med å jobbe med dokumenter i gamle format, er at du ikke får brukt alle de nye funksjonene. For å gjøre om et dokument i kompatibilitetsmodus til Office 2007 format gjør følgende: 1. Klikk Office-knappen 2. Klikk Konverter 3. Klikk OK på advarsel. N y h e t e r i O f f i c e Side 3

4 Hurtigverktøylinjen I nye Word, Excel og Powerpoint er det nå laget en hurtigverktøylinje som ligger øverst i skjermbildet. Her kan du legge inn knapper som du bruker ofte. Som f. eks åpne dokument, lagre, skriv ut, osv. Endre hurtigverktøylinjen metode 1 For å legge til eller fjerne knapper, klikker du på listepilen til høyre. Klikk på en linje i listen for å legge til eller fjerne en knapp. Endre hurtigverktøylinjen metode 2 De gamle menyene og verktøylinjene er nå plassert i det som kalles båndet. Ved å høyreklikke på en knapp og velge Legg til på verktøylinje for hurtigtilgang plasseres knappen på hurtigverktøylinjen. Du kan også legge til en kategori (høyreklikk på kategoritittel f. eks Skrift) N y h e t e r i O f f i c e Side 4

5 Miniverktøylinjen Nytt i denne versjonen er at når du merker tekst vil det automatisk dukke opp en miniverktøylinje som viser de mest brukte funksjonene du trenger. 1. Merk tekst 2. Velg formatering fra miniverktøylinjen (f. eks kursiv) Zoom For å endre visningstørrelsen på et dokument er lagt inn en zoom funksjon nederst til høyre i statuslinjen. Flytt bryteren i midten til høyre eller venstre for å endre visningen. Eks. 100% zoom Eks. 35% zoom (viser flere sider) Statuslinjen Du kan nå tilpasse statuslinjen selv ved å høyreklikke på den og velge hvilke felt som skal vises. Det er også nye knapper der du kan vise dokument i fullskjerm. N y h e t e r i O f f i c e Side 5

6 Oppgaveavhengige verktøy I båndet er det et sett med standard faner: hjem, meny, sideoppsett osv. slik som i figuren under: Ved enkelte operasjoner vil det dukke opp ekstra faner (til høyre) når du merker et objekt, et bilde, en figur eller et diagram: I eksempelet over er det merket et bilde og da kommer et nytt fanevalg opp: Format. Her ser man hvilke muligheter man har i forbindelse med redigering og formatering av bilde. Direkte forhåndsvisning Resultatet av et formatvalg forhåndsvises i dokumentet når man beveger musepekeren over de ulike valgene i menyer og gallerier. Dette forenkler arbeidet med layout og formatering. 1. Merk tekst, objekt eller bilde 2. Velg en kategori 3. Pek (ikke klikk) på de forskjellige alternativene 4. Du vil nå se at det merkede området automatisk endres. 5. Klikk på ønsket valg for å endre eller Klikk i dokumentet for å avbryte. N y h e t e r i O f f i c e Side 6

7 Menytips ALT tasten For avansert bruk av tastatur, slipper man nå å huske hurtigtaster. Trykk Alt-tasten for å aktivere menytips. Det vil nå komme bokser som viser hvilken tast som aktiverer de forskjellige fanene. H=Hjem I neste vindu vil det nå komme bokser som viser hvilken tast(er) som aktiverer de forskjellige undervalgene (F=fet). Trykk Esc for å slå av funksjonen. Du kan også trykke Alt-tasten etterfulgt av TAB eller piltaster for å bevege deg mellom knappene og fanene (trykk Enter for å velge). Eksempel: - Sett inn et bilde: Trykk Alt w p - Vis fullskjerm: Trykk Alt n f - Åpne dokument: Trykk Alt f p - Osv. Andre tastekombinasjoner som kan være greit å husker er: - Kopiere merket område: Ctrl + C - Lime inn fra utklippstavla: Ctrl + V - Klippe ut merket område: Ctrl + X - Skrive ut dokument: Ctrl + P - Fjern formatering i merket område: Ctrl + melomrom - Shift + F10 (samme som høyreklikk, viser hurtigmeny) - Lagre dokument: Ctrl + S N y h e t e r i O f f i c e Side 7

