Innhold. 2 Visma Software International AS Innhold

Transkript

1 Visma.net Expense

2 2 Visma Software International AS Innhold Innhold Visma.net Expense Elektronisk hjelp...5 Min oversikt...6 Min oversikt...6 Kalender...6 Informasjon om reiseregninger...7 Status og ikon for reiseregningen... 7 Alternativer for filtrering og sortering...8 Reiseregningstype...9 Reiseregning... 9 Kjørebok... 9 Utlegg... 9 Hvordan registrere en reiseregning...10 Velge losjitype...10 Registrere en reiseregning Velge måltidsfradrag Velge losjitype...11 Velge overnattingsdekning Registrer overnattingsinformasjon Alternativer på siden Sammendrag...13 Registrere en kjørebok...13 Registrere et utlegg...14 Registrere en ny utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner...15 Endre en reiseregning Endring av reisesegment...16 Endring av måltider og losji Endring av kjørebok Endring av utlegg...17 Slette en reiseregning...17 Slette et reisesegment Slette en kjøringer...18 Slette et utlegg Vedlegg...19 Vedlegg av kvitteringer Legg ved kvittering fra lokal maskin...19 Legg ved kvittering med Visma Attach...19 Legg ved kvittering fra Dropbox Slette et vedlegg...20 Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system...21 Import av kjøring fra mobil kjørebok Legg til kjøretransaksjoner fra mobil kjørebok Slett en kjøretransaksjon fra mobil kjørebok...21 Slett et utlegg fra en mobil kjøretransaksjon Autorisering av eksterne tjenester Autorisering av eksterne tjenester Administrer ekstern tjenestetilgang Fjern tilgang for eksterne tjenester Kostnadsbærerfordeling...24 Kostnadsbærerfordeling på reiseregninger Kostnadsbærerfordeling for hele reiseregningen...24 Kostnadsbærerfordeling for diett reiser...24 Kostnadsbærerfordeling for kjøring Kostnadsbærerfordeling for utlegg...25 Oppdatering av kostnadsbærerfordeling...26 Fjerne kostnadsbærerfordeling Sammendrag... 27

3 Visma Software International AS Innhold 3 Sammendrag Statuslinje Informasjon i sidepanelet...27 Rapporter Rapporter for organisasjonsadministrator Lønnskjøring...29 Regnskapsfil Oversiktsrapport Rapporter for brukere Personlig reiseregningsrapport Roller og tilgang Roller og tilgang Integrasjonsbruker - for overføring via web service Mine detaljer...39 Mine detaljer...39 Oppdatere Mine detaljer Endre e-postadresse Endre passord Regelverk...41 Diettgodtgjørelse Diettgodtgjørelse Norge Diettgodtgjørelse Finland Diettgodtgjørelse Sverige Måltidsfradrag Måltidsfradrag Norge Måltidsfradrag Finland Måltidsfradrag Sverige Overnattingsdekning...44 Overnattingsdekning Norge...44 Overnattingsdekning Finland Overnattingsdekning Sverige Kompensasjonstillegg for utenlandsreiser...45 Måltidspenger Administrativ forpleining (bruspenger)...46 Kilometergrense...46 Firmainnstillinger Oppsett...47 Oppsettsveiviser...47 Innstillinger for reiseregninger Endre innstillinger for reiseregninger...48 Ansatte Konfigurere ansatte...48 Vise ansatte...49 Opprette ansatte Importere ansatte Oppdatere informasjon om ansatte Konfigurere antall kjørte km hittil i år for ansatte...51 Fjerne tilgangsrettigheter for ansatt...52 Typer...52 Kjøring...52 Utlegg Diett Filimport av data...60 Import av ansatte Import og eksport av utleggstyper Kostnadsbærere Kostnadsbærere Kostnadsbærertype Vise kostnadsbærere Opprette kostnadsbærere... 63

4 4 Visma Software International AS Innhold Importere kostnadsbærere...63 Oppdatere kostnadsbærere...63 Deaktivere kostnadsbærere...64 Bokføring...64 Lønnsarter...64 Hovedbokskontoer...65 Godkjenne reiseregninger...67 Integrasjon med lønnssystemer Eksportere reiseregninger til lønnssystemer...68 Integrasjon med Enterprise HRM...69 Overføre ansatte og organisasjoner fra Enterprise HRM til Visma On Demand Data fra Enterprise HRM til Visma.net Expense Registrere reiseregninger...69 Godkjenningsflyt for reiseregninger...69 Eksport av reiseregninger Rapportendringer Hurtigguide...72 Hurtigguide...72 Se hurtigguide...72 Versjonslogg...73

5 Visma Software International AS Visma.net Expense Elektronisk hjelp 5 Visma.net Expense Elektronisk hjelp Velkommen til den elektroniske hjelpen i Visma.net Expense. Bruk innholdsfortegnelsen på venstre side eller søkeknappen for å søke etter et bestemt emne. Hva vil du gjøre? Opprette nye regninger: Lese om firmakonfigurasjon: Registrere en ny reiseregning Konfigurasjon kjøretyper Registrere en ny kjørebok Konfigurasjon diettsatser Registrere et nytt utlegg Konfigurasjon diettsatser utland Konfigurasjon utgiftstyper Konfigurere ansatte Kostnadsbærere Lese om alternativene for eksisterende regninger: Lese om regler: Søke etter en regning Regler for diettgodtgjørelse Oppdatere en regning Regler for kjørebok Min profil: Lese om roller i Visma.net Expense Oppdater Mine detaljer Roller og tilgang Slik bruker du: Lese om integrasjoner Min oversikt Integrasjon med lønnssystemet Sammendrag Bankremittering Regnskapsfil Rapporter: Personlig reiseregningsrapport

