Dokumentstyring og Maler

Transkript

1 Arbeide med : Dokumentstyring og Maler i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato Sist Endret dato

2 Innhold 1. Forutsetninger Hensikt MS Word Maler og Dokumenter Lagrede Maler og Dokumenter/filer Oppsett av Maler Standard lagringssted for dokumenter Oppsett av tilgjengelige maler i Firma applikasjonen, Fenistra Eiendom Avsender informasjon Oppsett av maler i word Forutsetning Oppsett av standard lagringssted for maler Bruk av maler Fra Word Fra Fenistra Eiendom Registrere lagrings informasjon: Aktivitetstyper og aktiviteter Dokument klar til bruk Lagre dokument Åpne lagret dokument Endre lagringsinformasjon Outlook Forutsetninger Bruk av mal ved utsendelse av e-post Åpne lagret mail Kategorisering av kunder - filtermuligheter Hensikt Benytte kategori Registrere ny kategori Filtrere på Kategori Side 2 av 22

3 1. Forutsetninger Registrert data i applikasjonene Firma og Ansatt. Installert Maler på Server. Fenistra AS tilbyr 3 standard maler. Det er også mulig å lage nye maler tilpasset kundens behov. 2. Hensikt Å kunne benytte registrerte data i Fenistra Eiendom for å fylle inn informasjon i dokumenter. Lagre dokumenter og e-post og benytte informasjon som er registret for å følge opp disse i ettertid. 3. MS Word Maler og Dokumenter 3.1 Lagrede Maler og Dokumenter/filer Applikasjon for Maler og Dokumenter finnes i mappen Fenistra (BRA )Dokument på klient menyen. Lagrede og registrerte Maler vises i applikasjonen DokMal.exe. Tidligere lagrede dokumenter finnes i applikasjonen Dokument.exe. I denne applikasjonen vises samtlige filer som er lagret med knytning til dokumentstyrings verktøyet i Fenistra Eiendom. Filene vil også vises i dokument Tab på de enkelte applikasjoner som filen er tilknyttet, f.eks. Firma, Ansatt, KontaktPerson, Eiendom, Selskap. 3.2 Oppsett av Maler Maler som er installert på server må registreres i Fenistra Eiendom. Registreringen gjøres i applikasjonen DokMal.exe som ligger i mappen BRA Dokument på klientmenyen. Dette gjøres når malene installeres og systemet skal settes opp Standard lagringssted for dokumenter Oppsett av standard lagringssted for dokumenter som produseres på grunnlag av maler. Lagringssted kan endres i hvert dokument når dette skal lagres første gang. Stå i applikasjonen DokMal.exe, høyreklikk i søkeliste, velg Egenskaper Oppsett Side 3 av 22

4 Side 4 av 22

5 3.3 Oppsett av tilgjengelige maler i Firma applikasjonen, Fenistra Eiendom Dokumenter kan lages fra Firma dialogen. Ved første gangs bruk, må ønskede maler velges, slik at de vises på submeny. Stå i Firma applikasjonen, Tab for Dokument, høyreklikk, velg Ny, Velg maler. Side 5 av 22

6 Dialogen gir tilgang til maler som er registrert i Dokument Mal Når malene er valgt vil de være tilgjengelig på submeny på Høyre museknapp. Tilgjengelige maler Side 6 av 22

7 3.3.1 Avsender informasjon Individuelt for hver bruker, kan det settes opp informasjon om hvilke Selskap som er avsender av brev. Det vil automatisk fylles ut Poststed (ved dato info) og Selskap (ved avsender info) når nytt dokument lages. Stå i Dokument tab i Firma applikasjon, høyre klikk, velg Egenskaper/Oppsett. Velg Selskap. Øvrige data hentes fra Selskap register, men kan overskrives i dialogen. 3.4 Oppsett av maler i Word Forutsetning Fenistra Maler må være kopiert inn i filstruktur på server Oppsett av standard lagringssted for maler. Når Fenistra maler er lagret, kan dette lagringsstedet defineres i Word. Man kan da lage nye dokumenter direkte i Word med grunnlag i de registrerte malene. Start Word, velg Verktøy på meny linjen, velg Alternativer/ Filplassering/ Arbeidsgruppemaler. Søk opp lagringsstedet for malene. Malene skal være lagret på fellesområde for Word maler på server. jfr. med IT ansvarlig. Side 7 av 22

8 Side 8 av 22

9 3.5 Bruk av maler Fra Word Start Word, velg Fil på verktøylinjen, velg Ny. Dette bildet vises: Velg ønsket mal Fra Fenistra Eiendom Start Firma applikasjonen. Velg ønsket Firma som skal motta dokumentet. Stå i Tab for Dokument, høyreklikk velg fra submeny: Ny. Velg den mal som er ønskelig. Side 9 av 22

