Compello Invoice Approval

Transkript

1 Compello Invoice Approval Godkjenning Webmodul brukerdokumentasjon Nettbrett og desktop via nettleser

2 Index 1 Innledning Funksjonalitet... 4 Nettbrett og desktop via nettleser Desktop browser app url Påloggingsside Arbeidsliste Kommentar felt Velg og håndter flere bilag Godkjenne bilag Avvise bilag Videresend bilag Utskrift Arkiv søk Posteringslinje visning Godkjenn, avvis og fordel posteringslinjer Språk og språkstøtte Godkjenner mail Åpne Web godkjenning fra Silverlight Testede enheter og nettlesere Supporterte enheter Mobile app Web app Page 2 of 26 30/03/2016

3 1 Dette dokumentet er en brukerveiledning for Compello Fakturagodkjenning Touch desktop (web) applikasjon versjon. Supportert app versjon: Page 3 of 26 30/03/2016

4 2 Nettbrett og desktop via nettleser Desktop nettleser url Påloggingsside Når programmet er installert, og/eller åpnes for første gang, vil påloggingssiden lastes. Bruker legger inn korrekt brukernavn og passord Ved å trykke på sirkel med pil symbolet vil bruker kunne legge inn følgende tilleggsopplysninger som kreves for å logge inn: o Protokoll: http eller https (avhengig av Compello service URL protokoll). o URL: Compello service base URL (invoiceapproval.compello.com) Page 4 of 26 30/03/2016

5 o Customer ID (CCI): unik kundekode for hver kunde av Compello. g på programmet Arbeidsliste Etter innlogging vil alle bilag til godkjenning for innlogget bruker listes på venstre side. Hvert bilag viser klient navn, leverandør navn (Leverandør N/A vises hvis ikke leverandør er lagt inn ), arkivnummer, beløp, forfalls dato og faktura dato. I tillegg vises antall kommentarer pr bilag (hvis tilgjengelig) på høyre side. Bruker kan oppdatere arbeidslisten ved å trykke på Antall faktura i arbeidslisten vises i parantes i menyen. nederst til venstre. Page 5 of 26 30/03/2016

6 Bruker velger bilag i arbeidslisten og bilagets første side lastes på høyre side, mens kommentarer vises til venstre.. For å gå tilbake til arbeidslisten trykk på pil-tilbake øverst til venstre. Hvis bilaget har flere sider kan bruker åpne neste side ved å trykke på bunnen av skjermen. i Ved å trykke på ikonet for innstilling følgende handlinger. øverst til venstre, kan bruker gjøre Page 6 of 26 30/03/2016

7 Åpne «About (Om)»: Gir en beskrivelse av applikasjonen. Trykk på pil-tilbake for å gå tilbake til fakturalisten Page 7 of 26 30/03/2016

8 . Logg ut : Logger bruker ut av applikasjonen og går til påloggingssiden Kommentar felt Når bilag er valgt fra arbeidslisten lastes kommentarfeltet på venstre side. Her vises alle kommentarer som er lagt til på bilaget og i samme rekkefølge som de er lagt inn. Page 8 of 26 30/03/2016

9 Kommentarer lagt inn av andre brukere vises fra venstre side med brukernavn, dato og tid. Kommentarer lagt inn av innlogget bruker vises fra høyre side med dato og tid. Ny kommentar legges inn ved å bruke tekst boksen i bunnen av skjermbildet og lagres ved å trykke nede i høyre hjørne. Page 9 of 26 30/03/2016

10 2.1.5 Velg og håndter flere bilag Ved å velge i arbeidslisten kan bruker velge flere bilag i arbeidslisten og godkjenne, avvise eller videresende i en aktivitet. Når en eller flere bilag er huket av vil en meny vises øverst til høyre. Velg ønsket aktivitet. For å godkjenne valgte bilag velg For å avvise valgte bilag velg i menyen. i menyen. For å videresende valgte bilag velg i menyen.vær obs på at videresend vil kun være mulig hvis alle valgte bilag er fra samme klient. Hvis ikke vil videresend ikon bli deaktivert. Page 10 of 26 30/03/2016

