eportal for legekontoret

Transkript

1 for legekontoret Side 1 av 19

2 Hva er... 3 Fordeler... 3 Aktivering av... 3 Innmelding av pasient... 4 Innmelding av pasient via Winmed Allmenn... 4 Timebok... 5 Generere timebok for en periode... 5 Endre timebok for en hel periode... 6 Slette timebok... 6 Enkelttimer... 6 Endre avtaletype i eksisterende timebok... 6 Sette inn ny time til... 8 Endre enkelttimer... 8 Flytting av time... 9 Kansellering av time SMS påminnelse ereseptfornying Svare beskjed Avvise reseptfornying ekonsultasjon Svare beskjed Slette beskjed Opprette beskjed til pasienten Side 2 av 19

3 Hva er er en Internettbasert tjeneste som på en sikker måte tilbyr timebestilling og kommunikasjon mellom pasient og legekontor uten tidsforsinkelser. Tjenesten har 3 hovedfunksjoner; timebestilling, ekonsultasjon og fornying av resept. Fordeler Alltid oppdatert timebok fra legen Uten muligheter for dobbeltbooking Mindre ventetid på telefon Forbedret tilgjengelighet Tidsbesparende for lege og pasient Påminnelse via SMS Den enkelte lege kan selv bestemme hvilke tjenester de ønsker å tilby: Timebestilling Resept fornyelse ekonsultasjon Sende ebrev til pasienter Aktivering av For å aktivere må man gå inn på Oppsett - i Winmed Admin. Her er det 4 valg for hvilke tjenester du ønsker å tilby via. Standard valg er at ingen av tjenestene er aktivert 1. Timebestilling Dette valget setter man hvis man ønsker kun å tilby timebestilling via. Valget gir pasienten mulighet til å bestille timer som er markert i timeboken. 2. Resept fornyelse Dette valget gir pasientene mulighet til å sende fritekst forespørsel om fornying av resept. 3. ekonsultasjon Dette valget åpner for dialog med pasientene via ekonsultasjon. 4. Sende ebrev til pasienter Dette valget gir legene mulighet til å sende utgående ebrev til pasienten Side 3 av 19

4 Valgene gjelder pr lege, så hver lege står fritt til å velge hvilke tjenester de ønsker å tilby til sine pasienter. Innmelding av pasient Det er to måter å melde inn pasienter til bruk av. Enten kan legekontoret gjøre dette selv via personalia bildet i Winmed Allmenn, se punktet under. Eller pasienten kan gjøre det selv via. Forutsetningen for at pasienten kan gjøre dette selv via er at følgende er registrert i personalia: Aktiv på legekontoret (pasienten må ha intern fastlege) Registrert med fullt fødselsnummer Registrert med riktig mobilnummer Pasientene registrerer sin mailadresse selv på sidene ved opprettelse av bruker, dette oppdateres da automatisk i Winmed. Innmelding av pasient via Winmed Allmenn For å melde pasienten inn i, må fullt fødselsnummer og mobilnummer være registrert på personalia. Registrering via Winmed Allmenn foregår ved at man går inn på personalia på pasienten og velger Pasientkommunikasjon. Følgende bilde vil da komme opp Sett på hake for å aktivere for pasienten. Skriv inn ett nytt passord og klikk Ok. NB! Passordet må være minimum 8 antall tegn bestående av bokstaver og tall Pasienten er nå registrert og kan ta i bruk. Hvis pasienten har glemt passordet sitt, er det her du setter nytt passord. Side 4 av 19

5 I hotfix versjonen til 2.14 eller versjon 2.15, så ser tilgangen slik ut Da krysser man bare av for Reset pasient passord, så sender systemet en systemgenerert mail med et passord som, pasienten bør forandre ved neste innlogging på e-portal. Innlogginsproblemer Om pasienten skulle få problemer med og opprette seg som bruker i, og får meldingen: Ikke gyldig personnummer, så sjekk at pasienten har intern fastlege og riktig mobilnummer. Dette er en veldig generell feilmelding, og gjenspeiler ikke hva som faktisk er feil, dette av sikkerhetsmessige årsaker. SMS samtykke I følge Normen for informasjonssikkerhet i helse og omsorgssektoren må man ha samtykke av pasienten for å sende påminnelse på SMS til pasienten. _Bruk a.pdf SMS samtykke må være aktivert for at pasienten skal motta varsling via epost. Timebok Generere timebok for en periode For å generere en timebok for en periode, gå til Oppsett -> Timebok. Her kan du velge å hente en ny mal eller opprette en ny timebok. Dobbeltklikk på timene du ønsker å markere timer Side 5 av 19

6 Timer som er markert vil bli tilgjengelig for bestilling via. Når timeboken er opprettet velger man hvilken periode man ønsker å opprette timeboken for. Trykk Lagre og avslutt. Timeboken er nå opprettet og timene publisert på. Endre timebok for en hel periode Hvis du ønsker å endre timeoppsettet gå til Oppsett -> Timebok og følg punktene i avsnittet Generere ny timebok for en periode. Slette timebok For å timene for en periode fra en, er det enkleste å slette hele timeboken for perioden. Timene vil da fjernes fra timeboken og fra. Gå til Oppsett -> Timebok, velg Fil -> Slette Timebok. Angi hvilken periode du ønsker å slette timeboken for. NB! Timene som allerede er booket vil IKKE bli slettet. Enkelttimer Endre avtaletype i eksisterende timebok I Winmed Allmenn kan man også generere enkelttimer til. Marker timen som ønskes publisert Side 6 av 19

7 Gå til Timebok -> Merk time med ny avtaletype = Online time i listen nedenfor, og trykk Ok Timen er nå publisert på. Side 7 av 19