6 6 Visma Software International AS Min oversikt Min oversikt Min oversikt Min oversikt er dashbordet i Visma.net Expense-programmet. På Min oversikt kan du registrere en ny reiseregning, se historikk for reiseregningene og gjeldende status, se grafisk statistikk over diettgodtgjørelser, kjøring og utlegg som du har registrert. Det er på Min oversikt du registrerer en ny reiseregning. Det gjør du ved å klikke på følgende knapper: hvis du vil registrere en reiseregning hvis du vil registrere en kjørebok hvis du vil registrere utleggsrefusjon Du kan lese mer om de forskjellige regningstypene her: for Reiseregning, for Kjørebok og for Utlegg. Alle de registrerte reiseregningene har et ikon som viser hva reiseregningen inneholder. for reiseregninger for kjørebok for utlegg Hvis du registrerer en reiseregning med mer enn én type, for eksempel kjørebok og utlegg, vises ikonet for begge disse typene. Det vises et tall foran ikonene. Tallet angir hvor mange reiser, kjøreturer eller utlegg du har registrert i reiseregningen. symbolene 2 3 betyr at reiseregningen inneholder to kjøreturer og tre utlegg. Kalender I kalenderen vises inneværende og forrige måned. Reisedatoene vises i ulike farger som angir statusen for reiseregningene. Hvis du klikker på en farget dato i kalenderen, åpnes den relevante reiseregningen. Hvis reiseregningene har statusen Åpen, Avvist eller Tilbakekalt, omdirigeres du til registreringssiden. Hvis reiseregningene har statusen Til godkjenning eller Godkjent, omdirigeres du til siden Sammendrag. Hvis du har flere reiseregninger for en bestemt dato, vises den nyeste. Farger som brukes i kalenderen: Tabell 1: Farger som brukes i kalenderen Farge Status for reiseregningen Oransje Åpen

7 Visma Software International AS Min oversikt 7 Farge Status for reiseregningen Lyseblå Til godkjenning Rød Avvist eller Tilbakekalt (hvis du kansellerer godkjenningsflyten for en reiseregning som du har sendt til godkjenning, før den godkjennes av godkjenneren) Grønn Godkjent Mørkeblå Utbetalt Hvis du klikker på en ufarget dato i kalenderen (du var ikke på noen reise den datoen), starter du registreringsprosessen for en ny reiseregning. Reise-siden åpnes, og Fra-feltet er fylt ut med datoen du klikket på. Informasjon om reiseregninger På Min oversikt finner du en oversikt over reiseregningene dine. Under hver reiseregning er det informasjon om reiseregningen: Datoene: For en reiseregning vises første og siste reisedag. For en kjørebok som bare inneholder én kjøretur, vises dato for turen. Hvis det er registrert flere kjøreturer i samme reiseregning, vises datoene for første og siste tur. For et utlegg som bare inneholder ett utlegg, vises dato for utlegget. Hvis det er registrert flere utlegg på samme reiseregning, vises datoen for første og siste utlegg. Type reiseregnbeløp: Totalbeløpet for reiseregningen.ing: Angis av ikonet for hver type (du finner informasjon om ikonene i Status og ikon for reiseregningen på side 7). Beløp: Totalbeløpet for reiseregningen. Personlig reiseregningsrapport: På siden Min oversikt kan du se reiseregningsrapporten for hver enkelt reise. Status og ikon for reiseregningen På Min oversikt kan du se statusen for reiseregningene. Alle statusene har et ikon. Statusen vises når du holder markøren over statusikonet. Tabell 2: Ikon for reiseregningene Status Åpen Til godkjenning Avvist Tilbakekalt Godkjent Utbetalt Tilgjengelige alternativer for den valgte reiseregningen

8 8 Visma Software International AS Min oversikt Avhengig av hvilken status reiseregningen har, finnes det et sett med alternativer. Tabell 3: Status for reiseregning Status Tilgjengelige alternativer for den valgte reiseregningen Åpen Rediger, Send til godkjenning, Slett Til godkjenning Vis, Avbryt godkjenningsflyt Avvist Rediger, Send til godkjenning, Slett Tilbakekalt Rediger, Send til godkjenning, Slett Godkjent Vis Utbetalt Vis Merk: Det er bare du som kan se reiseregningene som har statusen Åpen. Reiseregningene som har en annen status, er synlige for firmaadministratorer og godkjennere som har ansvaret for de relevante kostnadsbærerne. Alternativer for filtrering og sortering På Min oversikt kan du også filtrere og sortere reiseregningene du har registrert. Du kan søke etter en reiseregning ved å filtrere etter status eller tid. Standardvisningen for Min oversikt er de siste 6 månedene, og de nyeste reiseregningene vises først. Uansett hvilket søkealternativ du velger, vises den nyeste reiseregningen øverst i listen. Hvis du vil filtrere etter Status, har du følgende alternativer: Alle: Viser alle de registrerte reiseregningene. Åpen: Viser alle reiseregningene du har opprettet, men ikke sendt til godkjenning ennå. Til godkjenning: Viser alle reiseregningene du har sendt til godkjenning. Godkjent: Viser alle reiseregningene som er blitt godkjent av en autorisert godkjenner. Avvist: Viser alle reiseregningene som er blitt avvist av en autorisert godkjenner. Tilbakekalt: Viser alle reiseregningene du har tilbakekalt godkjenningsflyten for. Du kan også filtrere reiseregningene etter Tid. Du kan vise følgende: Alle: Alle reiseregningene uavhengig av dato. De nyeste reiseregningene vises først. Siste 3 måneder: Viser alle reiseregningene du har registrert i løpet av de siste tre månedene. Det filtreres ikke etter status. Siste 6 måneder: Viser alle reiseregningene du har registrert i løpet av de siste seks månedene. Det filtreres ikke etter status. Siste 12 måneder: Viser alle reiseregningene du har registrert i løpet av de siste 12 månedene. Det filtreres ikke etter status. Du kan også sortere listen. Hvis du klikker én gang på kriteriene for sorteringsrekkefølge, sorteres listen over reiseregninger i synkende rekkefølge. Hvis du klikker en gang til, sorteres den i stigende rekkefølge. Du kan sortere reiseregningene etter: : Alle reiseregningene sorteres etter beskrivelsen, i synkende eller stigende rekkefølge, avhengig av hva du velger. Dato: Alle reiseregningene sorteres etter datoen, i synkende eller stigende rekkefølge, avhengig av hva du velger. Hvis det filtreres etter dato, brukes startdatoen for reisen, eller den første datoen for kjøring og utlegg. Sist oppdatert: Alle reiseregningene sorteres i synkende eller stigende rekkefølge, basert på datoen du sist endret reiseregningene. Merk: Du kan kombinere kriteriene for sortering og rekkefølge for å vise de ønskede reiseregningene i listen. Du kan for eksempel velge å se de godkjente reiseregningene fra de siste 6 månedene og sortere dem etter dato.