11 I midten av skjermbildet listes antall bilag som er valgt. Bruker kan oppheve valg av flere bilag ved å trykke på i menyen, klikke på hvert bilag eller trykke på en gang til Godkjenne bilag Bruker kan godkjenne bilag på følgende måter o Velg bilag og klikk på godkjenner ikon øverst til høyre o Klikk på i arbeidslisten for å velge flere bilag. Trykk så på for å godkjenne flere bilag samtidig. Når et bilag skal godkjennes vil bruker bli bedt om en bekreftelse, når denne er gitt vil en melding bekrefte at bilag er godkjent Avvise bilag Bruker kan avvise bilag på følgende måter o Velg bilag og klikk på avvis ikon øverst til høyre. o Klikk på i arbeidslisten for å velge flere bilag. Trykk så på for å avise flere bilag samtidig. Når et bilag skal avvises vil bruker bli bedt om en bekreftelse for å fortsette og samtidig bedt om å legge inn en kommentar med begrunnelse for avvisnig. Kommentaren er obligatorisk. Når bekreftelse er gitt og kommentar lagt inn vil en melding bekrefte at avvisning er utført. Page 11 of 26 30/03/2016

12 2.1.8 Videresend bilag Bruker kan videresende bilag på følgende måter o Velg bilag og klikk på videresend ikon øverst til høyre. o Klikk på i arbeidslisten for å velge flere bilag. Trykk så på for å videresende flere bilag samtidig. Når symbol for videresending velges åpnes en liste med gyldige godkjennere på venstre side. Godkjenner som bilaget skal videresendes til velges i listen, og bruker bli bedt om en bekreftelse for å fortsette.når denne er gitt vil en melding bekrefte at bilag er videresendt. Page 12 of 26 30/03/2016

13 2.1.9 Utskrift Bruker kan skrive ut bilag som PDF filer. Nettbrett / desktop må ha en PDF viewer applikasjon installert for å kunne åpne bilaget som en PDF fil. Utskrift gjøres ved å velge øverst til høyre, når faktura er valgt i arbeidslisten. Hvis bilaget har kun en side bilaget åpnes direkte som en PDF fil i et nytt nettleser vindu. Page 13 of 26 30/03/2016

14 Hvis bilaget har flere sider vil bruker få følgende valg og når valgene er gjort vil bilaget bli åpnet som en PDF fil i et nytt nettleser vindu. o Kun første side o Alle sider o Intervall Arkiv søk Klikk på i arbeidslisten. Arkiv søk har to nivå. Page 14 of 26 30/03/2016

15 Enkelt søk : Bruker kan legge inn tekst eller nummer som søkekriterier og trykke. Søk utføres i både i hode- og posteringslinjer, og vil vise resultat i listen på venstre side Hvis ingen søkekriterier legges inn vil resultatet være innlogget brukers totale arkiv. Resultatet sorteres etter arkivnummer i synkende rekkefølge. Lagrede søk : Bruker kan velge lagrede søk, som bruker selv har laget i Silverlight applikasjonen. Resultatet vises i listen til venstre. Page 15 of 26 30/03/2016

16 Hvert bilag viser klient navn, leverandør navn (Leverandør N/A vises hvis ikke leverandør er lagt inn ), arkivnummer, beløp, forfalls dato og faktura dato. For begge typer søk lastes 15 bilag av gangen. For å få frem resten av resultatet trykk på symbolet i bunn av skjermen. For begge typer søk kan bruker velge bilag og håndtere disse på samme måte som i arbeidslisten. Page 16 of 26 30/03/2016

17 Posteringslinje visning Her vises alle posteringslinjer med detaljer for valgte bilag. I tillegg kan bruker editere posteringslinjer. For å få frem dette skjermbildet, velg bilag og trykk på posteringslinje ikonet øverst til høyre. Venstre side viser alle posteringslinjer til valgte bilag. Høyre side viser detaljer for valgt posteringslinje. På høyre side vises felt som er gjort synlig via bilagseditor oppsett for «Godkjenning Touch App». Hvis dette oppsett ikke finnes brukes bilagseditor oppsett for «Godkjenning». Øverst i meny på høyre side vises klient navn og leverandør for valgte bilag. Page 17 of 26 30/03/2016

