Bruke Visma.net Expense

Transkript

1 1 Bruke Visma.net Expense NB! Det finnes elektronisk hjelp inne i løsningen. Visma.net Expense er erfaringsmessig enkel å ta i bruk og benytte. Logge på Visma.net Som ny bruker av Visma.net får du en velkomst e-post. Du må respondere på den innen en viss tid for å aktivere din Visma.net konto. Ditt brukernavn er din registrerte e-post adresse. url til Visma.net

2 2 Føre en reiseregning, kjørebok eller utleggsrefusjon Du fører en reiseregning, kjørebok eller utleggsrefusjon ved å trykke på de respektive knapper. Klikker du «Reise», kan du selvfølgelig også tilkjennegi kjøring og utlegg. I åpningsbildet som vist, ser du dine tidligere reiseregninger (i angitt periode). Du har elektronisk hjelp i løsningen via spørsmålstegnet helt til høyre i bildet eller via «Hurtigguide» (se neste skjermbildet): Første siden av en reiseregning. Du angir navnet på reiseregningen som beskrivelse (navnet fremkommer på lønnsslippen fra Visma Lønn), samt avdeling, prosjekt o.l ut fra hva din virksomhet ønsker. Standard er reise etter statens satser / særavtale. Sett hake for Reise på regning om du vil. Klikk på reisens avreisedato i kalenderen, og en oversikt for å angi klokkeslett vil fremkomme. Gjør tilsvarende vedr. hjemkomst. Har du vært i flere diettsoner (flere land, ulike «dyre» byer) så gjør du tilsvarende for hvert sted.

3 3 Reiseregning etter statens satser / særavtale? Om du ikke reiser etter regning, vil dette skjermbildet fremkomme. Formålet er å angi eventuelt måltider dekket på reisen, typisk frokost på hotell, lunsj og/eller middag. Om frokost er dekket (tilnærmet) hver dag, kan du angi dette i den øverste linjen. Angi «Måltid dekket» for hvert måltid som du har fått dekket på reisen. Har du ikke bodd på hotell, angir du det under Overnattingstype. Bor du privat, kan du således angi «privat innlosjering» (om i Norge: påse at «Nattillegg» er/blir satt ved behov). Hurtigguiden er tilgjengelig hele tiden.

4 4 Brukt privat bil på tjenestereisen? Angi i så fall det i fanen Kjørebok. NB! Visma.net Expense kan integreres med ulike aktører som tracker kjøringen via GPS. Enten ved hjelp av mobiltelefonen din (App), eller via en boks du legger i bilen (først og fremst for dem som kjører ofte). Ved slik integrasjon vil transaksjonene dukke opp som vist under, og du slipper å registrere dem. Flere aktører tracker også bompenger ut i fra kjørerute! Ellers registreres kjøringen manuelt. Du kan angi passasjerer som har sittet på, samt hvor langt. Avhengig av oppsettet av Expense, fremkommer mulighet for å hake av for ulike tillegg relatert til kjøringen, eks tilhenger og kjøring i Tromsø som vist i skjermbildet. Har du at flere kjøringer på denne reisen, trykker du lagre mellom hver. Skal du endre en registrert transaksjon, klikker du endre i oversikten nederst i bildet.

5 5 Utlegg I fanen for Utlegg angir du alle aktuelle utlegg. Type utlegg viser du ulike typene som din bedrift har opprettet. Spørsmål om det må rettes ditt lønningskontor/systemeier. Typiske utleggstyper er Avis / tidsskrift Bredbånd Bompenger Drosje Fly Parkering Tog NB! Her du kredittkort integrert, vil transaksjonene fra kortet fremkomme under knappen Kredittkort. Dette gjør det enda raskere å registrere dem, og det gir deg en god oversikt og kontroll på at du får registrert alt du skal. Du klikker lagre mellom hver transaksjon, eventuelt kan du også knytte et vedlegg (elektronisk kvittering) til transaksjonen. Dette ihht bedriftens policy og ønsker. Skal du endre en registrert transaksjon, klikker du endre i oversikten nederst i bildet (eventuelt Slett ). NB! Om utlegg i utenlandsk valuta, kan du angi valuta og kurs for aktuell dato hentes inn. NB! Om «Utlegg utenlands», bør du angi dette ved klikke i feltet. Dette kun med tanke på moms (merverdiavgift-behandlingen). Tilleggsopplysninger kan bli forespurt/avkrevd ihht utleggstype, f.eks vil representasjon spørre om navn på deltakerne.

