Skrive reiserekning i Visma Expense

Transkript

1 Skrive reiserekning i Visma Expense Innhald Logge inn:... 1 Om reisa:... 2 Diett:... 4 Kjørebok:... 5 Utlegg:... 6 Samandrag og innsending Logge inn: I) På Intranett, klikk på «Støttesystem» og «Skrive reiseregning» Dersom du må skrive inn brukarnamn og passord er dette som på PC en / FEIDE. II) Klikk på «Meg selv», «Reiseregning» og «Start Expense» Side 1 av 11

2 Om reisa: 1) Klikk på «Reise» 2a) Beskriv reisa. Skriv i tillegg stad og dato slik at det blir lettare for dei som skal godkjenne reiserekninga. 2b) Last opp program, møteinnkalling eller liknande. Filtypen må vere PNG, JPG eller PDF. E-post-vedlegg må du først lagre på datamaskina, før du så lastar det opp her. Word-filer må du derfor lagre som PDF. Dersom du skal legge ved sjølve e-posten gjer du han enkelt om til PDF ved å velje «Skriv ut» og så velje en PDF-skrivar, Lagre e.l. a) b) c) Sjå til at felta Ansvar, Ramme og teneste er korrekt. Dersom reisa skal fordelast på ulike rammer e.l., klikk på «Kostnadsfordeling». 3) Klikk på dagen da reisa starta. Side 2 av 11

3 4) Skriv inn når reisa starta og slutta. Starta du turen heimanfrå, gjeld dette klokkeslettet og startpunktet. Er du på jobb først, startar reisa når du reiser frå jobb. Ved utanlandsreise, klikk på «Reise til fleire steder» og registrer ei linje med dato og tid for kvart av dei landa du har vore, t.d. Noreg Sverige Polen - Tyskland Sverige - Noreg. Dersom du kombinere tenestereise med privat-reise må du skrive inn når du måtte ha reist og kome tilbake for å utføre oppdraget. NB: Ver merksam på at dersom du er borte mindre enn 6 timar eller reisevegen er mindre enn 15 km éin veg, har du IKKJE rett på diettpengar, og da skal du velje «Ingen diett». 5) Sjå at tidspunktet blei riktig. Reiserekninga består av inntil 5 steg: Reise, dvs. generelt om reisa. Diett, dvs. kostgodtgjering / pengar til diett. Kjørebok, dvs. godtgjering for bruk av eigen bil o.l. Utlegg, dvs. alle utlegg du har hatt med reisa. Sammendrag, dvs. ei oppsummering av det du har registrert. Du er no ferdig med første steg. Side 3 av 11

4 Diett: 6) Merk av for måltid og overnattingstype. «Måltid dekket» er måltid der du går til dekka bord utan å betale. Eit måltid vil seie at du kan ete deg normalt mett. Det har IKKJE betyding om lunsjen består av kald eller varm mat. Kaffe, frukt, ei svele, flymat på innanlandsreiser eller liknande reknast IKKJE som måltid. I slike tilfelle der du sjølv må ordne deg med mat vel du «Måltid ikke dekket». Om det står oppført måltid i programmet, men som du sjølv har betalt, må du skrive kvifor i feltet «Kommentar» på sida «Sammendrag». Når eit måltid er dekka av konferanse-avgifta e.l. må du velje «Måltid dekket» sjølv om du valde å ikkje ete. For måltid som står oppført på hotellrekninga, vel «Inkludert i overnatting». Dersom det er mat du ikkje kan ete, hugs å informere arrangøren i god tid. Det er berre ved privat overnatting du har rett på «Nattillegg». Dersom du bur på din folkeregistrert adresse, hybelen din, leilegheita eller fritidsbustaden skal du under overnattingstype velje «Hybel/brakke med kokemuligheter», og du skal IKKJE hake av for nattillegg. NB: Kost-døgnet startar når reisa startar og varer i 24 timar. Dersom f.eks. reisa startar kl og du får frukost NESTE MORGON, skal du merke av for frukost PÅ FØRSTE LINJE. Første linje gjeld altså i 24 timar frå avreisa. Det er viktig at dette blir korrekt! Sjå under for meir informasjon. a) b) c) d) e) f) g) Ved å halde mus-peikaren over datoane får vi informasjon om når dette kost-døgnet startar og sluttar. Eit kost-døgn kan altså starte med middag, lunsj eller frukost. Eit kost-døgn varer i 24 timar frå reisa startar. Dersom reisa varer 6 timar inn i eit nytt kost-døgn, får du full diett-godtgjering for dette døgnet. «Måltidsfradrag» vil seie berekna verdi av måltida du har fått servert. Frukost tel 20% av satsen, lunsj 30% og middag 50%. Ev. utlegg du har hatt til mat / overnatting skal du ikkje registrere her, men under fana «Utlegg», men det kjem vi tilbake til. Side 4 av 11