18 I denne versjonen kan kun debet og dimensjoner redigeres. Hvilke av disse som kan editeres er avhengig av bilagseditoroppsett. Hvert redigerbare felt har auto complete funksjonalitet og ved å velge satt kan bruker ta bort verdi og la feltet stå tomt. Når editeringen er lagret vil en grønn hake sees ved det editerte feltet. Ikke Page 18 of 26 30/03/2016

19 For at innlogget bruker enkelt skal se hvilke posteringslinjer som er tildelt han/henne vil disse markeres med en tykk strek på høyre side. Page 19 of 26 30/03/2016

20 Godkjenn, avvis og fordel posteringslinjer Posteringslinjer godkjennes ved å klikke på godkjennings symbol øverst til høyre. Når et bilag skal godkjennes vil bruker bli bedt om en bekreftelse, når denne er gitt vil en melding bekrefte at bilag er godkjent. Posteringslinjer avvises ved å klikke på avvis symbol øverst til høyre. Når et bilag skal avvises vil bruker bli bedt om en bekreftelse for å fortsette og samtidig bedt om å legge inn en kommentar med begrunnelse for avvisnig. Kommentaren er obligatorisk. Når bekreftlse er gitt og kommentar lagt inn vil en melding bekrefte at avvisning er utført. Page 20 of 26 30/03/2016

21 Posteringslinjer videresendes ved å klikke på videresend øverst til høyre. Når symbol for videresending velges åpnes en liste med gyldige godkjennere på venstre side. Godkjenner som bilaget skal videresendes til velges i listen, og bruker bli bedt om en bekreftelse for å fortsette.når denne er gitt vil en melding bekrefte at bilag er videresendt. Page 21 of 26 30/03/2016

22 3 Engelsk, norsk og svensk språk støttes i denne versjonen. Hvis enheten/systemspråket er norsk eller svensk vil språket i applikasjonen automatisk settes til norsk eller svensk. Andre enhet/systemspråk vil gi engelsk språk i applikasjonen. Dato og nummering vises i hht enhet/system språk. Page 22 of 26 30/03/2016

23 4 Bruker kan velge om link i godkjennermail skal gå mot ny Web godkjenning istedenfor mot Silverlight godkjenning. Under Brukerinnstillinger i Silverlight huk av godkjenning / «Open reminder mail link in new approval system». Når dette alternativet er valgt og bruker åpner linken fra nettleser vil ny Web godkjenning modul åpnes ellers vil Silverlight godkjenning modul åpnes. Når bruker åpner linken i Andorid eller IOS enheter vil linken åpne installert app uavhengig av alternativ valgt i Brukerinnstillinger. Page 23 of 26 30/03/2016

24 5 Bruker kan starte desktop nettleser applikasjon direkte fra Silverlight ved å klikke på i menyen i Silverlight. Applikasjonen vil åpnes i nytt nettleser vindu uten å be om påloggins info på nytt. For å få opp i menyen må Admin bruker legge inn rett URL i godkjenning Url / «Web Approval Url» i System instillinger i Silverlight applikasjonen. Web approval URL : Page 24 of 26 30/03/2016

25 6 Enhet / nettleser Enhets kategori OS versjon Nexus 5X Android mobile Android Version (Marshmallow) Samsung Galaxy Tab S Android Tablet Android Version (KitKat) iphone 6 Plus iphone ios Version ipad Air ipad ios Version Chrome (v m) Desktop Windows 8.1 IE 11 Desktop Windows 8.1 Firefox (v ) Desktop Windows 8.1 Page 25 of 26 30/03/2016

26 7 Mobile app Apple ios 8 or higher with IPhone 5s or higher Apple ios 8 or higher with IPad 2/Air or higher Any Android device with android version 4 or higher Web app Internet Explorer 11 or higher on any desktop OS version Google Chrome (latest desktop versions) Firebox (latest desktop versions) Safari (latest desktop versions) Page 26 of 26 30/03/2016