Verdens korteste grunnkurs i Excel (2007-versjonen)

Transkript

1 Verdens korteste grunnkurs i Excel (2007-versjonen) NB! Vær oppmerksom på at Excel kan se annerledes ut hos dere enn det gjør på bildene under. Her er det tatt utgangspunkt i programvaren fra 2007, mens en del fortsatt bruker 2003-versjonen. Funksjonene vi skal se på er uansett de samme. Hver celle har et "navn" som refererer til cellens plassering i regnearket. Kolonnen er markert med en bokstav og raden med et tall, f.eks. A1 (markert med rød ring i fig. 1 under). Fig. 1 Når vi gjennomfører en regneoperasjon, vil vi ved hjelp av disse cellenavnene se hvilke celler som er omfattet av operasjonen. Heltall skrives uten komma eller punktum ( ). Tall med desimaler skrives med komma ("2,3"). For at Excel skal forstå at vi ønsker å utføre en regneoperasjon, begynner vi alltid med å skrive "=" (det går også an å skrive "+"). Hvis vi ønsker å summere to celler, f.eks. gammel lønn + tillegg, der gammel lønn ligger i celle H2 og tillegg i I2, plasserer vi oss i cella der vi vil ha svaret og skriver =, så klikker vi på den ene cella vi skal summere (H2), skriver + og klikker på den andre cella (I2). Avslutt med Enter. Se fig. 2 på neste side. På samme måte kan vi trekke fra, gange og dele. De mest grunnleggende tegnene er: Regneoperasjon Tegn Summere ( pluss ) + Subtrahere ( minus ) - Multiplisere ( gange ) * Dividere ( dele ) /

2 Fig. 2 Vi ser i fig. 2 over at formelen vi brukte for å summere gammel lønn og tillegg nå står i formelfeltet. Det går an å skrive inn hele formelen istedenfor å klikke på cellene det gjelder, dvs. taste inn "H" og "2" osv. men ofte er det mer tungvint. Hvis du skal summere mange celler, kan det være lurt å bruke funksjonen Autosummer. Den finner du til høyre på skjermen. Se fig. 3 under. (NB! Du må stå i fanen Hjem, se gul ring i fig. 1.) Fig. 3 Stå i den cella du vil ha svaret i, klikk på " Autosummer" og markér det området du vil summere. Du kan summere så mange rader og kolonner du vil. Excel kommer alltid med et forslag til summeringsområde, som vi kan tilpasse ved hjelp av musa. (I Excel-versjonen fra 2003, finnes ikke autosummeringsknappen der jeg har vist på bildet over. Bruk menyene og let deg fram!) Alternativt, hvis vi ikke finner autosummer-knappen, kan vi stille oss i den cella vi vil ha svaret i og skrive "=SUMMER(cellenavn:cellenavn)", der cellenavnene er hhv. den første og siste cella i raden eller kolonnen vi vil summere. F.eks.: "=SUMMER(K2:K10)". Se fig. 4.

3 Fig. 4 Hvis vi har behov for å slette en rad (eller kolonne), f.eks. hvis vi har ført opp en person som ikke er medlem lengre, stiller vi oss helt til venstre i skjermbildet, i det blå feltet som angir radnummeret (eller i det blå feltet over cellene som angir kolonnebokstaven), høyreklikker og velger "slett". Dersom vi ønsker å sette inn en rad (eller kolonne) inne i regnearket istedenfor å plassere den til slutt, gjør vi akkurat det samme, men velger sett inn. Fordelen med å sette inn rader eller kolonner er blant annet at et evt. summeringsområde (jf. fig. 4) automatisk endre seg fra K2:K10 til K2:K11 hvis vi setter inn en person (rad) til. Uansett formel kan vi alltid gå inn i formellinja og endre den manuelt. Klikk i formelfeltet (den hvite linja der formelen står) og skriv. For å slippe å skrive inn en formel, et tall eller en tekst hundre ganger, kan vi kopiere. Dette er f.eks. nyttig når vi vil finne kostnaden for hvert enkelt medlem, eller når vi skriver inn kjennetegn som "sykepleier" eller Den enkleste måten å kopiere på er å stå i cella vi vil kopiere, plassere markøren nederst i høyre hjørne av cella sånn at markøren blir et svart kors, klikke og holde nede museknappen mens vi merker cellene vi vil kopiere til (drar markøren over cellene). Se fig. 5: Fig. 5 Når så vi slipper museknappen har cellene blitt fylt med tall.

