Compello Fakturagodkjenning Godkjenning i nettleser eller med app for nettbrett og telefon

Transkript

1 Compello Fakturagodkjenning Godkjenning i nettleser eller med app for nettbrett og telefon Page 1 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

2 Dokumentopplysninger 2018 Compello AS. Med enerett. Microsoft, MS-DOS og Windows er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Microsoft SQL-Server er registrert varemerke til Microsoft Corporation. MS SilverLight er registrert varemerke til Microsoft Corporation. Firmaer, navn og data som er brukt i eksemplene er oppdiktede. Compello Software AS påtar seg intet ansvar for feil i denne boken. Innholdet i denne boken kan endres uten varsel, og er ikke bindende for Compello Software AS. Uten skriftlig avtale med Compello AS er det ulovlig å kopiere denne håndboken helt eller delvis, eller å overføre bokens innhold til andre medier. Compello AS Besøksadresse: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Snarøya Postadresse: Postboks Fornebu Tlf: Faks: Brukerstøtte: Page 2 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 5 Generell informasjon om versjon og plattform... 5 Forutsetning... 5 Tilgang... 5 Språk og språkstøtte... 5 Installasjon App Store eller Google Play... 6 App Store... 6 Søk opp og installer Godkjennning App... 6 Pålogging... 7 Arbeidsliste... 9 Arbeidsliste i nettbrett og nettleser... 9 Arbeidsliste i telefon... 9 Åpne og jobbe med et bilag Åpne et bilag i nettbrett eller nettleser Åpne et bilag i telefon Feltet Kommentar Godkjenning, avvisning og videresending av bilag Godkjenne Avvise Videresende Håndtere flere bilag samtidig Valg av flere bilag på telefon Posteringslinje visning og redigering Opprette en ny rad Faktura eller kreditnota? Arbeidsflyt på linjenivå godkjenn, avvis, videresend Arbeidsflyt Utskrift Arkivsøk Fritekstsøk Lagredesøk Innstillinger Innstillinger på nettbrett og i nettleser Innstillinger på telefon Epost til godkjennere valg av plattform Page 3 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

4 Teknisk informasjon Åpne Web godkjenning fra Silverlight Utskrift for On premise kunder med flere web servere Testede enheter og nettlesere Kommunikasjon diagram HTML5 On premise On premise tilgang til nettleser (HTML5) via åpent nettverk/internett On premise tilgang HTML5 via internt nettverk Installasjon og oppsett Index Page 4 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

5 Innledning Generell informasjon om versjon og plattform Dette dokumentet er en brukerveiledning for godkjenningsmodul i Compello Fakturagodkjenning. Denne godkjenningsmodul kan du åpne på to måter: Webgodkjenning i en nettleser f.eks Internet Explorer, Chrome eller andre, tidligere kjent som HTML5 Godkjenning. Via Compello Godkjenning App på enten nettbrett og telefon Dersom du skal jobbe på nettbrett eller telefon må du installere appen. For mer info se Installasjon App Store eller Google Play på side 36. Brukeropplevelsen for godkjenning i nettleser og nettbrett er det samme. Brukeropplevelsen for telefon og nettbrett er nesten det samme men det er noen små forskjeller. Dette dokumentet vil spesifisere om skjermbilder er fra nettbrett eller telefon. Forutsetning App versjon (for bruk på nettbrett og telefon) og i tillegg Compello Fakturagodkjenning as a Service eller Compello Fakturagodkjenning, versjon 10, On premise. Tilgang Link via nettleser Nettleser URL As a Service Ingen installasjon nødvendig. Nettleser URL On premise eks: Språk og språkstøtte Du kan bruke Compello på engelsk, norsk og svensk. Hvis enheten/systemspråket er norsk eller svensk vil språket i applikasjonen automatisk settes til norsk eller svensk. Andre enhet/systemspråk vil gi engelsk språk i applikasjonen. Dato og nummering vises i hht enhet/system språk. Page 5 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

6 Installasjon App Store eller Google Play App Store Installasjon og bruk av Godkjenning app krever internettilgang. Her viser vi eksempel på installasjon via App Store. For installasjon via Google Play henvises det til Google play standard installasjon av app. Søk opp og installer Godkjennning App Åpne App Store og søk etter Compello eller Invoice approval. Velg Åpne og app legges inn automatisk på din enhet. Ved ny release av app vil dette vises i App Store, oppdateringer Bytt bilder Page 6 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