9 Visma Software International AS Reiseregningstype 9 Reiseregningstype Reiseregning I Visma.net Expense kan du registrere reiseregninger. En reiseregning kan være en regning med diettgodtgjørelse, eller det kan være en refusjon av reiseutlegg. Hvis du har reist, kan du klikke på knappen Reiseregning for å registrere en regning. Visma.net Expense bruker de gjeldende reglene i landet du bor i, og satsene for innenlandsreiser og land i utlandet. Alle satsene oppdateres fortløpende i henhold til de gjeldende reglene. Du kan bare registrere én reise i hver regning. Denne reisen kan ha flere destinasjoner i utlandet, og du kan registrere hvor lenge du har vært på hver enkelt destinasjon. Reiseregningen kan også inneholde kjøreturer og utlegg. Hvis du vil ha mer informasjon om registreringsprosessen, kan du klikke på slik registrerer du en reiseregning. Kjørebok I Visma.net Expense kan du registrere en kjørebok. Hvis du har kjørt bil i jobbsammenheng, kan du registrere en kjørebok. Visma.net Expense bruker reglene for landet du bor i. Alle satsene oppdateres fortløpende i henhold til de gjeldende reglene. Alle de offisielle typene og de spesifikke typene for firmaet finner du på siden for registrering av kjørebok. En kjørebok kan inneholde diettgodtgjørelser for kjøring og andre utlegg. Hvis du vil ha mer informasjon om registreringsprosessen, kan du klikke på slik registrerer du en kjørebok Utlegg I Visma.net Expense kan du registrere utlegg. Hvis du har utlegg som ikke gjelder reise, eller hvis du bare vil ha refusjon av reiseutlegg, kan du registrere et Utlegg. Visma.net Expense har en rekke standard utgiftstyper. I tillegg kan firmaadministratoren legge til andre typer som er relevante for firmaet. Alle de aktive utgiftstypene er tilgjengelige på siden for registrering av utlegg. Alle beløpene betales i lokal valuta. Hvis du vil ha mer informasjon om registreringsprosessen, kan du klikke på slik registrerer du et utlegg

10 10 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning Hvordan registrere en reiseregning Velge losjitype Det neste du må gjøre i registreringsprosessen er å velge losjitype 1. I Norge avgjør losjitypen hvilken overnattingsdekning du får. Du må velge overnattingsstedet for å få den riktige diettgodtgjørelsen. Dette er alternativene for losjitype: Alternativ Hotell (NO) Losjitypen hotell. Registrer overnattingsinformasjon på side 12 Pensjonat (uten kokemuligheter) (NO) Losjitypen pensjonat og motell. Registrer overnattingsinformasjon på side 12 Hvis du overnatter på tog, i bil eller på fly e.l., skal du bruke losjitypen Pensjonat. Hybel/brakke (med kokemuligheter) (NO) Losjitypen hybel og brakke. Privat overnatting (NO) Hvis du overnatter i et privat hjem, får du samme diettsats som for hybel/brakke. Nattillegg vil automatisk legges til når du velger privat overnatting. Du kan også velge overnattingsdekning for reiseperioden i henhold til gjeldende regler. Se: Velge overnattingsdekning på side 1 Registrere en reiseregning Du kan registrere innenlands- eller utenlandsreiser. Hvis du har vært på en forretningsreise og vil be om diettgodtgjørelse for reiseperioden, må du registrere informasjon om reisen. Slik registrerer du en reiseregning for å få diettgodtgjørelse: 1. Logg på Visma.net Expense. Klikk på knappen Registrer følgende informasjon: på siden Min oversikt på side 6. Felt n er din referanse for regningen. Hvis du legger til kjøring og utlegg i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen. Hvis du endrer beskrivelsen i noen av registreringsskjermbildene, gjelder endringen for hele regningen. Formål/arrangement Formålet med reisen. Eventuelt arrangement du deltok på (NO). Diett I dette valget angir du om du skal ha diettgodtgjørelse for denne reisen eller ikke. Velg Diett hvis du ønsker å ha diettberegninger for din reise. For trekkfri diettutbetaling må reisen

11 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 11 Felt tilfredsstille kravene for tjenestereise i henhold til statens særavtale. 5. Reisedatoer Du kan registrere reisedatoer ved å klikke i kalenderen og velge klokkeslett. Velg først dato for avreise og velg klokkelsett, deretter dato for hjemkomst og klokkeslett. Hvis du legger inn flere destinasjoner trenger du bare å legge inn Til dato og klokkeslett da tiden fra forrige desinasjon benyttes som Fra dato og klokkelsett. Land/by I denne kolonnen kan du velge din destinasjon fra rullgardingsmenyen. Som utgangspunkt er ditt hjemland valgt. Hvis du vil registrere en utlandsreise kan du velge en annen destinasjon. For Finland er det også mulig å registrere reisetid mellom landene ved å velge Reisetid i rullgardinmenyen. Klikk på knappen for å legge til og lagre destinasjonen. Klikk på knappen for å gå til neste side når du registrerer reisen. Velge måltidsfradrag Når du har lagt inn informasjon på den første siden i regningsregistreringen og klikket på knappen Neste, føres du til siden Diettgodtgjørelse. 1. For hver dag kan du velge fradrag og/eller kompensasjon som påvirker hvor mye godtgjørelse du får utbetalt. Du kan velge ulike typer måltider, overnattingsdekning, losjitype (NO) og/eller måltidspenger (FI). Dette er alternativene for Måltider og måltidsfradrag: Alternativ Måltid ikke dekket (NO, SE) Du har betalt for måltidet, så ingenting trekkes fra diettgodtgjørelsen. Måltid dekket (NO, SE) Arbeidsgiveren har betalt for måltidene. Diettgodtgjørelsen reduseres med en fast sats eller en prosentsats som er fastsatt av staten. Inkludert i overnatting (NO, SE) Måltidet er inkludert i overnattingsprisen. Det er vanligvis frokost som er inkludert, og da gjøres det trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til statens faste satser eller prosentsatser. Ett måltid betalt (FI) Arbeidsgiveren har betalt ett måltid. For a full reisedag gjøres det ingen trekk i diettgodtgjørelsen. For en halv reisedag gjøres det trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til den faste satsen eller prosentsatsen som er fastsatt av staten. To måltider betalt (FI) Arbeidsgiveren har betalt to måltider. Det gjøres trekk i diettgodtgjørelsen i henhold til den faste satsen eller prosentsatsen som er fastsatt av staten. Ingen måltider betalt (FI) Arbeidsgiveren har ikke betalt noen måltider, så det gjøres ingen trekk i diettgodtgjørelsen. Firmaer i Norge må også velge losjitype for overnatting på transportmidler. Se: Velge losjitype på side 10. I Finland kan de ansatte få betalt måltidspenger hvis det ikke betales noen diettgodtgjørelse, og hvis de ikke kan spise der de vanligvis spiser. Hvis du får refundert kvitteringer, har du ikke rett til å få måltidspenger. Velge losjitype Det neste du må gjøre i registreringsprosessen er å velge losjitype

