Veiledning brukere Visma.net. Expense

Transkript

1 Veiledning brukere Visma.net. Expense Nå er det slutt på å levere inn reiseregninger på papir. Fra nå av tar vi i bruk Visma.net. Expense noe som betyr at reiseregningen blir elektronisk. Reiseregning med bilag og evt. kvitteringer skal leveres elektronisk. FØRSTE GANGS INNLOGGING Ved førstegangs pålogging må du opprette bruker og passord enten ved å klikke i velkomstmailen eller via Trykk på Glemt passord? Skriv inn E-postadressen som er registrert i lønnssystemet. ( Er du usikker på hvilken e-postadresse som er registrert kontakt Lønnsavdelingen). Trykk på Send Du vil motta en ny epost med tittel: Du har bedt om et passord for Visma.net fra do.not.reply@visma.net. Trykk på Klikk her for å endre passordet i mailen du mottar Angi nytt passord når du kommer inn på nettsiden. Angi passord to ganger. Systemet indikerer hvor bra passordet er. Trykk Angi passord - Du er nå klar for å logge på Expense 1

2 Applikasjon Visma Attach Visma tilbyr en app for smarttelefon og nettbrett/ipad for å ta bilde av vedleggene og laste disse direkte opp til reiseregningen. Visma Attach er en applikasjon som kan brukes både på iphone, android og nettbrett/ipad. Applikasjonen knyttes opp mot din konto i Expense. Ved reiseutlegg, ta bilde av kvitteringen og last den opp til din Expense konto. Når du legger inn krav om utlegg i reiseregningen ved å trykke på Vedlegg kan du enkelt hente kvitteringen under Visma attach" ved registrering i Expense. Last ned appen Visma Attach fra App store (iphone/ipad) eller Google Play/Google Butikk (Android) på din smarttelefon eller Ipad/nettbrett. Den er gratis. NB! Ved nedlastning til IPAD velg «kun Iphone» for å finne Visma Attach appen. Du vil ikke finne den dersom du har valgt å vise «kun Ipad». Når Visma Attach er lastet ned, åpne denne og logg inn. Du må bruke samme brukernavn og passord som du bruker i Visma.net. Expense. 2

3 VIKTIG! Sjekk at det er hake i Send til Visma.net Expense, trykk Ferdig/videre. Hvis du glemmer å merke av for Send til Visma.net. Expense, og ikke får kvitteringen opp i Expense - avinstaller appen og installer den på nytt Logg inn Oversikt over kvitteringer Kommentar (tekst på vedlegg) Ta bilde av kvitteringen (bekreft med å trykke på haken) Hvordan ta bilde: - Ta bilde ved å trykke på kamera. (Bildet kan redigeres ved å trykke på ikonet nederst til høyre) Legg til en liten forklaring til bildet i kommentarfeltet og bekreft med haken eller trykk send. Kommentaren vil være navnet på vedlegget. Bildet er nå tilgjengelig inne i Visma.net.Expense. Andre alternativer: Dersom man ikke ønsker eller ikke kan benytte applikasjon på smarttelefon, må man benytte andre fremgangsmåter for å gjøre om papirbilag til elektroniske bilag. Du kan benytte : Kopimaskin/scanner til å konvertere bilaget og legge dette som vedlegg til reisen. 3

4 Du kan ta bilde av kvitteringen og legge ved bildet som vanlig vedlegg dersom det er lagret på maskinen du leverer skjemaet fra. Dropbox. Tar du bilder og lagrer dette her, kan disse hentes opp på lik linje med Visma attach. Registrering av reise Alle medarbeiderne i Finnmark Fylkeskommune som er registrert i lønn har tilgang til Expense. Via internett Sett inn brukernavn: E-postadresse Sett inn Passord Trykk Logg på/sign in Du vil da komme inn i dette bildet 4

5 Reise: brukes for utlegg/diett i forbindelse med reise Kjørebok: Føring av kjørebok Utlegg: Har du bare møtegodtgjørelse el utlegg i forbindelse med reisen (ikke diett) brukes utlegg Reise Velg Reise (Til høyre ligger det en hurtigguide som hjelper deg gjennom registreringen) Fyll ut Beskrivelse og Formål/arrangement. Her kan det stå det samme i begge felt. 5

6 Stilling: 1-diverse Organisasjonsenhet: Prøvenemnder Ansvar: Fagprøver Tjeneste: 570 Fagopplæring i arbeidslivet Prosjekt og fri dim. skal ikke fylles ut. NB! Leder kan ikke korrigere konteringen. Har du feil kontering vil du få reiseregningen i retur. Du kan endre opplysningene enten ved endre eller blyanten. Du kan slette registreringer dersom du har registrert feil ved å trykke på søppelbøtta. Velg reisetype: Diett eller Ingen diett Avreisedato og tidspunkt må oppgis. Trykk på datoen og velg klokkeslett Ok. Det samme gjøres for hjemreise. Gå videre på Neste, nede til høyre. Diett Her må det oppgis hvilke måltider som er dekket eller inkludert i overnattingen. Dersom det samme gjelder for alle dagene kan du angi dette på toppen og dette vil automatisk bli kopiert på alle linjene. Det kan overstyres på den enkelte linje Ved overnatting må korrekt overnattingstype velges: NB! MAN FÅR KUN NATTILLEGG VED PRIVAT INNLOSJERING! De ulike overnattingstypene styrer hvordan dietten behandles skattemessig. Ved reise med overnatting er et reisedøgn 24 timer. For reiser som varer mer enn ett døgn regnes 6 timer eller mer som et helt nytt døgn etter samme beregningsmåte som foregående døgn. Vi har 4 ulike overnattingstyper: Hotell Pensjonat (uten kokemuligheter). Overnatting på tog, i bil eller på fly går under Pensjonat. Hybel/brakke (med kokemuligheter) Privat innlosjering. Nattillegg kommer automatisk opp. Nattillegg gis kun ved privat overnatting. 6

