Reise- og utgiftsrefusjon

Transkript

1 Reise- og utgiftsrefusjon Når ditt oppdrag for Rikskonsertene er utført kan du kreve refusjon av reisekostnader/andre utgifter og registrerer dine krav her: Obs: For refusjon av utgifter til reise eller andre utlegg er løsningen obligatorisk fra 1. januar 2016 Krav sendes Rikskonsertene elektronisk snarest og senest 14 dager etter at reisen har funnet sted Registrering av reiseregninger gjenspeiler regelverket i Statens Personalhåndbok. Faste satser for kostgodtgjørelse, nattillegg, kilometer mm fastsettes årlig. Beløpene beregnes automatisk ut fra reisens varighet og antall kilometer. For utbetaling av lønn vil utrulling av selvbetjeningsportal skje puljevis mot ulike utøvere i løpet Du trenger ikke noe eget brukernavn eller passord: for å logge på benytter du din eksisterende tilgang til ID-porten (MinID, BankID, Buypass ID, Commfides e-id, med mer.).

2 Reise- eller utgiftsrefusjon - Innenlandsreise med overnatting Velg Øvrige reiser. NB: det må opprettes reiseregning for hver periode du reiser fra turneområde. Eksempel: 10 dagers turné med hjemmereise i helg: - 1. reiseregning for del 1 (søndag1-fredag1) - 2. reiseregning for del 2 (søndag2-fredag2) I dette eksemplet skal vi registrere en innenlandsreise. Først velg skjema innenlandsreise i nedtrekksmenyen. Og klikk deretter på knappen Start for å begynne å registrere. Innenlandsreise - Skjema Innenlandsreise brukes når man har overnattingsreiser.

3 Steg 1 - Generelle data - Innenlandsreise med overnatting Husk å lagre underveis!! Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett. Reisemål: her opplyses om turnésområde (by, distrikt eller fylke). Regulativ: i hovedsak er det tjenestereise som skal brukes. Årsak/Formål: Produksjonsnummer! Kommentarer: for eksempel delt turné osv. Ikke aktuelt. Nattillegg: kun relevant ved privat overnatting etter avtale. Kryss av for kostgodtgjørelse dersom du har krav på det. Under fradrag skal du krysse av dersom du har fått dekket måltider underveis på reisen, dvs. måltider du ikke har betalt selv (for eks. frokost på hotell). Reisestrekning: kun relevant ved bruk av privat bil etter avtale. Klikk på knappen Godkjenn når du er ferdig, og du kommer tilbake til forrige bilde. Klikk deretter på Registrer utgiftsbilag for å gå videre i registreringen.

4 Registrer reisestrekning (obs: kun ved bruk av privat bil) Her er det mye informasjon som skal fylles ut; antall kilometer, hvor du har kjørt fra og til (adresse), kjøretøytype, evt. passasjertillegg, navn på evt. passasjer, hvem som har godkjent bilbruk, og evt. tillegg for å kjøre med tilhenger eller på skogsbilvei. Klikk på knappen Strekningsdetaljer for å komme inn i registreringsbildet for kilometer. På registreringslinjen (markert i blått her) legger du inn antall kilometer, velger evt. antall passasjerer, avreise- og bestemmelsessted og hvem som har godkjent bilbruk. Det er veldig viktig at du oppgir fra og til hvilken adresse du har kjørt, da disse feltene er obligatoriske. Tilleggssats Kryss av her dersom du har kjørt på skogsbilvei med dårlig standard. Dersom det er passasjerer registrert for strekningen, blir det også obligatorisk å fylle ut passasjernavn. Det gjøres i feltet Kommentar. Ikke aktuelt. Skal du registrere flere linjer klikker du på Godkjenn og ny post. Når du er ferdig klikker du på knappen Godkjenn.

5 Steg 2 - Registrer utgiftsbilag - Innenlandsreise med overnatting Steg to i reise-/utgiftsrefusjon er å registrere utgiftsbilag. Har du ingen reiseutgifter, eller bilag på reisen, må du likevel gå via dette steget for å komme videre i registreringen og eventuelt lagre reisen. Dersom du ikke har noen utgifter som skal refunderes, klikker du på knappen Kontroller for å gå videre. Klikk på knappen Ny post, og velg aktuell utgiftstype fra nedtrekksmenyen. Denne linjen vises. Velg utgiftstype fra nedtrekksmenyen i kolonnen Utgiftstype. Velg kollektiv transport for tog, buss, T-bane, trikk Velg Ref. div. andre utg. for andre utgifter. For å kunne godkjenne utbetalingen, må alle nødvendige kvitteringer og bilag legges ved. Dette gjøres fortrinnsvis digitalt: last opp dine vedlegg når du oppretter kravet (se neste side). Digital innlevering av bilag er sikrere og gir raskere utbetaling enn fysisk innsending. Den som skal kontrollere reisen må ha tilgang til bilagene. Nødvendige bilag inkluderer: Kvitteringer for reiseutgifter (med unntak av kvitteringer for billigste offentlige kommunikasjon f.eks. buss eller tog) Kvitteringer for utlegg som skal refunderes Registrer beløpet på bilaget i feltet Bilagsbeløp. Skal du registrere flere linjer klikker du på Godkjenn og ny post. Når du er ferdig klikker du på knappen Godkjenn! Hvis du har to like kvitteringer klikk på knappen Kopier istedenfor Godkjenn og ny post og du lagrer to like linjer. For noen utgifter er det krav til tilleggsinformasjon. Det vil da komme opp ekstra felt. Merk at felter merket med rød stjerne er obligatorisk. På de øvrige utgiftstypene er det valgfritt å oppgi mer informasjon. Da benyttes feltet Beskrivelse. Dersom du har en kvittering eller et bilag, kan du laste det opp som vedlegg (se nedenfor). Hvis ikke, klikk på Kontroller for å gå videre.

6 Husk å lagre underveis!! Legg ved kvittering og bilag Øverst i skjermbildet i reiseregningen finner du en veiviser over hvilke steg som finnes, og hvor langt du har kommet. Klikk på Generelle data. Viktig: Klikk først på knappen Lagre utkast! Og deretter på knappen Vedlegg. Klikk på knappen Bla gjennom og finn frem til vedlegget du ønsker å laste opp. Klikk deretter på knappen Opplasting. Det anbefales at du tar vare på kvitteringen inntil beløpet er utbetalt til bankkonto. Obs: Klikk deretter på Registrer utgiftsbilag (nederst på siden) for å gå videre i registreringen. Har du ikke flere reiseutgifter, eller bilag på reisen, må du likevel gå via dette steget for å komme videre i registreringen og eventuelt lagre reisen. Dersom du ikke har flere utgifter som skal refunderes, klikker du på knappen Kontroller for å gå videre.

7 Steg 3 - Kontroller og send Her må du velge om du kun vil lagre utkast (dersom du ikke er ferdig med utfyllingen) eller om du vil lagre og sende til godkjenning. Er du ferdig med utfyllingen, klikk på knappen Lagre og send til godkjenning.