Visma.net Expense Veiledning prøvenemder

Transkript

1 Visma.net Expense Veiledning prøvenemder

2 Reiseregninger sendes elektronisk VI har gjort noen tilpasninger av Visma Expense. Prøvenemdene kan nå sende reiseregninger på nett. Vi ber også deg om noen tilpasninger: Legge ved bekreftelse på inntekt. Laste opp bilde av prøveprotokoll. Du må selv regne ut tapt arbeidsfortjeneste. Protokoll sendes fortsatt med post til Videregående opplæring. Reiseregninger på papir utgår. Helst samle alle reiser for en kandidat på en regning. Regne ut tapt arbeidsfortjeneste Oppdaterte satser finner du på Gjeldende satser 2018: o Du får maks kroner per dag (2046 kr hvis dokumentasjon ikke legges ved) o Høyeste timesats er kr 429 per time o Minstesatsen er 273 per time(bruk denne hvis du har lavere timesats) o Alle satser er inkludert ferielønn Eksempel1 : Du har jobbet 10 timer en dag med en prøve. Timesatsen din er 452. Makssatsen er imidlertid kr 429 per time, så da bruker du denne. Utregningen blir: 10 timer X 429 = OBS! Det er maks kroner per dag. Du legger da inn kr i skjemaet. Eksempel 2: Du har jobbet 8 timer i to dager, til sammen 16 timer. Timesatsen din er 240. Minstesatsen er imidlertid kr 273, så da bruker du denne. Utregningen blir: 16 timer X 273 = (Her er beløpet fordelt over to dager, så det blir ikke mer enn kroner per dag. Men: Hvis du ikke legger ved dokumentasjon på inntekt er det maks 2046 per dag.) Logge seg på Har du lest de to første punktene? 1. Gå inn på 2. Legg inn mailadresse og trykk «glemt passord» 3. Følg instruksjonene i mailen du får tilsendt

3 Starte en reise 1. Før du går videre, så anbefaler vi at du lærer deg å laste opp bilde med «Visma Attach» (se siste avsnitt). 2. Start med å trykke på «reise». Klikk på en dato Legg inn formål, tidspunkt. Velg «diett» eller «privat overnatting».

4 Klikk eventuelt på en ny dato. Gjenta til all tidsbruk er registrert på kandidaten

5 Diett Systemet beregner dietten du skal ha utfra tidspunktene du registrerte i forrige punkt. Du må trekke fra hvis noen av måltidene er dekket. Nattillegg brukes ikke ved overnatting på hotell. Hold musepeker over datoene for å se tidsperioden. Velg eventuelle måltider som er dekket (for eksempel frokost ved overnatting eller lunsj på stedet Kjøregodtgjørelse Her legger du inn kjørerute. Har du flere reiser tilknyttet samme kandidat, så velger du «legg til» og registrere en ny reise. Legg eventuelt inn flere reiser for samme kandidat

6 Godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste Ved «type utlegg» velger du «Prøvenemd Tapt arb.fortj.». Legg inn totalbeløpet og vis utregningen i feltet «formål». Husk å legge ved dokumentasjon på inntekt ved hver regning. Last opp dokumentasjon på inntekt(se veiledning bakerst) Prøvehonorar Velg «Prøvenemd Honorar». Leder for prøvenemd får 1500 og medlem får Last opp bilde av prøveprotokollen som dokumentasjon. Last opp bilde av prøveprotokoll (Se veiledning bakerst)

7 Eventuelt andre utlegg Har du andre utlegg som bompenger, porto eller parkering? Disse legges inn nå. Husk å velge riktig type utlegg. Feltet «formål» må fylles ut. Husk å legge ved kvittering (gjelder ikke utlegg som bompenger) Korrigere noe? Etter hvert som du legger inn vil du se tilsvarende bildet under. Søppelbøtte= slette linja. Penn= redigere. Sjekk at eventuelle vedlegg er med (et tall under bindersen).

8 Ta en titt på sammendraget Ta en sjekk Hva skjer nå? Regningen ligger nå til «attestering» hos videregående opplæring. Den kontrolleres før utbetaling. Er det feil, så må den sendes i retur. Du vil motta en mail at regningen må korrigeres. Regninger levert uten feil innen 20. i måneden, vil normalt bli utbetalt den 12. måneden etter. Du kan se alle regninger og sjekke status på utbetaling:

9 Laste opp bilde/vedlegg Du må laste opp bilde av prøveprotokoll, bekreftelse på inntekt og eventuelle andre kvitteringer. Det kan gjøres på to måter: Scanne/ta bilde og laste opp fra pc Bruke appen «Visma attach» på telefonen. Her viser vi hvordan du bruker Visma attach: 1. Du må ha en smarttelefon og tilgang til «appstore». 2. Åpne Appstore og søk etter «visma attach» 3. Mailadresse og passord er det samme som du bruker i Visma Expense Brukernavn og passord som du opprettet i Visma Expense

10 Legge ved bilde/vedlegg i reiseregningen Bildet du tok med telefonen er nå tilgjengelig i reiseregningen: Markèr bildet Spørsmål? Ta kontakt med Videregående opplæring: Anne Vorset, tlf , mail: anne.vorset@hedmark.org Alternativt: Pål Tore Vedeld, tlf