Kvinnherad kommune-lønsavdelinga. Visma.net Expense. Evelyn Tveito

Transkript

1 Visma.net Expense Evelyn Tveito

2 Reiserekning Kjørebok Utlegg Saksgang i Expense Attestere / Tilvise Evelyn Tveito

3 Frå fekk Kvinnherad kommune nytt reiserekningssystem: Visma.net Expense. Visma.net Expense er ein web-basert programvare som gir tilsette tilgang til denne via «Visma Mi Side». Den tilsette kan også logga på via internett: Dette krev brukarnamn og passord. Brukarnamnet er den e-post adressa som den tilsette er registrert med på lønssystemet, og passordet er det den tilsette laga når brukarkontoen vart aktivert. Reiserekningar som er ført av den tilsette vert sendt vidare til attestasjon. Attesterar går gjennom reiserekninga og dersom reisa inneheld feil, vil reisa verta avvist og sendt i retur til den tilsette. Det er den tilsette som må retta opp reisa slik at det vert rett. Når attesterar har gått gjennom reisa og den er rett, vert den sendt til tilvising. Etter at reisa er tilvist er reiserekninga klar til og importerast til lønssystemet og utbetalast. Det er vi på lønningskontoret som har systemansvar for Expense. Vi passar på at lønsartar, rekneskapsartar og mva er rett etter statens reiseregulativ og anna gjeldande lovverk. Vi hentar inn alle reiserekningar, kjørebøker og utlegg. Dette vert utbetalt ved ordinær lønskøyring. Evelyn Tveito

4 Nyttige hjelpemiddel i denne reisrekningsmodulen: Visma tilbyr to applikasjonar for smarttelefonar som er veldig nyttige og bruka til reiserekningane. For og nytta desse applikasjonane må du ha Appstore (iphone) eller Google Play (Android) på smarttelefonen din. Desse kan du lasta ned gratis. 1. VISMA ATTACH: Dette er ein app som kan brukast på både iphone og Android. Denne appen vert knyta opp mot din konto i Expense. Ved alle former for utlegg kan du enkelt ta bilde av kvitteringa og lasta denne opp til din konto i Expense. Når du legg inn krav om utlegg i reiserekninga ved og trykka på «Vedlegg» kan du enkelt henta ut kvitteringa under «Visma attach». Dersom ein ikkje ynskjer eller kan bruka denne appen, kan ein gjera det på andre måtar for og gjera om papirbilag til elektroniske bilag. Du kan bruka kopimaskin / scanner til og konvertera bilaget og legga dette som vedlegg til reisa, kjøreboka eller utlegget. Evelyn Tveito

5 2. VISMA MANAGER Dette er ein applikasjon som kan nyttast av alle som attesterer og tilviser. Denne appen vert knyta opp mot kontoen i Expense. Alle reiserekningar som vert sendt frå tilsette til attestering, eller frå attestant til tilvisar, kjem fram her. Her kan ein sjå heile reiserekninga eller kravet om utlegg. Den som attesterer eller tilviser kan då enten «Godkjenna» eller «Avvisa» kravet. Evelyn Tveito

6 Korleis komma i gang? «Approval» - rolle som attesterar og tilvisar har «Expense» rolle som alle tilsette har «Reise» kurs, konferansar, overnatting og liknande «Kjørebok» - arbeidsrelatert køyring «Utlegg» - arbeidsrelatert innkjøp Alle reiserekningar du leverer inn vil ligga som historikk på oversikten din. Dette gir ein enkel oversikt over reiserekninga, beskrivelsen, innhaldet og summen på kravet. Evelyn Tveito

7 Evelyn Tveito 7

8 Mine opplysningar: Under «Mine opplysningar» som du finn med og trykka på pila oppe til høgre, kan du endra informasjonen om deg sjølv. Husk at alle opplysningar skal vera lik som i lønssystemet. Dersom du vil endra på e-post adressa di eller endra passord, trykker du på blyant teiknet. Når du har endra trykker du «oppdater». Evelyn Tveito

