Fylkesmannen i Telemark. Elektronisk innsending av reiseregning og honorar

Transkript

1 Elektronisk innsending av reiseregning og honorar 1

2 Lenker og annen informasjon Selvbetjeningsportalen for mottakere av honorar Pålogging: Brukerveiledninger: ning/selvbetjeningsportal/ Brukerstøtte: Teknisk: Telefon , e-post Utfylling av skjema: Kontakt din fylkesmann 2

3 Innlogging / utlogging Logger inn via ID-porten ved hjelp av for eksempel BankID eller MinID Hvis du har oppdrag for flere oppdragsgivere, påse at du velger korrekt firma. Hvis du kun er registrert hos en oppdragsgiver, kommer du rett inn. Logg ut finner du øverst i høyre hjørne. 3

4 Kontaktinformasjon Fylkesmannen i, postboks 2603, 3702 Skien Telefon: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, Statens Hus Sogn og Fjordane, 6863 Leikanger fmsfokonomi@fylkesmannen.no Telefon Fylkesmannen i Buskerud, postboks 1604, 3007 Drammen fmbuokrapp@fylkesmannen.no Telefon: Fylkesmannen i Aust- og Vest Agder, postboks 788 Stoa, 4809 Arendal fmavokonomi@fylkesmannen.no Telefon:

5 Innsending av protokoll I det nye systemet vil ikke honorarkravene/reiseregningene gå til leder i nemda for kontroll før utbetaling. Det er derfor viktig at leder i nemda sender oversikt over: Dato for møtet Antall timer møtet har vært Hvem som har deltatt i møtet Dette vil så danne grunnlaget for refusjonskravet. Send dette til ovenstående epostadresser så snart møtet har vært. Bruk gjerne forsiden av protokollen. 5

6 Honorar Lønnarter ved utfylling av honorar: 5534 Honorar Timer: (møtetid og møteforberedelser). Splitt gjerne på to linjer, en for møtet og en for evt forberedelse/etterarbeid 5535 Honorar avtalt pris 5533 Tapt arbeidsfortjeneste (må være dokumentert fra arbeidsgiver) Bruken av lønnart definerer blant annet hvordan inntekten skal innrapporteres til likningsmyndighetene, så det er derfor viktig at dere bruker korrekt lønnart. Det er en lang liste å velge i, så vær påpasselig med valget. 6

7 Satser for honorar, villreinnemda 2016: Leder Medlem 567,00 pr time 429,00 pr time Selvs. næringsdrivende Arbeid i møter 1182,- pr time Møteforberedelse 429,- pr time Dokumentert tapt arb.fortj. Inntil 1886,00 pr dag 7

8 Kvitteringer til reiseregningen Reiseregning Skal legges ved elektronisk Hvis du ikke har tilgang til skanner, kan kvitteringene evt sendes pr post til din fylkesmann. Husk å påføre navn/reisenummer på kvitteringene! Legg ved kvitteringer for fly, tog, buss, taxi, ferge, hotell m.m Kommentarfeltet: Skriv her hvis du har vært passasjer med andre. Feltet kan også brukes til å forklare nærmere andre forhold du mener er nødvendig for reisen. For eksempel om tunellen var stengt, og du måtte kjøre 10 mil omvei. 8

9 Hensynet til mva ved refusjon av reiseutgifter Når du skal velge utgiftstype er det litt å passe på, fordi moms skal spesifiseres når du legger ved kvittering. Her er noen eksempler: Reiseutgifter med kvittering - velg utgiftstype «Kollektiv transp. m/10% mva». Kvittering må legges ved fordi momsregistreringen skal være etterprøvbar. Reiseutgifter uten kvittering (eks busskort) - velg «Kollektiv transport». Moms registreres ikke. Hotellkvittering må splittes opp fordi frokost er unntatt ordningen. Registrer derfor slik: Velg «Hotell m/10% mva eks. frokost» for selve overnattingen (beløpet med 10% mva) Velg «Måltider/frokost hotell» for frokosten (beløpet med 25% mva) Hvis hotellet er betalt av andre (for eksempel på fellesfaktura), skal det oppgis på reiseregningen under Hotell betalt av virksomhet. 9

10 Hotell spesifisering av mva Hotell med 10% mva: Kr 1255,- Måltider/frokost hotell: Kr 70,- 10

11 Hva skjer hvis Fylkesmannen oppdager feil? Hvis Fylkesmannen finner noe feil i reiseregningen eller honorarskjemaet blir den sendt i retur til deg, og du må korrigere. Dette får vi ikke gjort uten å legge inn kommentar. Du vil da få en epost om at du har ubehandlede oppgaver i din innkurv. Gå på arkfanen «Innkurv», merk reisen du har i innkurven og som skal korrigeres og du vil se kommentaren. Noen ganger kan det ta litt tid før innkurven er oppdatert. Du kan også trykke på oppdater-knappen oppe til høyre i bildet (markert med to piler i ring) 11

12 Tekniske krav til løsningen Løsningen støtter følgende nettlesere: Google Chrome Internet Explorer, til og med versjon 10.0 Internet Explorer 11 fungerer hvis IE11 kjører i kompabilitetsmodus Mozilla Firefox Safari 6.0 på Mac OS X 12