7 Pålogging Når du logger på for første gang, klikk nedover pilen for å vise alle felt i påloggingsbildet. Etter første pålogging trenger du kun å fylle ut bruker-id og passord. Påloggingsside på nettbrett og i nettleser Påloggingside på Smart telefon 1. Legg inn riktig brukernavn og passord. 2. Legg inn eller a. Compello as a Service bruker og det gjør en del serverinstallasjoner også. 3. Legg inn adressen (URL). For Compello as a Service (Cloud) er URL invoiceapproval.compello.com. For en On Premise installasjon legg inn riktig servernavn/invoiceapproval. Page 7 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

8 4. Fyll ut feltet Klientid eller CCI navn. For As a service legger du inn firmanavn her men sjekke med Compello support for riktig format. For de fleste serverinstallasjoner blir det riktig med dbninf.cci, men sjekk ellers med din Compello administrator 5. Klikk Logg på. Linken Take a tour vil lede brukeren til en interaktiv brukerhåndbok for programmet Page 8 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

9 Arbeidsliste Arbeidsliste i nettbrett og nettleser Etter innlogging vil alle bilag til godkjenning for innlogget bruker listes på venstre side. Arbeidsliste i nettbrett og in nettleser Arbeidsliste i telefon I telefon har du valg om to type oversikt enten flis, eller vanlig arbeidsliste, som vist her. To visninger av arbeidsliste i telefon enten flis eller liste Page 9 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

10 For hvert bilag ser du klient id og navn, leverandørnavn, arkivnummer, beløp, forfallsdato, fakturadato og antall kommentarer (hvis tilgjengelig). Du kan oppdatere arbeidslisten ved å trykke på nederst til venstre og antall faktura i listen ser du øverst i parentes. Du kan åpne Innstillinger ved å trykke på øverst til venstre. For mer informasjon om innstillinger, se Innstillinger på side 24. Ikonet gjør at du kan velge å håndtere flere bilag samtidig For mer informasjon se Page 10 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

11 Håndtere flere bilag samtidig på side 17. Klikk for å åpne arkivsøk. For mer informasjon om arkiv, se Arkivsøk på side 23. Page 11 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

12 Åpne og jobbe med et bilag Åpne et bilag i nettbrett eller nettleser Velg et bilag i arbeidslisten. Bilagets første side lastes på høyre side, mens kommentarer vises til venstre. Hvis bilaget har flere sider kan du åpne neste side ved å trykke på i bunnen av skjermen. Du kan legge til underbilag ved å velge symbol for Legg til sider nede til høyre. Ved å trykke på ikonet for arbeidsflyt nede til høyre, kan du se arbeidsflyten for bilaget. Tips: For å gå tilbake til arbeidslisten trykk på pil-tilbake øverst til venstre, uansett hvor i bilaget du er. Page 12 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

13 Åpne et bilag i telefon Visning av en faktura i telefon Første side av bilaget åpnes. Hvis bilaget har flere sider lastes neste side ved å trykke på i bunnen av skjermen. Bruker kan bla og zoome bildet etter behov, med fingrene. Trykk på Funksjoner øverst til høyre for å godkjenne, avvise, videresende eller skrive ut valgt faktura(er). Kommentar symbol viser antall kommentarer lagt inn på valgte bilag. Trykk på posteringslinje knappen for å se posteringslinjer på valgte bilag. Trykk på arbeidsflyt knappen for å se arbeidsflyten for hele bilaget. Trykk på for å gå tilbake til arbeidslisten. Page 13 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

14 Feltet Kommentar Kommentarfeltet vises på venstre side. Her vises alle kommentarer som brukere har lagt til på bilaget i samme rekkefølge som de er lagt inn. Kommentarer fra andre vises fra venstre side med brukernavn, dato og tid. Kommentarer som du legger inn vises fra høyre side med dato og tid. Skriv din kommentar i tekstboksen nederst og og trykk nede i høyre hjørne. Page 14 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

