Brukerveiledning Aibel Agency Portal

Transkript

1 1. INNLEDNING Fra høsten 2010 vil Aibel AS administrere alle innleie forespørsler og tilbud gjennom vårt nye e-innleie system, i-grasp. Aktiviteter som vil bli håndtert gjennom i-grasp vil være: Utsendelse av nye innleie forespørsler til våre godkjente leverandører Motta tilbud på kandidater Holde leverandører oppdatert på status og gi tilbakemelding på innkomne tilbud For å logge på bruk linken Vi vil sende ut brukernavn og passord separat. Side 1 av 16

2 2. DINE LEVERANDØRDETALJER Det første du må gjøre er å klikke på LEVERANDØR DETALJER i den venstre kolonne på skjermen for å oppdatere selskapets kontakt detaljer. Husk å klikke SAVE for å lagre endringer. Vennligst sørg for å ha en oppdatert Kontakt e-post adresse til enhver tid. E-post vil bli sendt til denne adressen for å notifisere at t Aibel har sendt en ny forespørsel til ditt selskap. 3. ÅPNE POSISJONER Åpne Posisjoner viser åpne posisjoner som Aibel AS har sendt til deg som leverandør. I dette bildet vil det være mulig å få informasjon raskt og enkelt ved et enkelt tastetrykk. Klikk på referanse nummeret for å se utfyllende informasjon og beskrivelse om posisjonen. Side 2 av 16

3 4. POSISJONS DETALJER Ved å klikke på referanse nummeret (Ref. Nr) i startbildet ÅPNE POSISJONER vil du få frem informasjon om hver enkelt posisjon. Når du har åpnet en posisjon vil det være 5 sider med informasjon på hver posisjon. For å se hver enkelt side, klikk på den ønskede knappen i den høyre meny kolonnen. Side 3 av 16

4 Tilbudte Kandidater viser oversikt over kandidatene du har tilbudt denne posisjonen. Du kan også se status og hvor langt kandidaten har kommet I prosessen hos Aibel Posisjons beskrivelse viser nøkkelinformasjon vedrørende posisjonen Beskrivelse viser mer detaljert informasjon om posisjonen, herunder arbeidsoppgaver, krav til kvalifikasjoner og erfaring, samt varighet og prosjekt (med mulighet for eksport til Word) Aibel Team viser kontaktinformasjon på Aibel-koordinator(er) som jobber med forespørselen Tilbudsvedlegg Vedleggsdokumenter fra Aibel vil vises her. Som standard vil Aibel sin tilbudsmal ligge vedlagt for innsendelse av ratetilbud. 5. TILBY KANDIDAT TIL POSISJON For å tilby en kandidat til en posisjon må du igjennom en 2 stegs prosess. 1. Steg 1 : Legg inn kandidatdetaljer 2. Steg 2 : Legg inn tilbudsvedlegg CV + Ratetilbud Du starter prosessen ved å åpne en posisjon. Klikk på referanse nummeret fra ÅPNE POSISJONER når du står i posisjonsbildet. Du har nå to alternativer: Legg til NY Kandidat til denne posisjonen Legg til en eksisterende kandidat til denne posisjonen 5.1. TILBY EN NY KANDIDAT TIL POSISJON Klikk på posisjonens referanse nummer (Ref. Nr) fra ÅPNE POSISJONER. klikk på Tilbudte Kandidater i høyre kolonne. Velg alternativet: Klikk på GO Legg inn kandidat detaljer (Steg 1 av 2) NB! Feltet E-postadresse leverandør er obligatorisk. Til denne adressen vil du motta e-poster for å notifisere om endringer i status på posisjoner og for å be deg om å logge inn i portalen for å oppdatere deg på Side 4 av 16

5 endringer som gjelder tilbud eller kandidater. Adressen kan være ulik leverandør kontakt adresse. Klikk på SAVE knappen for å lagre. Klikk på Next Step-knappen og du vil da automatisk gå over i neste bilde (du kan også her klikke rett på Steg 2 Tilbudsvedlegg i høyre kolonne) Fullfør tilbudet ved å legge inn CV og ratetilbud (Steg 2 av 2): Sjekk at det er korrekt posisjonsnr kandidaten tilbys til. Side 5 av 16