12 12 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 1. I Norge avgjør losjitypen hvilken overnattingsdekning du får. Du må velge overnattingsstedet for å få den riktige diettgodtgjørelsen. Dette er alternativene for losjitype: Alternativ Hotell (NO) Losjitypen hotell. Registrer overnattingsinformasjon på side 12 Pensjonat (uten kokemuligheter) (NO) Losjitypen pensjonat og motell. Registrer overnattingsinformasjon på side 12 Hvis du overnatter på tog, i bil eller på fly e.l., skal du bruke losjitypen Pensjonat. Hybel/brakke (med kokemuligheter) (NO) Losjitypen hybel og brakke. Privat overnatting (NO) Hvis du overnatter i et privat hjem, får du samme diettsats som for hybel/brakke. Nattillegg vil automatisk legges til når du velger privat overnatting. Du kan også velge overnattingsdekning for reiseperioden i henhold til gjeldende regler. Se: Velge overnattingsdekning på side 1 Velge overnattingsdekning Det neste du må gjøre når du registrerer reisen, er å velge overnattingsdekning. 1. Du kan velge å få overnattingsbeløpet refundert på grunnlag av kvitteringer, eller du kan få et fast beløp uten at du må levere inn kvitteringer. Du får overnattingsdekning for hver natt. Dette er alternativene for Overnattingsdekning: Alternativ Ingen overnattingsdekning (FI, NO, SE) Dette er standardinnstillingen. Hvis du får dekket overnattingen ved refusjon av kvitteringer, har du ikke rett til å få overnattingsdekning. Overnattingsdekning (FI, NO, SE) Du kan velge overnattingsdekning hvis du oppfyller kravet for en overnatting og ikke får overnattingen refundert. Overnattingsdekningen kommer i tillegg til diettgodtgjørelsen du får. Klikk på Neste for å gå til siden Sammendrag. Her finner du flere alternativer du kan bruke for regningen du oppretter: Se: Alternativer på siden Sammendrag på side 1 Registrer overnattingsinformasjon Når du reiser på diett må du fylle inn navn og adresse for overnattingsstedet (gjelder hotell og pensjonat). Denne siden er bare tilgjengelig når du registrerer diettreiser. Hvis du ikke har registrert overnattingsinformasjon vil du få en advarsel på sammendragssiden, og du vil ikke kunne sende reiseregningen til godkjenning. Om du har privat overnatting er det ikke nødvendig å oppgi sted. Overnattingsinformasjon kan fylles inn når du registrerer kostnader for overnatting. Hvis du velger kostnadstypen Overnatting må du fylle inn følgende informasjon: Navn på hotel eller pensjonat Adresse for hotel eller pensjonat Fra-dato Til-dato Etter å ha lagret utlegg og fortsatt til overnattingssiden vil du se at overnattingsinformasjon allerede er utfylt for aktuelle datoer. Klikk ikonet for mer informasjon. Overnattingsinformasjon som er registrert som et utlegg er ikke redigerbart på overnattingssiden. Gå til utleggssiden for endringer. For å registrere overnattingsinformasjon, fortsett til overnattingssiden.

13 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 13 For deler av reisen der du har valgt hotel eller pensjon som overnattingstype må du registrere informasjon om overnattingsstedet. Du kan klikke på Legg til overnattingsinformasjon for å gjøre dette. Fyll ut skjemaet for overnattingsinformasjon. Klikk på Overnattinformasjonen du har skrevet inn er lagret. Hvis du vil endre overnattingsinforsjon, klikk på Redigere. Et vindu for å fylle ut overnattingsinformasjon vises. Hvis du vil slette overnattingsinformasjon, klikk på Slett. Overnattingsinformasjonen du hadde fylt inn før er nå slettet. Alternativer på siden Sammendrag Registreringsprosessen tar deg nå til siden Sammendrag. På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene i reiseregningen. a) Klikk på Lagre hvis du vil lagre reiseregningen slik at du kan endre den senere. Regningen lagres med statusen Åpen. Du omdirigeres til Min oversikt. b) Klikk på Send til godkjenning hvis opplysningene er riktige. Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning. c) Hvis du vil endre noe, klikker du på knappen Forrige for å gå til de forrige sidene. Registrere en kjørebok I Visma.net Expense kan du registrere kjørebøker. Hvis du har brukt bilen til yrkeskjøring og vil be om godtgjørelse for antall kjørte km, må du registrere en Kjørebok på side 9. Slik registrerer du en kjørebok: 1. Logg på Visma.net Expense. Klikk på knappen Registrer følgende informasjon: på siden Min oversikt på side 6. Felt n er din referanse for regningen. Hvis du legger til diettgodtgjørelse eller utlegg i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen. Dato Dato for kjøreturen. Type Kjøretøytypen som ble brukt. Distanse Distansen som er kjørt. Rute Utgangs- og endepunkt for kjøreturen, og kjøreruten. Formål/arrangement Formålet med turen. Eventuelt arrangement du deltok på (NO) Formålet med omkjøring (NO) Formålet med eventuelle omkjøringer. Kilometerstand ved start (FI, SE) Status for kilometerstand ved start. Kilometerstand ved slutt (FI, SE) Status for kilometerstand ved slutten av turen. Hvis det var spesielle forhold ved kjøreturen, for eksempel passasjerer i bilden eller kjøring på skogsvei, kan du be om godtgjørelse for dette ved å registrere informasjon under Ekstra godtgjørelse: Felt Ekstra godtgjørelse På registreringssiden ser du hvilke ekstra typer som finnes for kjøretøytypen du har valgt (som er hovedtypen).

14 14 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 5. Felt Typer ekstra godtgjørelse Avmerkingsbokser for de ekstra godtgjørelsene som er relevante for turen din. Merk av for typene du vil velge. Navn på passasjer Hvis du hadde passasjerer med på turen, må du skrive inn navnet på hver av passasjerene. Du må skrive ett navn på hver linje. Km Antall kjørte kilometer for turen legges til automatisk når du velger ekstra godtgjørelse. Du kan justere antall kjørte kilometer for ekstratypene, men verdien må ikke være større enn verdien i feltet Distanse. Klikk på knappen. Kjøreturen legges til i tabellen, og beregningene utføres. Du får se totalbeløpet og det trekkpliktige og trekkfrie beløpet. 6. Klikk på knappen for å gå til siden Utlegg. 7. På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene du har registrert i regningen. a) Klikk på hvis du vil lagre regningen slik at du kan endre den senere. Regningen lagres, og du omdirigeres til Min oversikt på side 6. Regningen du har registrert, har nå statusen Åpen b) Klikk på hvis du ikke vil endre noe i regningen. Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning. c) Hvis du vil endre noe, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene. Registrere et utlegg I Visma.net Expense kan du registrere utlegg. Hvis du ønsker å få refundert et utlegg du hadde på en reise, kan du registrere et Utlegg på side 9. Slik registrerer du et utlegg: 1. Logg på Visma.net Expense. Klikk på knappen Registrer følgende informasjon: på siden Min oversikt på side 6. Felt n er din referanse for regningen. Hvis du legger til diettgodtgjørelse eller kjøring i regningen, gjelder beskrivelsen for hele regningen. Dato Dato for utlegget. Type Utgiftstypen, f.eks. hotell, togbillett eller kontorutstyr. Standardvalget for valg av utlegg vil være Velg utleggstype. Utlegg utenlands Av regnskapsmessig årsaker så må alle utlegg gjort i utlandet markeres ved registrering. Velger du utenlandsk valuta vil dette valget gjøres automatisk for deg, men du kan alltids overstyre dette valget. Beløp Beløpet for utlegget

