Veiledning VISMA EXPENSE

Transkript

1 Veiledning VISMA EXPENSE INNLOGGING Brukernavn: Mailadresse Passord: Tilsendt etter registrering Registrering i systemet gjøres ved at du kontakter jeanettekristiansen.ringstad@fotball.no og oppgir adresse, mail, kontonummer og personnummer. Etter registrering blir innloggingsinfo og passord tilsendt pr. mail. Dersom man ikke har fått denne infoen eller ikke finner den igjen gå inn på nettadressen over og trykk «glemt passord». Nytt passord vil da bli sendt til din mailadresse. VISMA ATTACH Det anbefales å laste ned appen «Visma attach» på din smarttelefon. Du kan da ta bilder av kvitteringer underveis på reisen, og kvitteringene kan lastes direkte inn i reiseregningen når denne opprettes i etterkant. Appen er gratis å laste ned. OVERSIKT Når du har logget inn på Visma Expense, kommer du inn i et oversiktsbilde for din bruker. Øverst i høyre hjørne (nedtrekksmenyen) velger du hvilket firma du representerer/skal sende regning til. Her skal det stå Indre Østland fotballkrets. OPPRETTE REGNINGER I oversiktsbildet har man tre valg: Reise (Du skal benytte denne for dommeroppdrag) Kjørebok Utlegg Benytt «Reise» for dommeroppdrag

2 REISE Du oppretter regning under Reise, og fyller inn beskrivelse av regning og nøyaktig tid for avreise og hjemkomst. I første fane legger man inn en beskrivelse av regningen (lag/motstander/reisemål/dato), samt departement og prosjektnummer. Riktig departement og prosjektnummer står oppgitt på siste side i denne veiledningen. Trykk «lagre». Legg inn rett departement og rett prosjekt her. Velg dato for dommeroppdraget ditt.

3 Legg inn formål og nøyaktige tider for dommeroppdraget. Trykk så lagre. Etter du har fullført dette steget legges diettgodtgjørelse til automatisk dersom du har krav på det, hvis ikke står summen etter dette steget i 0,-. Trykk Neste. KJØREBOK Regningen «kjørebok» velges dersom du har utført kjøring, og eventuelt har hatt utgifter i forbindelse med det. Du kommer automatisk hit når du trykker Neste etter forrige steg. I første fane legger du inn en beskrivelse av regningen (lag/motstander/reisemål/dato), samt prosjektnummer. Trykk «lagre». Hopp over dette steget dersom du allerede har utfylt Reise, da kommer det automatisk. Velg type kjøretøy i nedtrekksmenyen, legg inn relevant/obligatoriskinformasjon, samt evt. passasjerer og trykk «legg til». Evt. passasjerer skal navngis i kommentarfeltet før regningen godkjennes. Trykk på kart for å legge inn reiserute for turen og beregne km. Du kan også legge inn flere kjøreturer husk å trykk «legg til» etter hver registrering. Du vil da se at alle kjørerutene kommer som egne linjer i oversikten under. Trykk «neste» for å gå videre.

4 Trykk på Kart for å legge inn kjøreruten Legg inn nøyaktig adresse fra hjemsted og til stedet du dømmer. Legg til flere destinasjoner for å få lagt til hjemreisen og trygg Bruk når du har lagt inn hele reiseruten. Eksakt reiseavstand blir da lagt inn i reiseregningen. Legg inn type bil, reiserute og evt. passasjerer, og trykk Lagre. Kjøringen kommer da frem i en egen linjeunder skjemaet og summen for kjøringen kommer frem til høyre i skjermbildet. Trykk Neste når du har lagt inn all kjøring.

5 UTLEGG Dommer- og veilederhonorar føres under utlegg. Som type utlegg velger du «Honorar» og i formålsboksen skriver du eks.: «AD i kampnr : Furnes J13-1 Storhamar J13-1 på Gaalaasbana 1». Her kan du også legge inn flere utleggsbilag husk å trykke «legg til» for hver registrering. Da vil alle utleggene komme som egne linjer i oversikten under. Dersom det skal legges til kvitteringer til utleggene - trykk «Vedlegg Legg ved fil». Her kan du enten velge fil lagret på pc, eller velge Visma Attach dersom du har lastet ned appen og tatt bilder av kvitteringene med din smarttelefon. Kvitteringer er obligatorisk for å få tilbakebetalt godkjente utlegg. Trykk «neste» for å komme videre. Velg honorar som Type utlegg og legg inn fastsatt sats for ditt dommeroppdrag. Legg til evt. vedlegg. Trykk Legg til og Neste når du har lagt til alle vedlegg. SAMMENDRAG På den siste fanen får du en oversikt/sammendrag over regningen. Dersom dette kun er en kladd som du ønsker å redigere senere, trykker du på knappen «Lagre». Dersom reisen er ferdig, trykk «Send til godkjenning». Du vil da komme inn i oversiktsbildet og se at regningen ligger der som en kladd eller som en regning klar til godkjenning. Se over at alt er i orden, skriv navnet på evt. passasjerer i kommentarfeltet og trykk Send til godkjenning (Lagre hvis du ikke NFF Indre er ferdig). Østland Ottestad

6 AKTUELLE PROSJEKTNUMMER Med unntak av sone- og kretskamper du dømmer for landslagsskolen, finner du alle aktuelle prosjekter under fane 50 Dommer. Prosjektnr. Prosjekt Kommentar Klubbdommerkurs Benyttes når du er instruktør på klubbdommerkurs Rekruttdommerkurs Benyttes når du er instruktør på rekruttdommerkurs Oppfølging/veiledning Benyttes når du er veileder Trygg Start Benytt denne til kampene du er AD i Trygg Start NORCORE Dersom du dømmer kamper i landslagsskolen velger du fane 70 Spiller. Prosjektnr. Prosjekt Kommentar Dommeravgifter - spillerutvikling Benyttes når du dømmer sone- og kretskamper DIVERSE Å HUSKE PÅ: Det er viktig å gi så riktig og så mye informasjon som mulig, f.eks: o Korrekt kjørerute (adresse/stadion fra-til) BY til BY holder ikke! o Korrekt navn på passasjer(er). Kvittering for parkering, taxi, fly og hotell (og andre utlegg) skal alltid legges ved. Uten kvittering blir utleggene ikke tilbakebetalt. Det er ikke nødvendig med vedlegg bompenger. Fyll inn nøyaktig tid for avreise og hjemkomst, med tanke på diett eller ikke. I disse tilfellene vil regninger bli returnert: o Feil beløp o Ikke vedlagt kvittering o Feil prosjektnummer o Utilstrekkelig informasjon, ref. tidligere punkt. Utbetaling av reiseregninger/utlegg gjennomføres to ganger pr måned.