Visma.net Expense Raskeste vei til presise reiseregninger

Transkript

1 Visma.net Expense Raskeste vei til presise reiseregninger

2 Visma.net Faktaark Markedets mest effektive reiseregningsløsning Hva er Visma.net Expense? Visma.net Expense er en nettbasert løsning for føring av reiseregninger. Du kan nå føre dine utgifter når som helst og hvor som helst. På nettbrett, PC eller Mac hjemme, på jobb eller på farten. Like viktig er det at du med Visma.net Expense kan føre reiseregningene raskt, enkelt og presist. Det innebærer at du sparer verdifull tid, og kan være trygg på at alle utlegg blir korrekt behandlet fra start til slutt. Introduksjon Føring av reiseregninger kan fort bli en hodepine. Det tar tid, blir lett feil og resulterer gjerne i en stor papirmølle. Derfor har vi laget Visma.net Expense. En enkel, smart og intuitiv løsning, som forvandler utleggsføring til en rask og effektiv oppgave. Med Visma.net Expense kan du være trygg på at alle utgifter blir korrekt behandlet og refundert. Med mobilen kan du ta bilde av kvitteringen, som automatisk lastes opp i Visma.net Expense. Dermed slipper du å ta vare på gamle kvitteringer. Du kan knytte kredittkortet ditt til løsningen, og kjørelengde og bompasseringer loggføres automatisk ved hjelp av en egen app. Det har aldri vært enklere å føre reiseregninger, og det i både inn- og utland, i både norsk og utenlandsk valuta. Når reiseregningen er lagt inn, blir den automatisk sendt til godkjenning til personen som er ansvarlig for det. Med Visma.net Expense vil du og dine kolleger oppleve store tidsbesparelser på føring og behandling av reiseregninger. Informasjonskvaliteten vil øke betydelig, og dere kan være trygge på at utgiftene blir ført korrekt fra begynnelse til slutt. Visma.net Expense kan brukes på egenhånd, men er også fullt ut integrert med lønnssystemene Visma Lønn og andre lønnssystemer fra Visma. Integrasjonen sørger for at alle godkjente reiseregninger raskt og enkelt legges inn i systemet. "Med Visma.net Expense blir kontroll- og attestasjonsarbeidet mye enklere for oss i økonomiavdelingen." Leif Slåtten, økonomisjef i Norges Bondelag

3 Fordeler med Visma.net Expense Raskt og enkelt å komme i gang Det er ingen installasjon av programvare for bruk av Visma.net Expense, og du betaler kun for det antallet brukere du behøver. En velkomst-epost sendes ut til nye brukere, som får tilgang til løsningen umiddelbart. Nøkkelfordeler Full fleksibilitet - reiseregningene kan føres når som helst og hvor som helst Full integrasjon med Visma Lønn og andre lønnssystemer fra Visma Papirløs prosedyre med digitale kvitteringer Integrert med kredittkort Automatisk kjørebok - Integrert med GPSsporingssystemer Full kontroll på godkjenningsprosessen, også på mobil Løsningen har full integrasjon mot Visma lønnssystemer. Det eneste din bedrift må gjøre er å opprette utleggstyper. Data fra lønnssystemet kan enkelt eksporteres inn i løsningen, uten behov for forarbeid i Visma.net. Gjenbruk av hovedbokskonti Gjenbruk av lønnsarter Bruk av Visma.net Expense krever ingen opplæring. All veiledning er lett tilgjengelig inne i løsningen. Med løsningen følger også en enkel guide som forklarer hvordan du laster inn bilder i Visma.net Expense. "Visma.net Expense er 100 % integrert med Visma Lønn, slik at alle reiseregninger lett kan eksporteres til Visma Lønn." Effektiv føring av reiseregninger Alle ansatte kan føre sine reiseregninger når det passer dem. Brukeren blir guidet hele veien gjennom prosessen, og er til enhver tid informert om hvilke trinn som gjenstår. I kombinasjon med den raske prosessen for registrering og godkjenning, gir det betydelige tidsbesparelser. Løsningen er laget slik at du automatisk følger gjeldende regler og satser. Dermed blir det mindre manuell inntasting, og du slipper å kontrollere opp mot regelverket. Alle utgifter (prosent) eller transaksjoner (prosent eller beløp) kan du tildele forhåndsdefinerte koststeder, slik at all informasjon blir korrekt i alle regnskap. Med Visma.net Expense slipper du å ta vare på paipirkvitteringene. Isteden bruker du digitale kvitteringer som lastes direkte opp i løsningen. Det kan du gjøre på ulike måter: Ved å ta bilde kvitteringen i appen Visma Attach, ved opplasting fra Dropbox eller direkte fra en harddisk. Leif Slåtten, Financial Manager Norwegian Farmers Union I Norge er det krav om at navn og adresse skal oppgis ved overnattingsreise. For at du skal kunne føre dette så enkelt som mulig, husker Visma.net Expense dine detaljer for overnattingsreise, slik at du slipper å fylle inn identisk informasjon på nytt hver gang. Ler mer på

