Visma.net Expence Brukerveiledning

Transkript

1 Visma.net Expence Brukerveiledning Side 1 av 15

2 Innhold Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang... 3 Aktivering av egen brukertilgang... 3 Innlogging eksternt... 3 Innlogging internt... 4 Forside / Oversiktsbilde... 5 Elektronisk hjelp i systemet... 5 NB. Ta vare på kvitteringer... 5 Utfylling av reiseregningen... 7 Fanen Reise... 7 Fanen Diett... 9 Fanen Kjørebok Fanen Utlegg Kostnadsfordeling Utleggstype Overnatting (Splitting av MVA på overnatting hotell) Vedlegg / dokumentasjon Last opp vedlegg Lagre vedlegg Fanen Overnatting Fanen Sammendrag Diverse Endring av brukernavn (epostadresse) Side 2 av 15

3 Visma.net Expense reiseregning Slik kommer du i gang Aktivering av egen brukertilgang Når brukerkonto i Expense er klar, vil du motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense (følge lenken i e-posten). Når dette er gjort kan du begynne å registrere reiseregninger. Tilgangen til å registrere deg som bruker med eget passord gjelder i to døgn fra du får eposten. Det er imidlertid ikke noe problem dersom du ikke får aktivert brukerkontoen straks du kan når som helst i ettertid registrere nytt passord ved å gå inn på Innlogging eksternt Gå til nfk.no/reise. Der finner du informasjon om pålogging, opplæringsvideoer og brukerveiledninger. Benytt linken for å logge på reiseregningssystemet. Brukernavn er din epostadresse i NFK det vil si brukerident@nfk.no eller brukerident@vgs.nfk.no for ansatte ved videregående skole. Brukernavn til eksterne, vil være deres private epostadresse (navn@gmail.com, navn@hotmail.com etc). Klikker du på «Glemt passordet?» får du slik tilbakemelding fra systemet og må følge instruksene og lage et nytt passord. Side 3 av 15

4 Når du logger inn med riktig epostadresse og riktig passord kommer du rett inn i reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise: Innlogging internt Når du er innlogget på egen PC på jobben kan du velge boksen «Visma web» på intranett / felles snarveier. Når du går inn i Visma Enterprise vil forsiden variere litt avhengig av hvilken rolle og oppgaver du har i organisasjonen, men alle har tilgang til «Meg selv». Når du klikker på Meg selv finner du valget Reiseregning som et valg helt til høyre. Klikk på denne og deretter på Start Expense-knappen i neste bilde: Du kommer inn i selve reiseregningsmodulen og kan starte registreringen av din reise. NB. Nedenfor Expense har du fortsatt valget Travel som du kan benytte for å gå inn i Visma Travel. Side 4 av 15

5 Forside / Oversiktsbilde Oversiktsbildet vil være bygd opp litt avhengig av hvilken rolle og oppgaver du har i organisasjonen, men vil som regel starte opp i valget Expence. Forsiden vil vise alle reiser som du har registrert, og ikonet foran beskrivelsen vil fortelle hvilken status reisen har. Pr i dag er det ulike ikoner for Åpen, Til godkjenning, Avvist, Tilbakekalt, Godkjent og Utbetalt. Elektronisk hjelp i systemet Skjermbilder og funksjonalitet vil kunne endres av Visma flere ganger i året! Denne veiledningen vil derfor ikke være ajour til enhver tid. Det anbefales å trykke på valget Hjelp som ligger øverst på skjermbildet for å finne oppdatert informasjon om registrering, regler og annen nyttig informasjon. NB. Ta vare på kvitteringer Vi anbefaler at du tar vare på alle dine kvitteringer inntil du har fått utbetalt beløpene! Dette gjelder selv om du har skannet dem og lagt de ved reiseregningen! Side 5 av 15