4 NB! Vær oppmerksom når dere kopierer tall uten formler. Da kan Excel både kopiere og lage en serie (eksempel på serie er 1,2,3,4,5). Hvis Excel lager en serie når vi vil kopiere, f.eks. hvis vi vil kopiere "7174" og Excel skriver "7174, 7175, 7176", må vi klikke på det ikonet som dukker opp til høyre for cella når vi slipper museknappen (markert med rød ring i fig. 6 under). Da kommer det opp en liten meny (markert med gul ring i fig. 6) der kan vi velge om Excel skal kopiere eller lage serie ("fyll serie"). Fig. 6 Når vi kopierer en formel i Excel er det ikke selve cellenavnene, men posisjonen cellene har i forhold til hverandre, som kopieres: Enkelt forklart tar programmet utgangspunkt i cella vi står i (f.eks. A1), og "teller" hvor mange plasser (celler) opp, ned, til høyre eller til venstre cellene det skal gjøres noe med befinner seg. Se f.eks. fig. 2, der vi har summert gammel grunnlønn og tillegg. Det Excel gjør i celle J2, er å summere cella to plasser til venstre med cella én plass til venstre, altså H2 og I2. La oss tenke oss at det står en person til under Lise Hansen, dvs. i rad 3. I celle J3 vil vi ikke at cellene H2 og I2 skal summeres, men cella to plasser til venstre og cella én plass til venstre for J3, nemlig H3 og I3. NB! Fordi kopifunksjonen av formler er så lur og enkel, er det lett å bli uoppmerksom. Det må vi ikke bli! Det er VELDIG lett at vi ikke forstår hva vi har bedt Excel om å gjøre, og at vi dermed beregner noe annet enn vi tror. Vi bør derfor alltid kontrollere at cellen beregner det vi vil at den skal beregne. Selvfølgelig ikke hver eneste celle, men et par stikkprøver må vi gjøre innimellom: Vi kan kontrollere formelen i en celle enten ved å se på formelen i formellinja og sjekke at cellenavnene er riktige, eller ved å dobbeltklikke i cella. Når vi dobbeltklikker, vil vi istedenfor resultatet av beregningen se formelen som ligger til grunn for det. Samtidig vil de cellene som er omfattet av formelen få en farget kant rundt seg. Se fig. 7:

5 Fig. 7 Trykk escape-knappen (Esc) øverst til venstre på tastaturet, eller trykk "enter", når du vil tilbake til vanlig visning. I fig. 7 ser vi også hvordan vi på en enkel måte kan justere et tillegg for stillingens størrelse dersom tillegget er oppgitt som om stillingen var i 100 %. Hvis vi skriver inn et prosenttegn bak stillingsstørrelsen, vil Excel automatisk dele på 100. Vi kan med andre ord bare multiplisere tillegget med stillingsstørrelsen. Fire gode råd til slutt: 1. Husk å lagre! Ofte! Men: 2. Lagre fila med nytt navn med jevne mellomrom, slik at du har flere versjoner av arket underveis. Det er veldig lurt å bruke dato og klokkeslett i filnavnet (ikke skriv siste versjon, for det blir alltid en til ). Skulle det skje noe med fila du jobber med, har du da en versjon som bare er f.eks. en time gammel å gå tilbake til. 3. Excel har en god Hjelp-funksjon oppe til høyre på skjermen bruk den! 4. Lag en kopi du kan prøve og feile i! Det er den beste metoden å lære Excel på. Og den morsomste. Lykke til!