Brukerveiledning for elektronisk registrering og innsending av krav fra prøvenemndsmedlemmer

Transkript

1 Brukerveiledning for elektronisk registrering og innsending av krav fra prøvenemndsmedlemmer Viktig å lese dette før du går videre i brukerveiledningen. -Lag deg god rutine med å sende dine krav til fylkeskommunen straks oppdraget er utført. -Alle utlegg og tap i inntekt (direkte utbetaling til deg) må fortsatt dokumenteres ev. attesteres. -Om du mottar lønn fra bedriften under oppdrag, benyttes ordningen med refusjonskrav og faktura som tidligere. Før du har blitt godt kjent med elektronisk registrering, kan du fylle ut skjemaer du kjenner fra tidligere og som vil være til stor hjelp for deg når du fyller ut den elektroniske reiseregningen. Om fylkeskommunen skal utbetale krav om lønn direkte til deg, benyttes Skjema 1 eller 2. Skjemaene kan lastes ned på hjemmesiden vår og må være attestert. Selv om du registrerer beløpets størrelse i reiseregningen, må attestert(e) skjema(er) settes inn som vedlegg. side 1

2 Visma har lagt til rette for dette ved at du nå kan benytte mobiltelefonen din som kamera, ta bilde av parkeringskvitteringer og eventuelt attestert lønnsskjema og sende direkte inn i reiseregnings-skjemaet. Søk opp og last ned «Visma Attach», lagre appen, og du er klar for å ta i bruk et flott hjelpemiddel. Alternativet er at du må skanne alle vedlegg og lagre på din PC, for så å laste opp filen som vedlegg. Lag en egen mappe på PC `n din slik at du lett finner dem igjen. Slik ser appen ut. Attach Fylkeskommunen kan ikke rette eventuelle feil i registreringene dine, men kan bare sende tilbake til deg med veiledning om hva du må rette. Vær derfor nøyaktig med alle registreringer og følg veiledningen, slik unngår du at utbetaling utsettes pga. tilbakesendinger. Første steg er å logge seg på Visma.net, som fylkeskommunen benytter for elektronisk reiseregning. Benytt adressen under og vær sikker på at du har skrevet akkurat slik: Fylkeskommunen har registrert og benytter din E-postadresse som du har oppgitt da du ble oppnevnt i prøvenemnda, eventuelt har endret og sendt endringen til fylkeskommunen. Om du har endret E-postadresse uten å melde endringen til fylkeskommunen, kommer du ikke videre i påloggingen. Gjør da følgende: -send E-post til Sentralpost@ostfoldfk.no med opplysning om fullt navn, fødselsdato, hvilken prøvenemnd du tilhører og din nye E-postadresse. Rett saksbehandler får saken og kan iverksette endringen noe som fører til at din nye E-postadresse aktiveres. Du mottar E-post fra Visma.net når din nye E-post er aktivert. Du kan logge på Visma.net. side 2

3 Brukernavnet er din E-postadresse, deretter klikk på «Glemt passordet?» og du kan da opprette ditt passord. Følg anvisning på bilder nedenfor. Neste gang du logger på, kommer du rett til E-postadresse og passord. Eksempler på aktuelle registreringer som prøvenemndsmedlem: Under Kjørebok kommer registrering av: kjørelengde, reiserute (adresse kjørt fra - adresse kjørt via - adresse kjørt til, hvordan kjørt tilbake), ev. navngitt passasjer(er) Under Utlegg kommer registrering av: Parkeringsavgift og andre kvitteringer knyttet til kjøringen, beløp for bomavgift (ikke krav til dokumentasjon), tapt inntekt (direkte utbetaling til deg), Prøvenemnd møtegodtgjøring (sats for leder eller medlem, i overenstemmelse med protokollen fra prøven) side 3

4 Her vises eksempelvis bruk av kjørebok * må du fylle ut slik du ser det her hver gang, viktig for kontrollen av registreringene du ser også teksten som automatisk settes i «Organisasjonsenhet», «Ansvar», «Funksjon» når du er i prøvenemnd og er logget inn videre registrering i kjørebok, husk alle felt med * Alltid kandidatens navn Klikk alltid «Legg til» mellom hver registrering før du gå ut av bildet med «Neste» Du kan også benytte fanen «REISE» dersom du også har reist i forbindelse med oppdraget. Der vil du også finne «diett» om det er avtalt oppdrag utenfor eget bostedsfylke. side 4

5 registrering av utlegg.. Etter å ha trykket «Vedlegg» kan du overføre bildet av vedlegget fra Visma Attach. Husk «Legg til» for ny registrering, for eksempel tapt inntekt (direkte til deg).under ser du hvordan et bilde av en kvittering, tatt med mobiltelefonen, vises i Visma Attach. For å aktivere «Legg ved» knappen, klikk på teksten «Kvittering 2016/10/28» som vises på bildet. Kvitteringen vil vises om du trykker på blå tekst Kvittering 2016/10/28 på bildet over. side 5

6 ..under ser du registrert «Prøvenemnd møtegodtgjørelse» med eksempelvis beløp som leder (kr. 2000) Husk «Legg til» knappen før neste registrering..under ser du registrert «Prøvenemnd tapt arbeidsfortj.» (direkte utbetaling til deg når du ikke har mottatt lønn fra bedriften og bedriften ikke sender refusjonskrav) side 6

7 Her ser du hvordan vårt kjente skjema 1 for tapt arbeidsfortjeneste, alltid attestert, er avbildet med Visma Attach. Du ser på forrige bilde at det nå ligger eksempel på to kvitteringer. Slik kan alle utlegg registreres og dokumenteres, men husk: klikk «Legg til» mellom hver registrering. Når kjøring, utlegg, møtegodtgjøring og eventuelt tap i inntekt er registrert og du har trykket «Neste», kan du se utførte registreringer under «Sammendrag» før du går tilbake med «Forrige» og trykker «Send Inn». Husk å sjekke registreringene i «Sammendrag» før «Send til godkjenning». side 7