visma net expense - diverse rutiner Innhold

Transkript

1 ID ØK.LØ Versjon 0.02 Gyldig fra Siste versjon Forfatter Odd Steinvik Verifisert Godkjent <ikke styrt> Side 1 av 14 Innhold Import av reiseregninger fra Visma.net Expense... 2 Import av reiser:... 2 Eksport av status for utbetalte reiseregninger:... 5 Overføre ansatte som brukere av Visma.net Expense:... 6 Overføre ansatte som brukere (Alternativt):... 7 Overføre organisasjonsendringer til Visma.net Expense:... 7 Visma.net Tjenestesenter... 8 Kjør rapport... 8 Synkronisering (synk endringer)... 8 Synkronisering (Resynk alt)... 8 Visma HRM Ansatte... 9 Endring av epostadresse:... 9 Personopplysninger: Stillingsopplysninger: Visma.net Expense/Approval Ansatte: Brukere: Endre godkjenner/overføre en reise til en annen godkjenner: Blokkerte oppgaver (oppgaveoversikt): Stedfortreder:... 13

2 Ver.0.02 Side: 2 av 14 Import av reiseregninger fra Visma.net Expense Menypunkt Import av reiseregninger fra Visma.net Expense: Import av reiser: Godkjenningsperiode: Tidligere overføringer finner du under Verktøy / Integrasjonssenter / Enterprise Visma.net / Expense. Siste/øverste Parameterdato viser når siste overføring ble gjort. Utfylling: Fyll inn Godkjenningsperiode fradato - tildato. Fra dato skal være siste overføringsdato. Til dato skal være gårdagens dato. 1. Fyll inn År / Periode (lønnskjøringsnummer) 2. Hak av for Importer reiseregninger 3. Hak av for Oppdatering for å lese inn transaksjoner NB Kjør alltid uten oppdatering først for å se om det er feil på overføringen 4. Trykk Kjør rapport Feil som oppdages av systemet ved første overføring må rettes før overføring med oppdatering. Oftest er det kostnadssteder som må legges inn i organisasjonsstrukturen. Legg disse inn, kjør synkronisering og deretter ny overføring uten oppdatering!

3 Ver.0.02 Side: 3 av 14 Systemet kontrollerer alltid om reisene er overført tidligere. Dette vil komme som feilmeldinger i den gule mappen. Det vil derfor bli MANGE feilmeldinger dersom man skriver feil godkjenningsperiode, siden man får en feilmelding pr transaksjon. Dersom en reise er slettet i Visma HRM etter overføring, vil den bli overført på nytt. Underforstått at man skriver samme godkjenningsperiode som er benyttet tidligere! En vellykket overføring ser slik ut: En «mindre» vellykket overføring kan se slik ut: Trykk alltid på den gule mappen til venstre for å sjekke overføringen. Alle overføringer finner du under Verktøy / Integrasjonssenter / Enterprise Visma.net / Expense. Velg kjørelogg, trykk se loggdetaljer.

4 Ver.0.02 Side: 4 av 14

5 Ver.0.02 Side: 5 av 14 Eksport av status for utbetalte reiseregninger: Gjøres utbetalingsdag for lønnskjøringen eller senere. 1. Fyll inn Periode (lønnskjøringsnummer) som ønsker overført 2. Hak av for Eksporter status for utbetalte reiseregninger 3. Hak av for Oppdatering for å overføre status a. NB Ønsker man kun å se hvilke reiser som blir overført utelates denne.

