Visma Expense - registrering av reiseregninger

Transkript

1 Visma Expense - registrering av reiseregninger Norges Golfforbund har innført et elektronisk reiseregningssystem som skal benyttes ved registrering av krav om godtgjørelser (diett - kilometer) eller refusjon av utlegg på dommeroppdrag for NGF. Reiseregningen skal registreres så raskt som mulig etter gjennomført oppdrag og senest etter 45 dager. Dersom reiseregninger blir sendt inn etter dette kan du ikke regne med å få de utbetalt. Opprette en reise Bruk valget «Reise» og gi reiseregningen en god beskrivelse (denne ser vi i økonomisystemet etter oppdatering, så den bør være så utfyllende som mulig) f.eks. navn på turnering og dato. Dersom du bare har hatt et utlegg og ikke foretatt en reise bruk knappen «Utlegg». Dette kan f.eks. være aktuelt hvis du tidligere har registrert en reise, men har glemt å legge ved flybilletten. Da kan du ikke registrere en ny «Reise» med samme tidspunkt. Bruk da bare «Utlegg» og registrer den som manglet. Department (avdeling) er alltid 54 Turnering Project (prosjekt) er enten : 5502 Dommervirksomheten (ved dømming) eller 5505 Dommersamling 5506 TD-virksomheten Hvis du skriver «dommer» i nedtrekksmenyen, så vises alle prosjekter som inneholder bokstavene «dommer». Visma Expense - veiledning dommere

2 Visma Expense - veiledning dommere

3 På reiser som gjelder dommeroppdrag ytes det diett da må også klokkeslett og dato fylles inn nøyaktig. På dommersamling er all kost dekket og da velges knappen «Ingen diett». Visma Expense - veiledning dommere

4 Spesifisering av kilometergodtgjørelse Ved ordinære dommeroppdrag velges Type kjøretøy «Bil» kr 3,80 pr km. Ved samlinger brukes satsen «Bil NGF kurs og samlinger» - kr 2,00 pr km. Alle felt merket med * må fylles ut. Når en reiserute er registrert, klikk på knappen «Legg til» for eventuelt å registrere flere. Visma Expense - veiledning dommere

5 Utlegg og kvitteringer Alle utlegg må dokumenteres med kvitteringer. Unntaket er bompenger. Velg riktig type i nedtrekksmenyen «Type utlegg». Klikk på «Legg til» når du har registrert et utlegg. De blå ikonene til høyre på hver registreringslinje brukes for å «Endre» på en linje eller «Slette» den. Visma Attach Last ned app en Visma Attach for å ta bilde av kvitteringer som kan hentes inn i reiseregningen. Dersom du har fått kvitteringer på epost kan disse lagres på pc en. Både kvitteringer fra Visma Attach og andre filer du har lagret som skal legges ved, hentes ved å klikke på knappen «Vedlegg». Se neste bilde. Når du oppretter en bruker i Visma Attach, må du bruke samme epost-adresse som du bruker ved innlogging til Visma Expense. Visma Expense - veiledning dommere

6 Velg knappen «Fil» for å hente en tidligere lagret fil eller klikk på knappen «Visma Attach» for å hente kvitteringer du har tatt bilde av. Se skjermbildet under. Når du tar bilde av kvitteringen er det greit å gi bildet et kort navn slik at du enkelt kan se hvilken kvittering du skal hente inn på linjen når du registrerer reiseregningen. Du kan også klikke på bildet og så klikke knappen «Forhåndsvisning» før du henter den inn. Visma Expense - veiledning dommere

7 Alle papirkvitteringer kan kastes etter at du har tatt bilde av de og overført de til reiseregningen. Visma Expense - veiledning dommere

8 Når reiseregningen er ferdig klikker du på «Send til godkjenning» da sendes den inn til fagansvarlig hos NGF for godkjenning. Hvis du ikke er ferdig trykker du bare Lagre. Da kan du hente den opp igjen senere og fortsette utfyllingen. Dersom du sender en regning til godkjenning, og i ettertid ser at du må endre på den, kan du kalle den tilbake dersom den ikke er blitt godkjent. Da vil knappen «Avbryt godkjenning» vises i dette bildet». Du kan også slette reiseregningen i dette bildet bruk «Slett reiseregning». Denne løsningen er helt elektronisk det betyr at det ikke skal sendes inn noen papirversjoner eller kvitteringer. Dersom det er noe galt med reiseregningen vil du få den i retur, og du må endre på den selv. Dette er en forutsetning for at regningen kan godkjennes med kun elektronisk signatur. Den som godkjenner regningen hos NGF kan bare endre på avdeling eller prosjekt, dersom du har registrert disse feil. Visma Expense - veiledning dommere

9 På oversiktsbildet kan du klikke på PDF-ikonet og se hvordan regningen ser ut. For ordinære brukere vil valgene «Oversikt» og «Eksterne tjenester» være tilgjengelig. Alle regningene du har sendt inn vil bli liggende her og kan sorteres etter Status eller Dato. Visma Expense - veiledning dommere