Brukerveiledning VIGO bedrift FylkesAdministrator

Transkript

1 Brukerveiledning VIGO bedrift FylkesAdministrator Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 1

2 Innhold Hjem... 4 Weblogg... 4 Fylkets rettigheter... 6 Bedrifter... 7 Ansatte... 8 Skjema Epost/SMS Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 2

3 Logg inn på - Velg «Pålogging Fylke» Pålogging gjøres med brukernavn og passord satt i VigoOpplæring: Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 3

4 Hjem Weblogg Logg som viser utvalgte hendelser foretatt av de forskjellige bedriftene/opplæringskontorene i fylkeskommunen. Her kan dere f.eks se at de har registrert ny kursgodkjenning, søker faglig leder, prøveoppmelding er sendt inn eller at IOP er klar for godkjenning med mer. Webloggmeldinger Hendelsene som kan være av interesse fra bedriften logges med dato, orgnr på bedriften det kommer fra, bedriftsnavn, kontekst, nivå, Id1, Id2, Id3 og tekst. Data i kolonnene for Id1, Id2 og Id3 kan være forskjellig for de ulike hendelsene, dette kan være dato, fnr, rolle, kontraktsnr, prøvenr, kurskode o.l. Forklaringer finnes i mappen Kontekst. Når aktuell hendelse er sjekket opp og eventuelt behandlet kan den markeres og settes som utført ved å klikke på knappen «Sett valgte meldinger som utført». Hver og en bruker kontrollerer og setter kun hendelser de selv har verifisert/fulgt opp som utført. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 4

5 Utførte webloggmeldinger Her vises hendelsene som dere tidligere har satt som utført. Meldingene her kan settes tilbake til «ikke utført» hvis behov. Kontekst Sjekk beskrivelse av de forskjellige kontekstene i mappen her. Forklaring på hvilke data som vises for de forskjellige hendelsene i kolonnene for Id1, Id2 og Id3 er det forklaring på her. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 5

6 Fylkets rettigheter Her settes standardrettigheter til VigoBedrift for ansatte i bedrifter og opplæringskontor i eget fylke. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 6

7 Bedrifter Viser oversikt over bedrifter i eget fylke. Lister orgnr og navn til bedriften. Sysadmin om de har ansatt med Sysadmin rettigheter i bedriften (J/N). Ansatte med rettigheter om de har ansatte med rettigheter til vigobedrift (J/N). Opplæringskontor er bedriften opplæringskontor (J/N). Bedriftens rettigheter viser om bedriften følger fylkets standardrettigheter eller har fått egne rettigheter Gå inn som sysadmin Logg på VigoBedrift som sysadmin i aktuell bedrift (leserettigheter) Vis Ansatte gir oversikt over alle ansatte registrert på aktuell bedrift. Gå inn som sysadmin: Logges inn i VigoBedrift som systemadministrator (med kun leserettigheter)på aktuell bedrift. Logg ut kommer tilbake til oversikt over Ansatte i valgt bedrift (i FylkesAdministrator modulen) Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 7

8 Ansatte Viser oversikt over ansatte med roller i valgt bedrift. Lister orgnr og navn på bedriften. Fødselsdato og navn på ansatt pr rolle og gyldighet på rolle. Progr.omr aktuell kurs/programområdekode tilknyttet rolle Har passord viser om ansatt har passord til VigoBedrift (J/N) (må ha passord for tilgang) Rettigheter oversikt over ansattes rettigheter i VigoBedrift (B er minimum) Logg inn som mulighet for å logge på VigoBedrif som valgt ansatt (med kun leserettigheter) Logg inn som: Logges inn i VigoBedrift som aktuell ansatt. Logg ut kommer tilbake til Ansatte i valgt bedrift (i FylkesAdministrator modulen) Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 8

9 Rettigheter: Oversikt over rettigheter til den valgte ansatte. «Knappene» viser rettighetene (Bokstavkodeforklaring under i bildet). Klikk på knappen for å komme inn i rettighetsbildet. Her er det mulighet for å endre og oppdatere valgte ansattes rettigheter, samt å opprette/endre passord til VigoBedrift for valgt. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 9