5 Kjørebok: 7) Vel dato og framkomstmiddel. Skriv inn køyrelengde, reiserute og eventuell omveg. Dersom du ikkje har brukt kilometerteljaren kan du sjølvsagt bruke ei kart-teneste på nett. Ver merksam på at du IKKJE får kilometergodtgjersle på eventuell ferjetur. NB: Gulesider viser korrekt distanse både med og utan ferjeturen, men dersom du bruker Google Maps må du trekke frå ferjeturen sjølv. Eventuell privat-køyring i løpet av turen må du sjølvsagt trekke ifrå. Dersom du hadde med ein eller fleire passasjerar skriv du det og kor langt kvar av dei satt på. a) b) c) d) Dersom du vil forandre eller slette ei linje kan du gjere det her. NB: Det er dessverre ein feil i system slik at du ikkje kan velje diesel-bil + passasjerar. Dersom du køyrde diesel-bil og hadde på ein eller fleire passasjerar må du velje «Bil», dvs. bensin-bil. Side 5 av 11

6 Utlegg: 8) Du må dokumentere alle utlegg med billett, kvittering, faktura eller liknande, og desse må du legge ved elektronisk. Den enklaste måten å legge ved papir-billettane er ved å bruke app en Visma Attach. Sjå eiga brukarrettleiing på mrfylke.no/reiserekning Alternativt kan du bruke mobilkameraet utan app en eller skanne inn med ein multifunksjonsmaskin. 9) Vel dato og type utlegg. Klikk «Legg ved fil». Dersom du brukte Visma Attach og la inn beløpet der, så slipp du å gjere det no. Alle beløp skal vere INKLUDERT mva, men dersom utlegget inneheld ulike mva-satsar (slik som hotell) må du splitte beløpet, sjå lenger ned. a) b) c) d) e) Dersom du vil forandre eller slette ei linje kan du gjere det her. Politikarar og medlem av prøvenemnder kan legge inn honorar, møtegodtgjersle og ev. tapt arbeidsforteneste. Side 6 av 11

7 Vi må alltid legge ved dokumentasjon som viser mva. Ved fly-reiser må vi derfor legge ved kredittkortkvitteringa frå reisebyrået, IKKJE reiseplan e.l. a) b) c) d) e) Side 7 av 11

8 Fylkeskommunen får refundert ein del av mva-utgiftene. Det er viktig at dette blir riktig. Når du er på hotell får du både servert mat (standard mva-sats) og rom (redusert mva-sats). Du må legge inn begge desse tala. Alle beløp skal alltid vere INKLUDERT mva, men nokre gongar kan det vere vanskelig å finne kva for tal vi skal føre inn, og nokre gongar må vi legge saman sjølv. Sjå eksempla under. Eks. 1: Overnatting på hotell Dette skal vi føre slik: NB: Gjeld all mat, IKKJE berre frukost. Når du klikkar «Legg til» blir denne registreringa lagra slik, altså på 2 linjer: Vi minner om: Totalbeløp inkl. mva der det står «Beløp». Alle utgifter til mat inkl. mva (sjå under 25% mva) i feltet «Hvorav frokost». Side 8 av 11

9 Eks. 2: Overnatting på hotell + Dette må vi føre slik: NB: Gjeld all mat, IKKJE berre frukost. Altså: Både overnatting (accomodation) og utgifter til maten vi åt på hotellet fører vi på ei linje ved å velje Type utlegg = Overnatting. Alle utgifter til mat inkl. 25% mva skriv vi i feltet «Hvorav frokost». Side 9 av 11

10 Når du har betalt for dagpakke (utan overnatting) må du splitte dette på 2 linjer med type utlegg «Dagpakke mat 25%» og «Dagpakke lokale 10%» Eks. 3: Mat UTAN overnatting Dette må vi føre slik: Vi må altså legge inn 2 linjer Type utlegg = Dagpakke mat 25% mva Type utlegg = Dagpakke lokale 10% mva Side 10 av 11

11 Samandrag og innsending Vi er no komen til siste punkt. Under «Kommentar» kan du skrive inn informasjon som du vil skal følgje reiserekninga, t.d at reisa er kombinert med private reise. Som før sagt må du i slike tilfelle skrive når du måtte ha reist for å kunne utføre oppdraget. 10) Sjå til at alt er korrekt og klikk «Send til godkjenning». Dersom du vil slette heile reiserekninga, gå tilbake til førre punkt eller lagre reiserekninga for vidare arbeid, finn vi val for det her på nedste linje. Dersom du er usikker på om du har send reiserekninga, klikk på «Oversikt» og sjå kva for symbol ho er merka med. «Avvist» vil seie at du har gjort noko feil og derfor har fått reiserekninga tilbake for korrigering. Det er berre du sjølv som kan korrigere, dei som skal godkjenne har ikkje høve til å rette opp. Hugs å lagre etter kvar endring før du sender reiserekninga på ny. Ta vare på originalkvitteringane til du har fått pengane. Hugs at reiserekningane skal skrivast fortløpande, IKKJE samlast opp over lenger tid. Side 11 av 11