Registrere reise statens regulativ Forfatter:

Transkript

1 Registrere reise statens regulativ Forfatter: Denne guiden beskriver hvordan du registrerer en reise med diettgodtgjørelse etter statens satser. 1. Åpne skjermbildet Reiseregning. 2. Skjul menyen for å få bedre plass. 3. Sjekk at riktig reisetype er valgt. 4. Skriv inn formålet med reisen. 5. Legg eventuelt inn en kommentar. 6. Angi destinasjon og startdato. 7. Angi starttid. 8. Angi sluttdato og sluttid. 9. Hvis du har bodd privat. 10. Angi inkluderte måltider. Registrere reise statens regulativ 1

2 11. Kontroller antall måltider og overnattinger. 12. Hvis du har mottatt forskudd for reisen. 13. Legg til det første utlegget. 14. Spesifiser utlegget. 15. Endre eventuelt valuta og legg inn beløp. 16. Legg til neste utlegg. 17. Legg til resterende utlegg. 18. Legg inn koststedet som skal belastes. 19. Legg inn arbeidsordren som skal belastes. 20. Oppdater alle postene. 21. Klikk på Neste trinn, kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. 22. Endre status og lagre. Registrere reise statens regulativ 2

3 23. Skriv ut, signer og lever. 24. Hent frem menyen igjen. Registrere reise statens regulativ 3

4 1. Åpne skjermbildet Reiseregning. Klikk på Timeregistrering/Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Klikk på Reiseregning. Registrere reise statens regulativ 4

5 2. Skjul menyen for å få bedre plass. For at du skal få bedre plass til skjermbildet Reiseregning, kan du skjule menyen. Det gjør du ved å klikke på vinkelparentesene øverst til venstre. 3. Sjekk at riktig reisetype er valgt. Du velger reisetype ved å klikke i feltet Reisetype. Du skal bruke reisetypen Reise etter statens regulativ, som er valgt i utgangspunktet. Registrere reise statens regulativ 5

6 4. Skriv inn formålet med reisen. I feltet Formål skal du oppgi formål, sted og dato. Registrere reise statens regulativ 6

7 5. Legg eventuelt inn en kommentar. I feltet Kommentar kan du eventuelt legge inn andre relevante reiseopplysninger, som ikke fremgår av formålet med reisen. Klikk på Neste trinn. Registrere reise statens regulativ 7

8 6. Angi destinasjon og startdato. Dersom reisen ikke fant sted i Norge, klikker du i feltet Destinasjon og velger aktuell destinasjon. Velg deretter startdato. Bruk gjerne kalenderknappen. Registrere reise statens regulativ 8

9 7. Angi starttid. Legg inn starttid i feltet Starttid. Starttid er klokkeslettet du forlot hjemmet eller arbeidsplassen. Registrere reise statens regulativ 9

10 8. Angi sluttdato og sluttid. Velg sluttdato i feltet Sluttdato. Angi sluttid i feltet Sluttid. Sluttid er klokkeslettet du var tilbake hjemme eller på arbeidsplassen. Registrere reise statens regulativ 10

11 9. Hvis du har bodd privat. Hvis du ikke bodde på hotell, må du hake av for enten Privat/hybel/brakke m/kokemulighet eller Pensjonat/hybel/brakke u/kokemulighet. 10. Angi inkluderte måltider. I utgangspunktet får du diett for alle måltider, basert på statens regulativ. Du må derfor oppgi måltider som du har mottatt gratis, f.eks. inkluderte måltider som frokost på hotell. Plasser en hake i boksene for måltidene du har mottatt gratis. For mellomdager angir du antall i feltene. I dette eksemplet var middag første dag inkludert i konferansen, og frokost var inkludert i hotellprisen. Registrere reise statens regulativ 11

12 11. Kontroller antall måltider og overnattinger. Klikk på Neste trinn. Bekreft at gratismåltider og godtgjøringsnetter stemmer ved å klikke på OK. Hvis noe ikke stemmer, klikker du på aktuell rad og foretar endringer. Registrere reise statens regulativ 12

13 12. Hvis du har mottatt forskudd for reisen. Hvis NMBU har forhåndsbetalt reiseutgifter for deg, vises denne boksen. Hak i så fall av i boksen for aktuell utgift og klikk på OK. Husk å legge inn kostnaden som en utleggstype under skillekortet Utlegg. Klikk på Avbryt hvis utgiften gjelder en annen reise enn den aktuelle. Registrere reise statens regulativ 13

14 13. Legg til det første utlegget. Du skal nå spesifisere reisens utlegg. Klikk på Legg til for å legge til det første utlegget. Velg aktuell utleggstype ved å klikke i feltet Utleggstype og velge utleggstype fra listen. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere reise statens regulativ 14