15 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 15 Felt Valuta Utlegg kan be registrert i enten lokal eller utenlandsk valuta. Ved endring av valuta så vil du få en oversikt over alle land i alfabetisk rekkefølge med tilhørende valutakode i parantes. Hvis utlegget er registrert i utenlandsk valuta vil Visma.net Expense automatisk konvertere beløpet til lokal valuta. Vekslingskursen er våre registrerte midtkurs for den aktuelle datoen. Frokost Frokost vil, grunnet andre momssatser, kunne registreres i eget felt. Beløpet i dette feltet regnes som inkludert i totalbeløpet for overnatting. Hotellets navn/adresse (NO) Du må registrere hotellets navn og adresse hvis du har overnattingsutlegg. Rute (NO) Tilgjengelig for transportutlegg, f.eks. til taxi, tog og buss. Valgfritt felt, men det bør fylles ut hvis ruten ikke er dokumentert i de vedlagte kvitteringene. Formål Formålet med utlegget. Kredittkorttransaksjoner Hvis firmaet har kredittkortintegrasjon med Visma, kan du velge kredittkorttransaksjonen og legge den inn i regningen. Klikk på knappen for å gå til Sammendrag på side På denne siden kan du kontrollere opplysningene du har registrert i regningen. a) Klikk på hvis du vil lagre regningen slik at du kan endre den senere. Regningen lagres, og du omdirigeres til Min oversikt på side 6. Regningen du har registrert, har nå statusen Åpen b) Klikk på hvis du ikke vil endre noe i regningen. Regningen sendes til godkjenning, og statusen for regningen endres til Til godkjenning. c) Hvis du vil endre noe, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene. Registrere en ny utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner Registrere en ny (eller redigere en eksisterende) utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner. Å registrere utleggsrefusjoner fra kredittkorttransaksjoner gjør det mulig å gjenbruke data som beløp, beskrivelse og dato. 1. I utleggsbilder, klikk på Kredittkorttransaksjoner. Tallet som står på knappen forteller deg hvor mange transaksjoner som er tilgjengelige En skjema åpner seg. Merk den eller de transaksjonene du vil bruke i denne reiseregningen og klikk Benytt på reiseregning. Du må for hver valgte transaksjon fylle inn utleggstype og andre obligatoriske felter. Hvis du reduserer beløpet som er hentet fra kredittkortselskapet kan du velge å splitte transaksjonen på to eller flere utleggstyper. Dette er nyttig dersom én transaksjon inneholder deler som skal føres på forskjellige utleggstyper. Enhver kredittkorttransaksjon inneholder informasjon om utsalgssted (MCC-kode) som kobles mot korresponderende utleggstype i Visma.net Expense. Trykk Neste når du er ferdig med å fylle inn informasjon om den første transaksjonen. Når du har gjort deg ferdig med alle transaksjonene trykker du Ferdig. De behandlede transaksjonene er nå lagt til i tabellen på utleggssiden Merk: Merk: Når en kredittkorttransaksjon er benyttet vil den ikke lengre være tilgjengelig i listen over kredittkorttransaksjoner. En transaksjon kan kun benyttes til ett utlegg.

16 16 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning Endre en registrert kredittkorttransaksjon Ende en utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjon Hvis den registrerte utleggsrefusjonen (basert på kredittkorttransaksjon) er feil må det være mulig å rette informasjonen. 1. Klikk på Endre til høyre på linjen for det aktuelle utlegget (basert på kredittkorttransaksjon) i tabellen for utleggsrefusjoner på utleggssiden De registrerte opplysningene vises i skjemaet. Gjør nødvendige endringer. Klikk på Ferdig Utleggsrefusjonstabellen er oppdatert. Fjerne en kredittkorttransaksjon Slette en utleggsrefusjon basert på kredittkorttransaksjoner. I utleggsrefusjonstabellen, klikk på Slett til høyre på linjen hvis du ønsker å slette et utlegg. Tabellen blir oppdatert, og det slettete utlegget er fjernet. Etter å ha slettet et utlegg basert på en kredittkorttransaksjon vil transaksjonen igjen bli tilgjengelig i listen over transaksjoner. Endre en reiseregning Du kan gjøre endringer på reiseregninger du har registrert i Visma.net Expense. Du kan endre reiseregninger som har statusen Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Slik endrer du en reiseregning: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg en reiseregning fra Min oversikt på side 6. Oppdater ønsket informasjon og gå til Sammendrag på side 27 På siden Sammendrag kan du kontrollere opplysningene som er registrert i reiseregningen. a) Klikk på hvis du vil lagre reiseregningen. Reiseregningen lagres. Du omdirigeres til Min oversikt på side 6. b) Klikk på knappen hvis du ikke vil endre noe i reiseregningen. reiseregningen sendes til godkjenning, og statusen for reiseregningen endres til Til godkjenning. c) Hvis du vil endre flere ting, kan du klikke på knappen for å gå til de forrige sidene. Endring av reisesegment Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres. Reisetid og sted kan endres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden. I tabellen til høyre for kalenderen, velg i det reisesegmentet du ønsker å endre. Du vil nå kunne endre både tida, dato og sted for reisen. Etter at du har gjort ønskede endringer, velg for å lagre endringer. Endringene blir oppdatert i tabellen. Hvis endringene påvirker diettberegningene så vil kalkuleringen også oppdateres. 5. Du kan fortsette å gjøre endringer eller velge for å gå videre til neste side. Endring av måltider og losji Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres.

