Visma.net Expense. (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder

Transkript

1 Visma.net Expense (reiseregningssystem) Brukerveiledning til prøvenemnder Innhold 1. Aktivering av egen brukertilgang Innlogging (ekstern) Forside / Oversiktsbilde Utfylling av reiseregningen... 4 Elektronisk hjelp i systemet... 4 Hvordan starter du å registrere reiseregning? Fanen «Reise» Fanen «Diett» Fanen «Kjørebok» Fanen «Utlegg»... 9 Utleggstyper og krav til dokumentasjon... 9 Bilag / dokumentasjon...11 Last opp vedlegg (bilag) Fanen «Overnatting» Fanen «Sammendrag» Diverse Hvordan fungerer behandling av reiseregninger? Endring av brukernavn (e-post adresse)...14 Side 1 av 14

2 1. Aktivering av egen brukertilgang Når brukerkonto i Expense er klar, vil du motta en e-post fra do.not.reply@visma.net. E-posten er et signal om at du kan aktivere brukerkonto i Expense (følge lenken i e-posten). Når dette er gjort kan du begynne å registrere reiseregninger. Tilgangen til å registrere deg som bruker med eget passord gjelder i to døgn fra du får eposten. Det er imidlertid ikke noe problem dersom du ikke får aktivert brukerkontoen straks du kan når som helst i ettertid registrere nytt passord ved å gå inn på 2. Innlogging (ekstern) Gå til nfk.no/reise. Der finner du informasjon om pålogging, opplæringsvideoer og brukerveiledninger. Benytt linken Brukernavn er din epostadresse. For ansatte vil dette være brukerident@nfk.no eller brukerident@vgs.nfk.no. For eksterne er brukernavn deres private epostadresse (navn@online.no, navn@hotmail.com etc). Side 2 av 14

3 Passord: Klikker du på «Glemt passordet?» får du slik tilbakemelding fra systemet og må følge instruksene og lage et nytt passord. 3. Forside / Oversiktsbilde Fanen «Oversikt» vil vise alle reiser som du har registrert, og ikonet foran beskrivelsen av reiseregningen (helt til venstre) vil fortelle hvilken status reisen har. Oversikt over alle disse ikonene (og mye annet nyttig informasjon) finner du under: Hjelp/Min oversikt/status og ikon for reiseregningen. Side 3 av 14

4 4. Utfylling av reiseregningen Elektronisk hjelp i systemet Skjermbilder og funksjonalitet vil kunne endres av Visma flere ganger i året! Denne veiledningen vil derfor ikke være ajour til enhver tid. Fullstendige veiledninger og annen nyttig informasjon finner du ved å trykke på valget «Hjelp» eller spørsmåltegn som ligger øverst på skjermbildet. Når du registrerer reiseregning, kan du få hjelp/automatisk veiledning ved å trykke på valget «Hurtigguide» øverste på høyre side av skjermbildet. Hurtigguiden veileder deg trinn for trinn. Hvordan starter du å registrere reiseregning? Øverst i skjermbildet på «Oversikt» finner man følgende ikoner: På denne siden skal prøvenemnder KUN bruke «Reise» for å registrere reiseoppgjør selv om man bare skal refundere kjøring eller et utlegg. Trykk på «Reise» for å begynne med registrering av reiseregning. Etter at du har trykket på «Reise» vises det at reiseregning består av flere faner: «Reise», «Diett», «Kjørebok», «Utlegg», «Overnatting», «Sammendrag». Vi skal se nærmere på hver av dem. Dersom du avbryter utfyllingen av en reiseregning, vil den normalt ikke lagres. Dersom du vil lagre må du gå til fanen Sammendrag og trykke «Lagre». En reise som ikke er godkjent kan endres ved å klikke på navnet på reisen. Da vil reisen åpnes i fanen Reise. Side 4 av 14

5 4.1 Fanen «Reise» Reisebeskrivelse I feltet «Beskrivelse» skal du legge inn en kortfattet beskrivelse av reisen: møte eller fag- eller svenne- eller kompetanseprøve (husk å skrive hvilket fag i prøvenemnda). Hurtigguiden som ligger ute til høyre er et fint hjelpemiddel til registreringen. Den vil følge hvert skjermbilde som du er inne i! Stilling Organisasjonsenhet Kostnadssted må være riktig Stilling viser hovedstilling (for dem som har ansettelsesforhold i NFK). Dersom du har flere stillinger, må du velge riktig stilling i forhold til reisen du har foretatt. Velg deretter riktig organisasjonsenhet. Den skal være « Prøvenemd». Bruk søkefunksjonen dersom det ikke står riktig organisasjonsenhet. Sjekk deretter at balansested er 200. Kostnadssted skal være enten Honorering prøvenemder (for fagprøve) eller Prøvenemnder (for kurs). Trykk eventuelt på rullegardin for å velge riktig! Side 5 av 14

