Kvinnherad kommune-lønsavdelinga. Visma.net Expense. Evelyn Tveito 1

Transkript

1 Visma.net Expense Evelyn Tveito 1

2 Reiserekning Kjørebok Utlegg Saksgang i Expense Attestere / Tilvise Evelyn Tveito 2

3 Frå fekk Kvinnherad kommune nytt reiserekningssystem: Visma.net Expense. Visma.net Expense er ein web-basert programvare som gir tilsette tilgang til denne via «Visma Mi Side». Den tilsette kan også logga på via internett: Dette krev brukarnamn og passord. Brukarnamnet er den e-post adressa som den tilsette er registrert med på lønssystemet, og passordet er det den tilsette laga når brukarkontoen vart aktivert. Reiserekningar som er ført av den tilsette vert sendt vidare til attestasjon. Attesterar går gjennom reiserekninga og dersom reisa inneheld feil, vil reisa verta avvist og sendt i retur til den tilsette. Det er den tilsette som må retta opp reisa slik at det vert rett. Når attesterar har gått gjennom reisa og den er rett, vert den sendt til tilvising. Etter at reisa er tilvist er reiserekninga klar til og importerast til lønssystemet og utbetalast. Det er vi på lønningskontoret som har systemansvar for Expense. Vi passar på at lønsartar, rekneskapsartar og mva er rett etter statens reiseregulativ og anna gjeldande lovverk. Vi hentar inn alle reiserekningar, kjørebøker og utlegg. Dette vert utbetalt ved ordinær lønskøyring. Evelyn Tveito 3

4 Nyttige hjelpemiddel i denne reisrekningsmodulen: Visma tilbyr to applikasjonar for smarttelefonar som er veldig nyttige og bruka til reiserekningane. For og nytta desse applikasjonane må du ha Appstore (iphone) eller Google Play (Android) på smarttelefonen din. Desse kan du lasta ned gratis. 1. VISMA ATTACH: Dette er ein app som kan brukast på både iphone og Android. Denne appen vert knyta opp mot din konto i Expense. Ved alle former for utlegg kan du enkelt ta bilde av kvitteringa og lasta denne opp til din konto i Expense. Når du legg inn krav om utlegg i reiserekninga ved og trykka på «Vedlegg» kan du enkelt henta ut kvitteringa under «Visma attach». Dersom ein ikkje ynskjer eller kan bruka denne appen, kan ein gjera det på andre måtar for og gjera om papirbilag til elektroniske bilag. Du kan bruka kopimaskin / scanner til og konvertera bilaget og legga dette som vedlegg til reisa, kjøreboka eller utlegget. Evelyn Tveito 4

5 2. VISMA MANAGER Dette er ein applikasjon som kan nyttast av alle som attesterer og tilviser. Denne appen vert knyta opp mot kontoen i Expense. Alle reiserekningar som vert sendt frå tilsette til attestering, eller frå attestant til tilvisar, kjem fram her. Her kan ein sjå heile reiserekninga eller kravet om utlegg. Den som attesterer eller tilviser kan då enten «Godkjenna» eller «Avvisa» kravet. Evelyn Tveito 5

6 Korleis komma i gang? «Approval» - rolle som attesterar og tilvisar har «Expense» rolle som alle tilsette har «Reise» kurs, konferansar, overnatting og liknande «Kjørebok» - arbeidsrelatert køyring «Utlegg» - arbeidsrelatert innkjøp Alle reiserekningar du leverer inn vil ligga som historikk på oversikten din. Dette gir ein enkel oversikt over reiserekninga, beskrivelsen, innhaldet og summen på kravet. Evelyn Tveito 6

7 Evelyn Tveito 7

8 Mine opplysningar: Under «Mine opplysningar» kan du endra informasjonen om deg sjølv. Husk at alle opplysningar skal vera lik som i lønssystemet. Her kan du endra e-post adressa, passord og mobilnummer. Evelyn Tveito 8

9 Dette feltet skal seia noko om kva reisa, køyringa eller utlegget dreiar seg om. Dersom du t.d. skal føra ein reiserekning på ein enhet som du ikkje er knytt til, trykker du på rullegardina og skriv inn den enheten du skal føra reisa på (evt. søk opp med namn). Du må også velga rett ansvar og teneste. Når du har lagt inn beskrivelse og evt. endra kontering, trykker du på «Legg til reise». Evelyn Tveito 9