6 Ver.0.02 Side: 6 av 14 Overføre ansatte som brukere av Visma.net Expense: Generelt: For å melde inn nye brukere til Visma.net Expense må man først gå inn på rapporten "Melde ansatte som brukere av visma.net". Denne rapporten finner du under Avansert og Personaladministrasjon. Når denne rapporten er kjørt med hake på Visma.net Expense og Oppdatering så blir brukerne lagt inn i en skjult brukergruppe i brukeradministrasjonen. Når denne rapporten er kjørt er altså brukerne klar til å overføres til Visma.net Expense. For å fullføre overføringen må du gå på menylinjen og velge verktøy slik at du kommer inn på Visma.net Tjenestesenter. Sjekk at rett organisasjonsnummer er valgt i feltet organisasjonsnr og trykk kjør Rapport/Send brukere. Brukerne blir nå overført til Expense. Trykk gjerne også her på knappen synk endringer (du må trykke på linjen for visma.net til venstre i bildet for å få frem knappen) etter du har overført brukerne slik at du får synkronisert ansattdata med en gang. Du må kanskje trykke på Expense til venstre i bildet for å få opp knappen "Synk endringer" til høyre. Menypunkt Melde ansatte som brukere av Visma.net: Ny ansatt: Legg inn Ansattnr, hak av for Visma.net Expense, velg Oppdatering og trykk Kjør rapport. Når rapporten er ferdig må du synke endringen. Se side 7 under Visma.net Tjenestesenter. Alle ansatte: Legg inn Ansattnr 1: , velg Kategori KB:ZA, fjern hake for å ta med ansatte som begynner fram i tid, velg Oppdatering og trykk Kjør rapport. Når rapporten er ferdig må du synke endringene. Se side 7 under Visma.net Tjenestesenter. Alle overføringer finner du under Verktøy / Integrasjonssenter / Enterprise Visma.net / Selskap og brukere. Velg kjørelogg, trykk se loggdetaljer.

7 Ver.0.02 Side: 7 av 14 Overføre ansatte som brukere (Alternativt): Slik importerer du bruker-id: Når du står i HRM, trykk Ctrl+O og skriv inn AR610ODPRAMME under filnavn og velg åpne. - Trykk på knappen "F5" på tastaturet. - Trykk på importer bruker-id, huk av for oppdatering og kjør rapporten. Overføre organisasjonsendringer til Visma.net Expense: Trykk på Verktøy / Visma.net Tjenestesenter. Trykk deretter på navnet Expense under Visma.net tjeneste for å få opp menyen Synkroniseringsoppsett. Etter at man f. eks har gjort endringer i Organisasjonsstrukturen, må man kjøre en resynk. Synkroniseringen overfører endringene fra HRM til Expense. Trykk Resynk alt. Knappen lager en jobb som går i bakgrunnen. Du kan jobbe med andre ting mens den går!

8 Ver.0.02 Side: 8 av 14 Visma.net Tjenestesenter Trykk på Verktøy / Visma.net Tjenestesenter. Trykk deretter på navnet Expense under Visma.net tjeneste for å få opp menyen Synkroniseringsoppsett. Kjør rapport Rapporten overfører ansatte fra HRM til Expense, og tar lang tid. Sørg for at alle haker er utfylt. Trykk deretter Kjør rapport. Synkronisering (synk endringer) Synkronisering overfører endringer fra HRM til Expense. Dersom man ønsker å overføre en endring umiddelbart, trykk Synk endringer. Synkronisering (Resynk alt) Etter at man f. eks har gjort endringer i Organisasjonsstrukturen, må man kjøre en resynk. Synkroniseringen overfører endringer fra HRM til Expense. Trykk Resynk alt.

9 Ver.0.02 Side: 9 av 14 Visma HRM Ansatte Endring av epostadresse: En ansatt må gjøre dette selv i Expense ved å logge på med den gamle adressen og endre adresse under Mine opplysninger. Dersom vi skal gjøre dette kan vedkommende ikke ha vært innlogget før: Logg inn på expense Velg fanen Settings Brukere søk opp personen og trykk deg inn på epost adressen. Hvis det er en blyant ved eposten, så kan vi endre den. Trykk deretter Glemt passord i påloggingsbildet til Visma.net Expense, og send glemtpassord epost til vedkommende. NB. IKKE slett brukere i Expense som har feil epostadresse følg rutine ovenfor. For å bli overført til Visma.net Expense må følgende felter være utfylt. Dersom brukeren har kontostatus "Aktivert" men ikke husker sitt passord og brukeren ikke lengre har tilgang til å motta e-post på sin "gamle e-post". vil han eller hun ikke kunne lage nytt passord til sin bruker. Det er da ikke mulig å endre e-postadresse. Brukeren må da kobles om og starte på en helt ny bruker på sin nye e-postadresse. Dersom du skal koble den ansatte til en helt ny Visma.net bruker må du gå inn i Visma.net Settings/Brukere/Integrasjonsbrukere. Søk opp brukeren og marker linjen med aktuell bruker slik at du får opp detaljer om brukeren.

