Introduksjon til Office 2007

Transkript

1 Introduksjon til Office 2007 Av Kjetil Berglund 2009 Bidragsytere: Kjetil Hammershaug og Håkon Mælum for Læringsteamet i Oppland Fylkeskommune 1

2 Innhold Introduksjon til Office Brukergrensesnitt... 3 Båndet... 3 Oppgaveavhengige verktøy... 3 Office-menyen... 4 Hurtigverktøylinjen... 5 Nye visningskontrollere... 6 Miniverktøylinjen... 6 Statuslinjen... 7 Grafiske verktøy... 8 Diagramverktøyet... 8 Grafikkverktøyet SmartArt... 8 Bildebehandlingsverktøy... 8 Figurer, tekstbokser og WordArt... 8 Nye filformater... 9 XML-format... 9 Nye filtyper... 9 Kompatibilitetsmodus Konvertering PDF- og XPS-format Publisere et Office-dokument i PDF- eller XPS-format Dokumentinspeksjon Endelig versjon Programalternativer Hjelpesystemet Hjelpeknappen Hjelpevinduet Verktøytips

3 Brukergrensesnitt Båndet Programvinduene i Office 2007 har fått en nytt design. Det nye båndet erstatter menyene, verktøylinjene og de fleste oppgaverutene fra tidligere versjoner av Office. De ulike verktøyene er gruppert etter oppgaver, slik at de er lett tilgjengelige når du har behov for dem. Båndet består av ulike kategorier, som igjen inneholder flere grupper. Innenfor en gruppe kan det finnes knapper, menyer, gallerier og felt. Enkelte grupper har også en dialogboksvelger som åpner en dialogboks hvor brukeren kan angi eventuelle innstillinger. Kategori Gruppe Knapp Oppgaveavhengige verktøy I tillegg til standardkategoriene som vises når du starter opp et program i Office 2007, finnes det oppgaveavhengige kategorier. Disse vises for eksempel når du merker et objekt, et bilde, en figur eller et diagram. Navn på verktøy Oppgaveavhengig kategori Merket bilde 3

4 Office-menyen Den gamle filmenyen i tidligere versjoner av Office er nå erstattet av en ny Office-meny. Denne åpnes ved å klikke på Office-knappen øverst til venstre i skjermbildet. Office-knappen Office-menyen inneholder en rekke nye muligheter, se Undermenyen for forberedelse inneholder kommandoer som gjør dokumentet, arbeidsboken eller presentasjonen klar for distribuering. Videre kan du ved hjelp av kommandoer i undermenyen for publisering distribuere filer til for eksempel delte dokumentarbeidsområder eller en blogg. Knapper for avslutning av programmet og angivelse av alternativer er plassert nederst til høyre i menyen. Forberede dokumenter for distribusjon Publisere dokumenter Avslutte programmet Angi alternativer for programmet 4

5 Hurtigverktøylinjen Den nye hurtigverktøylinjen, som er plassert til høyre for Office-knappen, er felles for alle programmene i Office Hurtigverktøylinjen kan tilpasses ved for eksempel å legge til knapper som benyttes ofte. Hurtigverktøylinjen Knapp for tilpasning av verktøylinjen Legge til eller fjerne en knapp på hurtigverktøylinjen 1 Klikk på på hurtigverktøylinjen 2 Velg en knapp i menyen Tips! Knapper som vises med hake i menyen er allerede lagt til hurtigverktøylinjen. Du kan også legge til en knapp ved å høyreklikke på den i båndet og deretter velge Legg til på verktøylinje for hurtigtilgang i hurtigmenyen. For å fjerne en knapp kan du høyreklikke på den og velge Fjern fra verktøylinje for hurtigtilgang i hurtigmenyen. Vise verktøylinjen under båndet 1 Klikk på på hurtigverktøylinjen 2 Velg Vis under båndet i menyen Vise verktøylinjen over båndet 1 Klikk på på hurtigverktøylinjen 2 Velg Vis over båndet i menyen 5