6 Man kan enkelt søke på nummer eller navn i det blåe søkefeltet som kommer opp når man trykker på f.eks. Kostnadssted. Marker for å velge. Prosjekt og Lokal dim Prosjektnummer og Lokal dim skal ikke registreres. Reisedato og klokkeslett Trykk på «Legg til reise» eller trykk på aktuell dato i kalenderen for å legge inn reisedatoer og klokkeslett. Diett: - Velg «Diett» ved reise når du har krav på diett eller «Ingen diett» hvis du ikke har krav på diett ( 9.1 Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands om dekning av utgifter «for kost for reiser over 15 km og som varer utover 6 timer») Reisetype: - Velg «Tjenestereise» Formål/Arrangement: - Møte, kurs eller fag- eller svenne- eller kompetanseprøve. Reisedato: Reise med overnatting: Fyll inn reisedato og klokkeslett fra- til og trykk «Lagre». Side 6 av 14

7 Flere reiser uten overnatting (flere dagsturer): - Fyll først inn reisedato og klokkeslett fra- til for EN dag og trykk «Lagre». Deretter «Legg til reise» og fyll inn reisedato og klokkeslett fra- til for en annen dag som du reiste og trykk på «Lagre». Kalenderen vil da bli oppdatert med et felt som viser reisen Fanen «Diett» På denne siden registreres overnattingstype (ved reise med overnatting), nattillegg (ved overnatting privat) og måltidsfradrag (hvis måltid ble påspandert av NFK, hotell eller andre). Skjermbildet ser slik ut: Måltider Hvis alle måltider er påspandert for alle dager (skjer svært sjelden så dette er lite aktuelt for prøvenemnder) velg «Måltid dekket» for frokost/ lunsj/ middag i første linje Hvis det er enkeltmåltider som er påspandert (frokost er inkludert i rompris ved overnatting på hotell i Norge), velg «Måltid dekket» for det aktuelle måltidet (frokost/lunsj/middag) dag for dag. TIPS. Trykk på spørsmåltegnet ved siden av dato for å se hvilket reisedøgn denne linjen viser. Da kan det være enklere å plassere måltidsfradrag på riktig linje. Ikke tenk reisedag men reisedøgn! Overnattingstype/Nattillegg Definisjoner: Privat overnatting/brakkeovernatting med kokemuligheter: Private hjem, leilighet, hybler, campingvogn, bobil, campinghytte. Pensjonatovernatting uten kokemuligheter: Motell, pensjonat, gjestegård, rorbuer, herberger, turistheimer. Hvis det er samme type overnatting i hele reisen, velg kun i første linje, eventuelt nattillegg, hvis det er privat overnatting. Nattillegg utbetales kun ved overnatting privat/hybel/brakke når man ikke betaler for overnatting. Hvis det er ulike overnattingssteder, f.eks. hotell en natt og deretter privat/ pensjonat, velg nedtrekk dag for dag. Side 7 av 14

8 4.3. Fanen «Kjørebok» Dato, Type kjøretøy, Kjørelengde, Reiserute og Formål skal registreres for hver kjørelengde. Trykk «Legg til» for å fullføre registrering. Redigering eller sletting av en linje gjøres via knappene Endre/Slette til høyre for hver linje. Når du registrerer kjøring, kan du angi tillegg for Passasjer samtidig på samme side (kun andre medlemmer i prøvenemnda). Oppgi navn på passasjeren og kjørelengde for dette. Dersom du skal lage kjørebok for flere reisedager samtidig, registrerer du en kjøring med riktig dato, trykk «Legg til» og registrer ny kjøring på ny dato. Side 8 av 14

9 4.4. Fanen «Utlegg» På denne siden registreres: - Sensorhonorar (utleggstype «Sensurering») - Tapt arbeidsfortjeneste (utleggstype «Tapt arbeidsfortjeneste») - Møte- og telefongodtgjørelse (utleggstype «Honorar/Møtegodtgj.») - Alle reise- og andre utgifter som refunderes etter kvittering (velg riktig utleggstype) Velg aktuelt utlegg i nedtrekks menyen. Feltene Type utlegg, Dato, Valuta, Beløp og Formål skal fylles ut for hvert utlegg. Trykk «Legg til» for hvert tillegg Trykke «Vedlegg» dersom bilag/dokumentasjon skal legges ved. Se nærmere om dette på side 11. Ved endring av et utlegg, må man huske å trykke «Lagre». Utleggstyper og krav til dokumentasjon Bompenger: - Uten faktura refunderes bompenger etter autopass-sats og det er ikke krav om dokumentasjon for dette. For å få refundert fullpris må faktura fra bomselskapet framlegges. Bompenger etter autopass-sats utbetales ulegitimert og trekkfritt, derfor må navn på bompasseringer oppgis i feltet «formål». Buss, Ferge/båt, Taxi, Tog: - Refunderes etter kvittering Fly: - Benytt ALLTID flyselskaper som du kjenner og bestill ALDRI fra utenlandske selskaper som ikke kjenner norske regler for dokumentasjon. Side 9 av 14

