hypernet Kommunikasjon

Transkript

1 hypernet Kommunikasjon 1

2 hypernet Kommunikasjon hypernet Kommunikasjon gir brukeren mulighet til å lage og sende SMS- og epostmeldinger til grupper eller enkeltpersoner (elever/lærere/foresatte etc). Kontaktinformasjon er overført fra Extens. I tillegg er det mulig å importere øvrige mottakere via excel. Det kan i grunn være alle andre personer som skolen har behov for å sende meldinger til. Hypernet Kommunikasjon blir levert i en portal der alle moduler fra IST er tilgjengelige. Som bildet nedenfor viser består denne av et menyfelt på venstresiden, og en Startside, Minside samt link til Kommunikasjon. I menyen er det mulig å legge lenker til eksternt innhold (for eksempel fagressurser), og alle programmer som bruker FEIDE (for eksempel Fronter) vil da være ferdig autentisert når brukeren først er logget inn i portalen. Innholdet på startsiden blir styrt av systemadministrator, og kan inneholde nyheter satt opp av administrator, RSS-feeder med mer. Brukeren setter selv opp innholdet på min side. Denne funksjonaliteten er valgfri og kan slåes av og på etter behov. Generelt om meldinger I listevisningen kan man sortere søkeresultatet på den enkelte kolonnen. Det er også mulig å legge til forskjellige søkefiltre for å innskrenke resultatet av søket. 2

3 Meldinger Meldinger er utgangspunktet for arbeid med meldinger. En liste over brukerens tidligere sendte meldinger vises, og følgende muligheter gis i oversikten: Rediger melding Vis melding Kopier melding Opprett melding Slett melding Det er mulig å redigere en melding ved å markere meldingen i oversikten. Maler Under fliken Maler kan brukeren etablere meldingsmaler som kan lagres og brukes ved senere aneldninger. Ved valg av mal vil både meldingstekst og mottakergrupper være forhåndsdefinert, slik at en melding kan gå raskt ut til mottakeren. En liste over tilgjengelige maler for brukeren vil vises, og følgende muligheter finnes: Rediger mal Vis mal Kopier mal Opprett mal Slett mal 3

4 Det er mulig å redigere en mal ved å markere malen i oversikten. Hvordan opprette en ny melding Steg 1 Basisinformasjon Dersom mottaker skal svare på meldingen, kryss av i boksen Be om svar og sett svarfrist for når mottaker skal svare på meldingen. Svar etter utløp av denne fristen vil ikke bli registrert av systemet. Mottaker kan svare på meldingen uten bruk av kodeord! 4

5 Under overskriften Tid for utsendelse settes tidspunkt for når meldingen skal sendes. Her velges enten Umiddelbart eller det settes inn dato og klokkeslett for når meldingen skal gå ut. Umiddelbart er satt som standard. I feltet Send som defineres type melding som skal ut. Valgene er SMS, E-post eller SMS og E-post. Merk! Ved utsendelse som SMS vil systemet identifisere eventuelle mottakere som ikke er registrert med mobilnummer. Disse mottakerne vil automatisk motta melding på e-post i stedet, dersom dette er registrert. Steg 2 Administrere mottakere 1. Legg til mottaker-knappen for å legge til mottakere til meldingen. 2. I feltet Brukere på din skole kan brukere eller grupper av brukere hentes frem ved å søke eller bla igjennom tre-strukturen. Opplysningene overføres fra Extens, samt opplysninger som skolen selv har lagt inn 3. I feltet Mottakere er det også mulig å legge til brukere som ikke er i grupper eller registrert som brukere. 4. Under feltet Importer fra CSV, kan tidligere eksporterte lister med brukere(fra for eksempel Excel i CSV-format) hentes inn ved hjelp av knappen Bla gjennom. 5

6 Steg 3 Sende meldingen Er meldingen lagt inn for utsendelse på et spesifikt tidspunkt (ikke umiddelbart), vil meldingen sendes når dette tidspunktet er nådd. Her vises også hvor mange som vil motta meldingen. 6

7 Svar fra mottaker Dersom utsender krysser av i boksen Be om svar i en melding, kan mottaker svare på SMS. Ved å markere den aktuelle meldingen og klikke Vis melding, vil en oversikt vise hvem som har svart og hva de har svart. Fordeling av svarene vises i diagrammet. 7