6 Øverst i skjermbildet finner man følgende ikoner: Dersom man ønsker å registrere en reise, trykker man på Reise. Dersom man kun ønsker å registrere kjøring, kan man benytte Kjørebok. Dersom man skal ha refundert utlegg, trykker man på Utlegg. En reise som ikke er sendt til godkjenning kan endres ved å klikke på navnet på reisen. Da vil reisen åpnes i fanen Reise. Dersom du avbryter utfyllingen av en reiseregning, må du gå inn på den samme regningen når du skal fullføre. Trykk på «Endre» og fortsett på samme regning. Husk «Legg til» eller «Lagre» underveis i prosessen. Side 6 av 15

7 Utfylling av reiseregningen Fanen Reise Hurtigguiden som ligger ute til høyre er et fint hjelpemiddel til registreringen. Den vil følge hvert skjermbilde som du er inne i! Søking. Man kan enkelt søke på nummer eller navn i et blått søkefeltet som kommer opp når man trykker i f.eks. Kostnadssted eller Prosjekt. Marker for å velge. Reisebeskrivelse I feltet «Beskrivelse» skal du legge inn en kortfattet beskrivelse av reisen. Side 7 av 15

8 Stilling Viser hovedstilling. Dersom du har flere stillinger, må du velge riktig stilling i forhold til reisen du har foretatt. Konteringen (organisasjonsenhet, balansested og kostnadssted) må være riktig Dersom reisen ikke er foretatt i din ordinære stilling, må du velge riktig organisasjonsenhet Velg deretter riktig balansested og kostnadssted Prosjekt og Lokal dim Prosjektnummer og Lokal dim kan også registreres. Reisedato og klokkeslett Trykke på Legg til reise eller trykk på aktuell dato i kalenderen for å legge inn reisedatoer. Velg riktig diett type og reisetype. Velg riktig land som reisen er utført i. Her kan man dele opp reisa i ulike land ved å velge «Legg til flere destinasjoner». I feltet «Formål/Arrangement» legges inn formålet med reisen. Om det er kurs, konferanse mv og hvem som er arrangør Fyll inn reisedato og klokkeslett fra- til og trykk Lagre. Kalenderen vil da bli oppdatert med et felt som viser reisen. Side 8 av 15

9 Fanen Diett Måltider Hvis alle måltider er dekket for alle dager velg «Måltid dekket» for frokost/ lunsj/ middag i første linje Hvis det er enkeltmåltider som er dekket og noe som skal utbetales, velg «Måltid dekket» for det aktuelle måltidet (frokost/lunsj/middag) dag for dag. Overnattingstyper Hvis det er samme type overnatting, velg kun i første linje, eventuelt nattillegg, hvis det er privat/pensjonat (Privat = med kokemuligheter, Pensjonat = uten kokemuligheter). Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks. hotell en natt og deretter privat/ pensjonat, velg nedtrekk dag for dag. Ved overnattingstype Hotell velg «Ingen nattillegg i boksen til høyre (ikke nattillegg) Ved overnattingstype Hybel/pensjonat/privat velg «Nattillegg» når det er avtalt Nattillegg Nattillegg utbetales uten at den reisende må redegjøre for hvor overnatting har funnet sted (ulegitimert) - nattillegg utbetales derfor kun ved overnatting hybel/pensjonat/privat Nattillegg utbetales ikke ved hotellovernatting utgiften legitimeres og dekkes etter bilag Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan dietten fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. Side 9 av 15

10 Fanen Kjørebok Dato, Type kjøretøy, Kjørelengde, Reiserute og Formål skal registreres for hver kjørelengde. Trykk Legg til eller trykk Neste for å registrere. Redigering eller sletting av en linje gjøres via knappen til venstre for hver linje. For hver kjørelengde kan du angi tillegg for Passasjer, Skog- og anleggsvei eller Tilhenger. Dersom det kjøres ekstra i forhold til omkjøring, legg inn formål for omkjøring. Passasjertillegg legges inn for hver passasjer med antall kilometer, velg + for ny linje. Hvis du skal lage kjørebok for flere reisedager samtidig registrerer du en kjøring med riktig dato, trykk Legg til og registrer ny kjøring på ny dato. Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan kjøringen fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. Side 10 av 15