15 14. Spesifiser utlegget. Du kan beholde den foreslåtte datoen i feltet Dato. I feltet Beskrivelse skal du legge inn en beskrivelse av utlegget. Legg inn reiseruten ved transportutlegg. 15. Endre eventuelt valuta og legg inn beløp. Hvis reisen var en utenlandsreise, sjekker du at riktig valuta er valgt i feltet Valuta. Legg inn utleggsbeløpet i feltet Val.beløp. Registrere reise statens regulativ 15

16 16. Legg til neste utlegg. Klikk på Legg til. Velg aktuell utleggstype. Trykk på Tab-tasten for å vise utleggsdetaljene. Registrere reise statens regulativ 16

17 Legg inn en beskrivelse av utlegget, for hotellutlegg må du legge inn navn og adresse. Legg inn beløpet i feltet Val.beløp. Registrere reise statens regulativ 17

18 17. Legg til resterende utlegg. Vi har i tillegg lagt til utleggstypen Buss/Tog/Taxi for deg. Legg merke til hvordan utlegget er spesifisert i feltet Beskrivelse. Vær nøye med å spesifisere utleggene. Husk å legge inn utlegg som er forhåndsbetalt av NMBU også. 18. Legg inn koststedet som skal belastes. Når du har lagt inn alle utleggene, skal utleggs-postene konteres. Legg inn aktuelt koststed i feltet Koststed. Registrere reise statens regulativ 18

19 19. Legg inn arbeidsordren som skal belastes. Legg inn arbeidsordren i feltet Arbordre. Etter hvert som du skriver i feltet vises gyldige feltverdier. Du kan eventuelt velge en feltverdi fra listen før du er ferdig med å skrive. Registrere reise statens regulativ 19

20 20. Oppdater alle postene. Klikk på knappen Oppdater alle poster for å kontere alle radene med den angitte konteringen. Merk! Dersom du ønsker å kontere radene individuelt, kan du klikke på utleggsradene og kontere dem i tur og orden etter behov. Dersom du ønsker å fordele radene prosentvis på ulike koststeder eller arbeidsordre, bruker du funksjonen Fordeling. Se egen e-guide Fordele kostnader. Dersom du får denne meldingen, kan du overse den. Den vises av tekniske årsaker og betyr ikke at du har gjort noe feil! Registrere reise statens regulativ 20

21 21. Klikk på Neste trinn, kontroller reiseregningen. Legg ved kvitteringer og bilag. Klikk på Neste trinn for å vise et sammendrag av reiseregningen. Et sammendrag av reiseregningen vises. Kontroller at opplysningene stemmer. Registrere reise statens regulativ 21

22 Hvis opplysningene stemmer, kan du nå legge til vedlegg med kvitteringer og andre bilag som skal følge reiseregningen. Se egen e-guide for Vedlegg av kvitteringer. Registrere reise statens regulativ 22

23 22. Endre status og lagre. Endre status til Lagre og send hvis reiseregningen er klar til å sendes på arbeidsflyt for godkjenning. Klikk deretter på Lagre. Klikk på Lagre. Reiseregningen er blitt tildelt et transaksjonsnummer. Registrere reise statens regulativ 23

24 Hvis reiseregningen ikke er fullført kan du lagre den uten å endre status. Du kan da fullføre den på et senere tidspunkt. Guiden Åpne en eksisterende reiseregning beskriver hvordan du åpner en registrert reiseregning. Registrere reise statens regulativ 24

25 23. Skriv ut, signer og lever. Klikk på Forhåndsvisning utskrift. Høyreklikk i forhåndsvisningen og velg Print/Skriv ut. Skriv ut på vanlig måte. Registrere reise statens regulativ 25

26 Lukk forhåndsvisningen. Signer på det utskrevne reisebilaget. Legg ved originalkvitteringer og lever til økonomiavdelingen på instituttet ditt. Hvis reiseregningen av en eller annen grunn er mangelfull og ikke blir godkjent, får du den i retur for korrigering. Du blir da varslet via e-post. Reiseregningen blir lagt under Dine oppgaver i Agressoskjermbildet. Hent i så fall opp reiseregningen og foreta aktuelle endringer. Lagre og send reiseregningen på nytt. Registrere reise statens regulativ 26

27 24. Hent frem menyen igjen. Hent frem menyen igjen ved å klikke på vinkelparentesene. Du har nå lært hvordan du registrerer en reiseregning etter statens regulativ. E-guiden er slutt. Registrere reise statens regulativ 27