Visma.net Expense. Rask. Riktig. Enkelt. Derfor kommer du til å like Visma.net Expense

Transkript

1 Rask. Riktig. Enkelt. Derfor kommer du til å like Visma.net Expense Alltid tilgjengelig og oppdatert Kjøreutgifter direkte inn i løsningen Tilknyttet kredittkort Ingen dobbeltregistrering Enkel integrasjon til Huldt & Lillevik Lønn BESTILL I DAG! Kontakt oss på salg.hl@visma.com eller tlf

2 Hva er Visma.net Expense? Visma.net Expense er en nettbasert reiseregningsløsning. Med den nettbaserte løsningen kan du fylle ut reiseregningen når og hvor det måtte passe. På nettbrett, PC eller Mac på hytta, hjemme eller på jobben. Best av alt gjør løsningen det mulig å fylle ut reiseregninger, raskt, enkelt og effektivt, og systemet sørger for at alle kostnader blir refundert. Introduksjon Utfylling av reiseregninger skaper hodebry for mange. Det kan være en frustrerende og svært tidkrevende prosess, det skjer ofte feil og papirkvitteringer kommer lett på avvei. Det er derfor vi har laget en løsning som tar hodebryet fra deg, en brukervennlig nettbasert reiseregningsløsning. Med Visma.net Expense fører du reiseregningene raskt og enkelt. Ta bilde av kvitteringen med mobiltelefonen og relevant informasjon som dato og beløp vil automatisk bli lenket til utgiften, og du slipper å tenke på mistede kvitteringer. I tillegg kan du benytte apper for tracke kjøreutgiftene, og kredittkortutgiftene sendes direkte til Visma.net Expense med integrasjon med flere kreditkort, enten du har vært på en forretningsreise i utlandet eller på kundebesøk. Når reiseregningen er utfylt sendes denne automatisk til din leder for gjennomgang og godkjenning. Med Visma.net Expense vil du bruke mindre tid på å føre reiseregninger. Visma.net Expense kan benyttes som en frittstående løsning, eller den kan integreres med Huldt & Lillevik Lønn. Integrasjonen sørger for at alle godkjente reiseregninger blir overført til lønnssystemet, raskt og enkelt.

3 Fordeler ved å jobbe med Visma.net Expense Kom i gang raskt og enkelt Med Visma.net Expense trenger du ikke å installere Software og du betaler kun for de brukerne du trenger. En velkomstmail sendes ut til nye brukere og gir deg raskt tilgang til løsningen, et enkelt klikk så er du i gang. Løsningen krever ingen opplæring. Alt du trenger finnes enkelt i løsningen. Systemet inneholder også en separat quick-guide som gir deg gode forklaringer på hvordan du registrerer bilder i Visma.net Expense. Rask og effektiv registrering av utgifter Ansatte kan registrere reiseregninger når og hvor det måtte passe, på hvilken som helst enhet. Du blir guidet gjennom prosessen og vil få et sammendrag med hva som gjenstår ved hvert skritt. Dette, og en rask registrerings- og godkjenningsprosess sparer du tid. Alle reguleringer blir håndtert i løsningen, og gjør at du kun registrerer den aller mest nødvendige informasjonen. For å sikre korrekt regnskapsføring er det mulig å distribuere alle reiseregningene (prosent), eller transaksjoner (prosent eller beløp) mellom de ulike kostnadssentrene. Fordeler Markedets letteste og mest effektive reiseregningsløsning Reiseregninger kan registreres hvor og når det måtte passe, på alle enheter En enkel løsning for enkle oppgaver ingen opplæring kreves GPS-tracking kjøreutgifter direkte inn i løsningen Økt kontroll ved en transparent godkjenningsprosess Mobil skanning få raskt og enkelt kontroll over dine elektroniske kvitteringer I Visma.net Expense, kan du benytte elektroniske kvitteringer. Disse kan sendes til løsningen på ulike måter ved f.eks. Visma Attach gjennom mobil skanning, Dropbox eller lastes opp direkte fra din PC eller Mac. Norsk lov sier at navn, adresse for alle overnattingssteder må oppgis. For å gjøre denne prosessen så effektiv som mulig husker systemet alle detaljer fra tidligere overnattinger.

4 Integrasjoner som sikrer riktig registrering Visma.net Expense tilbyr integrasjon med godkjente kredittkortselskaper. Dette gjør det enklere for deg å registrere dine reiseregninger. Det er også mulig for deg å koble ditt private Visa-kort til løsningen. Har du hatt utgifter i utenlandsk valuta, vil systemet hente den riktige kursen fra den aktuelle dagen. Bruk av kredittkorttransaksjoner gjør ikke bare registreringen både enklere og raskere. Det sørger også for at informasjonen er korrekt slik at lederne ikke lenger trenger å dobbeltsjekke at beløpet er konsistent med originalkvitteringen, og at riktig vekslingskurs er benyttet. Bruken av kredittkort og elektroniske kvitteringer gir betydelig besparelser i prosesseringen av reiseregningene. Systemet tilbyr en effektiv integrasjon med GPS-tracking. Med en egen app trackes bilkjøringen din, og all info sendes inn i løsningen. Appen får også med seg hvor mye du betaler i bompenger. Du trenger ikke å benytte Google Maps eller kontakte bomselskaper for å finne ut hva du har krav på. Spar tid med en effektiv arbeidsflyt Alle kostnader blir sendt automatisk til Visma.net Approval for godkjenning. Elektroniske kvitteringer er synlig for ledere, og dette forbedrer arbeidsflyten for godkjenning. Dette gjør det enkelt for de som skal godkjenne og forsikrer at all informasjon blir registrert korrekt. Oppgavelisten i Visma.net Approval viser reiseregninger til godkjenning i Visma.net Expense. Alle brukerne vil ha en god oversikt over sine reiseregninger, status og beløp som skyldes, både per reiseregninger og totalt. Det er også mulig å se hvilke utgifter som har blitt prosessert, samt status for de andre utgiftene.

5 Nøkkelkvalifikasjoner i Visma.net Expense Nøkkelkvalifikasjoner Registrering av reiseregninger Utgiftsrefusjon Kredittkortintegrasjon Mobil Scanning Digitale kvitteringer Kilometerregistrering GPS-integrasjon Godkjenningsflyt Integrasjon med Huldt & Lillevik Lønn Beskrivelse Registrer dine reiseregninger online og legg til daglig godtgjørelse/diett. Registrer forskjellige typer utgifter i en reiseregning. Det er også mulig å gjøre dette i ulike valutaer og legge til nødvendige dokumenter. Tilknytt kredittkortet ditt opp mot løsningen slik at transaksjonene kommer direkte inn i løsningen. Støtter SEB (MasterCard og Diners), DNB og Eika. Ta bilde av dine kvitteringer og last dem direkte opp i løsningen med appen «Visma Attach» (lastes ned fra Appstore og Google Play). Last opp digitale kvitteringer fra lokale filer direkte fra digitale lagringsenheter som f.eks. via Dropbox eller Visma Attach. Registrer kjørte kilometer og sett en redusert tariff når et maksimum beløp er nådd. Benytt BilBuddy, Abax eller Abax Quicklog og importer kjørte kilometer direkte inn i systemet. GPS-appen kalkulerer dine utgifter for deg og viser også hvor mye du har betalt i bompenger. Når reiseregningen er utfylt sendes denne automatisk via Visma Approval til din leder for gjennomgang og godkjenning. Automatisk varsling effektiviser godkjenningsprosessen. Godkjente reiseregninger overføres til Huldt & Lillevik Lønn via filintegrasjon. Huldt & Lillevik AS Tlf: 09102