Hjelp til tjenesten Oversikt tidligere reiser

Transkript

1 Hjelp til tjenesten Oversikt tidligere reiser Finne reisenummer Se på reiseregning Status for reiseregning Utestående reiseregning Endre reiseregning Kopiere reiseregning Slette reiseregning Finne reisenummer Klikk på Oversikt tidligere reiser.

2 Denne listen viser alle dine registrerte reiseregninger ett år tilbake i tid, både de som er utbetalt og de som akkurat er registrert. Hver reiseregning er tildelt et entydig reisenummer. Dette reisenummeret er din referanse ved innsending av bilag og ved henvendelser til oppdragsgiver. Listen er sortert etter stigende reisenummer, slik at de sist registrerte reisene er øverst. I kolonnene ser du startdato og sluttdato for reisene. Se på reiseregning Dersom du ønsker å se på en reiseslipp, klikker du på den grå boksen foran linjen for reisen for å markere den. Klikk deretter på knappen Visning/utskrift nederst i bildet. Et nytt vindu åpnes og reiseslippen vises. Bruke følgende ikoner for å lagre eller skrive ut reiseslippen. Hvis Acrobat-verktøylinjen ikke vises hos deg hold musepekeren nederst på skjermen til det grå feltet vises. Klikk på følgende ikoner for lagring og utskrift. Status for reiseregning Klikk på arkfanen Mine reise- og utgiftsrefusjoner som viser alle dine reise- og utgiftsrefusjoner ett år tilbake i tid.

3 Du kan finne status som viser hvor langt i behandlingen reiseregningen er kommet i kolonnene Godkjenningsstatus og Behandlingsstatus. I kolonnen Refusjon ser du beløpet som skal utbetales. Godkjenningsstatus Behandlingsstatus Forklaring Reise fullf. Under behandling Du har lagret reisen, men ikke sendt den til godkjenning ennå. Reise fullf. Frigitt for godkjenning Du har lagret reisen og sendt den til godkjenning. Reisen er ennå ikke godkjent. Reise godkjent Godkjent Reisen er godkjent. Reise godkjent Overført FiRe Overført FiRe/Ovf.LøAv. Reisen er godkjent, men ikke ennå utbetalt. Reise godkjent Forventet utbetaling den Reisen vil som regel utbetales to dager etter dd.mm.åååå forventet utbetaling (se forklaring under). Reise godkjent Utbetalt den dd.mm.åååå Reisen er utbetalt. I feltet Behandlingsstatus vil det vises en forventet utbetalingsdato etter at reisen har vært gjennom en reisekjøring. Datoen er misvisende, da det er dato for selve kjøringen. Beløpet er som regel på konto to dager senere, men dette varierer. Ta kontakt med din oppdragsgiver for å få opplyst korrekt utbetalingsdato. Utestående reiseregning Klikk på arkfanen Utestående reise- og utgiftsrefusjoner. Her vises reise- og utgiftsrefusjoner som ennå ikke er utbetalt. Reiseregninger med Behandlingsstatus: Under behandling er reiseregninger som du har lagret, men ikke har sendt til godkjenning.

4 Endre reiseregning Hvis du har lagret en reiseregning uten å sende den til godkjenning, kan du fortsette registreringen og lagre og sende til godkjenning når du er ferdig. Eventuelt kan du se Sjekke utestående reiseregninger for hvordan du finner reisereginger som du ikke har sendt til godkjenning. Hvis du har registrert noe feil i reiseregningen eller har glemt et bilag eller lignende, kan du korrigere reiseregningen. Vær oppmerksom på at når du endrer på en reiseregning som du tidligere har sendt til godkjenning, så sendes den til godkjenning på nytt. Det kan derfor ta litt lenger tid før den utbetales, avhengig av hvor langt i godkjenningsprosessen den har kommet. For å fortsette registreringen av en reiseregning eller korrigere en reiseregning du har sendt til godkjenning må du markere reisen ved å klikke på den grå boksen foran linjen for reisen i arkfanen Alle mine reiser og utgifter. Deretter klikker du på knappen Endre lenger ned på siden. Du kommer da inn i bildet for registrering av reiseregning. Etter at du er ferdig med registrering eller korrigering lagrer du og sender til godkjenning som vanlig.

5 Kopiere reiseregning Har du mange like reise-/utgiftsrefusjoner, kan det være tidsbesparende å kopiere reisen. Merk en reise fra listen Alle mine reiser og utgifter ved å klikke på den grå boksen foran linjen og klikk på knappen Kopier. Velg ny startdato, og klikk på knappen Start. Du kommer da inn i bildet for registrering av en reiseregning. Rediger de felt/utgifter som eventuelt er ulik fra den reisen du kopierte. Lagre og send til godkjenning som en vanlig reise når du er ferdig. Slette reiseregning Du kan selv slette reise-/utgiftsrefusjoner. Reiser som er opprettet og lagret for å sende til godkjenning på et senere tidspunkt og reiser som ikke er godkjent kan slettes. Marker først reisen fra listen Alle mine reiser og utgifter og klikk på knappen Slett. Klikk på knappen Slett i det nye bildet som vises. Ønsker du å slette en reiseregning som er godkjent eller utbetalt, må du ta kontakt med oppdragsgiver som kan annullere reiseregningen. Hvis reisen var utbetalt vil du få trukket ifra beløpet på neste reiseoppgjør, eller via lønn dersom du ikke har andre reiser å trekke i mot.