10 Ver.0.02 Side: 10 av 14 Legg nå inn den nye e-posten i feltet for e-post på høyre side og velg lagre og koble. Brukeren får nå en e-post om ny bruker. Brukeren kan nå lage passord til brukeren ved å aktivere den ut fra e-posten ny bruker får, eller så kan også brukeren gå til signin.visma.net og velge linken for Glemt passord. Etter at koblingen er gjort her kan det være lurt å kjøre en resynk alt fra Visma.net Tjenstesenter. Skulle brukeren trenge tilgang til gamle reiseregninger må i tilfelle administrator logge inn på Visma.net Approval og hente ut dette for brukeren. Personopplysninger: Epost arbeid må være fylt ut. Dette er Brukernavn til pålogging. Stillingsopplysninger: Alle må ha en stillingskode for å bli overført til Expense. For reisestillinger benyttes stillingskode Ansatt tildato kan ikke være tilbake i tid mer enn 6 måneder! Enhet skal være utfylt!

11 Ver.0.02 Side: 11 av 14 Visma.net Expense/Approval Ansatte: Når man har overført en person til Expense bør man sjekke om alt er OK der. Velg Expense / Innstillinger / Ansatte Når en person har aktivert seg, finnes vedkommende under valget Aktive. Før aktivering ligger personen under Alle. Dersom er person ikke ligger her og kun under Settings / Brukere, er det sannsynligvis feil i stillingsopplysninger (mangler stillingskode). Personen må da rettes og overføres på nytt. Det er mulig her og trykke på kolonneoverskrift for å sortere! Sjekk at samme epostadresse ligger på bildet. Ulike adresser indikerer feil! Brukere: Her ligger alle overførte brukere. Under Aktiv finnes alle som har aktivert seg! NB. Ikke slett brukere i dette bildet. Skriv i søkefeltet for å søke opp bruker. Trykk endre som å se tilganger.

12 Ver.0.02 Side: 12 av 14 Alle skal ha hake for Expense Regular User, alle med rolle som kontrollør/attestant/anviser skal ha hake for Expense Approval. Trykk Oppdater ved endring. Endre godkjenner/overføre en reise til en annen godkjenner: Dersom er reise er ført på en enhet der det mangler en godkjenner eller man ønsker å sende en reise til en annen godkjenner, kan man sende den til godkjenneren på denne måten: 1. Gå til Approval/Oppgaveoversikt/Påbegynte 2. Søk opp reisen 3. Marker linjen som du ønsker å erstatte godkjenner 4. Trykk på knappen «Tilordne på nytt» nederst til høyre 5. Søk opp ny godkjenner/mottaker og velg denne 6. Legg inn kommentar og trykk Utfør

13 Ver.0.02 Side: 13 av 14 Blokkerte oppgaver (oppgaveoversikt): En reise kan bli blokkert, dersom en godkjenner ikke har aktivert seg, eller at hake for Approval er blitt borte under Settings. For å løse dette må følgende sjekkes: 1. Gå til Approval/Oppgaveoversikt/Blokkerte 2. Se hvem som er godkjenner (bruker) 3. Sjekk i HRM om vedkommende er kontrollør/attestant/godkjenner 4. Søk opp brukeren i Expense/Settings/Bruker 5. Hak av for Approval og trykk Oppdater Stedfortreder: Stedfortreder legges inn i Visma.net Expense under fane Approval / Innstillinger / Innstillinger. Alle stedfortredere må ha en rolle som kontrollør, attestant eller anviser. Søk opp vikar/stedfortreder (eksempel Eystein Ivar Hansen) Hak av for Aktive i periode og sett inn fradato og tildato. Trykk Lagre Alle reiser vil nå automatisk bli videresendt til stedfortreder i angitt periode! Administratorer kan legge inn stedfortredere for alle under valget Administrer stedfortredere. Det er ikke mulig for stedfortrederen for den vanlige godkjenneren og legge opp en ny stedfortreder for den igjen. Da vil du få opp en feilmelding: Operasjonen kan ikke fullføres. Brukeren er aktiv vikar for en annen bruker, og kan ikke aktivere en vikar. Endre disse konfliktene før du aktiverer vikaren.

14 Ver.0.02 Side: 14 av 14 Så den eneste mulighet er at den vanlige godkjenneren går inn og endrer stedfortreder, dersom den første stedfortrederen tar ferie. Det er heller ikke mulig å legge opp flere stedfortreder i forskjellige tidsrom, så dette blir den eneste løsningen. Men administratorer for Approval vil kunne redigere hvem som er stedfortreder for hvem på Approval/Innstillinger/Administrere stedfortredere. Interne referanser Eksterne referanser