17 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning 17 Måltider og informasjon om losji kan endres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden. Fra reisesiden, velg for å gå til Diett. På Diett kan du endre hvilke måltider som ble dekket av arbeidsgiver, inngikk i losjien eller som du betalte selv. I tillegg kan du sette overnattingstypen og dertilhørende nattillegg. 5. Etter at du har gjort ønskede endringer, velg for å lagre. Endringene vil nå oppdateres for reisen. Endring av kjørebok Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres. Endring av kjørebok gjøres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Kjørebok. Velg i oversiktstabellen over tidligere kjøringer. Du vil nå kunne endre alle felter i kjøreboken. Etter at du har gjort ønskede endringer, velg for å lagre. Endringene vil nå oppdateres for kjøringen. Endring av utlegg Du kan oppdatere alle reiser som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke endres. Endring av utlegg gjøres ved hjelp av følgende steg: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Utlegg. Velg fra Utleggstabellen. Du vil nå kunne endre alle felter for utlegget. Etter at du har gjort ønskede endringer, velg for å lagre. Endringene vil nå oppdateres for utlegget. Slette en reiseregning Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes. Slik sletter du en reiseregning: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Sammendrag. Velg Slett reiseregning. Du vil nå bli bedt om bekreftelse for sletting av reiseregning. Ved bekreftelse så vil reiseregningen slettes. Slette et reisesegment Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes. Slik sletter du et reisesegment: 1. Logg på Visma.net Expense.

18 18 Visma Software International AS Hvordan registrere en reiseregning Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Reise. I tabellen til høyre for kalenderen, velg i det reisesegmentet du ønsker å slette. Reisesegmentet vil nå bli slettet og diettberegninger vil oppdateres deretter. Slette en kjøringer Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes. Slik sletter du en kjøregodtgjørelse: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Kjørebok Velg i oversiktstabellen over tidligere kjøringer for å fjerne ønsket kjøring. Kjøringen vil nå bli slettet og kjøregodtgjørelser vil oppdateres deretter Slette et utlegg Du kan slette alle reiseregninger som har status Ikke sendt, Avvist eller Tilbakekalt. Resterende reiseregninger kan ikke slettes. Slik sletter du et utlegg: 1. Logg på Visma.net Expense. Velg ønsket reiseregning på oversiktssiden og gå til Utlegg. Velg fra utleggstabellen for å fjerne utlegg du ønsker å slette. Utlegget vil nå bli slettet og reiseregningen vil oppdateres deretter.

19 Visma Software International AS Vedlegg 19 Vedlegg Vedlegg av kvitteringer I Visma.net Expense har du muligheten til å legge ved filer når du registrerer utgifter, enten fra datamaskinen din, din Dropbox konto eller kvitteringer lastet opp fra Visma Attach mobil applikasjon. Du kan legge ved filer fra datamaskinen din til reiseregningene. Filene du legger ved er kan sees på reiesergningen av den som er Godkjenner for dine reiseregninger. Hvis du har en Dropbox konto, kan du få tilgang til filene som er lagret her og laste dem opp når du registerer utgifter. Hvis du bruker Visma Attach applikasjonen for scanning av kvitteringer kan disse også vedlegges som bilag til dine utgifter. Størrelsen på hver fil kan være maksimalt 5 MB, og formatet må være PNG, JPEG eller PDF. Legg ved kvittering fra lokal maskin Du kan legge til en fil lagret lokalt på din maskin. For å legge ved en fil fra din maskin til et utlegg, gjør følgende: 1. Logg inn påvisma.net Expense. Når du registrerer et nytt utlegg, eller oppdaterer et allerede registrert utlegg, klikk på Vedlegg I Fil vinduet, kan du klikke og dra filer fra din maskin til opplastingsvinduet eller trykke på Browse/Vis kanppen. Du kan velge da velge filer du vil legge ved. Etter å ha valgt filen vil du få den opp i Expense. Klikk på Legg ved. Filen du har valgt er nå lagt ved utlegget. Du kan ikke legge til flere filer til dette utlegget. 5. Lagre utlegget med vedlegg. Utlegget med vedlegg er lagret. Vedlegget blir også lagt til selve reiseregningen. Legg ved kvittering med Visma Attach Når du registrerer utlegg i Visma.net Expense kan du laste opp kvitteringer fra din mobiltelefon ved hjelp av den mobile applikasjonen Visma Attach. Du må laste ned og installere Visma Attach på telefonen din. Som innlogging benytter du samme brukernavn (e-post) og passord som for Visma.net Expense. I Visma Attach mobile applikasjon kan du ta bilder av kvitteringene dine og sende dem direkte til Visma.net Expense for å legge dem ved dine utleggsrefusjoner. For å legge ved en kvittering ved hjelp avvisma Attach til dine utlegg, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Registrer ett nytt utlegg eller oppdater en eksisterende. På siden for registrering av utlegg, klikk på Vedlegg knappen. Fra Last opp fil vinduet, velg Visma Attach. De tilgjengelige kvitteringene har en forhåndsvisning og du kan velge 1 kvittering pr utlegg. Klikk på kvitteringen du vil legge ved. Kvitteringen blir lagt ved utelgget og navnet på filen vises ved siden av Visma Attach logoen på utleggssiden. 5. Etter at du har fylt inn alle obligatoriske felt, klikk på knappen. Utlegget er lagret med den valgte kvitteringen og kvitteringen vil også vises på reiseregningen. Merk: Når en kvittering er brukt er den ikke lenger tilgjengelig i Visma Attach for nye utlegg. Hvis en kvittering blir fjernet fra utelgget eller transaksjonen slettes, blir den igjen tilgjengelig og kan benyttes for nye utlegg.