10 Vel om reisa har strekt seg over så lang tid at du har krav på «Diett» eller «Ingen diett». Beskriv formålet med reisa Klikk på den dagen reisa starta i kalenderen og vel klokkeslett då reisa starta. Klikk deretter på dagen og klokkeslett du kom heim frå reisa. Evelyn Tveito 10

11 Avhengig av vala du har tatt vil reisa summerast på høgre side av skjermen, i det blå feltet. «Hurtigguiden» gir deg hjelp til utfylling Reisa legg seg som eit oransje felt i kalenderen Evelyn Tveito 11

12 Her kan du endra kontering Vel måltidsdekning for alle måltider, «frukost», «lunsj» og «middag». Ta stilling til «overnattingstype». «Nattillegg» gjeld bare ved val av overnattingstypane: «hybel/brakke» og «privat innlosjering». Når du vel «lagre» knappen ser du at total beløpet til høgre vil endra seg. Evelyn Tveito 12

13 Her fyller du inn dei opplysningane som trengs. Antal kilometer, reiserute, formål, evt. passasjerar du har hatt med i bilen, skog-og anleggsvei, tilhengar. NB! Husk og trykk på «Legg til» knappen, då vil total beløpet på høgre side bli oppdatert. Evelyn Tveito 13

14 For dei som har mykje arbeidsrelatert køyring kan det vera greitt og føra «Kjørebok». I kjørebok kan du samla opp køyring for ein periode, t.d. ei veke, ein månad, 3 månadar. Dette gjer det enklare for den som fører reisene, og enklare for dei som skal godkjenna reisene. Klikk på fana «kjørebok» i oversiktsbildet. Evelyn Tveito 14

15 Her skriv du ein kort beskrivelse, t.d. «kjørebok veke 14/2016» Vel dato ved og trykka på kalenderen til høgre 2. Vel type kjøretøy ved og trykka på pila 3. Køyrelengde, her kan ein godt skriva inn totalen på heile reisa 4. Skriv inn reiserute 5. Skriv inn formål 6. Trykk på «Legg til» knappen nede til venstre Evelyn Tveito 15

16 Når du har klikka på «Legg til» knappen vert reisa registrert her på denne linja. Totalsummen på reisa visar i det blå feltet til høgre. Evelyn Tveito 16

17 Ved og trykka på «Sammendrag» knappen kjem du til siste stopp av reiserekninga. Her får du eit samandrag av det du har ført. Sidan du ikkje skal senda denne reisa vidare no, men skal samla opp ein del reiser før du sender vidare, kan du bare gå ut av denne reisa. Trykk på «oversikt» knappen og du vil koma tilbake til hovudbildet. Evelyn Tveito 17

18 Her ser du at reisa legg seg i kalenderen. Ved og holda musa på det oransje feltet kjem det opp kva du skal ha godtgjersle for. På oversiktsbildet ligg alle reisene dine som ein historikk. Framfor reisa er det eit ikon som seier kvar i løypa reisa di er. Ved og holda musa mot ikonet vil det koma forklaring til ikonet. Det oransje ikonet betyr at reisa ikkje er sendt vidare og ligg fortsatt i arbeid hos deg. Ved og klikka på sjølve reisa kjem du inn igjen på reisa der du kan fortsetja på kjøreboka di. Evelyn Tveito 18

19 Du kan no starta og føra ei ny reise som vist på side 15. Dersom du t.d. har med deg passasjer i bilen skal du skriva namnet på passasjeren i dette feltet og skriva inn kor mange kilometer passasjeren har vore med. Dersom du har fleire passasjerar med trykker du på det blå pluss teiknet og det vil koma opp ei ny linje. Trykk så på «Legg til» knappen. Evelyn Tveito 19

20 Dersom du vil gjera endringar på ein av reisene kan du gjera dette med og bruka desse ikona: Blyant = endre Bos spann = Slette Evelyn Tveito 20

21 Evelyn Tveito 21

22 Trykk på vedlegg knappen for og henta inn vedlegg til reisa di. NB! Alle utlegg som krev bilag MÅ vedlegg sendast ved (bompengar er einaste unntak). Evelyn Tveito 22

23 Dersom du har skanna inn vedlegga til datamaskina di, trykker du på «Velg fil» knappen. Evelyn Tveito 23

24 Når du har funne det rette vedlegget, dobbelklikkar du på det. Evelyn Tveito 24

25 Du kan då sjå at kvitteringa ligg ved utlegget, trykk på «Legg til» knappen, og utlegget med kvittering legg seg som vist på det nedste bildet. Her ser du at det ligg eit vedlegg med reisa. Evelyn Tveito 25

