hypernet Kommunikasjon

Transkript

1 hypernet Kommunikasjon Brukermanual 1

2 Innhold hypernet Kommunikasjon... 3 Systemkrav... 4 Generelt om meldinger og maler... 5 Meldinger... 5 Ny melding... 5 Redigere melding... 6 Vis melding... 6 Kopier melding... 6 Maler... 7 Ny mal... 7 Redigere mal... 7 Vis mal... 7 Hvordan opprette en ny melding... 8 Steg 1 Basisinformasjon... 8 Steg 2 Administrere mottakere... 9 Steg 3 Sende meldingen Svar fra mottaker Hvordan opprette en mal

3 hypernet Kommunikasjon hypernet Kommunikasjon gir brukeren et effektivt verktøy for utsending av SMS- og e- postmeldinger til en eller flere mottakere. 3

4 Systemkrav hypernet Kommunikasjon støtter følgende operativsystem: X32 Windows XP SP3 X32/64 Windows 7 SP1 hypernet Kommunikasjon støtter følgende nettlesere: IE 8.0 / IE 9.0 Mozilla Firefox x Chrome 18 Krav til hardware er ikke relevant da hypernet Kommunikasjon kun leveres som en SaaS-tjeneste (Software as a Service) fra IST. 4

5 Generelt om meldinger og maler I denne løsningen kan brukeren fortløpende produsere meldinger til en eller flere mottakere, men det er også mulighet for å lage forhåndsdefinerte maler som raskt kan hentes frem og sendes ut i gitte situasjoner. Generelt for både meldinger og maler gjelder også muligheten til å sortere søkeresultatet på den enkelte kolonnen ved å klikke på kolonneoverskriften i listene. Det er også mulig å legge til forskjellige søkefiltre for å innskrenke resultatet av søket. Meldinger Fliken Meldinger er utgangspunktet for arbeid med meldinger. En liste over brukerens tidligere sendte meldinger vises, og følgende muligheter gis i oversikten: Rediger melding Vis melding Kopier melding Opprett melding Slett melding Ny melding For å opprette en ny melding benyttes Opprett melding- knappen. En 3-stegs veiviser vil vise gangen i oppsett og utsendelse av meldingen. 5

6 Redigere melding Skal du redigere en melding gjøres dette ved å markere meldingen i oversikten og deretter klikke på Rediger melding-knappen. Når en melding redigeres brukes samme veiviser ved oppsett av ny melding. Denne funksjonen kan kun benyttes på tidsinnstilte meldinger, dvs ikke på meldinger som allerede er sendt. Vis melding Skal du vise detaljer i en melding gjøres dette ved å markere meldingen i oversikten og deretter klikke på Vis melding-knappen. Kopier melding Skal du kopiere en melding gjøres dette ved å markere meldingen i oversikten og deretter klikke på Kopier melding-knappen. 6

7 Maler Under fliken Maler kan brukeren etablere meldingsmaler som lagres og brukes ved senere anledninger. En liste over tilgjengelige maler for brukeren vil vises, og følgende muligheter finnes: Rediger mal Vis mal Kopier mal Opprett mal Slett mal Ny mal Klikk på Opprett mal- knappen for å lage en ny mal. Når det opprettes en ny mal er det mulig å predefinere meldingstittel, innholdet i meldingen og mottaker-lister. Redigere mal Skal du redigere en mal gjøres dette ved å markere malen i oversikten og deretter klikke på Rediger mal-knappen. Når en malen redigeres brukes samme oppsett som ved ny mal. Vis mal Skal du vise detaljer i en eksisterende mal gjøres dette ved å markere malen i oversikten og deretter klikke på Vis mal-knappen. Kopier mal Skal du kopiere en mal gjøres dette ved å markere meldingen i oversikten og deretter klikke på Kopier mal-knappen. Den nye kopien vil umiddelbart vises i listen. 7