8 Nyheter i Word 2007 WORD 2007 Første del viser hvordan du kan tilpasse Word, siste del: nye funksjoner. Autolagring I den nye versjonen av Word er det satt opp som standard å autolagre hvert 10ende minutt. For å endre dette gjør følgende - Klikk Office-knappen - Alternativer for Word - Lagre - Endre tidspunktet: - Klikk Ok Endre aktivert språk - Klikk Start knappen (Ikke i Word) - Programmer - Microsoft Office - Microsoft Office-verktøy - Språkinnstillinger.. Avsnittsmerke og skjulte tegn Noen liker å vise avsnittsmerker og andre skjulte tegn i Word som standard, ønsker du dette gjør du følgende: - Klikk Office-knappen - Alternativer for Word - Vis - Sett kryss foran Vis alle formateringsmerker - Ok - N y h e t e r i O f f i c e Side 8

9 Endre standardskrift i Word Standard skrift i nye Word er Calibri, størrelse 10. I gamle Word var det standard Times New Roman. Men du har mulighet til å endre dette: - Klikk fanen hjem - I kategorien Skrift, klikk i hjørnet - Foreta ønsket valg f.eks: Times New Roman, størrelse 12 - Klikk knappen Standard - Klikk Ja for å endre malen normal - Times New Roman blir nå den nye standard skriften/fonten. Endre standard oppsett på avsnitt I nye Word legges det inn automatisk et ekstra linjeskift når du trykker Enter. Dette er for å markere et avsnittsskille. For å unngå at det legges inn ekstra linjeskift må du trykke: Shift + Enter. Eller du kan endre innstillingene slik det var i Word 2000, da må du gjøre følgende: - Klikk fanen Hjem - I kategorien Avsnitt, klikk i hjørnet - Sett Linjeavstand: Enkel - Sett Etter: 0 - Klikk Standard - Klikk Ja Lukk et dokument Før klikket du i krysset til høyre for å lukke et dokument, uten å lukke Word. Dette krysset er nå borte og du må nå klikke Office-knappen og Lukk. Tips! Du kan legge inn en ny knapp på Hurtigverktøylinjen for å lukke. Da klikker du Office-knappen, høyreklikker på Lukk, og velger Legg til på verktøylinje Den nye Lukk knappen ser slik ut: N y h e t e r i O f f i c e Side 9

10 Linjalen I den nye Word versjonen er linjalen borte. For å vise linjalen i topp og venstremarg, klikker du Linjal knappen som ligger til høyre over rullefeltet: Bytt vinduer Når du jobber med flere Word dokument samtidig og ønsker å bytte mellom dokumenter, er dette nå endret (Før: Menyvalg Vindu). For å endre mellom dokument i Word klikker du: - Fanen Visning - Klikk knappen Bytt vinduer - Velg dokument fra listen (vises kun hvis du har flere dokument åpne) Tips! Husk at du kan legge til denne som en knapp i Hurtigverktøylinjen hvis du ønsker dette. Høyreklikk Legg til på verktøylinje N y h e t e r i O f f i c e Side 10

11 Sett inn bilde ny og bedre Det er nå tilgjengelig en del nye stiler som gir bildene en fin layout med noen få klikk. På forhånd må du ha lagret et bilde på maskinen og vite plasseringen. - Klikk fanen - Sett inn - Klikk Bilde (i kategorien Illustrajoner) - Velg ønsket bilde - Klikk Sett inn - Velg en stil fra kategorien Bildestiler (Fanen format) Eksempel: N y h e t e r i O f f i c e Side 11

12 Sett inn SmartArt grafikk Dette er en helt ny funksjon i Word som gjør at du kan lage fine grafiske symboler på en enkel måte for å illustrere prosesser, organisasjonskart mm. - Velg fanen sett inn - Klikk knappen SmartArt - Velg ønsket grafikk - Klikk Ok Du kan nå skrive inn tekst i figuren (eller bilder) I den nye fanen Uforming kan du nå endre farger og SmartArt stil Eksempel: Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Tips! Den enkleste måten å endre teksten i figuren på er å høyreklikke og velge: Vis tekstrute. Eller å klikke på symbolet til venstre i figuren: N y h e t e r i O f f i c e Side 12