10 - Refunderes etter o a) boardingkort eller setelapp eller bekreftelse om utført reise og o b) kvittering for betalt reise fra flyselskapet. - Kvittering får du tilsendt ved å oppgi e-post adresse på nettsiden til leverandør: Widerøe: SAS: Hos Widerøe er det også mulig å bestille bekreftelse om utført reise hvis boardingkort ble avglemt. SAS gir ikke bekreftelse om utført reise, så det er viktig å ta vare på og legge ved boardingkort eller setelapp. Leiebil: - Refunderes etter kvittering/avregning fra leverandør. Hvis du ikke fikk kvittering/avregning fra leverandør, er det lett å skaffe den: Hertz: Avis: Parkering: - Refunderes etter kvittering (er valget å betale for parkering med telefon eller parkeringsautomat, velg den som gir kvittering). Utlegg (porto/kontorrekvisita): - Refunderes etter kvittering Overnatting: - Hotellovernatting på tjenestereise for fylkeskommunen skal alltid splittes når kvitteringen viser beløp med ulik MVA (10% opphold og 25% frokost). For at systemet skal kunne splitte riktig, må du legge inn hele totalbeløpet i feltet «Beløp» og oppgi pris for frokost i feltet «Hvorav frokost». - Dersom beløpet med 25% MVA på kvitteringen ikke er oppgitt, skal hele beløpet registreres i feltet Beløp og ingenting i feltet «Hvorav frokost». Frokost har alltid 25 % MVA i kvittering. Side 10 av 14

11 Overnattingssted skal fylles ut med navn, adresse og datoer. Dersom det er forskjellige overnattingssteder - legg inn flere linjer. Husk å endre fra- / tildatoer på overnattingen. Bilag / dokumentasjon Nordland fylkeskommune ønsker at reiseregningssystemet skal være helelektronisk og papirløst. Alle utlegg skal dermed knyttes til et vedlegg via knappen «Vedlegg». Pr i dag kan det kun knyttes et vedlegg til hvert utlegg. Dersom du har flere vedlegg må du registrere utlegg flere ganger. Slik som f. eks. Taxi som registreres pr tur. Side 11 av 14

12 Last opp vedlegg (bilag) Vedlegg til utleggene kan lastes opp på flere måter: 1. Vedlegg skannes og lagres på et egnet område på din PC, og hentes via valget «Bla gjennom / Browse». 2. Dersom du har installert app en Visma Attach (app en installeres kun på smarttelefon eller Mac), kan du ta bilde av vedlegget og laste det opp via valget «Visma Attach». Det er viktig å bruke knappene «Legg ved» for å velge bildet, og «Legg til» for å registrere utlegget. 3. Dersom du benytter Dropbox, kan du hente vedlegget derfra via valget Dropbox. Sjekk at vedleggene er tydelige og kan leses/tolkes av de som skal godkjenne disse! NB. Ta vare på kvitteringer Vi anbefaler at du tar vare på alle dine kvitteringer inntil du har fått utbetalt beløpene! Dette gjelder selv om du har skannet dem og lagt de ved reiseregningen! Side 12 av 14

13 4.5. Fanen «Overnatting» Viser hva som er registrert i forbindelse med din overnatting. Navn og adresse på overnattingsstedet kan endres her! 4.6. Fanen «Sammendrag» Her ser man et sammendrag av det som du har registrert i reiseregningen. Feltet Kommentar kan benyttes til følgende: Navn på kandidat Reisested/reisestrekning dersom regningen ikke har bilkjøring Beskjed til godkjenner osv Dersom reisen ikke er ferdig kan man lagre reisen ved valget «Lagre», eller sende den videre til behandling ved valget «Send til godkjenning». Her kan man også slette reiseregningen ved valget «Slett reiseregning». Side 13 av 14

14 5. Diverse 5.1. Hvordan fungerer behandling av reiseregninger? Etter at du har registrert reiseregningen og trykket på «send til godkjenning», vil den som skal attestere den få melding om at reiseregningen er klar til behandling. Dersom reiseregningen mangler bilag og/eller det er noe som må rettes opp, sendes den tilbake til avsender med forklaring Endring av brukernavn (e-post adresse) Brukernavn / e-post adresse endres ved å trykke øverst i høyre hjørne på din e-post adresse og velge Mine opplysninger. Trykk på ikonet til høyre for e-post adressen og følg instruksjonene som kommer. Byttet må bekreftes i linken som blir sendt til deg. Side 14 av 14