Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata AS. Denne håndboken er utarbeidet av

Transkript

1 Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata AS Denne håndboken er utarbeidet av Oppdatert: 18. desember 2012

2 Innhold Innhold Innledning... 3 Oppsett av PC... 3 Windows XP... 3 Windows Vista og Windows Innstillinger... 4 Pålogging... 5 Skriver... 5 Utskriften passer ikke på arket... 6 Funksjoner på multifunksjonsmaskin... 6 Lagringsområder... 6 Lokale disker... 7 To skjermer... 8 Endre passord... 8 Logg av... 9 Vedlikehold på serveren... 9 E-post... 9 Viruskontroll... 9 Tilgang til Outlook fra nettleser Tilgang til Outlook fra mobiltelefon Skrivebordet Hva kan du lagre på Kirkedatas servere Oppkobling via Virtuelt Kontor ActiveX Java Logge av virtuelt kontor Utskrift fra virtuelt kontor Support Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 2

3 Innledning Velkommen som bruker av Kirkedata's driftsløsning. Denne boken er et informasjonshefte, og vil gi både råd og tips til hvordan du setter opp pc en og bruker systemet på en best mulig måte. Når du drifter via Kirkedata sine terminalservere, vil alle programmer være lagret der. Oppdatering av standard kontorstøtteprogram som Microsoft Office og LabOraprogrammene vil også bli oppdatert sentralt. Alle dokumentene lagres på den eksterne serveren på et fellesområde for fellesrådet eller på brukerens hjemmeområde. Oppsett av PC Windows XP Starte programmet Fra Start menyen velg Alle programmer Tilbehør Kommunikasjon Tilkobling til eksternt skrivebord. Noen vil kanskje finne det under menyen Tilbehør. Hvis du ikke finner det i menyen, kan du velge Start Kjør, og skrive mstsc Hvis du ikke fant programmet, og benytter operativsystem Windows XP, kan du laste det ned fra denne linken. Dersom du benytter Windows XP Service Pack 3 skal dette programmet være installert. Windows Vista og Windows 7 Du finner programmet under Alle programmer Tilbehør. Tilkobling til eksternt skrivebord Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 3

4 Innstillinger Trykk på knappen [Alternativer]. Denne knappen er plassert på høyre side for Windows XP. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 4

5 Fyll inn med informasjon om Datamaskin og Brukernavn Skriv bak brukernavnet. Du skal nå lagre denne informasjon. Vi anbefaler at du har ikonet for pålogging tilgjengelig på skrivebordet. Trykk derfor på knappen [Lagre som] Velg skrivebordet som lagringsplass, og angi filnavn = Kirkedata før du trykker [Lagre]. Pålogging For å logge på serveren hos Kirkedata AS du angi brukernavn og passord. Passordet får du oppgitt ved etablering av kontoen. Første gangen du logger på, vil det bli opprettet en profil og noen mapper lages. Disse mappene er skjult for brukeren og inneholder alle innstillingene for brukeren. Dersom du under denne påloggingen får en feilmelding er det viktig at du tar kontakt med Kirkedata. Skriver Ved pålogging vil Terminalserveren finne alle skriverne som er definert på den lokale PC en. Normalt så vil du kunne benytte disse akkurat som du var på sin lokale pc. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 5

6 Utskriften passer ikke på arket For noen skrivere så settes det opp Letter som arktype og ikke A4. Letter er bredere en A4 og noe kortere. Gå inn på skriveren og bytt til A4. Pass på og ikke logg av terminalserveren før det har gått minst 15 min. Funksjoner på multifunksjonsmaskin Dersom du har en multifunksjonsmaskin (kopimaskin med mulighet for utskrift, kopiering, faks), må du ha installert en brannmur for å få tilgang til avanserte funksjoner som stifting og annen etterbehandlingsfunksjon. Alternativt en VPN-tunell fra kommunens nettverk til Kirkedata om du benytter kommunens internettlinjer. Lagringsområder Bokstav Informasjon H: Dette er område som går under benevnelsen brukerens Hjemmeområde Dette er et personlig område som kun brukeren har tilgang til og ingen andre. P: Dette er fellesområde til kirkekontoret. N: Dette er et fellesområde for alle kunder av Kirkedata. Du skal IKKE lagre noe på dette området. For fellesområdene kan du opprette egne mapper og bestemme hvem som skal får innsyn i innholde og hvem som får endre på dette. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 6

7 Lokale disker Du kan også få tilgang til lokale disker. Dette må da settes opp ved tilkobling. Klikk på arkfanen [Lokale ressurser], og deretter på knappen [Mer]. Kryss av for de disker du ønsker å ha tilgang til. Dersom du gjør endringer her, er det viktig at du trykker [Lagre] i oppsettbilde se side 4. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 7