8 Sette inn ny time til Hvis du ønsker å sette inn en ny time i timeboken, klikk på knappen Sett inn time, skriv inn klokkeslett og velg = Online time. Klikk Ok Timen er nå publisert på. Husk at det ikke er mulig å bestille timer mindre enn 24 timer før så denne timen må være minimum 24 timer frem i tid. Endre enkelttimer Ønsker du å endre timer til vanlig timer, kan man bruke samme prosedyre som avsnittet ovenfor. Man kan også dobbeltklikke timen og velge ny avtaletype fra bildet registrere avtale/kontakt Side 8 av 19

9 Når avtaletypen er endret, kan man også hente en pasient og registrere manuelt. Dermed vil timene være blokkert i systemet. Se også endre avtaletyper i eksisterende timebok. Flytting av time Ønsker du å flytte en time som er bestilt via, gjøres dette på vanlig måte. Marker timen du ønsker å flytte. Klikk på flyttebussen Side 9 av 19

10 Bekreft flyttingen Merk: Timen du flytter fra vil da omgjøres til en vanlig time, og dermed ikke vises som en ledig time i en. Det kommer opp en melding om du ønsker å sende en standard beskjed til pasienten om at timen er flyttet via Finn en ledig time hvor du ønsker å flytte timen til og hent timen fra flyttebussen. Du kan sette inn timen både på timer som er markert som pasientkonsultasjon time. Hvis du velger å sette den inn på time, vil denne ledige timen forsvinne fra en. Pasienten vil da få en beskjed om at timen er flyttet. Kansellering av time Ønsker du å kansellere en time, markerer du timen og trykker Slette avtale Side 10 av 19

11 Du vil da få opp en melding om du ønsker å sende en standard beskjed til pasienten om at timen er kansellert. Pasienten vil få beskjed via Timen vil da gjøres om til en vanlig pasientkonsultasjon. SMS påminnelse Ønsker dere at pasienten skal motta en påminnelse på timen, må det settes på en hake for Send påminnelse på SMS når timen blir registrert Dette er på timer som bestilles manuelt, dvs som blir satt inn i timeboken av medhjelpere. Timer som bestilles via vil bli varslet automatisk på SMS så lenge dette er satt opp til å bli betalt av legekontoret. ereseptfornying Forespørsler om reseptfornying fra pasienten via legger seg i legens innboks som en fritekstforespørsel. Side 11 av 19

12 Svare beskjed For å svare på henvendelsen trykker du på Svar knappen. Her kan du skrive en beskjed til pasienten og trykke Send Her kan man opprette og benytte maler til bruk i denne dialogen. Når du har sendt svaret vil du få opp en melding som spør om du ønsker å journalføre svaret Hvis du velger Ja, vil dialogen legge seg som et notat i journalen til pasienten. Hvis du velger Nei, vil det ikke opprettes noe notat i journalen, men dialogen blir å finne i korrespondanseloggen i journalen på pasienten Side 12 av 19

13 Avvise reseptfornying Det er lagt inn en mulighet for å avvise henvendelser om reseptfornying. Da markerer du henvendelsen som er kommet inn og trykker på Slett. Side 13 av 19

14 Du vil da få opp en melding som bekrefter at du ønsker å slette denne meldingen Når denne meldingen blir bekreftet vil du få opp et spørsmål om du ønsker å sende en standard kommentar om at henvendelsen er avvist Pasienten vil da få melding i sin innboks i om at resepten ble avvist. Hvis du svarer Ja, vil pasienten også motta denne meldingen på epost. Dialogen vil legge seg i korrespondanseloggen i journalen til pasienten. Side 14 av 19

15 ekonsultasjon I kan legen gi tilgang til ekonsultasjoner. Med ekonsultasjon kan pasientene stille enkle helserelaterte spørsmål til legen. Det er begrenset til maks 500 tegn i meldingen. Forespørslene vil legge seg i legens innboks Svare beskjed For å svare på henvendelsen trykker du på Svar knappen. Her kan du skrive en beskjed til pasienten og trykke Send. Her kan man opprette maler til bruk i dialogen. Side 15 av 19

16 Når du har sendt svaret vil du få opp en melding som spør om du ønsker å journalføre svaret Hvis du velger Ja, vil dialogen legge seg som et notat i journalen til pasienten Hvis du velger Nei, vil det ikke opprettes noe notat. Dialogen blir å finne i korrespondanseloggen i journalen til pasienten Side 16 av 19

17 Slette beskjed Det er lagt inn en mulighet for å avvise e-konsultasjoner. Da markerer du henvendelsen som er kommet inn og trykker på Slett Du vil da få opp en melding som bekrefter at du ønsker å slette denne meldingen Når denne meldingen blir bekreftet vil du få opp et spørsmål om du ønsker å sende en standard kommentar om at henvendelsen er avvist Pasienten vil da få melding i sin innboks i om at resepten ble avvist. Hvis du svarer Ja, vil pasienten også motta denne meldingen på epost. Side 17 av 19

18 Dialogen vil legge seg i korrespondanseloggen i journalen til pasienten. Opprette beskjed til pasienten Ved å aktivere dialog kan også legen få mulighet til å opprette meldinger til pasienten. Legen kan da gå inn i pasientjournalen, velge Korr -> ebrev / ekonsultasjon til pasient Her kan legen da skrive inn en beskjed, sende prøvesvar og lignende til pasienten. Når du trykker send, vil du få opp et spørsmål om du ønsker å journalføre meldingen Side 18 av 19

19 Svarer du Ja, vil ekonsultasjonen legge seg som et notat i journalen. Svarer du Nei, vil meldingen ligge i korrespondanseloggen til pasienten. Side 19 av 19