6 Nye visningskontrollere I Office 2007 er det blitt enklere å tilpasse visningen av dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker. De nye visningskontrollene som er plassert til høyre på statuslinjen inkluderer knapper for endring av visning samt en hendel for tilpasning av visningsstørrelse. PowerPoint 2007 har i tillegg en knapp for å tilpasse størrelsen på lysbildet til størrelsen på programvinduet. Hendel for tilpasning av visningsstørrelse Visninger Miniverktøylinjen Ved merking av tekst dukker det opp en miniverktøylinje som inneholder de mest brukte funksjonene som benyttes i forbindelse med merket tekst. Merket tekst Formatere tekst ved hjelp av miniverktøylinjen 1 Merk teksten 2 Pek på merkingen for å vise miniverktøylinjen 3 Formater teksten ved hjelp av knappene på miniverktøylinjen Tips! Miniverktøylinjen vises også når du høyreklikker på teksten. 6

7 Statuslinjen Statuslinjen i Word, PowerPoint og Excel er blitt forbedret i Office Ved hjelp av den nye hurtigmenyen kan brukeren selv bestemme hvilke statusindikatorer som skal vises. Meny for tilpasning av statuslinjen Statuslinjen Tilpasse statuslinjen 1 Høyreklikk på statuslinjen og klikk på indikatorene for å vise eller skjule dem 2 Klikk utenfor menyen for å lukke den Tips! Indikatorene som er merket med hake vises på statuslinjen. Bruke indikatorer på statuslinjen - Klikk på indikatoren 7

8 Grafiske verktøy Office 2007 inneholder en rekke nye muligheter og forbedringer som gjør det enklere å lage grafiske illustrasjoner i dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker. Illustrasjonen viser eksempler på noen av de grafiske verktøyene som kan brukes. Diagramverktøyet Grafikkverktøyet SmartArt Bildebehandlingsverktøy WordArt Figurer og tekstbokser Diagramverktøyet Det forbedrede diagramverktøyet i Word 2007 og PowerPoint 2007 er direkte linket til Excel 2007, Diagramdata behandles i Excel, mens design, oppsett og formatering styres fra Word eller PowerPoint. Grafikkverktøyet SmartArt Det nye grafikkverktøy kan benyttes til visualisering av tekstinformasjon. For eksempel grafiske lister, prosessdiagram og organisasjonskart. Bildebehandlingsverktøy Det nye bildebehandlingsverkøyet benyttes til å bearbeide bilder som er satt inn i dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker. Du kan blant annet formatere et bilde med en forhåndsdefinert visuell bildestil som kombinerer ulike effekter som for eksempel kantlinje, form, skygge, gjenspeiling og nyanse. Dessuten inkluderer bildebehandlingsverktøyet tradisjonelle funksjoner som beskjæring, tekstbryting og tilpasning av lysstyrke, kontrast og fargevalg. Figurer, tekstbokser og WordArt Både figurer og tekstbokser kan i Office 2007 formateres med visuelle stiler som kombinerer valg for fyllfarge, omriss og form. 8

9 Nye filformater XML-format Word 2007, Excel 2007 og PowerPoint 2007 har fatt nye standard filformat for lagring av henholdsvis dokumenter, arbeidsbøker og presentasjoner. Filformatene er basert på det nye åpne XML-formatet for Office. XML er en forkortelse for extensible Markup Language og brukes til å beskrive strukturen og betydningen av datainnholdet i filer. Bruk av XML byr på en rekke fordeler. Med XML kan datainnholdet gjenbrukes og formidles på mange ulike måter. Videre blir filstørrelsen redusert med inntil 75 prosent. XML reduserer dessuten risikoen for ødelagte filer, samtidig som at sjansen for å gjenopprette eventuelle ødelagte filer øker. Nye filtyper I forbindelse med overgangen til nytt filformat i Office 2007 er filetternavnet til dokumenter, arbeidsbøker og presentasjoner blitt endret. Standardformatene har fått lagt til en x i filetternavnet for å indikere at de er basert på XML, for eksempel.docx. Dessuten er det blitt laget en egen filkategori for filer som inneholder kode eller makroer. Disse filene har fått lagt til en m i filetternavnet, for eksempel.docm. 9

10 Kompatibilitetsmodus Dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker opprettet i tidligere versjoner av Office åpnes i kompatibilitetsmodus. Programmet angir dette ved å vise en modusindikator etter filnavnet i tittellinjen. I kompatibilitetsmodus vil flere av de nye og forbedrede verktøyene i Office 2007 ikke være tilgjengelige. Modusindikator Konvertering For å kunne ta i bruk alle de nye mulighetene i Office 2007 må dokumentet, presentasjonen eller arbeidsboken konverteres til eller lagres i det nye XML-baserte filformatet. Konvertering av Officedokumentet til XMLbasert filformat 10