8 To skjermer Om du benytter 2 skjermer på pc n, kan du gå til arkfanen «Skjerm» i oppsettet, og velge: Endre passord Systemet krever at passord blir endret minimum etter 90 dager. Du får beskjed noen dager i forveien om du ikke har gjort det før du får beskjed. Vi anbefaler at alle brukerne setter sitt personlige passord. Det er viktig at du endrer det første passordet som du har fått tildelt umiddelbart. Passordet må være på minimum 6 tegn. Når du ønsker å endre passord, velger du [Windows-sikkerhet], som ligger like over [Logg-av]-knappen. Velg deretter Endre et passord Angi gammelt passord, og deretter nytt passord to ganger før du trykker den blå pilen. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 8

9 Logg av Klikk på Windows-symbolet i venstre hjørne, og velg knappen[logg av]. OBS: Dersom du avslutter tilkoblingen til terminalserveren ved å benytte X i øverste høyre hjørne, er du ikke logget ut av terminalserveren, og Kirkedata vet ikke om du har avsluttet programmet. Dette er viktig i forhold til vedlikehold på serveren. I tillegg vil en bruker som har gått ut på sistnevnte måte oppta ressurser på terminalserveren. Vedlikehold på serveren Dette skjer normalt på kvelden mellom kl 20:00 og 22:00. I denne forbindelse sjekker Kirkedata om det er brukere som er pålogget. Det er derfor viktig at du har gått ut av terminalserveren på beskrevet måte ovenfor. E-post Brukeren får tilgang til e-post via programmet Microsoft Outlook. Ved bruk av Outlook med Microsoft Exchange Server oppnår du flere store fordeler. E-posten er synlig for deg umiddelbart dersom du har programmet åpent Ved innhenting av store e-poster vil du bli informert i det e-posten er levert, og slipper at Outlook skal være opptatt i lengre tid ved nedlasting av store filer E-post leveres til din postkasse selv om du ikke er pålogget eller ikke har startet Outlook. Sikkerhets kopiering skjer selv om Outlook er startet Du har tilgang til Fellesmapper Fellesmapper er en funksjon i Microsoft Exchange Server som på en effektiv måte gir deg mulighet til å samle inn, ordne og dele informasjon med andre i en organisasjon. Les mer på denne linken. Dersom flere innen et prosti er tilknytt serveren så kan du opprette en fellesmappe som går på tvers av prostiet. Viruskontroll Dersom du mottar en fil som mistenkes for å inneholde virus, vil viruskontrollen hos Kirkedata sende deg en daglig oppsummering av e-post som kan inneholde virus, og som du selv må vurdere om du vil slette. Emnefeltet = Summary of junk s blocked - 1 Junk s Blocked Innhold i e-posten: Sammendragsvisning av søppelbostboks for fornavn.etternavn@xxxxx.kirken.no Blokkerte søppelposter: 1 E-postmeldingene nedenfor har blitt plassert i din personlige søppelpostboks etter forrige sammendragsvisning og vil bli slettet etter 90 dager. Klikk på Ikke søppelpost for å motta disse meldingene. Meldingen vil bli overført til innboksen din. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 9

10 E-post sendt til: Gå til søppelbostboks Fra Emne Trussel Ikke søppelpost Vis scanner C450 Sannsynligvis spam Antispam-innstillinger: Administrer tillatt-/blokkeringslister Still inn anti-spam-følsomhet Innstillinger for anti-spam-administrering: Endre reaksjon på spam-e-post Endre frekvens/tidspunkt for sammendrags-e-post for søppelbostboksn Deleger kontroll til andre Se rapporter om søppelpost Last ned anti-spam-programmer Logg inn her med standard brukernavn og passord for å administrere personlige innstillinger for blokkering av søppelpost: Blokkering av søppelpost av SonicWALL, Inc. Hvis du stoler på avsenderen, kan du trykke linken Ikke søppelpost som står foran den enkelte avsender. Du kan også gå til adressen og logge inn med vanlig brukernavn og passord til Kirkedata for å administrere dette. Marker den avsender som er blitt stoppet, og trykk på knappen [Unjunk] for å akseptere avsenderen. E-posten vil da bli flyttet til din Innboks i Microsoft Outlook. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 10

11 Tilgang til Outlook fra nettleser Du kan få tilgang til e-post via nettleser. Skriv da inn Logg på med ditt brukernavn og passord som vanlig. Det er viktig at du krysser av for ønsket sikkerhet ut fra hvilken pc du sitter på. Tilgang til Outlook fra mobiltelefon Se egen bruksanvisning for dette. Skrivebordet Skrivebordet og en del innstillinger blir lagret i en brukerens profil. Hver gang du logger på en server lastes denne profilen over fra en sentral server. Når du logger av serveren, lastes denne tilbake til serveren. Normalt så er det begrensede datamengder som flyttes og dette går raskt. Det er derfor viktig at du ikke lagrer dokument eller andre ting på selve skrivebordet da dette vil i stor grad påvirke hastigheten. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 11