20 20 Visma Software International AS Vedlegg Legg ved kvittering fra Dropbox Visma.net Expense tilbyr integrasjon med Dropbox. Når du registrere utgiftene dine har du mulighet til å legge ved filer fra Dropbox kontoen din. For å legge ved filer fra Dropbox kontoen, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Opprett en ny utleggsrefusjon eller editer en eksisterende. På utleggssiden klikk på Vedlegg knappen. Fra Last opp fil vinduet, velg Dropbox. Ved første gangs bruk vil du få beskjed om å konfigurere Dropbox kontoen din slik at filene blir tilgjengelige i Visma.net Expense. Klikk på linken til Dropbox kontoen for å logge inn eller opprett en ny konto. Du må tillate Visma.net Expense å koble til Dropbox kontoen din. Du kan nå se filer fra Dropbox kontoen din i Visma.net Expense. 5. Gå tilbake til Visma.net Expense, og utleggssiden, klikk på Vedlegg knappen igjen og velg Dropbox i last opp fil vindnuet. Filene fra Dropbox kontoen din under Visma.net Expense mappen er nå tilgjengelige for å legge ved utleggene. 6. Velg en av filene fra Vedlegg knappen. Den valge filen blir lagt ved på utlegget og Dropbox logoen blir vist ved siden av linken med filnavnet. 7. Klikk på linken med filnavnet. En forhåndsvisning av den vedlagte filen er tilgjengelig. 8. Etter at du har fylt inn obligatoriske felt for utleggene, klikk på. Utlegget er lagret og den valgte filen fra Dropbox kontoen er vedlagt. Den vedlagte filen er også tilgjengelig i reiseregningsrapporten. Den samme filen kan legges ved nye utlegg. Slette et vedlegg Du har mulighet til å slette et vedlegg som er benyttet på et utlegg. For å slette et vedlegg, gjør følgende: 1. Logg inn på Visma.net Expense Rediger utlegget som har et vedlegg du vil slette. Klikk på filnavnet. Filen vises. Klikk Slett Vedlegget er nå fjernet og endringen er lagret. Du kan gå videre uten vedlegg, eller legge ved en annen fil.

21 Visma Software International AS Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system 21 Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system Import av kjøring fra mobil kjørebok Du kan importere kjøretransaksjoner fra ekstern applikasjon til Visma.net Expense Visma.net Expense supporterer integrasjon med Bilbuddy som er et system for sporing av kjøring via GPS. For å importere kjøretransaksjoner fra et eksternt system må du først velge transaksjonene i det eksterne systemet. Før du starter må du godkjenne at det eksterne systemet kan koble seg mot Visma.net Expense. Når du har godkjent sammenkoblingen av det eksterne systemet og Visma.net Expense, vil transaksjonene fra mobil kjørebok bli tilgjengeligjort i Visma.net Expense og kan benyttes når du registrere reiseregning med kjøring. Legg til kjøretransaksjoner fra mobil kjørebok Du kan benytte kjøretransaksjoner fra et eksternt system når du registerer en reiseregning med kjøring. Antall tilgjengelige kjøretransaksjoner vises i GPS system knappen på kjørebok siden. For å benytte en importert kjøretransaksjon på en reiseregning, gjør følgende: 1. Klikk på knappen på startsiden. På kjørebok siden klikk på GPS system knappen. Et pop-up vindu med alle overførte kjøretransaksjoner vil bli vist. Hver enkelt kjøretransaksjon inneholder følgende informasjon: Alternativ Dato Dato for kjøringen Reiserute Reiserute for kjøringen Kjørelengde Antall km for kjøringen Utlegg Antall utlegg assosiert med kjøringen (for eksemel: bompenger, parkering, ferge) For å velge en transaksjon, kryss av i avkrysingsboksen på linjen ved transaksjonen. For å velge alle transaksjoner, kryss av i avkrysningsboksen i overskriften i pop-up vinduet. Når kjøretransaksjonen er valgt, klikk på Legg til knappen. Transaksjonen blir lagt tilsom en transaksjon i kjøreboken. Antall gjenstående tilgjengelige kjøretransaksjoner vises på GPS system knappen. Du kan også registrere kjøretransaksjoner manuelt i tillegg til de importerte kjøretransaksjonene. 5. For å se utlegg som er knyttet til den importert kjøretransaksjon, klikk på knappen og eventuelle utlegg vil vises i skjermbildet for utleggsrefusjon. Du kan legge til utlegg manueltt i tillegg til de som er importert med kjøretransaksjonene. Slett en kjøretransaksjon fra mobil kjørebok En kjøretransaksjon som er importert til Visma.net Expense kan slettes fra oversikten. For å slette en importert kjøretransaksjon, gjør følgende: 1. Klikk på GPS system knappen. I pop-up vinduet med tilgjengelige kjøretransaksjoner, kryss av i avkrysningsboksen for de transkasjonene du vil slette. Klikk på Delete knappen. Kjøretransaksjonen er slettet og antall tilgjengelige kjøretransaksjoner er redusert. Du kan slette flere enn én transaksjon på en gang ved å krysse av i avkrysningsboksen for de transkasjonene du vil slette, eller slette alle transaksjoner ved å benytte avkrysnignsboksen ved siden av Dato feltet.

22 22 Visma Software International AS Import av kjøretransaksjoner fra eksternt system Slett et utlegg fra en mobil kjøretransaksjon Du kan slette et utlegg som er importert via kjøretransaksjoner fra et eksternt system. For å slette et utlegg fra en kjøretransaksjon, gjør følgende: Velg reiseregningen hvor du har benyttet kjøretransaksjonen og gå til siden for registering av utlegg. Velg transaksjonen du vil slette og klikk på Utlegget knyttet til kjøringen blir slettet. ikonet.

23 Visma Software International AS Autorisering av eksterne tjenester 23 Autorisering av eksterne tjenester Autorisering av eksterne tjenester Som en vanlig bruker kan du nå se og administrere eksterne integrasjoner du har tilgang til. I Visma.net Expense vil du ha muligheten til å koble din konto mot eksterne tjenester, for eksempel mobile kjørebøker. Når du ønsker å aksessere Visma.net Expense fra en ekstern tjeneste så vil du bli videresendt til en ny side for godkjenning. Samme prosedyre vil også gjelde ved en tilkobling mellom den eksterne tjenesten og Visma.net Expense. 1. Logg inn med ditt Visma.net Expense brukernavn og passord. Velg Tillat for å gi den eksterne tjenesten aksess til din konto i Visma.net Expense. Administrer ekstern tjenestetilgang Som en vanlig bruker kan du se eksterne tjenester du har tilgang til. Følg de neste stegene for å se de eksterne tjeneste du har tilgang til. Velg Eksterne tjenester i menyen. Oversiktsliste over eksterne tjenester du har tilgang til: Merk: Eksempler på eksterne tjenester som kan kobles opp med Visma.net Expense er: mobil kjørebok, mobil kvitteringsscanner og kredittkort. Feltnavn Tjenestenavn Navnet på tjenesten du har tilgang til. av ditt tilgangsnivå for denne tjenesten. Handlinger Mulige handlinger for den eksterne tjenesten. Fjern tilgang for eksterne tjenester Som bruker så kan du fjerne tilkoblingen til eksterne tjenester. De følgende stegene vil fjerne tilkoblingen til eksterne tjenester for din bruker. 1. VelgEksterne tjenester i menyen. Listen over eksterne tjenester koblet til din brukerkonto vil bli vist. Velg knappen for å fjerne tilkoblingen for en gitt tjeneste. Tilkoblingen til tjenesten er nå fjernet. Den gjeldende brukerkonto vil ikke lenger ha tilgang til den eksterne tjenesten.

