HURTIGGUIDE E-HANDEL FASTE KOSTNADER

Transkript

1 HURTIGGUIDE E-HANDEL FASTE KOSTNADER

2 Hensikten med denne veiledningen Denne veiledningen har til hensikt å gjøre rede for bestillingsrutinen for registrering av ordre for faste kostnader via Agresso e-handel, for eksempel husleie eller abonnement som faktureres jevnlig over året (som månedlig eller kvartalsvis). Hva trenger du for å kunne opprette en fritekstbestilling for faste kostnader? En gyldig avtale med leverandøren om rammene for kjøpet samt faktureringsfrekvens (for mer informasjon om kjøp over ,- eks mva eller etablering av rammeavtaler, kontakt Innkjøpsansvarlig ved din enhet) Konteringsinformasjon (koststed og arbeidsordre) som kjøpet skal belastes Leverandøren må være gjort tilgjengelig for e-handel. Om den ikke er det, kontakt med informasjon om leverandørnavn, epost adresse for ordre, og informasjon om hva slags tjenester kjøpet gjelder Opprette en rekvisisjon for faste kostnader eller løpende kjøp Klikk på menyvalget INNKJØP - mappen Rekvisisjoner og velg «Rekvisisjoner standard» Start med å taste inn kostnadsstedet. Dette kan du gjøre direkte i feltet enten ved å taste inn tallene eller skrive inn kostnadsstedets navn. Du kan også søke det frem ved å klikke på den blå boksen til høyre for søkefeltet. Når du har valgt kostnadssted, vil det automatisk dukke opp et forslag til leveringsadresse. Om adressen ikke stemmer med der du ønsker varene levert, kan den overstyres ved å ved å klikke på nedtrekkmenyen og velge ønsket adresse. Tast så inn verdien «Arbeidsordre» på samme måte. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 2 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015

3 Leveringsdato kommer automatisk til dagens dato. Det er ikke nødvendig å justere denne datoen, men feltet kan ikke stå tomt. Klikk på «Gjør Innkjøp» for å komme videre. På ehandelsplattformen, gå til fanen FRITEKST og søk frem leverandøren. Klikk på «Definer din ordre» for å gå videre. Finnes det en annen kontaktperson for gjennomføring og leveranse? Om du selv ikke skal være leverandørens hovedkontakt for leveranse av tjenesten, eller det er en annen oppmøteadresse kan de fire øverste feltene For å overføre varene fra ehandelsplattformen, klikk på «Generer til rekvisisjon» benyttes til nettopp denne informasjonen. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 3 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015

4 1. En varelinje tilsvarer kjøpet for én fakturaperiode. Om det faktureres fire ganger per år, skal det legges inn fire varelinjer i rekvisisjonen, én linje pr kvartal/faktura. Legg inn en beskrivelse av kjøpet, inkludert hvilken periode ordrelinjen gjelder. 2. Legg inn startdato og estimert sluttdato for den gjeldende perioden 3. Legg inn kostnad for perioden, eks mva 4. Legg inn Kvantitet (antall) = 1 5. Klikk på «Legg i Handlekurv» Den ene varelinjen legges i handlekurven. Gjenta prosessen for hvert fakturaperiode. For kvartalsvis fakturering for 2015 vil en handlekurv til slutt se slik ut: Klikk på «Til Kasse» for å starte overføringen av varelinjen til Agresso. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 4 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015

5 Klikk på «Generer til Rekvisisjon» for å overføre varelinjene til Agresso. Har du et avtaledokument som grunnlag for bestillingen kan du legge dette til som et vedlegg til ordren, se avsnittet under. Ønsker du ikke å gjøre ytterligere endringer klikker du på «Lagre» og rekvisisjonen sendes til godkjenning hos Prosjektleder og BDM før den sendes videre til leverandøren. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 5 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015

6 Ønsker du mer informasjon? Ønsker du å endre konteringsverdier, avgiftskoder eller fordele kostnadene på flere enheter/prosjekter, vennligst se våre veiledninger på Varemottak og fakturabehandling Når en periode nærmer seg slutten og tjenesten/varene er levert, bekrefter du mottaket for den varelinjen som samsvarer med den gitte perioden. For mer informasjon om fakturabehandling, se veiledning på eller kontakt din lokale superbruker. Legge til vedlegg Hvis du har et avtaledokument som grunnlag for bestillingen kan denne legges ved ordren, som kan være en epost eller dokument du har lagret lokalt på din pc. Merk at det da kun bør være varelinjer til denne ene leverandøren i rekvisisjonen, da vedlegg sendes til alle leverandørene. Klikk på ikonet «Dokumenter» øverst på menylinjen. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 6 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015

7 En ny arkfane åpnes i tillegg til hovedvinduet i Agresso. Klikk på «Vedlegg til bestilling» og deretter «Legg til eksisterende dokument» Klikk på «Browse» og søk frem dokumentet fra din pc, som om du skulle legge til et vedlegg til en epost. Når du har valgt et vedlegg, oppdateres dialogvinduet. Klikk på «OK». Vedlegget vises på oversikten over dokumenter. Du kan legge til så mange dokumenter du ønsker ved å gjenta de siste tre trinnene; men total størrelse kan ikke overskride 5MB. Når du har lagt til relevante dokumenter, klikker du på X en på arkfanen for å gå tilbake til hovedbildet i Agresso. Gjør ytterligere endringer om ønskelig, eller klikk «Lagre» for å sende rekvisisjonen til godkjenning. Vedleggene sendes nå til leverandøren sammen med ordren. FASTE eller LØPENDE KOSTNADER Side 7 av 7 Sist oppdatert: 29. januar 2015