8 Hvordan opprette en ny melding Steg 1 Basisinformasjon 1. Klikk på Ny melding knappen for å opprette en ny melding 2. Hent frem en predefinert mal ved behov i feltet Mal. 3. Legg til informasjon i de obligatoriske feltene tittel, avsender og innhold i meldingen (de feltene som er merket med stjerne). Tittel vil ikke vises i sms et. 4. Dersom mottaker skal svare på meldingen, kryss av i boksen Be om svar og sett svarfrist for når mottaker skal svare på meldingen. Svar etter utløp av denne fristen vil ikke bli registrert av systemet. 5. Under overskriften Tid for utsendelse settes tidspunkt for når meldingen skal sendes. Her velges enten Umiddelbart eller det settes inn dato og klokkeslett for når meldingen skal gå ut. Umiddelbart er satt som standard. 6. I feltet Send som defineres type melding som skal ut. Valgene er SMS, E-post eller SMS og E-post. Merk! Ved utsendelse som SMS vil systemet identifisere eventuelle mottakere som ikke er registrert med mobilnummer. Disse mottakerne vil automatisk motta melding på e-post i stedet, dersom dette er registrert. 8

9 Steg 2 Administrere mottakere 1. Klikk på Legg til mottaker-knappen for å legge til mottakere til meldingen. 2. I feltet Brukere på din enhet kan brukere eller grupper av brukere hentes frem ved å søke eller bla igjennom tre-strukturen. 3. I feltet Mottakere er det også mulig å legge til brukere som ikke er i grupper eller registrert som brukere. 4. Under feltet Importer fra CSV, kan tidligere eksporterte lister med brukere(fra for eksempel Excel i CSV-format) hentes inn ved hjelp av knappen Browse (Bla gjennom). 5. Klikk på Legg til-knappen for å returnere til mottaker-oversikten. 6. Marker en mottaker i mottakeroversikten og klikk på Rediger mottakere for å redigere informasjon om mottakeren. 7. Klikk Legg til mottaker-knappen for å legge mottakeren til listen. 9

10 8. Marker en mottaker i mottakeroversikten og klikk på Slett mottaker-knappen for å slette mottakeren fra listen. 9. Klikk Eksporter mottaker-knappen for å eksportere mottakerlisten. Velg hvilken kontaktinformasjon som skal følge mottakeren i eksporten. Spesifiser også skilletegn som brukes i eksportfilen. Den eksporterte listen kan senere importeres og gjenbrukes til å generere en mottakerliste. 10. I oversikten over mottakere klikkes Neste-knappen for å gå videre. Steg 3 Sende meldingen 1. Se gjennom informasjonen i meldingen, inkludert basisinformasjon, antall mottakere og innhold. 2. Klikk Bekreft for å sende meldingen. Er meldingen lagt inn for utsendelse på et spesifikt tidspunkt (ikke umiddelbart), vil meldingen sendes når dette tidspunktet er nådd. Merk! Sjekk spesielt nøye at antall mottakere stemmer med det du hadde planlagt. Dette er siste sjanse til å avdekke om du sender til rett mengde personer. 10

11 Svar fra mottaker Dersom utsender krysser av i boksen Be om svar i en melding, kan mottaker svare på SMS. Ved å markere den aktuelle meldingen og klikke Vis melding, vil en oversikt vise hvem som har svart og hva de har svart. Fordeling av svarene vises i diagrammet. Merk! Dersom man svarer avvikende vil dette vises som nye kategorier i diagrammet. 11

12 Hvordan opprette en mal 1. Klikk på Ny mal knappen for å opprette en ny mal 2. Legg til en tittel på malen. 3. Legg inne meldingsinnholdet. Innholdet kan endres ved behov. 4. Under menyen Mottakere kan man forhåndsdefinere de personene eller mottakergruppene som skal få meldingen. Benytt Legg til-knappen for å legge enkeltmottakere eller mottakergrupper i malen. Listen kan endres ved behov. 5. Klikk Lagre for å opprette malen. 12