12 Hva kan du lagre på Kirkedatas servere Holdningen vår er her at kunden i utgangspunktet kan lagre alt. Her er noen unntak. Bilder med pornografisk innhold Musikk filer som ikke er relatert til jobb. F.eks. så skal du ikke laste med mp3 filer for å bruke serveren som en Jukeboks og spille av musikk fra denne som egenunderholdning Hjemmekontor For å koble opp fra hjemmekontor har du 3 muligheter. Fast IP-adresse Ja Nei Nei Beskrivelse du vil da kunne bruke den samme Terminal Server programmet for å koble seg opp, som fra kontoret. Din faste IP-adresse må da meldes til Kirkedata, slik at de legger denne inn i brannmuren. Finn IP-adressen ved å skrive i nettleseren. du kan da installere inn en VPN klient som kan sette opp en sikker kommunikasjon mellom hjemmepc n og Kirkedatas nettverk. Når denne forbindelsen er opprettet vil du kunne koble seg opp på vanlig måte med Terminal Server programmet. Et alternativ til VPN er å bruke vårt Virtuelle Kontor. Dette når du via Microsoft Internett Explorer. Oppkobling via Virtuelt Kontor Du kan logge deg på det Virtuelle Kontoret fra hvilken som helst Internett Explorer, men det er bare ved bruk av Microsoft Internett Explorer du får tilgang til lyd og skrivere. Denne vil også kjøre raskere enn alternative nettlesere. Årsaken til dette er at det kun er Microsoft Internett Explorer som støtter ActiveX teknologien. De andre nettleserne må kjøre på JAVA som er tregere og har noen andre begrensninger. Start Internett Explorer og skriv i adressefeltet: Du får opp følgende påloggings skjermbilde: Skriv inn ditt brukernavn og passord og trykk [Login]. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 12

13 Velkomstbildet på virtuelt kontor viser de ulike valg du kan gjøre for å komme inn på serveren. Velg det som er relevant for deg ut fra hvilken nettleser du benytter (bruk Java dersom du ikke benytter Microsoft Internet Explorer), og hvilken driftsløsning du har hos Kirkedata. I ovenstående bilde benytter kunden Office ActiveX Første gang får du beskjed om å velge installasjon av ActiveX Control (bilde her vil variere avhengig av hvilket operativsystem du har på din pc). På Windows XP, Vista, Windows 7 (ikke SP1) gjør du installasjon med høyre musetast over det gule feltet øverst i bilde, og velger Install ActiveX Control. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 13

14 Svar Ja på installasjon. Når dette er gjort vil påloggingen til serveren fortsette som normalt. Systemet sjekker brukertilgangen til serveren. Dersom du får feilmeldingen: Systemet har ikke logget deg på. Kontroller at brukernavn..., gjør du følgende: Trykk OK på denne meldingen, og endre domene fra KDTERM0x til KIRKDATA, og skriv inn passordet en gang til. Du vil også måtte legge til Kirkedata som en sikker sone, og får opp denne meldingen: Legg inn adressen til Kirkedatas server som klarert område. I Internet Explorer gjør du dette under menyvalget Verktøy Alternativ for internett og Sikkerhet Klarerte områder. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 14

15 Java Du vil få beskjed om å installere noe første gang dette gjøres på din pc. Godta installasjon av denne også første gang. Logge av virtuelt kontor Når du er ferdig med å bruke serveren, logger du ut derfra på normal måte. I tillegg logger du ut av Sonicwall virtuelle kontor, ved å trykke på knappen [Logout] i toppen av bilde du fikk ved innlogging. Deretter får du meldingen: Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 15

16 Utskrift fra virtuelt kontor Når du jobber fra virtuelt kontor og skal skrive ut dokumenter, må du installere programmet ScrewDriver på din pc om du ikke benytter Windows 7 som operativsystem. ScrewDriver finner du på Kirkedatas server Installer dette fra linken ovenfor FØR du logger på Kirkedata (fra nettleser på lokal pc).du vil da kunne benytte lokale skrivere. Dersom du har multifunksjonsmaskin, vil du få utskrift 2-sidig og farge. Oppløsningen vil maks være 600 tegn pr tomme (dpi). Dersom du på kontoret har installert brannmur, kan du også få mulighet til å velge utskrift på kontorets skrivere, selv om du sitter hjemme og har logget det på via virtuelt kontor. Support Dersom du har behov for bistand, kan du nå Kirkedata på e-post support@kirkedata.no eller telefon Adressen er: Kirkedata AS Postboks Hareid Følgende tjenester dekkes av driftsavtalen: Backup av data For eksempel spørsmål om: o Utskrift o Glemt passord Nye brukere / endring av bruker / sletting av bruker Lokal administrator må be om dette. Brukerhåndbok for drift hos Kirkedata Side 16