Visma travel brukerdokumentasjon

Transkript

1 Visma travel brukerdokumentasjon Ansatt Versjon Visma Web: Personalia, Pårørende, Lønnslipper, registrere overtid/ timer til utbetaling Visma Travel: Reiseregning, kjørebok, avgiftsrefusjon, dagreise

2 Det er to måter å logge seg inn på Visma travel, enten via intranett eller internett 1. Innlogging Visma travel via intranett 1. Du vil nå se dette bildet. Under meg selv ligger: personalia, pårørende, personalskjema (ikke VGS), og link til Visma travel. (Søknader er ikke aktiv) For å gå til Visma travel, trykk på reiseregninger Dersom du har flere aktive stillinger vil hovedstilling være forhåndsvalg. Dersom reisen skal knyttes til annet tilsettingsforhold, velges dette.

3 1 b. Innlogging via internett Førstegangspålogging a. Fra internett (obs må bruke passord og brukernavn): Firma id: AM863 Brukernavn: e-post adresse med store bokstaver Passord: Trykk glemt passord Endre passord: passordet må være på minimum 6 tegn, og skal bestå av både tall og bokstaver. Systemet tar hensyn til små og store bokstaver. Brukernavn eller firma-id kan ikke benyttes som passord. NB! Dette gjelder kun hvis du vil logge deg på Visma travel utenfor nettet til Troms fylkeskommune. Ved senere pålogging brukes samme link, firmaid, brukernavn og selvvalgte passord. 2. Du vil komme til dette bildet 3. Registrer regning Reise benyttes både for dagsreise og reise med overnatting. Kost ved rutinemessige faste tjenesteoppdrag uten overnatting gir ikke rett til dagdiett. Kost kan dekkes etter regning i enkelte tilfeller. Reisens lengde i tid og utstrekning vil da være avgjørende. Se gjeldende retningslinjer for kost ved dagsreiser i personalhåndbok. Dersom det avtales et beløp som kompensasjon av diett på dagreise registreres dette under Reiseutgifter, Bilagstype «Trekkpliktig kostgodtgjørelse». Her registreres totalt avtalt beløp.

4 Velg Reise etter regning når du ikke har krav på diettgodtgjørelse etter statens regulativ. Velg kjørebok hvis du kun skal registrere kjøring og utgifter til kjøring (eks parkering, bompenger etc) Velg utgiftsrefusjon hvis du skal ha refundert utgifter (eks porto, årsavgift, møtegodtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kursavgift etc) Dette kan også gjelde forhåndsbetalte flyreiser og kursavgifter. Kort forklaring til reisebildene: Reiseregning består av følgende bilder: o Reise: Egen referanse, formål, sted, avreise og hjemkomst o Innhold: Reisetype: angi reise med diett/nattillegg eller reise etter regning(gir ikke diett) og angi hva som er reisens innhold (kjøring, reiseutgifter eller andre utgifter). Forskudd benyttes ikke. o Innland: Sted, Type losji, fra dato, til dato, overnattingssted, dekning o Måltidsfradrag o Kostgodtgjørelse o Kjøring: Bilagstype, dato, reiserute, ant Km, evt passasjer o Reiseutgifter: Bilagstype, dato, dekning, beløp o Andre utgifter: Bilagstype, dato, formål, dekning, beløp o Forskudd: Dersom det er gjort avtale om bortfall av kompensasjonstillegg ved utenlandsreiser registreres trekket her. o Avregning: for valg av attesterer. o Fullfør Felter med merket må fylles ut. Felter uten lesbar tekst må ikke fylles ut Feltene egenreferanse og formål må fylles ut, teksten kan være lik, men vær oppmerksom på at egen referanse er den som fremkommer på egen liste og til attestant og anviser Bruk hjelp knappen som er tilgjengelig på hvert bilde NB. Husk at hotell og frokost må splittes pga forskjellig mva-sats. Hvis f.eks du har overnattet på et hotell, så vil det stå på regningen som du får fra hotellet hva kostnaden er for overnattingen (losji) og hva du har betalt for frokost (kost). Bilagstype for frokost på hotell ligger under Reiseutgifter. Dersom arbeidsgiver har dekket utgifter for hotell, benyttes «betalt av arbeidsgiver» og ingen beløp angis.

5 Fly innland skal benyttes når du har betalt til et flyselskap i Norge (eks SAS, Norwegian, Widerøe) Dersom arbeidsgiver har dekket utgifter til transport eller andre utgifter skal ikke dette registreres. 4. Oppgaver Under oppgaver ligger: Oversikt: Denne gir den en enkel oversikt over de reiser du har gjort, og hvilke status de har. Rapporter: Her ligger: reiseoversikt (lik oversikt) reiseskjema (Oversikt over alle dine reiser, kan skrives ut) Kjøregodtgjørelse (Oversikt over alle dine kjøregodtgjøringer, kan skrives ut) Utgiftsrefusjon (Oversikt over alle dine utgifter, kan skrives ut) Endre passord: passordet må være på minimum 6 tegn, og skal bestå av både tall og bokstaver. Systemet tar hensyn til små og store bokstaver. Brukernavn eller firma-id kan ikke benyttes som passord. NB! Dette gjelder kun hvis du vil logge deg på Visma travel utenfor nettet til Troms fylkeskommune. 5. Send til godkjenning Velg attesterer og klikk på fullfør. For å få en oversikt over hele regningen før fullføring, klikk på detaljer. NB!! Se veiledning for mer informasjon