24 24 Visma Software International AS Kostnadsbærerfordeling Kostnadsbærerfordeling Kostnadsbærerfordeling på reiseregninger I Visma.net Expense kan du benytte avvikende kostnadsbærere for enkelt transaksjoner eller fordele beløpet på forskjellige kostnadsbærere basert på prosent når du registerere reiseregninger. Du kan velge andre kostnadsbærere enn de forhåndsvalgte for for hele reiseregningen og også gjøre en fordeling basert på prosent mellom forskjellige kostnadsbærer typer. Når du registrerer reiser og diett, kan du tildele kostnadsbærere eller gjøre en fordeling basert på prosent mellom forskjellige kostnadsbærer typer. For hver kjøring og utleggsrefusjon kan du tildele en avvikende kostnadsbærer for transaksjonen eller føre en fordeling basert på prosent. Også når du benytter kreditkorttransaksjoner kan du benytte muligheten for fordeling. Kostnadsbærer fordeling vil bli vist på reiseregningsrapporten. Informasjonen blir også tilgjengelig for regnskaps- og lønnsrapportene og ved overføring til lønnssystemer via web servicen. Kostnadsbærerfordeling for hele reiseregningen Når du registrerer reiseregninger kan du fordele beløpet på forskjellige kostnadsbærere. Fordelingen vil gjelde for alt som er registrert på reiseregningen. For hver enkelt reiseregning kan du tildele kostnadsbærer som skal gjelde for hele reiseregningen. Du kan også oppgi en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne. For å gjøre en kostnadsbærerfordeling gjør du følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Opprett en ny reiseregning. Under feltet "" kan du velge forskjellige kostnadsbærere. Klikk på "%" knappen. Prosenten som vises i feltet er satt til 100%. Hvis du beholder 100% vil hele beløpet bli belastet valgt kostnadsbærer. Du kan endre denne verdien og fordele totalbeløpet på forskjellige kostnadsbærere innen samme kostnadsbærer nivå ved hjelp av prosentsatser. For å fordele hele beløpet på reiseregningen kan du endre 100% til en lavere verdi og klikke på knappen. En ny rad blir lagt til og prosentsatsen for denne raden viser den gjenstående verdien for å nå opp til 100%. Den prosentvise fordelingen må alltid bli 100%. Du kan velge forskjellige kostnadsbærere for den nye raden. Etter at du har registrert nødvendig informasjon, klikk på. Kostnadsbærerne du har valgt vises under "Beskrivels" av reiseregningen. I de tilfellene hvor du har gjort en prosentvis fordeling på kostnadsbærerne, vil den korresponderende prosentsatsen vises på hver rad. Denne informasjonen vises i alle registreringskjermbildene og kan også endres før du sender den til godkjenning. Kostnadsbærerfordelingen kan sees i reisregistreringsrapporten. Kostnadsbærerfordeling for diett reiser Når du registrerer reiseregninger med diett kan du belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen eller gjøre en kostnadsbærerfordeling basert på prosentsats. For å belaste en kostnadsbærer eller gjøre prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Registrer en ny reise eller endre en eksisterende reiseregning. På diett siden, klikk på Fordel på kostnadsbærer knappen. Kostnadsbærer tabellen vil vises på diett siden. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma. Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode. Diettbløpet vil bli belastet de valge kostnadsbærerne. For å splitte beløpet med forskjellig prosentsats på ulike kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%. Klikk så på knappen.

25 Visma Software International AS Kostnadsbærerfordeling 25 En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet. I de tilfellene du kun vil belaste deler av diettbeløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på. Kostnadsbærerfordelingen er lagret og informasjonen opppdatert på diettsiden. I de tilfellende hvor bare deler av beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere. De korresponderende beløpene som er belastet kostnadsbærerne vil vises på reiseregningsrapporten og vil også være tilgjengelig i andre rapporter og for overføring til lønn via web service. Kostnadsbærerfordeling for kjøring Når du registrerer kjøring kan du for hver enkelt tur belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen. For å fordele beløpet på kostnadsbærere for kjøring, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Registrer en ny kjøring eller oppdater en eksisterende reiseregning. Klikk på Fordel på kostnadsbærere knappen. Kostnadsbærer tabellen vil vises. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma. Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode eller gjøre en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne. For å fordele beløpet fra kjøringen på forskjellige kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%. Klikk så på knappen. En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet. I de tilfellene du kun vil belaste deler av beløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på. Kjøringen er lagret med kostnadsbærerfordelingen. I de tilfellende hvor bare deler av beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere. Du kan se fordelingen ved å endre på den registrerte kjøringen. De korresponderende beløpene som er belastet kostnadsbærerne vil vises på reiseregningsrapporten og vil også være tilgjengelig i andre rapporter og for overføring til lønn via web service. Kostnadsbærerfordeling for utlegg Når du registrerer utlegg kan du belaste beløpet på en annen kostnadsbærer enn det som er satt for hele reiseregningen, både for manuelt registrerte beløp og for kreditkorttransaksjoner. For å fordele beløpet på kostnadsbærere for utlegg, gjør følgende: 1. Logg på Visma.net Expense. Registrer et nytt ulegg eller oppdater en eksisterende reiseregning. Klikk på Fordel på kostnadsbærer knappen. Kostnadsbærer tabellen vil vises. Du kan velge blandt kostnadsabærerne som er tilgjengelige for ditt firma. Prosentsatsen er som standard satt til 100% og du kan velge andre kostnadsbærere enn de som er satt på reiseregningens hode eller gjøre en prosentvis fordeling mellom kostnadsbærerne. For å fordele beløpet fra utlegget på forskjellige kostnadsbærere, endre prosentsatsen til et lavere beløp enn 100%. Klikk så på knappen. En ny rad blir lagt til og prosenten er satt til det som er gjenstående opp til 100%. For denne nye raden kan du velge andre kostnadsbærere som skal belastet. I de tilfellene du kun vil belaste deler av beløpet, kan du registrere ønsket prosentsats og klikke på Legg til knappen. Ulegget er lagret med kostnadsbærerfordelingen. I de tilfellende hvor bare deler av beløpet er belastet avvikende kostnadsbærer, vil det gjenstående beløpet bli belastet kostnadsbærerne som er satt for hele reiseregningen. Hvis det ikke er valgt noen kostnadsbærere for reieregningens hodet, vil det gjenstående beløpet ikke bli belastet noen kostnadsbærere. Du kan se fordelingen ved å endre på det registrerte utlegget.