13 Lage egne forsider Word 2007 har et sett med ferdig designet forsider. For å sette inn en egen forside gjør du følgende: - Velg fanen - Sett inn - Klikk knappen Forside - Velg forside - Endre tekst Hvis legger inn en ny forside vil den gamle forsvinne, men teksten vil bestå. Byggeblokker Forsider er en del av et stort sett med elementer som kalles byggeblokker. Hvis du ønsker å sette inn kalender, ferdig definerte bunntekster, ferdig definerte tabeller, topptekster, osv. gjør du følgende: Eksempel: - Velg fanen Sett inn - Klikk knappen Hurtigdeler - Klikk Byggeblokkassistent - Velg byggeblokk - Klikk Sett inn MAI M T O T F L S Tips! I Excel er det støtte for kalendre som viser faktisk måned. N y h e t e r i O f f i c e Side 13

14 Maler Det er lagt inn svært mange nye maler som kan brukes i forbindelse med f. eks brosjyrer, CV, diplomer, invitasjoner mm. - Klikk Office-knappen - Klikk Ny - Velg kategori til venstre - Velg underkategori - Velg en mal for å forhåndsvise - Klikk Last ned - Ved ev. advarsel, klikk Fortsett Tabeller Det er nå enklere å velge stil og layout på tabeller: - Klikk fanen Sett inn - Klikk knappen Tabell - Merk ønsket størrelse på tabell eller Velg Hurtigtabell og velg fra liste Eksempel uten valgt stil: For å legge til farger i tabellen, må du stå i tabellen: - Klikk Fanen Utforming - Klikk listepil for å se alle designvalg - Klikk på ønsket stil Eksempel med valgt stil: N y h e t e r i O f f i c e Side 14

15 Nyheter i Excel 2007 Viser kun noen tips i nye Excel Sideoppsettvisning viser hvordan regneark blir seende ut på utskrift og du kan endre topp og bunntekst direkte i regnearket. Visning sideoppsett Formelvinduet kan nå utvides slik at du kan se flere linjer og på denne måten blir det enklere å jobbe med lange og komplekse formler. Ny formelfunksjon. Skriv inn = for å starte en formel. Excel hvil nå vise en liste over alle formler som starter med denne bokstaven. Dobbelklikk for å velge formel. Nye maler som kan være nyttige. For eksempel kalender og faktura. Office-knappen Ny Kalendere Kalender fra 2007 Velg Nye stiler for diagram. Fanen Utforming Diagramstiler Lister heter nå tabeller Skriv inn data - Sett markør i område - Sett inn Tabell For å oppheve høyreklikk i tabell velg tabell konverter til område Linjeskift i samme celle Alt + Enter Tilpass størrelse til papiret Fanen Sideoppsett Kategori Tilpass: Angi bredde og høyde Rutenett Vis rutenett: Alt P VI Passordbeskyttelse Alt O PS skriv inn passord OK N y h e t e r i O f f i c e Side 15

16 Nyheter i Powerpoint 2007 Mange nye presentasjonsmaler SmartArt funksjonalitet, på samme måte som i Word Støtte for spalter. Hvis en tekstboks inneholder mye tekst, kan du nå dele den opp i spalter: Fanen Hjem Kategori Avsnitt Knappen spalter Rotering av tekst er nå utvidet. Fanen Hjem Kategori Avsnitt Knappen tekstretning WordArt kan brukes for å lage spesiell teksteffekter Sett inn WordArt velg Kan legge effekter på vanlig tekst: Format Figurstiler Fotoalbum funksjon er ny. Ved få klikk har du en bildefremvisning: Fanen Sett inn Fotoalbum velg bilder Opprett F5 start visning Pakk for CD. Hvis du har en presentasjon som inneholder mange eksterne bilder, videoklipp, lydfiler osv. kan du nå pakke presentasjonen direkte til brenning på cd eller lagre den i en egen mappe. Ved senere presentasjon trenger man ikke å ha Powerpoint installert. Office knappen Publiser - Pakk for CD velg CD eller Kopier til mappe Integrer skrifter. Hvis man velger spesielle fonter er det ikke sikkert at disse vises korrekt ved fremvisning på en annen pc. Dette kan man nå unngå ved å integrere skrifttypen i selve presentasjonen: Office knappen Alternativ Lagre Bygg inn skrift N y h e t e r i O f f i c e Side 16