9 Dette feltet skal seia noko om kva reisa, køyringa eller utlegget dreiar seg om. Dersom du t.d. skal føra ein reiserekning på ein enhet som du ikkje er knytt til, trykker du på rullegardina og skriv inn den enheten du skal føra reisa på (evt. søk opp med namn). NB! Det er organisasjonsenheten som styrer saksgangen, så denne må velgast. Du må også velga rett ansvar og teneste. Når du har lagt inn beskrivelse og evt. endra kontering, trykker du på «Lagre». Evelyn Tveito

10 Du kjem då inn i dette bildet. For og legga inn start- og sluttidspunkt for reisa trykker du på den aktuelle dagen i kalenderen, t.d (Dagens dato er markert med blå rute) Evelyn Tveito

11 Beskriv formålet med reisa. Skriv inn dato og klokkeslett for start- og sluttidspunkt på reisa. Vel om reisa har strekt seg over så lang tid at du har krav på «Diett». Andre valalternativ her er «Ingen diett» og «privat opphold».

12 Reisa legg seg som eit oransje felt i kalenderen Avhengig av vala du har tatt vil reisa summerast på høgre side av skjermen. Evelyn Tveito

13 Med og trykka på blyanten kjem du inn i redigeringsbildet og kan endra på konteringa dersom det er aktuelt. Vel måltidsdekning for dei måltida du har fått: frukost, lunsj og middag. Ta stilling til «overnattingstype». «Nattillegg» gjeld kun ved val av «hybel/brakke» og «privat innlosjering». Skriv inn hotellnamn og adresse.

14 Dersom du har køyring til reisa di, fyller du inn dei opplysningane som trengs. Antal kilometer, reiserute, formål, evt. passasjerar du har hatt med i bilen, skogog anleggsvei, tilhengar. NB! Husk og trykk på «Legg til» knappen, då vil total beløpet på høgre side bli oppdatert.

15 NB! Alle utlegg som krev bilag MÅ vedlegg sendast med. Bompengar er einaste unntak. Dersom du t.d. har utlegg for bompengar knytt til reisa di, skriv du inn opplysningane som trengst: dato, utleggstype, beløp. Trykk så på «legg til» knappen og du ser då at utlegget legg seg nedst på sida. Du ser og at utlegget er komen med på totalbeløpet på høgre side.

16 Dersom du har fleire utlegg knytt til reisa di, startar du på nytt utlegg med og fylla inn opplysningane som trengs. Sidan dette er eit utlegg som krev bilag, kan du henta inn vedlegget frå datamaskina eller frå Visma attach appen. Trykk på «Legg ved fil».

17 Når du har funne det rette vedlegget, dobbelklikkar du på det.

18

19 For og henta inn vedlegg frå Visma attach appen trykker du på «Legg ved fil»

20

21 Dersom du har fylt inn opplysningar om utlegget direkte i appen Visma attach, vil dei opplysningane automatisk overført reiserekninga di via vedlegget du hentar inn. Trykk på «Legg til» knappen.

22 Her vil du få eit samandrag på reiserekninga di. Trykk på «Send til godkjenning».

23 Reisa di vil legga seg på oversikten din der du kan sjå statusen på reisa. Dersom du no, etter og ha sendt den til godkjenning, skulle gjort nokre endringar på reisa er det fortsatt muligheit for det så lenge reisa ikkje er godkjent. Klikk på den aktuelle reisa.

24

25 Du kan no gjera endringar på reisa di. Du kan bla deg tilbake med og trykka på «forrige» knappen, eller du kan trykka på fanene: reise, diett, kjørebok eller utlegg. Du kan også sletta reiserekninga med og trykka på «Slett reiserekning». Når endringane er gjort, kan du trykka på «Send til godkjenning» igjen.

26