10 3.6 Registrere lagrings informasjon Feltbeskrivelse: Flermottaker Angi om dokumentet skal ha mulighet for å sendes til flere enn 1 mottaker. Malen må være definert som flermottaker for at valget skal være tilgjengelig. Firma Velg hvilket Firma som skal motta dokumentet. Default vises Firma som er valgt i Firma applikasjonen. Kontaktperson Velg ATT: person på dokumentet. Tilgjengelige valg er Kontaktperson som er knyttet til valgte Firma. Ansatt Den ansatte som lager dokumentet. Signatur Den ansatte som er avsender av dokumentet. Emne Overskrift på dokumentet Aktivitetstype Angi en aktivitetstype som malen er beregnet for. Valgfritt å benytte. Definering av Aktivitetstype se avsnitt: AKTIVITETSTYPER OG AKTIVITETER Aktivitet Angi en aktivitet tilknyttet en aktivitetstype som malen er beregnet for. Valgfritt å benytte. Definering av Aktivitetstype se avsnitt: AKTIVITETSTYPER OG AKTIVITETER OppfølgDato Dato det kan settes opp Varsel. Funksjon er foreløpig ikke aktivert. Oppfølges av Benyttes ved Varsel. Funksjon er foreløpig ikke aktivert. Link Objekter Mulighet for å knytte dette dokumentet til valgfrie objekter f. eks. Eiendom, Selskap. Side 10 av 22

11 3.6.1 Aktivitetstyper og aktiviteter Definering av aktivitetstype og aktivitet som malene og dokumentene skal grupperes i gjøres når malene er registrert. Dette gjør det mulig å søke etter dokumenter som gjelder det samme tema. Eksempel på hovedgruppe kan være Leie korrespondanse. Undergruppe kan da være Tilbud, Info Avis. For å legge til nye aktivitetstyper og aktiviteter går man i BRA Explorer\BRA 200\Tabell\Kontor\Tabeller\Aktivitet Type. Aktivitetstype: Hoved gruppe for hvordan dokumenter skal grupperes. Registreres ved å velge det øverste nivået i vinduet på venstre side. I tabell på høyre side, skriver man da inn en aktivitetstype og setter denne til status som aktiv. Aktiviteter: Under gruppe for å skille dokumenter i samme hovedgruppe. Velg en aktivitetstype. Registrer aktivitetene i tabell på høyre siden. Side 11 av 22

12 3.7 Dokument klar til bruk. Når relevante data er registrert i åpningsdialogen kommer Dokumentet på skjerm klar for bearbeiding. Side 12 av 22

13 På menylinjen er det kommet et nytt valg: Fenistra (BRA). Dette valget gir tilgang til Dialog med info om dokumentet og manuell registrering av dokumentet i Fenistra Eiendom Lagre dokument Dokumentet kan lagres på ordinær måte og registreres i Fenistra Eiendom. Dette gjøres når som helst under redigeringsarbeidet med dokumentet. For å registrere dokument i Fenistra Eiendom, velg fra meny linje Fenistra (BRA)/ Registrer i Fenistra (BRA). Ved å trykke Lagre knappen eller avslutte dokumentet vil denne dialogen vises. Dokumentet er nå lagret på forhåndsdefinert sted på serveren. Hvis dokumentet ikke allerede er registrert i Fenistra Eiendom, vil registrerings dialog vises. Side 13 av 22

14 3.8 Åpne lagret dokument Dokumenter som er lagret kan finnes igjen i de applikasjonene som dette dokumentet er knyttet til. Alle dokumenter kan finnes i disse 3 applikasjonene: Dokument, Firma, Ansatt. Dokumenter som i tillegg er knyttet til f.eks. Eiendom, Selskap, Kontaktperson vil også kunne gjenfinnes på disse applikasjonene. I dette eksempelet er oppsett av skjermbilde Horisontalt. Dette for å få plass til tilstrekkelig antall kolonner i Tab for dokument. Side 14 av 22

15 3.8.1 Endre lagringsinformasjon Opplysninger som er registrert om dokument kan redigeres. Marker dokumentet i Dokument Tab, dobbelklikk på dette, evt. bruk F2 tasten. Foreta endringer og lagre info skjemaet. Side 15 av 22