7 Gå videre på neste for å registrere kjøring dersom egen bil er brukt. Etter registrering: Trykk Legg til 7

8 Kostnadsfordeling kan foretas ved å klikke på kostnadsfordeling. Dette kan gjøres på de fleste kostnadsarter. Klikk legg til dersom du skal fordele på flere UTLEGG Under fanen Utlegg registreres alle utlegg du har hatt i forbindelse med reisen. Alle utlegg skal dokumenteres ved bilag. Unntatt er off. kommunikasjonsmidler som buss og tog. Men da må reisestrekning oppgis. Bilagene skal vedlegges elektronisk. Det er ikke mulig å levere papirbilag ved siden av elektronisk reiseregning. NB! Kvittering for flybillett skal lastes opp som filvedlegg og legges ved ikke via Visma Attach appen. Du kan endre arbeidssted og kontering for hvert enkelt utlegg. Velg Type utlegg. Dato må stemme med bilagets dato. Valuta benyttes i de tilfeller utlegg er foretatt i utlandet i landets valuta. Beløp skal gjenspeile totalsum på bilag. Formål beskriver type utlegg og i hvilken sammenheng utlegget ble foretatt. Ved valg av annen Valuta enn NOK skal Utlegg utenlands krysses av. Dette gir riktig momsbehandling i regnskapet. Ved å trykke Vedlegg får du frem et vindu hvor du kan velge hvor vedlegget skal hentes. Vanlig filvedlegg - Visma Attach eller Dropbox. Velg hvor vedlegget skal hentes, merk vedlegget og trykk 8

9 ferdig. Dermed knytter du bilag mot utlegg. Du kan hente vedlegg fra både fil, Visma Attach og Dropbox på samme reiseregning. Trykk legg til for å legge til utlegg og vedlegg. Du skal nå ha fått opp en linje nederst som viser utlegget og at det er tilknyttet et vedlegg. 9

10 Du kan nå registrere flere utlegg. Dersom utlegget skal fordeles mellom flere enheter kan man velge Kostnadsfordeling og fordele kostnaden prosentvis dersom det skal fordeles. Spesielle utleggstyper Reiseforskudd: Registreres som utlegg. Det er ikke mulig å registrere beløpet i kredit eller som en trekkart pr i dag. Ved registrering av reiseforskudd i Expense vil det vises som om reiseforskuddet kommer til utbetaling. Når reiseregningen leses inn i HRM og kommer til utbetaling vil dette bli behandlet korrekt. Vi håper det kommer en løsning på dette i nærmeste fremtid Flybillett: For flybillett skal reisekvitteringen legges ved og er eneste gyldige kvittering. Pga størrelsen på bilaget skal denne legges ved som filvedlegg og ikke via Visma Attach appen. Reisebeskrivelse er ikke gyldig som kvittering. Overnatting: Under utlegg for overnatting registreres totalsummen i rubrikken for beløp. Under herav frokost legger du inn beløpet som gjelder frokost. Kvitteringen er som regel splittet i rom og frokost. Disse transaksjonene har ulik mva behandling så du må spesifisere hvor stor andel av totalsummen som gjelder frokost.. Hvis det ikke er spesifisert, finner du frokostandelen ved å se nederst på kvitteringen som er splittet på 25% og 8% mva. Beløpet for frokost vil du finne ved å summere grunnlag og mva for den andelen som gjelder 25% mva. Overnattingsinformasjon må angis. Husk å lagre. Selve registrering av utlegget skjer under fanen utlegg. 10

11 Under Overnatting legges Navn og adresse på overnattingssted. Dette gjelder ved alle former for overnatting. Sammendrag Fanen Sammendrag viser oversikt over alle poster i reiseregningen. Du må sjekke at alt er korrekt utfylt og at totalsummene stemmer. Dersom reiseregningen ikke er riktig kan du slette den eller gå tilbake og forandre postene som må endres. Merk: Dersom reiseregningen ikke er korrekt utfylt, avvises reiseregningen og sendes i retur. Det er du som utfyller som må fylle ut reiseregningen korrekt. Trykk på send til godkjenning for å sende til attestant. Du kan ikke velge hvem som skal attestere reiseregningen. Alle som er lagt opp med rolle attestere reiseregning i valgt organisasjonsenhet vil få opp reiseregningen. Dersom du trenger bistand i forbindelse med bruk av løsningen, ta kontakt med prøvenemndsansvarlig ved opplæringsavdelingen. 11