Instruktørportalen - dokumentasjon

Transkript

1 Instruktørportalen - dokumentasjon Forberedelser / ta i bruk portalen: Etter bestilling av instruktørportalen mottas en epost fra ibooking med senterets egen link til portalen, brukernavn (mobilnummer) og passord til administratorbruker av systemet. Logg inn på portalen ved å klikke på linken og skrive inn mobilnummer og passord. Du får nå opp en side som dette: Velg Admin Instruktørliste. Nå vises en opplisting av alle instruktørene som er registrert i Exceline. Instruktørene må få oppdatert sin «kompetanse» før de kan benytte Instruktørportalen. Det vil si at det må krysses av for hvilke klassetyper de kan være instruktør for. Dette kan senteret overlate til instruktørene å gjøre eller man kan gjøre dette på vegne av instruktørene. Dersom senterledelsen tar den første jobben med oppdatere kompetansen til instruktørene er det uansett naturlig at hver enkelt instruktør er ansvarlig for å oppdatere sin egen kompetanse videre. For å legge inn riktig kompetanse for en instruktør er det bare å klikke på navnet til instruktøren i instruktørlista. Da blir man logget inn som denne instruktøren i portalen. Dette vises ved at det står en liten a i parents bak navnet oppe til høyre.

2 Nå kan man holde markøren over instruktørnavnet i menyen og velge «Min Kompetanse». Da kommer alle klassetyper opp med en liten avkryssingsboks til venstre. Klikk på de klassene instruktøren skal kunne ta og klikk på «Lagre». Dermed er kompetansen oppdatert. Dersom senteret har flere avdelinger må dette gjentas for alle avdelinger denne instruktøren skal kunne ta timer ved. Når alle instruktører har fått oppdatert sin kompetanse må man sende ut innloggingsinfo med passord til instruktørene. Dette gjøres også fra Instruktørlista. Skriv inn mobilnummer til instruktøren i det åpne feltet til høyre for instruktørnavnet og klikk på «Send passord». Dermed blir det sendt en SMS med tekst som dette til instruktøren: Du har fått tildelt et passord på instruktørportalen. Brukernavn: Passord: d75q26. Logg inn på Etter at SMSen er sendt vil mobilnummeret til instruktøren bli liggende igjen slik at man ser hvilke instruktører som har tilgang. Om man ønsker å fjerne tilgang til portalen for en instruktør fjerner man bare mobilnummeret og klikker på «Send Passord». Det sendes da ikke ut noen SMS, men vedkommende er da koblet ut fra innlogging og mottak av SMSer fra systemet. Når alle instruktører har fått passord er systemet operativt, og timer kan legges ut og «tas» fra markedet. Bruken av systemet for instruktørene er selvforklarende og SMSene som går fram og tilbake er enkle å forstå.

3 Spørsmål & Svar Hva skjer når en time legges ut på markedet? Systemet sender automatisk ut SMSer til samtlige instruktører som har riktig kompetanse med beskjed om at timen er lagt ut. SMSen inneholder en link som kan klikkes på. Den første som gjør dette overtar timen direkte. Eksempel på SMS: Det ligger en ny time på markedet som du har kompetanse til å ta: STEP, klokken 20:30-21:30. Klikk på lenken for å ta timen direkte: Hva skjer når en instruktør «tar» en time? Kvitterings SMS sendes tilbake til både gammel og ny «eier» av timen når byttet er gjort. Timeplanen på nett samt dagsplanen i Exceline oppdateres direkte med ny instruktør. Eksempler: Du er nå vikar for Kim Grytøyr på timen PUST & PACE, klokken 10:45-11:30 Kim Grytøyr er nå bekreftet som vikar på timen STEP, klokken 20:30-21:30 Hva gjør jeg når en instruktør blir syk? Du kan bruke instruktørportalen til å bytte instruktør direkte uten å legge timen ut på markedet. Det er bare å logge inn som instruktøren via instruktørlista og klikke på «Bytt instruktør». Da kan ny instruktør velges direkte. SMSer til gammel og ny instruktør sendes ut. Hvordan får jeg lagt inn en ny instruktør? Instruktørene registreres i Ansattlista i Exceline. Etter vanlig synkronisering av program i ibooking vil instruktøren dukke opp i portalen. Logg inn som vedkommende og registrer hans/hennes kompetanse før du sender ut passord SMS. Hvordan fjerner jeg en instruktør fra portalen? Gå inn på ansattlista, slett mobilnummeret og klikk på «Send Passord» - Dermed er instruktøren koblet ut fra portalen. Kompetansen ligger igjen så hvis man skal legge inn instruktøren igjen er det bare å skrive inn mobilnummeret og sende passord på nytt. En instruktør har glemt passordet sitt hva gjør jeg? Gå inn på instruktørlista og klikk på «Send Passord» på instruktøren. Et nytt passord genereres av systemet og sendes i SMS til instruktøren.

4 Skjermbilder: 1. Innlogging 2. Innlogget administrator med egne timer:

5 3. Innlogget instruktør markedet inneholder to timer: 4. Instruktøren kan ta den ene timen og gjør det: 5. Markedet er oppdatert timen har fått endret instruktør, endringen vises på timeplanen på nett og i Excelines dagsplan: :