Arbeide med : Ligningsoppgaver. i Fenistra Eiendom. Dokument kontroll

Transkript

1 Arbeide med : Ligningsoppgaver i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato Sist Endret dato

2 Innhold 1. Hensikt Forutsetninger Starte Fenistra Ligning Forklaring til skjermbildet Fanen Kontraktsobjekter Endre informasjon Fanen - Flereier Endre informasjon Kravene til navngiving av flereierne Fanen Seksjoner Endre informasjon Fanen fordeling Typiske feil som gjentar seg Lage fordelingstype Fordelingstyper Utskrift av oppgaver Elektronisk Utskrift på blankett Side 2 av 10

3 1. Hensikt Sende ut ligningsoppgaver for boligselskap og boligsameier. 2. Forutsetninger Transaksjonstype for leie må ha behandlingsmetode Fast beløp boligsameie eller Fast beløp boligselskap". Eiendomsobjektet må ha areal med seksjonsnummer. Leiekontrakt / kontraktsobjekt må være knyttet mot Areal (med seksjonsnummer). Person / organisasjonsnummer må være utfyllt på "leietaker" (i Firma/Person dialogen). Det skal kun være registrert et navn / personnummer på firmakortet. Beregnet nevner ved Brutto Areal, hentes fra feltet BTA på Eiendomsobjekt (registrerings dialogen). Tellerne hentes fra feltet BTA (Bruttoareal) på Areal. Hvis dette skal benyttes som fordelingsnøkkel, må verdiene være registret i Fenistra Eiendom FØR fordelingstypen skapes. Hvis flere eier en seksjon sammen, eller ved skilsmisse og separasjon, skal feltet Flereier" hakes av i kontraktsbildet 3. Starte Fenistra Ligning Fenistra Ligning startes fra klient menyen til Fenistra Eiendom. Side 3 av 10

4 4. Forklaring til skjermbildet 4.1 Fanen Kontraktsobjekter Viser kontraktsinformasjon. Kolonnene sorteres i stigende eller synkende rekkefølge ved å klikke på kolonne header Endre informasjon Dette kan gjøres ved å dobbelt klikke på det enkelte kontraktsobjekt eller høyre klikke på kontraktsobjektet og velge gå til og deretter kontraktsobjekt. 4.2 Fanen - Flereier Viser seksjoner som er eid av flere i fellesskap, markert med X. Eierandelen fordeler seg mellom de registrerte firma / personene. Kontroll av manglende Person nr/ Org. nr. gjøres her 1. Høyre klikk 2. Velg Vis alle for å finne gjeldende poster. Flereiere som er koblet til kontrakten, blir husket fra år til år. Side 4 av 10

5 4.2.1 Endre informasjon Høyre klikk på seksjonen og velg ønsket endring. Ny flereier Velg flereier Slette flereier Registrerer ny leietaker som lagrer seg i firma / person registeret. Velger fra listen over registrerte leietakere. Fjerner leietaker fra seksjonen Kravene til navngiving av flereierne I Firma/Person MÅ navnene oppgis på denne formen: Ola Nordmann(kontraktspart) Kari Nordmann (sameier) Og ikke slik: Ola og Kari Nordmann (kontraktpart) Kari Nordmann (sameier) Den siste blir oppfattet som dublett og gir feilmeldingen: En eller flere seksjon gjentagende flereiere. Side 5 av 10

6 4.3 Fanen Seksjoner Her kan man oppgi start- og sluttdato for de ulike seksjonene. Dette benyttes i forbindelse med boligsameier og boligselskaper som starter eller avslutter i løpet av ligningsåret. For eksempel i forbindelse med nybygg, eller hvis forvaltning av denne eiendommen er startet i løpet av året Endre informasjon Dobbelt klikk på ønsket seksjon eller marker, klikk høyre musetast, velg gå til og deretter areal. 4.4 Fanen fordeling Viser fordeling av Andre inntekter og Andre utgifter. 5. Typiske feil som gjentar seg Kontrakten og kontraktsobjektet har forskjellige start og sluttdatoer. Sluttdato mangler hvis det er blitt ny eier i løpet av året. Kontraktsobjektet er Aktiv, mens kontrakten er Avsluttet og arkivert (eller omvendt). I slike tilfeller kan man ta opp kontraktsinfo (se pkt.8) og sette inn sluttdato. Setter man inn en sluttdato på en kontrakt som skulle vært avsluttet før ligningsåret, vil man se at kontrakten kommer opp med et negativt antall dager. Dette betyr at kontrakten ikke skal være med. Trykk F5 for å oppdatere skjermbildet og kontrakten forsvinner. Organisasjonsnummer mangler på selskap. Side 6 av 10