6 6 Knytte inn vedlegg (elektroniske kvitteringer) Du kan enkelt knytte inn vedlegg. Dette gjør du pr. transaksjon, knappen «Vedlegg» i skjermbildet. Du kan hente inn en fil (fra din maskin/server), et vedlegg du har sendt inn via App n Visma Attach eller fra din integrerte Dropbox konto. Det finnes egne dokumenter som beskriver bruken av Visma Attach og Dropbox. Det er veldig enkelt å integrere begge (og de er gratis!). Med Visma Attach tar du bilde av kvitteringen med din mobiltelefon, så sender du dem inn til din Visma.net Expense konto med et tastetrykk! Veldig praktisk og effektivt. Alle som skal godkjenne reiseregning din, kan se vedleggene du har knyttet inn. Kostnadsfordeling Med knappen «Kostnadsfordeling» / «Fordel på kostnadsbærere» kan du fordele hele reisen eller enkelte transaksjoner på flere kostnadsbærere. Du kan angi en %-vis fordeling mellom flere steder, på enkelttransaksjoner kan du også fordele kostnaden i kroner. Reisen blir sendt til godkjenning til det kostnadsstedet som har høyest andel.

7 7 NB! Har du bodd på hotell vil navn på hotellet og hotellets adresse avkreves ihht. legitimasjonskrav. Det er flere måter/skjermbilder og angi dette. Angir du et navn du har brukt før, vil du få en oversikt over dem så du slipper å angi alt på nytt Om du angir hotellnavn og adresse som vist over, vil disse opplysninger hentes inn i bildet Overnatting, og da er det ikke behov for å angi opplysninger i dette bildet.

8 8 Sammendrag Nå er du ved veis ende, og du får et fint sammendrag over hva du har registrert. Du kan selvfølgelig gå tilbake å endre reisen. Send til godkjenning om du er fornøyd NB! Utskrift av reiseregningen gjør du etter at reisen er ferdig ført.

9 9 Startside / oversikt registrerte reiseregninger (kjørebok eller utlegg) I oversiktsbildet, har du ikon for eventuelt å skrive ut reiseregningen (pdf-fil). Her ser du også hvem som kan godkjenne reisen din, og hvor langt den har kommet i godkjennelsesprosessen. Endre reise? Klikk på navnet på reisen og du kommer inn på reiseregningen igjen (forutsatt at den ikke er ferdig behandlet). Gå eventuelt på Sammendrag siden, og klikk på knapp for avbryt godkjenning. Under Sammendrag har du også en knapp for å slette hele reiseregningen Slette en reise? Hvis reisen er sendt til godkjenning, må du først avbryte godkjenningsprosessen, se endre reise over. Klikk på navnet på reisen og du kommer inn på reiseregningen. Gå på Sammendrag siden og klikk Slett reiseregning. Bekreft.

10 10 Bruke kredittkorttransaksjoner Om du har kredittkorttransaksjoner tilgjengelig (integrert), så vil du få opp en tilsvarende oversikt ved å klikke på Kredittkort. Hak av for hvilke transaksjoner som gjelder aktuell reise, og klikk Benytt på reiseregning (nederst). Deretter angir du hva slags utleggstype hver enkelt transaksjon er. Du kan splitte en transaksjon (typisk hotellovernatting på rom/losji og frokost), og du kan også redusere beløpet (f.eks privat andel minibar). Transaksjoner i oversikten som er private, kan du markere og trykke Slett valgte.