Bruksanvisning for utfylling av reiseregning for sentrale tillitsvalgte

Transkript

1 Bruksanvisning for utfylling av reiseregning for sentrale tillitsvalgte

2 Reiseregning for tillitsvalgte i styret og sentrale utvalg. Norsk Folkehjelp har sluttet med papirskjema for utfylling av reiseregninger. Alle sentrale tillitsvalgte som omfattes av styrets vedtak om å kunne benytte statens satser, skal derfor benytte elektronisk utfylling og registrering av reiseregninger som kreves dekket av Norsk Folkehjelp. Innlogging gjøres på følgende måte: Gå inn på følgende nettside: (Denne linken ligger også på hjemmesiden til Norsk Folkehjelp under arbeid i Norge/ medlem/ reiseregning) Det er 2 muligheter for innlogging Personlig innlogging - bruk eget brukernavn og passord Upersonlig innlogging bruk felles brukernavn og passord Personlig innlogging er for personer som leverer mer enn 3 reiseregninger i året til Norsk Folkehjelp. Personer som har sentrale verv i styret, sentrale utvalg og lignende, er slike personer. Alle disse personene har fått brukernavn og passord utstedt tidligere og disse virker fortsatt. Upersonlig innlogging er for personer som leverer noen få reiseregninger i løpet av et år. Disse kan logge seg på gjesteversjon. Forskjellen mellom personlig og upersonlig er at man må påføre eget navn og adresse samt konto nr når reiseregningen er skrevet ut. Logg deg på med: Brukernavn er nf Passord er gjester Viktig! Hvis du som bruker personlig innlogging opplever at brukernavn og passord ikke virker, så skal du først prøve funksjonen glemt passord. Hvis dette ikke virker, så skal du kontakte Per Øivind Eriksen på e-post : poe@npaid.org. Han vil sjekke din konto og ser hva som er galt. Viktig! Reiser skal alltid, så langt det lar seg gjøre gjennomføres på den billigste måte for Norsk Folkehjelp. Nå går vi videre til utfylling av reiseregning:

3 Innlogging Når du logger deg på portalen Så kommer du fram til følgende skjermbilde: Brukernavn og Passord for tillitsvalgte med personlig pålogging er det som er registrert tidligere. Det er lett å glemme slike ting, så vi anbefaler at man benytter ord som er enkle og lette å huske for den enkelte. For upersonlig pålogging skal man benytte nf og gjester. Hvis du benytter feil brukernavn eller passord så vil du bli avvist og vil ikke kunne logge inn. Forsøk da å benytte glemt passord løsningen

4 Når du har tastet riktig, så kommer du videre inn i systemet til dette bildet: Benytter du personlig innlogging, så vil du se dine tidligere registrerte reiser. Hvis du benytter upersonlig så vil du se mange reiser som er registrert av andre. For å registrere ny reise, så klikker du på knappen ny reise: For å endre på en eksisterende reise, marker den aktuelle reisen og klikk på endre reise og du kommer inn i denne reisen.

5 Viktig! Det er mulig å klikke på hjelpsymbolet på alle sider, for hjelp til utfylling! Ny reise Når du har klikket på ny reise, så får du opp et bilde der du må skrive navn på reisen. Navn på reisen bør være enkelt og informativt. Det bør inneholde noe som indikerer hva, hvor og når: Eks: Akt konf - san - sørm 8-10/4-11 Som betyr: Aktivitetskonferanse sanitet på Sørmarka 8-10 april 2011 Deretter må du markere for reisetypen. Viktig! Hvis du markerer for alle godtgjørelser og ikke har brukt bil, da blir det kluss senere i utfyllingen. Fyller du ut reise uten kjøregodtgjørelse, så får du ikke spørsmål om bruk av bil. Hvis du ikke skal ha dekket noe annet enn faktiske utgifter, så benytter man kun utlegg. Klikk så på neste:

6 I det neste bildet skal du fylle inn dato og klokkeslett for når reisen startet og sluttet. Du skal også fylle ut formålet og hvor du reiste. Klikk på neste Nå skal du fylle ut informasjon om overnattinger. Først velger du overnattingsmuligheter fra listen under Losji. De fleste velger Hotell. Så må du skrive inn navn og adresse på det overnattingsstedet du bodde på. Så må du fylle ut dato for når du overnattet. Og så må du sette inn hvordan betalingen var. (for de fleste er det dekket av arb giver) Tilslutt skal du trykke på knappen legg til

7 Når du har gjort dette så ser det slik ut: Du kan endre eller slette om det er feil, men da må du markere reisen først Klikk neste Nå skal du krysse av for hvilke måltider du har fått gratis eller blitt påspandert i gjennom reisen. Klikk på de enkelte feltene. Klikk neste

8 Nå skal du fylle ut informasjon om bruk av bil! Har du ikke brukt bil og krysset riktig i starten på utfyllingen så får du ikke opp dette valget. Har du ikke brukt bil under reisen, men får opp dette da har du ikke lest godt nok og du har markert feil i starten på reiseregningen under punktet reisetyper. Dette må du da endre, før du går videre. Bruk av bil Fyll ut hvilke rute du har kjørt eks Hamar-Sørmarka t/r Fyll ut hvor mange km dette er husk begge veier Hadde du med passasjerer så skal dette også fylles ut Klikk legg til Da vil kjøreruta fremkomme slik Du kan endre eller slette om noe er galt, men husk å markere reisen/feltet først Klikk neste

9 Utlegg Nå skal du registrere eventuelle utlegg du har hatt. Dette kan være tog, buss, bompenger, parkering el. Marker dato for utlegget og velg fra menyen hvilket utlegg Sett inn sum på utlegget Klikk legg til Da blir det slik, alle utlegg skal inn på egen linje. Dette må du gjenta flere ganger hvis du har flere utlegg. Klikk på neste

10 Forskudd Her må du fylle ut om du har mottatt forskudd fra Norsk Folkehjelp til denne reisen (det er veldig sjelden at dette gjelder tillitsvalgte på innenlandsreiser) Har du andre kommentarer vedrørende reisen eller behov for å forklare eller informere kort benytte feltet her. Klikk neste Du har kommet nesten i mål. Systemet sjekker om reisen er riktig utfylt og når dette er gjort og du ikke får noen melding så klikker du på fullfør.

11 Nå får du opp en oversikt på reisen din De som er personlig innlogget vil få sitt eget navn og adresse på feltet ansatt og de som er upersonlig innlogget vil få gjest gjest. Du kan kikke på oppsettet side 1 og side 2, hvis dette stemmer med det du antar at du skal få utbetalt Trykk godkjenn Da får du opp dette Klikk på Utskriftsvennlig versjon og du kan printe ut reiseregningen.

12 Viktig! Nå må du legge ved alle vedleggene som du har og du må signere der det står dato og attestasjon. Viktig! Hvis du er innlogget som upersonlig via gjeste løsningen, så må du fylle ut navn adresse og konto informasjon, slik at man vet hvem som har sendt inn reiseregningen og hvem som skal ha pengene utbetalt til hvilken konto. Vi anbefaler å sende inn reiseregninger så raskt som mulig etter at reisen er gjennomført! Når det gjelder vedlegg så skal dette være originalbilag og de skal gjelde den registrerte reisen. Hvis utgifter er ført inn uten at det ligger ved bilag, så kan dette kuttes i behandlingen før utbetaling. Har du mistet bilag, så må dette beskrives i kommentarfeltet. Håper du har hatt god nytte av denne bruksanvisningen! Lykke til med utfylling!