7 6. Lage fordelingstype Selskapene som leverer oppgaver, listes opp på venstre side i startbildet. 1. Marker selskapet du vil jobbe med. 2. Klikk med høyre musetast og velg Ny fordelingstype fra menyen. En dialog for registrering av fordelingstype kommer opp. 3. Velg type teller i menyen. Dersom du ønsker å særfordele f.eks. et lån som bare angår noen av "leietakerne", kan du lage flere fordelingstyper. Velg aktuell Transaksjonstype og Fordelingstype. (Alle fordelingstypene blir summert, og kommer samlet på oppgaven). 6.1 Fordelingstyper Antall: Aktive kontraktsobjekter knyttet til Areal med seksjonsnr. i Eiendomsobjektet. Brutto Areal: BRA (BruttoAreal) på Areal som er knyttet til kontrakten. ÅrsBeløp: Kontrakt beløp (kan gi feil beløp ved eierskifte når det har vært leieøkning i løpet av året). Utfakturert: Fakturerte Kontraktsobjekt med korrekt Transaksjonstype. For leieperiode i løpet av ligningsåret. 4. Velg Neste. Man får nå en beregnet nevner. Teksten på fordelingstypen kan endres, og den kommer med på blanketten som sendes beboeren. 5. Velg Fullfør. Side 7 av 10

8 Man ser nå at nevneren i hovedbildet blir lagt inn. 6. Høyre klikk på fordelingstypen. 7. Velg nøkkeltall fra menyen og registrer disse. Ligningsverdien blir fordelt ut på leietakerne i boligselskaper, men ikke i boligsameier. Visningsbildet viser alle kontraktsobjekter som er med på fordelingen. I tillegg vil man kunne lese av informasjon som er registrert på kontraktsobjektet. Ved evnt. mangler, vil programmet gi beskjed. Dette vises ved en rød tekst over kontraktsobjektene eller i status feltet på hvert kontraktsobjekt. 8. Rett opp evnt. mangelfull informasjon. Dette kan gjøres ved å høyre klikke på det enkelte kontraktsobjekt - velge gå til og kontraktsobjekt eller dobbelt klikk på det enkelte kontraktsobjekt. 9. Kontroller at alle leietakere er med i fordelingen og i listen. Dersom det mangler noen, må man kontrollere at data er riktig registrert på kontrakt. For at en leietaker skal komme med på listen, må vedkommende oppfylle et av følgende kriterier: status = aktiv, startdato <= 31/12 status = arkivert, startdato <= 31/12, sluttdato >= 1/1 Når en leietaker bytter leilighet i løpet av et år og leiebeløpet endrer seg i løpet av året, må den som har flyttet ut få samme andel som den som bor der 31/12. (De har bebodd samme leilighet og skal ikke lignes forskjellig). 10. Gå til fanen Flereier. Her vises kontrakter som har haket av for Flereier. Side 8 av 10

9 11. Registrer evnt. manglende sameiere ( høyre klikk på den enkelte leietaker). Kontroll av tallene som er fordelt, kan gjøres ved å eksportere til excel. Høyre klikk i bildet og velg send til excel. Er listen korrekt, leverers oppgavene elektronisk ved å høyre klikke på fordelingstypen og velge Produser fil. 7. Utskrift av oppgaver 7.1 Elektronisk 1. Høyre klikk på fordelingstypen og velg Produser fil Side 9 av 10

10 Følgende bilde kommer opp. 2. Marker de selskapene som skal være med og klikk Produser fil. Boligselskap og boligsameie skal ikke lagre i samme fil. Filene blir lagret til en undermappe på BRA Server katalogen, og har følgende struktur: Velger man Åpne mappe, vil man se strukturen. 7.2 Utskrift på blankett 1. Høyre klikke i bildet. 2. Velge rapporter og ønsket utskrift. Oppgavene kommer frem på skjermen. 3. Velg utskrift. Side 10 av 10