11 PDF- og XPS-format Dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker laget i Office 2007 kan publiseres i både PDF- og XPSformat. PDF (Portable Document Format) og XPS (XML Paper Specification) er vanlige filformat for plattformuavhengig dokumentutveksling. Når du lagrer dokumenter, presentasjoner eller arbeidsbøker i disse filformatene, låses innholdet slik at det blir gjengitt helt nøyaktig som i originalen. Ved hjelp av tilleggsprogrammer kan du enkelt lese og skrive ut hele eller deler av innholdet. PDF er også et mye brukt format i forbindelse med trykking av dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker. Publisere et Office-dokument i PDF- eller XPS-format 1 Lagre Office-dokumentet 2 Klikk på Office-knappen 3 Velg Lagre som PDF eller XPS i menyen 4 Angi adressen i adresselinjen 5 Skriv navnet på dokumentet i feltet Filnavn 6 Velg et filformat i feltet Filtype: - PDF for PDF-format - XPS-dokument for XPS-format 7 Velg Publiser Tips! Før du kan publisere Office-dokumenter i PDF- eller XPS-format må du installere tilleggsprogrammet 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS. Se hjelpeemnet Aktivere støtte for andre filformater, for eksempel PDF og XPS for mer informasjon. 11

12 Dokumentinspeksjon Ved hjelp av den nye funksjonen for dokumentinspeksjon i Office 2007 kan du undersøke og fjerne skjult informasjon fra dokumenter, presentasjoner og arbeidsbøker. Dette kan for eksempel være kommentarer, korrekturmerker, versjoner, egenskaper, personlig informasjon og skjult tekst. Etter at dokumentet, presentasjonen eller arbeidsboken er undersøkt, bestemmer du hvilken informasjon som skal slettes. Undersøke og fjerne skjult informasjon 1 Lagre Office-dokumentet 2 Klikk på Office-knappen 3 Velg Forbered Undersøk dokument i menyen 4 Merk eller fjern merking for de innholdstypene som skal undersøkes 5 Velg Undersøk 6 Velg Fjern alle for de innholdstypene som skal fjernes fra Office-dokumentet NB! Fjerning av skjult informasjon ved hjelp av dokumentinspeksjon kan i mange tilfeller ikke angres. 12

13 Endelig versjon For å unngå uønskede endringer etter at arbeidet med Office-dokumentet er fullført, kan det merkes som en endelig versjon. Når et dokument, en presentasjon eller en arbeidsbok er merket som endelig, vises det en indikator på statuslinjen. I tillegg skrivebeskyttes dokumentene og verktøyene for redigering, formatering og korrektur blir gjort utilgjengelige. Indikator for endelig versjon Programalternativer I Office 2007 er dialogboksen for valg av programalternativer blitt endret og flyttet fra verktøymenyen til Office-menyen. De forskjellige programalternativene er organisert under ulike kategorier slik at det skal være enkelt å finne fram. Kategorier Programalternativer 13

14 Hjelpesystemet Hjelpeknappen I Office 2007 er spørsmålsfeltet og hjelpemenyen blitt erstattet av en enkel hjelpeknapp øverst til høyre i skjermbildet. Når du klikker på denne, åpnes hjelpevinduet hvor du kan søke etter og slå opp hjelpeemner. Hjelpeknappen Hjelpevinduet Nederst til høyre i hjelpevinduet vises knappen for tilkoblingsstatus i forhold til Microsofts innholdstjeneste Office Online. Ved hjelp av denne knappen kan du tillate eller hindre at hjelpesystemet søker etter hjelpeemner på Office Online. Tilkoblingsstatus for Office Online 14

15 Hjelpevinduet har en standard plassering og størrelse. Dersom du endrer dette blir valgene gjeldende neste gang vinduet åpnes. Fra verktøylinjen i hjelpevinduet, kan du blant annet navigere mellom viste hjelpeemner, skrive ut hjelpeemner, angi skriftstørrelse for visningen, vise oversikt over alle hjelpeemner og slå av eller på On Top-funksjonalitet for vinduet. Verktøylinje Søkefelt Verktøytips Verktøytipsene har blitt betydelig forbedret i Office Mens det tidligere stort sett bare var navnet på funksjonen som ble vist, far du nå en kortfattet beskrivelse av hvordan de ulike verktøyene kan brukes. Enkelte verktøytips inneholder dessuten en link til aktuelt hjelpeemne. Trykk [F1] for å vise hjelpemnet Verktøytips 15