15 Godkjenning, avvisning og videresending av bilag Velg bilaget du vil jobbe med, og deretter hva du vil gjøre: for å godkjenne. for å avvise for å videresende. I telefon har du samsvarende valg når du klikker på Funksjoner i menyen øverst. Godkjenne I nettbrett og nettleser, velg en faktura og klikk ikon til å godkjenne. I telefon, velg faktura, klikk Funksjoner og velg Godkjenn. I telefon kan du i tillegg godkjenne ved å swipe fra venstre til høyre når du står i vanlig arbeidsliste Avvise I nettbrett og i nettleser, velg en faktura og klikk ikon til å avvise. Page 15 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

16 I telefon, velg faktura, klikk Funksjoner og velg Avvis. I telefon kan du i tillegg avvise ved å swipe fra høyre til venstre når du står i vanlig arbeidsliste. Når du avviser et bilag, må du både bekrefte dette og legge inn en forklarende kommentar. Videresende I nettbrett eller nettleser, velg en faktura og klikk ikon. I telefon, velg faktura, klikk Funksjoner og velg Videresend. Når du videresender ser du en liste med tilgjengelige godkjennere på venstre side. Velg den/dem du vil videresende til, og bekreft valget. Page 16 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

17 Håndtere flere bilag samtidig Hvis du vil håndtere noen bilag på samme måten kan du velg flere og klikk for å håndtere dem i en operasjon. Hvis du bruker telefon, kan du velge flere bilag å jobbe med når du stor i vanlig arbeidsliste. Valg av flere bilag i nettbrett og i nettleser Når du velger flere bilag, ser du en meny øverst til høyre og antall bilag som du har valgt. Her har du de samme mulighetene som over (godkjenne, avvise, videresende) men videresending er kun mulig hvis alle bilagene du har valgt tilhører samme klienten. for å oppheve valg av flere bilag, eller på hvert bilag eller trykke på igjen. Valg av flere bilag på telefon Når du velger flere fakturaer samtidig i telefonen din, ser du disse ikoner for hovedfunksjoner nederst til høyre. Godkjenn Avvis Videresend Page 17 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

18 Posteringslinje visning og redigering Du kan se alle posteringslinjer og redigere de posteringslinjene som er sendt til deg, hvis oppsett ditt tillater dette. For å få frem posteringslinjene velg bilag og trykk på posteringslinje ikonet øverst til høyre. Visning av rader på nettbrett og i nettleser Page 18 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

19 Visning av radvalg på telefon Øverst i bildet vises klientnavn og leverandørnavn. På venstre side viser alle posteringslinjer til valgte bilag. På høyre side vises denne posteringslinjen du har valgt, med felt som er gjort synlig i Bilagsoppsett i Admin Web. I utgangspunktet, kan du redigere feltene kredit, debet, dimensjoner, bilagstekst eller beløp. Du kan redigere kun de radene som er sendt til deg. Disse markere med en tykk strekk på høyresiden av linjen på nettbrett og med på linje på telefon. Opprette en ny rad Du kan legge til linjer ved å trykke på symbolet Ny postering Web Systeminnstillinger tillater dette. nede til høyre, hvis oppsett, i Admin Nye linjer som du oppretter fordeles til deg automatisk. Hvis bilag har status «Automatisk godkjent» vil den ny linjen bli godkjent ved opprettelse. For å endre noe, velg posterinslinjen og trykk på Rediger. Hvert redigerbar felt har autocomplete funksjonalitet. Trykk mellomrom, eller skriv inn tall eller tekst på verdi som skal legges inn for å få forslag. Ved å velge Ikke satt kan du ta bort innlagt verdi og la feltet stå tomt. Mens endring lagres vil du se en grønn hake ved det redigerte feltet. Faktura eller kreditnota? Kreditnota vises det med en på leverandørlinjen Inngående faktura vises det med en på leverandørlinjen. Page 19 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

20 Arbeidsflyt på linjenivå godkjenn, avvis, videresend Ved å trykke på arbeidsflyt ikonet nederst på skjermen kan bruker se arbeidsflyten for den valgte posteringslinjen. Hvis du har fått bilag med flere rader sendt til deg, kan du håndtere hver linje for seg selv hvis du trenger. Etter du har åpnet en postingslinje har du, øverst til høyre, de samme mulighetene som for et helt bilag: for å godkjenne for å avvise (du må legge til kommentar). for å videresende du må velge en ny godkjenner Page 20 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