11 Fanen Utlegg Velg aktuelt utlegg i nedtrekks menyen. Feltene Type utlegg, Dato, Valuta, Beløp og Formål skal fylles ut for hvert utlegg. Ved utlegg til reiser utlands: Husk å hake av for «Utlegg utenlands». Er utlegget betalt av arbeidsgiver, haker du av i feltet «Betalt av arbeidsgiver» Trykk Legg til for å registrere. Kostnadsfordeling Ved å velge denne kan dietten fordeles på ulike kostnadsbærere. Ved riktig kostnadsbærer og angi prosentfordeling. Trykk + for å legge til flere. Utleggstyper Side 11 av 15

12 Utleggstype Overnatting (Splitting av MVA på overnatting hotell). Hotellovernatting ved tjenestereise skal alltid splittes. Legg inn hele beløpet i feltet «Beløp» og pris for frokost i feltet «Hvorav frokost». Splittingen skjer automatisk i sammendraget. Overnattingssted skal fylles ut med navn, adresse og dato. Dersom det er forskjellige overnattingssteder - legg inn flere linjer. Definisjoner: Privat overnatting/brakkeovernatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, telt, snøhule, campinghytte, fjellhytter. Pensjonatovernatting uten kokemuligheter: Motell, pensjonat, buss, bil, båt (ikke «Danskebåter»), fly, tog, herberger, private fjellstuer, turistheimer. Vedlegg / dokumentasjon Nordland fylkeskommune ønsker at reiseregningssystemet skal være helelektronisk og papirløst! Alle utlegg skal dermed knyttes til et vedlegg via knappen Vedlegg. Dette gjelder f.eks. Transport, Overnatting, Mat etter regning, Parkering, Tapt arbeidsfortjeneste og Utlegg. Vi anbefaler at du tar vare på alle dine kvitteringer inntil du har fått utbetalt beløpene! Dette gjelder selv om du har skannet dem og lagt de ved reiseregningen! Pr i dag kan det kun knyttes et vedlegg til hvert utlegg. Dersom du har flere vedlegg må du registrere utlegg flere ganger. Slik som f. eks. Taxi som registreres pr tur. Bompenger som registreres med høy sats skal dokumenteres. Benyttes det rabatterte satsen (brikkesats/autopass-sats) er det ikke krav til dokumentasjon på denne! Vedlegg som ikke er utlegg (f.eks. kursdokumentasjon) skal legges ved. Inntil videre benyttes utleggstype Dokumentasjon kursprogram. Legg inn 1 øre i beløp. Sjekk at du benytter riktig utleggstype i forhold til MVA på kvitteringen. Side 12 av 15

13 Last opp vedlegg Vedlegg til utleggene kan lastes opp på flere måter: 1. Vedlegg skannes og lagres på et egnet område på din PC, og hentes via valget Bla gjennom / Browse. 2. Dersom du har installert app en Visma Attach, kan du ta bilde av vedlegget og laste det opp via valget Visma Attach. 3. Dersom du benytter Dropbox, kan du hente vedlegget derfra via valget Dropbox. Sjekk at vedleggene er tydelige og kan leses/tolkes av de som skal godkjenne disse! Lagre vedlegg Ved registrering av vedlegg første gang trykker man på knappen Legg til for å lagre vedlegget Ved endring av et vedlegg, må man huske på å trykke Lagre for å lagre endringen. Side 13 av 15

14 Fanen Overnatting Viser hva som er registrert i fm din overnatting. Dersom du har glemt å påføre overnattingssted kan dette gjøres her. Ved endring av overnattingsstedet, gjøres det under Utlegg / Utleggstype Overnatting. Side 14 av 15

15 Fanen Sammendrag Her ser man et sammendrag av det som er registrert tidligere. Dersom reisen ikke er ferdig kan man lagre reisen ved valget Lagre, eller sende den videre til behandling ved valget Send til godkjenning. Her kan man også slette reiseregningen ved valget Slett reiseregning. Diverse Endring av brukernavn (epostadresse) Brukernavn / epostadresse endres ved å trykke øverst i høyre hjørne på sin epostadresse og velge Mine opplysninger. Trykk på ikonet til høyre for epostadressen og følg instruksjonene som kommer. Byttet må bekreftes i linken som blir sendt til deg! Side 15 av 15