10 Skjema Her vises oversikt over spørreskjema sendt ut til bedrifter og ansatte i fylket. Skjema med blank i kolonnen for Tilhører fylke? er skjema sendt ut sentralt (f.eks skjema tilknyttet «Årlig rapportering»). Fylkesspesifikke skjema ligger med Ja i denne kolonnen. Detaljer vises ved å klikke på skjemanavn i kolonnen for beskrivelse. Det vil her nå være mulig å opprette fylkesspesifikke tilleggsspørsmål tilknyttet «Årlig rapportering» (maks 5 tileggsspm pr fylke). Klikk på aktuelt skjema og velg legg til punkt. Lag nytt skjema: Fyll inn opplysninger i aktuelle felt (både bokmål og nynorsk): Skjemanavn tittel på skjema Mottakertype personlig, bedrift eller opplæringskontor Gyldighet gyldig fra og med og gyldig til og med Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 10

11 Legg til punkt: Spørsmålspunkter Rubrikk med felter for aktuelle spørsmål i skjema. Sortering fortløpende med 1 som start foreslås av systemet. Kan endres om ønskelig. Svartype velge svartype (Grad 1-4 eller Ja/Nei/Vet ikke) Forklaring til spørsmålstekst mulighet for å legge inn forklaring/veiledning til påfølgende spørsmål (maks 500 tegn) Spørsmålstekst Aktuelt spørsmål (maks 500 tegn) Må legges inn og krever utfylling i felt både for bokmål og nynorsk. Slett punkt sletter aktuelt punkt i skjema Legg til punkt legger til nytt punkt (spørsmål) i skjema. Sortering foreslås automatisk, øvrige felter må fylles ut. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 11

12 Når skjema er ferdig utfylt, klikk Lagre øverst i bildet Lagre og gå tilbake til listen Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 12

13 Skjema listes da i oversikten. For å publisere skjema, klikk på Velg ansatte. Velg ansatte: Utvalg for hvem som skal kunne motta aktuelt skjema: Legg inn aktuelle kriterier for utvalg av mottakere til skjema. Søk med disse kriteriene Du får da opp aktuelle ansatte som tilfredsstiller utvalget. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 13

14 Før du går videre, kan du her ved å ta vekk haken i rubrikken foran ansattes navn, velge bort enkeltpersoner som tilfredsstiller utvalget, men som likevel ikke skal motta skjema. Klikk så på «Gå videre» for å bekrefte publisering av aktuelt skjema til utvalgte ansatte. Utvalgte ansatte listes med navn, epost, mobil og bedrift. Legg inn svarfrist og klikk på «Publiser» for å legge ut skjema. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 14

15 Gå til listen over skjemaer: Oversikten viser nå at Skjema er publisert. Du ser hvilken svarfrist som gjelder og at skjema tilhører fylket. Svarfrist kan endres på egne skjema. Klikk på aktuell svarfrist i oversikten, og du får opp følgende dialogboks: Legg inn ny svarfrist og klikk OK. Slette skjema: Før publisering gjøres dette ved å klikke på knappen «Slett skjema» i listeoversikten. Etter publisering må skjema først trekkes tilbake ved å klikke på knappen «Trekk tilbake». Svar bekreftende på spm om du virkelig vil trekke skjema tilbake og knappen «Slett skjema» vil bli tilgjengelig for aktuelt skjema. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 15

16 Epost/SMS Legg inn kriterier for utvalg av ansatte som skal få tilsendt epost/sms: Etter at utvalgskriterier er satt, klikk på «Søk med disse kriteriene» for å få oversikt over ansatte som tilfredsstiller utvalgene. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 16

17 Etter eventuelt å ha fjernet de som ikke skal motta epost/sms, klikk på knappen «Gå videre». Øverst i bildet her ser du en oversikt over de som i tilfelle vil motta meldingen. Ved å klikke på knappen «Tilbake til utvalget» kan dette eventuelt korrigeres. Hak så av om du ønsker sende sms og/eller e-post. Legg inn aktuell meldingstekst, husk også emne for epost. Fyll inn med aktuell avsenderinformasjon. Dette er avsenderinformasjonen som vises for mottakeren. Avsendernummer for SMS kan være både tekst og/eller nr, mens avsenderadresse for e-post må være på e-post format. Kvittering til e-post-adresse bør være en aktuell epost da du her vil motta kvittering på utsendelsen. Vigo bedrift Pålogging Fylkes 3. mai 2015 Side 17