Reiseregning og utlegg Visma Expense

Transkript

1 2017 Reiseregning og utlegg Visma Expense Lyngen kommune

2 1 Pålogging Når du blir oppretta som bruker i Visma Expense, får du en e-post på din kommunale (primært) eller private postkasse der du må aktivere din bruker. E-posten kommer fra do.not.reply@visma.net. Fyll instruksene i e-posten og lag deg et valgfritt passord på minst åtte tegn. Dette passordet skal bare brukes når du går direkte til nettsida som står nederst i avsnittet eller når du skal bruke appen Visma Attach (se pkt. 4). Du trenger ikke dette passordet når du logger deg på internt i nettverket til Lyngen kommune (jobb-pc og -nettverk). Når du har aktivert din bruker, gå inn på Visma Enterprise via intranettsiden vår: Visma Enterprise Meg selv Reiseregning Neste bilde som dukker opp er dette: Start Expense (denne måten krever ingen pålogging) For ekstern pålogging med brukernavn (e-postadresse) og passord utenom Visma-portalen vår: 1

3 2 Endre dine innstillinger Dersom du ønsker å endre noen innstillinger eller legge til totrinnskontroll for pålogging på Visma Expense kan du endre disse. Logg deg inn i Expense og klikk på pila som står bak navnet ditt oppe til høyre og Mine opplysninger. Her kan du bl.a. skifte passord og språk om du ønsker det. Bildet du kommer inn i da ser slik ut (med unntak av antall faner): Nederst på siden finner du en oversikt over e-postvarslinger du kan velge bort. 2

4 3 Glemt passord 1. Gå til Klikk «glemt passord» 2. Fyll inn postadressa din og klikk send 3. Du vil få en e-post med instruks om hvordan du lager et nytt passord 4 Vedlegg Alle reiser og utlegg skal dokumenteres og legges ved reiseregninga, men vi bruker da ikke lenger papir. Du må derfor enten skanne disse vedleggene eller bruke appen Visma Attach. Med denne appen kan du ta bilder av kvitteringer og enkelt laste de opp som vedlegg når du skal fylle ut en reiseregning. Appen er gratis og tilgjengelig for IOS, Android- og Windows-telefoner. Bruke Visma Attach: - Logg inn på app en med brukernavn og passord for Expense - Ta bilde av kvittering/invitasjon/påmelding o.l., altså dokumentet du ønsker å knytte til din reiseregning. Du kan legge til flere vedlegg (f.eks. både taxi, parkering, tog- og fergebillett) til ett «Krav/reise». - Når du har tatt bilde, klikk på «haken» i midten nede på mobilen. Skriv hva vedlegget gjelder i kommentarfeltet, da er det lett å finne rett vedlegg når du fyller ut reiseregninga på pc. De som attesterer og anviser, kan i tillegg laste ned appen «Visma Mobile Manager» for å kunne godkjenne reiseregninger fra telefonen. Merk; en kan ikke gjøre endringer i appen. Dersom du har tatt i bruk appen Troms Mobillett, kan du sende kvittering på reiser direkte til e- posten din, lagre på PC og dermed laste opp som vedlegg. 5 Føre reiseregning og utlegg I Visma Expense finnes det tre valg for føring av reiseregning og utlegg. Klikk på den type reiseregning som passer for din reise/utlegg Dersom du treng hjelp til utfylling, kan du klikke på «reisetype» oppe til høyre på skjermen når du har valt 5.1 Kom i gang startbilde er likt for både reise, kjørebok og utlegg - Fyll inn beskrivelse av reiseregning - Legg ved invitasjon/påmelding 3

5 - Dersom reiseregninga skal fordeles på flere ansvar, tjenester eller prosjekt må du gjøre dette ved å trykke på «+Kostnadsfordeling» og så legge inn ny info: - Klikk «lagre» og du kommer inn for å fylle ut videre detaljer om «kravet». - Velg dato og diett, ikke diett eller privat opphold. Her kan også reisen deles opp i både jobb og privat del, og/eller flere reisemål. Har du mye enkeltviskjøring over en lengre periode, bør kjørebok brukes. Her kan du legge inn mange kjøringer, f.eks. for en hel måned («Kjørebok juli 2017»). - Om du skriver kjørebok, husk at parkeringsbilletter, bompenger, fergebillett osv. må føres som utlegg og dokumenteres med vedlegg. 4

6 5.2 Føring av utlegg Typer utlegg som skal føres i Visma Expense: 1. Fyll inn nødvendige felt og last opp vedlegg ved å klikke på «vedlegg» 2. Du kan nå velge mellom å laste opp vedlegg fra din datamaskin (skannede kvitteringer) eller hente bilde av kvitteringer direkte fra Visma Attach. Kommer vedlegget fra Visma Attach, følger informasjon om dato og klokkeslett med automatisk og kan ikke endres. 3. Vær OBS på forskjellen mellom personbiler med hvite og grønne skilt! Her vil det sannsynligvis komme flere typer utlegg som skal føres. 5.3 Sammendrag og godkjenning Ei reiseregning kan hele tiden endres ifht. beskrivelse, kjørebok og utlegg (med unntak av vedlegg fra Visma Attach). Når du har gått gjennom reiseregninga og ser at du har lagt inn rett info, sender du den til godkjenning. Den går da til attestasjon og anvisning før den blir kontrollert og utbetalt. Dersom noe er feil ved reiseregning, får du enten en e-post eller reiseregninga i retur. Du kan også slette reiseregninga dersom du ønsker å begynne helt på nytt (under Sammendrag). Er det utleggstyper du savner, eller har problemer med utfylling, ta kontakt med: Peter Langgård, Tove Nilsen, Edel Holm,