4 "Reiseregningen blir mer korrekt med tanke på satser, og vi bruker mindre tid på behandling av reiseregninger." Bente Moltzau, accountant Nortroll Integrasjon med kredittkort og GPS-sporing Visma.net Expense har integrasjon mot godkjente kredittkortleverandører. Dermed blir det enklere for deg å føre utleggene dine. Det er nå også mulig å koble ditt private Visa-kort til løsningen. Hvis du har utgifter i en utenlandsk valuta, omregner løsningen automatisk beløpet med korrekt valutakurs for den aktuelle dagen. Alle reiseregninger fra Visma.net Expense som ligger til godkjenning vises i oppgavelisten i Visma.net Approval. Gjennom hele prosessen har alle brukere full oversikt over alle reiseregninger og utlegg, samt status på utgiftene gjennom prosessen. Du har også oversikt over både totalbeløp for innsendte reiseregninger og beløpene for hver enkelt reiseregning. Med bruk av kredittkort blir ikke bare prosessen enklere og raskere. Det sørger også for at informasjonen blir korrekt, slik at det ikke lenger er nødvendig å dobbeltsjekke at summen stemmer overens med kvitteringen, og at korrekt valutakurs er blitt brukt. Bruk av kredittkort og digitale kvitteringer innebærer betydelige tidsbesparelser ved føring av reiseregninger. Visma.net Expense har også effektive integrasjoner mot GPS-sporingsløsninger som logger kjørelengde og bompengeutgifter. Dermed slipper du å bruke Google Maps og å slå opp bompengesatser for å motta korrekte refusjonsbeløp. Isteden registreres dette automatisk. Spar tid med effektiv arbeidsflyt Alle reiseregninger sendes automatisk til Visma.net Approval for godkjenning. De digitale kvitteringene er synlige i løsningen, slik at godkjenningsprosessen blir mest mulig effektiv. Det gjør det enkelt å sjekke at all informasjon i reiseregningen er korrekt. På toppen av det kan godkjenningsansvarlig godkjenne reiseregninger når som helst og hvor som helst med appen Visma Mobile Manager. Det er en app som forenkler behandling av alle oppgaver som skal til godkjenning, inkludert utgiftsregusjon og fakturaer. I appen har du full oversikt over alle oppgaver som ligger til godkjenning.

5 Nøkkelfunksjoner i Visma.net Expense Nøkkelfunksjoner Føring av reiseregninger Føring av utlegg Kredittkortintegrasjon Papirløs prosedyre Beskrivelse Føring av kost, losji, dagsreise og overnattingreise øring av ulike typer utlegg, i både norsk og utenlandsk valuta. Integrasjon med kredittkort, slik at transaksjonene dine automatisk importeres inn i løsningen. Integrasjon med SEB (Eurocard/MasterCard og Diners), DNB (Visa), Eika TwoCards, Nordea First Card og American Express. Ta bilde av kvitteringene og last dem rett opp i løsningen gjennom Visma Attach. Det er en app som er inkludert i Visma.net Expense, og som kan lastes ned fra App Store eller Google Play. Når du har tatt bilde av kvitteringene dine, blir de umiddelbart tilgjengelig i Visma.net Expense, og du slipper å ta vare på de fysiske kvitteringene. Last ned Visma Attach fra: Google Play is a trademark of Google Inc. Digital Kjørebok GPS-sporing Støtte for alle standard kjøretøy og tilhørende satser, med mulighet for å legge inn egne kjøretøy og automatisk utregning av reduserte satser når grense er nådd. Ved bruk av BilBuddy, Abax eller Abax Quicklog kan du importere kjørelengden direkte inn i løsningen. Bompengeavgifter registreres automatisk. Godkjenningsflyt Lønnsintegrasjon Godkjenning på mobil Reiseregningene dine sendes automatisk til godkjenning i Visma.net Approval. Godkjenningsansvarlig får automatisk melding om nye oppgaver til godkjenning. Godkjente reiseregninger kan sendes automatisk til Visma Lønn, Huldt & Lillevik Lønn, Visma Avendo Lønn og Visma Enterprise HRM. Godkjenn fakturaer og reiseregninger på farten, når som helst og hvor som helst. Med Visma Mobile Manager kan du enkelt ta hånd om oppgaver på mobilen, og du har til enhver tid full oversikt over alle oppgaver som ligger til godkjenning. Last ned Visma Mobile Manager fra: Google Play is a trademark of Google Inc.