6 Legg inn oppdatert CV Velg vedleggstype CV Trykk Browse for å hente opp ønsket CV. Trykk UPLOAD for å legge inn CV i tilbudet. Sjekk at fil er lagt til i Opplastede filer Legg inn Tilbudsdokument (benytt Aibel Tilbudsmal) Velg vedleggstype Tilbud Trykk Browse for å hente opp Tilbudsfil. Trykk UPLOAD for å legge inn CV Sjekk at fil er lagt til i Opplastede filer 5.2. TILBY EN EKSISTERENDE KANDIDAT TIL POSISJON Klikk på posisjonens referanse nummer fra ÅPNE POSISJONER. klikk på Tilbudte Kandidater i høyre kolonne. Velg alternativet: Klikk på GO Du vil få opp oversikt over kandidater i databasen som ikke er tilbudt posisjonen Klikk på kandidatens Etternavn i kandidatliste eller Side 6 av 16

7 Søk opp kandidat på Etternavn (trykk GO) for å få frem ønsket kandidat og klikk på etternavn i listen Kandidat vil bli lagt til forespørselen Klikk på kandidatens Etternavn for å legge til Tilbudsvedlegg Sjekk at kandidat detaljer er korrekte (Steg 1 av 2) Deretter klikk på SAVE knappen for å lagre/gå til neste steg. Side 7 av 16

8 Klikk på Next Step-knappen og du vil da automatisk gå over i neste bilde (du kan også her klikke direkte på Steg 2 Tilbudsvedlegg i høyre kolonne) Fullfør tilbudet ved å legge inn CV og ratetilbud (Steg 2 av 2): Sjekk at det er korrekt posisjonsnr kandidaten tilbys til. Side 8 av 16

9 Legg inn oppdatert CV Velg vedleggstype CV Trykk Browse for å hente opp ønsket CV. Trykk UPLOAD for å legge inn CV i tilbudet. Sjekk at fil er lagt til i Opplastede filer Legg inn Tilbudsdokument (benytt Aibel Tilbudsmal) Velg vedleggstype Tilbud Trykk Browse for å hente opp Tilbudsfil. Trykk UPLOAD for å legge inn CV Sjekk at fil er lagt til i Opplastede filer En CV vil vises med dette ikonet Et Tilbud vil vises med dette ikonet i oversikten Tilbudte Kandidater i oversikten Tilbudte Kandidater Dersom kandidaten er tilbudt på flere posisjoner vil alle tilbudsvedlegg som er sendt inn vise nederst i en historikklogg. Det må legges inn ny CV og tilbud hver gang en kandidat tilbys til en posisjon. Side 9 av 16

10 6. HISTORIKKLOGG INNSENDTE TILBUDSVEDLEGG Oversikten Opplastede filer vil vise alle tilbudsvedlegg som er sendt inn pr posisjon. Dersom kandidaten er tilbudt på flere posisjoner vil alle tilbudsvedleggene vise her i en historikklogg. Ved å klikke på Filnavn i oversikten Opplastede filer vil du kunne få opp en kopi av vedlegget som er sendt inn. 7. SENDE INN REVIDERTE TILBUDSDOKUMENTER Stå i Startbildet ÅPNE POSISJONER Klikk på Ref. Nr i ønsket posisjon Klikk på Etternavn til ønsket kandidat Du vil nå få opp Kandidat Detaljer. I høyre meny - klikk på Steg 2 Tilbudsvedlegg Legg inn Tilbudsdokument (benytt Aibel Tilbudsmal) Velg vedleggstype Revidert Tilbud Trykk Browse for å hente opp Tilbudsfil. Trykk UPLOAD for å legge inn CV Sjekk at fil er lagt til i Opplastede filer Et Revidert Tilbud vil vises med dette ikonet Kandidater i oversikten Tilbudte Side 10 av 16

11 Tips! I oversikten Opplastede Filer kan du åpne alle vedlegg som er sendt inn tidligere ved å klikke på filnavn. Tips! For å revidere tilbud kan du enkelt klikke på ønsket fil, revidere tilbudet, lagre og sende inn som nytt Revidert tilbud. Det reviderte tilbudet vil da legge seg øverst i oversikten Opplastede filer. 8. VEDLEGGS INFORMASJON BEKREFTELSE INNSENDT TILBUD Aibel Agency Portal er et Online system og all informasjon som vises i leverandørdatabase vil umiddelbart vises i Aibel sin database. Du vil derfor ikke motta kvittering for innsendt kandidat/tilbudsvedlegg. Det vil være to måter å sjekke om en kandidat er sendt inn med komplett tilbud: Side 11 av 16