21 Arbeidsflyt Skjermbildet Arbeidsflyt viser flyten for en valgt faktura eller valgt posteringslinje. For å se arbeidsflyten for hele fakturaen, trykk på arbeidsflyt ikonet nederst på faktura bildet. For å se arbeidsflyten for en valgt posteringslinje, velg posteringslinje og trykk på arbeidsflyt ikonet nederst på faktura Bildet Arbeidsflyt viser hvem som har fått bilag eller linje til godkjenning og hvordan de har håndtert den. Page 21 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

22 Utskrift Du kan skrive ut bilag som PDF filer. Nettbrett og desktop PC må ha en PDF viewer applikasjon installert for å kunne åpne bilaget som en PDF fil. 1. På nettbrett eller i nettleser, velg faktura i listen og klikk øverst til høyre til å skrive ut. På en telefon klikk Funksjoner og velg Utskrift. 2. Du kan velge mellom kun første side, alle sider eller et intervall. Bilaget da åpnes som en PDF fil i et nytt nettleservindu. 3. Velg om du vil inkludere arkivnummer på utskrift Utskrift fra nettbrett Utskrift fra telefon Page 22 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

23 Arkivsøk Du kan bruke arkivsøk til å hente opp historiske og nye fakturaer. Klikk i arbeidslisten til å søke. Arkivsøk har to nivå, Fritekst søk og Lagrede søk Fritekstsøk Legg inn tekst eller nummer som søkekriterier og trykke. Søket utføres i både i hode- og posteringslinjer, og du vil se resultat i listen på venstre side. Hvis du klikker på søk uten å legge inn noe kriteria får du hele ditt arkiv som resultat. Resultatet sorteres etter arkivnummer i synkende rekkefølge. Lagredesøk Du kan velge et lagret søk hvis de finnes (disse er laget i forveien i Silverlight applikasjonen). Resultatet vises i listen til venstre. Du kan i tillegg velge ferdige definerte søk for Tidligere godkjente og Retur/feilsendt. Arkivsøkene laster 15 bilag av gangen. Trykk for å få opp resten av søkeresultatet. Etter du har søkt opp bilag kan du velge og håndtere dem på samme måten som fra arbeidslisten. Page 23 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

24 Innstillinger Innstillinger på nettbrett og i nettleser Åpne Innstillinger ved å trykke på. Innstillinger i nettbrett og nettleser Om Logg ut Gir en beskrivelse av applikasjonen og versjon. Logger deg ut og tar deg til påloggingssiden. Innstillinger på telefon Åpne Innstillinger ved å trykke på øverst til venstre. Standard visning velg Flis eller Liste. Ved ny pålogging vises arbeidslisten i den valgte visning. Page 24 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

25 Epost til godkjennere valg av plattform Dersom du jobber på en PC, kan du velge om det er Web godkjenning eller Silverlight godkjenning som åpnes når du klikke på link/url i varslingsmail. I Compello Fakturagodkjenning, Silverlight, velg Brukerinnstillinger og huk av for Åpne mail link i Web godkjenning. Brukerinnstillinger i Compello Web Silverlight versjon med alle moduler Når du velger dette alternativet og åpner mail linken fra din PC åpnes Web godkjenning åpnes i nettleseren, ellers vil Silverlight godkjenning modul startes. Når du klikke på maillinken i Android eller IOS enheter (Nettbrett eller telefoner) vil linken åpne app, uavhengig av hva som du har valgt i Brukerinnstillinger. Dette krever at app er installert på enheten, via Google Play eller fra App store. Page 25 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

26 Teknisk informasjon Åpne Web godkjenning fra Silverlight Du kan starte Compello Web godkjenning (tidligere kjent som HTML5 Godkjenning) i nettleser direkte fra Compello Web i full Silverlight versjon ved å klikke på uten å be om pålogging info på nytt.. Applikasjonen åpnes i nytt nettleser vindu For å få ikonet synlig i menyen må administrator legge inn rett URL i feltet Web godkjenning Url i Systeminnstillinger i Admin Web. As a Service URL : On Premise URL : Se her for detaljer rundt innstallasjon og oppsett Utskrift for On premise kunder med flere web servere Dersom On Premise kunder har flere web servere (for load balansering), vil følgende måtte gjøres for at utskrift skal fungere korrekt. NB: Ved installasjon på kun en web server, er dette ikke nødvendig. 1. Opprett en ny Virtuell applikasjon i Administrative Tools\IIS Manager (Internet Information Services). 2. Physical path må settes som delt mappe. 3. Gi Read/write tilgang til denne mappe for alle webservere hvor Compello er installert. 4. Open Admin Web General settings. 5. I feltene Web approval file share url and the Web approval file share path, legg inn henholdvis url til Compello fakturagodkjenning (pluss touch ) og stien til den delte mappen. Page 26 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