26 Dersom du har lasta ned «Visma Attach» appen, trykker du på Visma Attach. Då vil bilde av kvitteringane komma opp. Vel den kvitteringa som du skal legga ved med og klikka på den, slik at den vert markert med blått og trykk «Legg ved» Evelyn Tveito 26

27 Her ser du at kvitteringa ligg ved utlegget. Trykk på «Legg til» knappen, og utlegget med kvittering legg seg som vist på nedste bildet. Når du er ferdig med registrering av utlegg, trykker du på «neste» knappen. Evelyn Tveito 27

28 Trykk på «Legg til overnattingsinformasjon» knappen, då kjem det opp eit nytt bilde. Trykk «Lagre». Evelyn Tveito 28

29 Evelyn Tveito 29

30 Reisa du sendte til godkjenning legg seg på oversikten din, og her kan du sjå statusen på reisa. Ikonet som viser klokka viser at reisa er sendt til godkjenning, men ikkje godkjent enda av attesterar. Dersom du no etter at den er sendt til godkjenning skulle gjort noko endringar på reisa er det fortsatt mulighet for det så lenge reisa ikkje er godkjent. Klikk på den aktuelle reisa. Evelyn Tveito 30

31 Evelyn Tveito 31

32 Då kan du sjå at reisa endrar status og du kan inn og gjera endringar. Evelyn Tveito 32

33 Attestering / tilvising: Attesterar / tilvisar vil få tilsendt e-post når det er reiser som skal godkjennast: Evelyn Tveito 33

34 Dei som har rolle som attesterar / tilvisar har «Approval» på menylinja si øvst i bildet: Når du trykker på «approval» vil reisene du skal godkjenna komma opp på «Mine oppgaver» Klikk på reisa Evelyn Tveito 34

35 Då kjem du inn på sjølve reiserekninga. Ved og bla på pilene kan du bla gjennom reiserekninga frå side til side. Dersom det er vedlegg til reisa vil det komma opp på siste side. Dersom du vil sjå arbeidsflyten til reisa kan du trykka på fana «Arbeidsflytdetaljar» Dersom du skal redigera noko på denne reisa du skal attestera, trykker du på «Rediger» knappen nedst til høgre. I redigerings programmet kan du evt. endra kontering på reisa. Attesterar har ikkje muligheit til og legga til eller endra på noko som har konsekvensar for utbetalinga. Då må reisa sendast tilbake til den tilsette med og trykka på knappen «Avvis». NB! DERSOM DET ER REISE MED UTLEGG SOM KREV KVITTERING, MÅ VEDLEGG VERA MED. DERSOM IKKJE VEDLEGG ER MED SKAL REISA SENDAST I RETUR. Dersom reisa ser grei ut, er det bare og trykka på «Godkjenn» knappen og reisa går vidare til tilvisar. Evelyn Tveito 35

36 Når du er inne på «approval» (1) kan du ved og trykka på «min historikk» (2) sjå reiser som du har til godkjenning ved og trykka «aktive prosesser» (3), eller du kan sjå tidlegare reiser du har godkjent ved og trykka «ferdige prosesser» (4). Evelyn Tveito 36

37 Alle med ei rolle i Visma.net Expense, attesterer eller tilvisar, kan setta sted fortredar ved eige fråvær. Dette gjer du i «Approval» (1) / «Innstillinger» (2). Det er då dette bildet som kjem opp: 1 2 Her kan du søka opp namnet på den som skal vera sted fortredar for deg. Når du klikkar på «Aktive i perioden» kan du legga inn tidsperioden som denne personen skal vera vikar for deg på. Trykk «Lagre» Evelyn Tveito 37

38 VISMA MANAGER Dette er ein applikasjon som kan nyttast av alle som attesterer og tilviser. Denne appen vert knyta opp mot kontoen i Expense. Alle reiserekningar som vert sendt frå tilsette til attestering, eller frå attestant til tilvisar, kjem fram her. Her kan ein sjå heile reiserekninga eller kravet om utlegg. Den som attesterer eller tilviser kan då enten «Godkjenna» eller «Avvisa» kravet. Evelyn Tveito 38

39 Evelyn Tveito 39