17 Nyheter i Outlook 2007 Outlook er det eneste produktet som har beholdt den gamle menylinjen. Programvinduet er nå delt opp i fire felt: Kategorier: 1. E-post 2. Innboks 3. Lesing 4. Gjøremålsfelt E-post (gul=aktiv) Kalender Kontakter Oppgaver Vedlegg kan nå forhåndsvises direkte i meldingsteksten Klikk en gang på vedlegg Forbedret søk Nå søkes det i alle mapper (før søkte den kun i valg mappe) Klikk i søkefelt og trykk Enter Gjøremålsfelt viser kalender, kommende avtaler og oppgaver og e- poster til oppfølging. Innboks sorterer meldingene etter dato, men grupperer på en ny måte som gjør det mer oversiktlig: I dag, i går, siste dager, forrige uke, to uker siden osv, N y h e t e r i O f f i c e Side 17

18 Kalender Kalender funksjonen er nå utbedret og er delt opp i følgende kategorier Avtale gjelder kun deg (til tannlegen) Møte når du inviterer andre (avdelingsmøte) Hendelse Gjelder hele dagen - uten konflikt med møter og avtaler Oppgave Oppgaveliste for deg med historikk og påminnelser Avtale For å legge inn en avtale, må du først velge kategorien Kalender til venstre: Velg kalender - Klikk dato - Klikk i ønsket klokkeslett - Skriv inn Standard påminnelse på avtaler er 15 minutter før. Hvis du ønsker å endre denne, gjør følgende: Klikk menylinjen Verktøy Alternativer Innstillinger Angi ny tid Ok N y h e t e r i O f f i c e Side 18

19 Møte Når du lager et møte, inviterer du andre deltakere (som før) - Velg kalender - Klikk dato - Dobbelklikk i ønsket klokkeslett - Fyll ut emne, sted,start og slutt tidspunkt - Fyll ut informasjon om møtet - Ev. sett inn vedlegg (Sett inn Legg ved fil) - Klikk Inviter deltakere velg personer - Lagre og lukk Hendelse Hendelse er en påminnelse til deg selv, og vil ikke komme i konflikt med andre avtaler eller møter og vises ikke til andre hvis du deler kalenderen din. Eksempel på en hendelse kan være en bursdag til en venn?! Velg kalender dato dobbelklikk i den blå linjen skriv inn N y h e t e r i O f f i c e Side 19

20 Oppgave Du kan legge inn oppgaver som du skal utføre og bruke dette som en huskeliste. En oppgave vil stå i Gjøremålsfeltet helt til den er fullført. Fullførte oppgaver vil legges i historisk arkiv, slik at du kan se tilbake når du gjorde hva. Legge inn en ny oppgave Velg Oppgaver til venstre Ny Skriv inn emne Ev. forfallsdato Lagre og lukk Oppgaven legges nå i Gjøremålsfeltet Merke en oppgave som fullført Høyreklikk oppgave Velg Marker som fullført Gjøre om en e-post til en oppgave Velg E-post - Høyreklikk melding Klikk rødt flagg velg fra listen E-posten blir nå lagt inn som en oppgave og legges i Gjøremålsfeltet N y h e t e r i O f f i c e Side 20

21 RSS Nyhetsstrømmer En ny funksjon i Outlook er at du kan abonnere på nyheter i innboksen. En forutsetning er at leverandøren støtter RSS. For å legge inn en RSS fra f. eks VG gjør følgende: - Velg E-post til venstre - Høyreklikk RSS-feeder - Velg Legg til en ny RSS-feed - Skriv inn adressen. Denne finner du på nettsiden til leverandøren - VG: - Klikk Legg til Du vil nå få en ny mappe under RSS-feeder som heter VG RSS. Hver nyhet vil nå komme som en melding med link til selve nyheten på nett. Lage egen signatur Først må du legge inn opplysningene om deg selv: - Klikk Kontakter til venstre - Klikk Ny - Fyll ut informasjon om deg selv - Lagre og lukk Lage signatur - Verktøy Alternativer E-postformat - signaturer - Ny Skriv inn navn OK - Klikk knappen Visittkort - Finn deg selv i listen Ok - Ok Ok - Lag en ny e-post og se signaturen! Signatur i e-post N y h e t e r i O f f i c e Side 21

22 Mine notater N y h e t e r i O f f i c e Side 22