27 Testede enheter og nettlesere Enhet / nettleser Enhets kategori OS versjon Nexus 5X Android mobile Android Version (Oreo) Samsung Galaxy Tab S Android Tablet Android Version (Marshmallow) iphone 6 Plus iphone ios Version ipad Pro ipad ios Version Chrome (v Official Bulid) ( 64-bit) Desktop Windows 10 IE 11 Desktop Windows 10 Firefox (v ) Desktop Windows 10 Kommunikasjon diagram HTML5 On premise Brukere av HTML5 app må ha internettilgang for å få tilgang til App Store / Google Play for installasjon, og for bruk av programmet. Page 27 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

28 On premise tilgang til nettleser (HTML5) via åpent nettverk/internett Alle API-kall til Compello server installasjonen skjer via brukerens nettleser (eller mobil app). Compello server installasjonen er derfor ikke avhengig av tilgang til internett, så lenge brukeren har internettilgang og tilgang til On Premise installasjonen. En VPN-tilkobling kan være nødvendig hvis On Premise installasjonen er ikke tilgjengelig via offentlige internett (DMZ). Se eksempel på nettverksoppsett scenario nedenfor. On premise tilgang HTML5 via internt nettverk Alle API-kall til Compello server installasjonen skjer via brukerens nettleser (eller mobil app). Compello server installasjonen er derfor ikke avhengig av tilgang til internett, så lenge brukeren har tilgang til On Premise installasjonen. En VPN-tilkobling kan være nødvendig hvis On Premise installasjonen er ikke tilgjengelig via offentlige internett (DMZ). Se eksempel på nettverksoppsett scenario nedenfor. Page 28 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

29 Installasjon og oppsett Installasjon inngår som en del av installasjon av Compello Åpne Systeminnstillinger i Admin Web. 2. Legg inn i Web godkjenning Url. 3. Symbolet vil nå være synlig i Silverlight modulen og kan benyttes for enkelt å gå mellom Silverlight og Web godkjenning, uten å logge på mer enn en gang. 4. Link kan også startes direkte fra nettleser Page 29 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser

30 Index Admin Web, 18 App, 6 App Store, 6 Arbeidsflyt, 19, 20 Arbeidsliste, 9 Nettbrett, 9 Nettelser, 9 Telefon, 9 Arkivsøk, 22 As a Service, 4 Avvise, 14 Bilag Håndtere, 11 Håndtere flere sammen, 15 Bilagsoppsett, 18 Brukernavn, 7 Brukeropplevelsen, 4 Cloud, 8 Epost, 26 Faktura, 18 Radnivå, 17 Fakturaer Hnde, 11 Håndtere, 11 Feltet Kommentar, 13 Finne bilag, 22 Forutsetning, 4 Fritekstsøk, 22 Funksjoner, 12 Godkjenne, 14 Google Play, 6 GUID, 4 HTML5 Godkjenning. See Nettleser Håndtere bilag, 11 Håndtere flere bilag samtidig, 15 Innstillinger, 24 Installasjon, 6 Kommentar, 13 Kreditnota, 18 Lagredesøk, 22 Log inn, 7 Lokal installasjon. See On Premise Mail, 26 Nettleser, 4 On premise, 4, 27 On Premise, 8 Opprette rad, 18 Oppsett, 18 Passord, 7 Plattform, 4 Posteringslinje, 17, 19 Pålogging, 7 Rad Opprett ny, 18 Rader, 17 Silverlight, 26 Språk, 4 Systeminnstillinger, 18 Søk, 22 Teknisk informasjon, 27 User experience, 4 Utskrift, 21 Videresende, 15 Åpne et bilag, 11 Åpne et bilag i telefon, 12 Page 30 av 30 Godkjenning med app eller i nettleser