16 4. Outlook 4.1 Forutsetninger Mal for Outlook må være installert og registrert. Program for kommunikasjon mellom dokumentstyring systemet og Outlook må være installert og registrert. Dette kontrolleres i Outlook ved å stå i Innboks, velge: Verktøy\Alternativer\Annet + Com-tillegg\ der finnes valget BRA OutlookAddin. Dette må være avkrysset. Firma og Kontaktpersoner man ønsker å sende mail til må være registrert med e-post adresse i BRA Mail kan sendes fra Firma dialogen, eller direkte fra Outlook. 4.2 Bruk av mal ved utsendelse av e-post. Valget Fenistra (BRA) er blitt tilgjengelig på meny linje når mailene vises. Når mailen er skrevet ferdig og skal sendes, kan man velge å registrere denne i Fenistra Eiendom og lagre en kopi på server. NB! Å registrere mailen i Fenistra Eiendom er det SISTE man skal gjøre før mailen sendes til mottaker!! Side 16 av 22

17 Det er også mulig å registrere tidligere sendte mailer i Fenistra Eiendom. Registreringsdialogen vises: Arkfane Dokument er beskrevet i avsnittet Registrer lagrings informasjon. Side 17 av 22

18 Arkfane Flermottaker Firma: Velg aktuelt Firma mailen skal knyttes til. Kontaktperson: Velg først Firma, Kontraktpersoner som er knyttet til dette Firma vil vises. Når Firma og evt. Kontaktperson er definert i disse feltene - trykk Legg til. Valgt forekomst vil vises i søkeliste. Merk at dette gjelder kun de mailen skal knyttes til, ikke hvem som er mottaker av mailen! Side 18 av 22

19 4.3 Åpne lagret mail Mailer som er registrert i Fenistra Eiendom, vil vises i dokument tab for de objektene de er knyttet til, og kan åpnes fra denne dialogen. NB! Når mailen åpnes fra en Fenistra Eiendom applikasjon, vil det være en kopi av mailen slik den var i det øyeblikket den ble registrert i Fenistra Eiendom. Hvis det ble gjort endringer på mailen etter at den ble registrert, og før den ble sendt, vil ikke dette fremkomme på den kopien som åpnes fra Fenistra Eiendom applikasjon. Bildet nedenfor viser mail som vises når den åpnes fra Fenistra Eiendom Applikasjon. Denne mailen ble lagret FØR den ble sendt. Original mailen som faktisk ble sendt, er lagret i avsenders Sendt mappe i Outlook. Ved behov kan original mailen registreres i Fenistra Eiendom. Side 19 av 22

20 5. Kategorisering av kunder - filtermuligheter 5.1 Hensikt Kategorisering benyttes for å gruppere data ved å gi tilleggs informasjon på den enkelte datapost. Ved å tilknytte kategorier til datapostene kan man benytte filter funksjon, og vise kun de postene som tilhørere samme kategori. Hver datapost kan tilknyttes ubegrenset antall kategorier. Alle registre i Fenistra Eiendom har mulighet til å benytte kategorisering. Det er 2 nivåer Hovedkategori og Underkategori. Eksempel på Kategorisering: I Adresse registrene er kategorisering et spesielt godt hjelpemiddel. I alle eksemplene som er vist er det Firma registeret som er benyttet. Ved å knytte de enkelte Firma til ønskede kategorier, kan man vise kun Firma som tilhører valgt kategori. Innholdet i søkelisten, kan overføres til Excel og benyttes som grunnlag for å produsere flettebrev i Word. Eksempel: Lag Hovedkategori Leietaker. Denne hovedgruppen kan få underkategori Næring og Bolig. Ved å knytte de enkelte Firma til riktig kategori, kan man filtrere på hovedkategori Leietaker og velge å vise kun de Firma som er leietakere. For mer detaljert utvalg benyttes filtrering på underkategori. Hvis man ønsker å vise kun de som er leietakere i næringslokaler filtreres det på underkategori Næring Benytte kategori Tab for Kategori må velges i den aktuelle applikasjon. Høyreklikk i Tab for Kategori, velg Ny kobling Side 20 av 22

21 Søkeliste for eksisterende kategorier vises. Velg ønsket kategori. Høyreklikk i dialogen for å vise Submeny Side 21 av 22

22 5.1.2 Registrere ny kategori Se avsnitt Benytte kategori. Fra dialogen Velg Kategori - velg Ny. Dialogen for å registrere og redigere Kategorier vises. Registrer ny Hovedkategori. Velg en Hovedkategori og registrer Underkategorier Filtrere på Kategori. I alle søkelistene kan man velge å vise kun de postene som tilhører ønsket kategori. Høyreklikk i søkelisten, velg Kategori Filtrer på hovedkategori/ Underkategori. Velg kategori i utvalgsdialog. Side 22 av 22