12 1. Tilbudsfilene vises i Tilbudsvedlegg mot korrekt posisjon ref.nr (se pkt 6) 2. CV / Tilbuds ikoner vil vise ved siden av kandidatens navn under Tilbudte Kandidater : CV ikon - angir at CV dokument er sendt inn på kandidaten Tilbuds ikon angir at tilbudsdokument er sendt inn på kandidaten mot aktuell posisjon Revidert Tilbuds ikon - angir at revidert tilbud er sendt inn på kandidaten mot aktuell posisjon Sjekk at tilbudsdokument er sendt inn mot korrekt posisjon hvis ikonene ikke vises betyr dette at tilbudsvedlegg ikke er sendt inn på den aktuelle posisjon. NB! Dersom flere tilbudsvedlegg er sendt inn på kandidat mot samme posisjon vil det vises med flere ikoner. Ved å holde musepilen over ikonene vil du få frem info om filnavn. 9. STATUS PÅ TILBUDTE KANDIDATER Det vil bli sendt ut en notifikasjon pr e-post hver gang det skjer en endring I kandidatens tilbuds status fra Aibel sin side. Side 12 av 16

13 I ÅPNE POSISJONER vil nye endringer på tilbud som er sendt inn på posisjonen vises med en rød figur til venstre for den aktuelle posisjonen. Klikk på ikonet for å se endringer og komme direkte til oversikten Tilbudte kandidater. Dette ikonet vil forsvinne så snart en bruker har klikke på ikonet(sett endringene). TILBUDTE KANDIDATER vil vise status per kandidat som er tilbudt. Her er forklaring på noen av statusene : NEW = Kandidater som venter på å bli vurdert ON HOLD = På vent INFORMATION REQUESTED = kandidat mangler CV eller Tilbudsdokument CV REVIEW = Kandidaten er sendt til vurdering hos et team medlem pr epost REVIEWED PROCEED = Vurdert som kvalifisert, fortsatt med I vurderingen REVIEWED REJECT = Vurdert som ikke kvalifisert, vil få avslag Side 13 av 16

14 REVIEWED WAIT = Nærmere vurdering avventes ORDER CONFIRMED = kandidat ønskes bestilt, ber om Suppliers Verification HIRED = bestilling bekreftet, Purchase Order er laget og sendt WITHDRAWN = Leverandør har trukket kandidaten sitt kandidatur CANCELLATION = Kansellering av bestilling (Kandidat i Status Order Confirmed eller Hired) PENDING REJECT= Tilbud vil bli avslått REJECTED = Tilbud er avslått NB! Ved bruk av REJECTED status vil det videre legges inn avslagsårsak i parantes ved siden av status som betegner årsak får avslaget: Stengt/CLS = Lukket forespørsel Reject/QA = Manglende kvalifikasjoner Reject/RA = Ikke aktuell grunnet for høy rate S tatuser som sender en mail: En del statuser vil trigge utsendelse av e-post til den adressen som er registrert på kandidat info. De statuser som dette gjelder er: INFORMATION REQUESTED manglende tilbudsinformasjon Side 14 av 16

15 ORDER CONFIRMED ønskes bestillt, ber om suppliers verification PENDING REJECTION avslag vil bli sendt REJECTION - avslag CANCELLATION kansellering (enter fra Aibel eller leverandør sin side etter bekreftet bestillt) 10. SØKEFUNKSJON I menyen på venstre side vil du finne søke funksjon som gjelder KANDIDATER og POSISJONER. Et eksempel: Man ønsker å søke frem Åpne posisjoner på en bestemt lokasjon: Velg SØK under Posisjoner Følgende søkebilde vil vises: Velg ønsket søkekriterier Klikk SEARCH Søkeresultat vil vises i neste bilde, herfra vil det være mulig å klikke seg direkte inn på ønsket posisjon (Ref.nr): Side 15 av 16

16 11. GENERELLE SPØRSMÅL Hvordan slette en kandidat? Svar: det er ikke mulig å slette en kandidat som allerede er sendt inn. Man må da kontakte koordinator i Aibel som sletter/inaktiverer kandidaten eller gir en status WITHDRAWN som brukes når leverandør trekker kandidater tilbake. Hvordan kan en slette et tilbud? Svar: Det er ikke mulig å slette et tilbud, og det er en del av historikken som vi ikke ønsker skal være mulig å slette. Hvordan kan en trekke kandidat fra en forespørsel? Svar: man må da kontakte koordinator i Aibel direkte som gir en status WITHDRAWN som brukes når leverandør trekker kandidater tilbake. Side 16 av 16