Veiledning. Visma Timelønn

Transkript

1 Veiledning Visma Timelønn

2 Innledning Skien kommune bruker Visma Timelønn til håndtering av timelister for ansatte som ikke benytter Gat eller DvPro. Denne modulen finner du i Visma Min Side Skien som er portalen alle medarbeidere i Skien har tilgang til. Visma Timelønn er en web-basert programvare som gir deg tilgang til denne via Visma Min Side Skien. Er du pålogget kommunens nett kommer du automatisk inn her. Eller du kan logge på Visma Min Side Skien dersom du er utenfor kommunens interne nett. Dette krever brukernavn og passord. Saksgang i Visma Timelønn foregår elektronisk. De registrerte timene sendes automatisk til merkantile for attestasjon der en med kjennskap til lønn og arbeidstidsbestemmelsene går gjennom de registrerte timene og kontrollerer kontering. Dersom innsendingen inneholder feilføringer så vil timene avvises og sendes i retur til deg. Det er du som må rette opp timelisten slik at den blir riktig. Dersom attestant vurderer skjemaet riktig utfylt sendes dette til anvisning. Etter at anvisning er foretatt er timelisten klar til å importeres inn i HRM (lønnssystemet) og utbetales. Lønnsseksjonen har systemansvar for Visma Timelønn og vedlikeholder lønnsarter, regnskapsarter i henhold til gjeldende lovverk. Endringer foretas fortløpende slik at du til enhver tid kan benytte deg av et oppdatert system som gir riktig utbetaling. Det er også Lønnsseksjonen som månedlig innhenter alle timelistene. Dette utbetales ved ordinær lønnskjøring. Denne brukerveilederen skal gi deg, som bruker av Visma Timelønn, et godt grunnlag for å fylle ut egen timeliste. Dersom du trenger mer hjelp etter å ha lest denne brukerveiledningen kan du kontakte Lønnsseksjonen på telefon eller epost (se bakside for kontaktinformasjon). Innhold Innledning... 2 Registrere timer... 3 Registrere timer... 4 Registrere timer... 5 Attestasjon og anvisning Attestasjon og anvisning... 7 Timelønn Lærere... 8 Sensorhonorar... 8 Lykke til!

3 Registrere timer Når du er inne på Visma Min Side Skien kan du registrere timelisten og sende denne inn elektronisk. 1. Klikk på «Meg selv». 2. I valgene under klikker du «Personalskjema». 3. Fra nedtrekkslisten til høyre velger du «Ny timeføring».

4 Registrere timer 4. Her skal datoen vises for den dagen registreringen gjelder for. 5. Dersom du har flere stillinger i Skien kommune må du velge riktig stilling. 6. Velg riktig Skjema. Skjema velges etter hvilken stilling du har i Skien kommune. 7. Velg hvilken periode timelisten gjelder for. Velger du en periode som er mer enn 1 dag er det veldig viktig at du skriver i notatfeltet hvilke datoer og klokkeslett timeføringen gjelder for. Hvis ikke vil ikke timeføring bli godkjent! 8. Velg riktig Lønnsart. Denne viser de lønnsartene som tilhører valgte Skjema. Du må legge inn flere timeføringer dersom lønnsartene er ulike (ordinær timelønn og overtid). 9. Skriv inn det timetallet som gjelder for valgt Lønnsart. Utløses ikke overtid eller tillegg skal du skrive totalt antall timer. 10. Når feltet for Sats krever utfylling må du legge inn beløpet du har fått fra oppdragsgiver. 11. Skriv ned klokkeslettet du har jobbet. Skriv også annen relevant informasjon som trengs for å dokumentere arbeidet. Her må du også skrive ned brukerens ID-nummer fra journal-systemet (CosDoc, Familia osv.) 12. Her vises hvem som attesterer timene dine. NB! Husk at du ikke skal skrive ned navn på brukere eller annen taushetsbelagt informasjon.

5 Registrere timer Når timene er registrert kan du: 1. Trykke på Lagre dersom du ønsker å beholde bildet oppe og registrere flere timer. 2. Trykke på Lagre og Lukk dersom du er ferdig med registreringen Etter registrering kan du komme tilbake senere og registrere flere aktiviteter før du sender denne inn til attestant. Når alle registreringer er gjort og du ønsker å sende timelisten inn: 3. Gå inn på Meg selv, trykk på Personalskjema. 4. Trykk deretter på Liste for å få en oversikt over timeliste(r) som ikke er sendt. Husk å legge inn flere registreringer dersom samme vakt er ulikt kontert. F.eks. 2 timer ordinær lønn og 2 timer med overtid gir tilsammen en 4 timers ekstravakt 5. Under Oppgaver og Alle finner du skjemaer som ikke er sendt. 6. For å få frem timelisten så klikker du bare på skjemalinjen. 7. Når du har trykket på skjemalinjen så får du frem timelisten. Her vil alle registreringer i perioden komme frem. Er noe mangelfullt eller du vil endre på noe trykk Rediger. 8. Du kan skrive ut timelisten dersom du ønsker. 9. Trykk på Send for å sende timelisten videre i saksgang. 10. Timelisten går da videre til Attestering.

6 Attestasjon og anvisning. 1. Merkantile og ledere mottar kravene som kommer via timelister. Disse attesteres og anvises elektronisk. Du vil få varsel om attestasjons- eller anvisningsoppgaven på Visma Min Side Skien. 2. Alternativt kan du gå til oppgaven ved å klikke direkte på den på forsiden, eller ved å gå til Medarbeidere og til Oppgaver der du får oversikten over alle timelistene på venstremenyen. Som attestant kommer du inn på den enkelte timelisten ved å klikke på Skjemalinjen. 3. Du må som attestant kontere alle registrerte lønnsarter med riktig Art. Du får frem konteringsmulighetene ved å klikke på Rediger. 4. Dersom du klikker på Godta alle uten å definere riktig Art får du feilmelding og hindres i å levere timelisten videre til anvisning.

7 Attestasjon og anvisning Attestant og anviser har mulighet til å redigere skjema. 1. Da kan du endre Lønnsart, Antall timer eller endre Sats. 2. Du kan Slette hele lønnslinjen dersom denne er feil ved å klikke på søppelbøtten. 3. Du kan legge til ny lønnslinje dersom du vil splitte opp en linje eller legge til en ny registrering. Da bruker du pluss tegnet til høyre på siden. 4. Du må ta stilling til Art. Denne vil være blank ved levering fra medarbeidere og kan ikke være blank. Sjekk også at konteringslinjen er korrekt og legg til eventuelt Prosjekt eller Kostnadssted. 5. Du kan legge til Notat ved hver linje eller til timelisten som blir loggført. 6. Du kan Slette hele timelisten dersom denne ikke av gitte grunner er godkjent. 7. Du får beskjed dersom timelisten inneholder Feil. 8. Dersom du har endret timelisten, men ønsker å sjekke ut noe før du godkjenner kan du Lagre timelisten og komme tilbake senere. 9. Du kan Avvise hele timelisten dersom det er gyldig årsak til det. 10. Når endringer foretatt kan du sende timelisten videre fra attestasjon til anvisning ved å trykke på Godta alle. NB! Anviser må ikke godkjenne timelister som ikke skal være med på førstkommende lønnskjøring. Alle timelister som godkjennes før lønnsfrist går til utbetaling.

8 Timelønn Lærere Hvis du jobber som lærer og skal ha ekstra betalt for timer må du velge skjemaet «Lærere» Her må du velge hvilken årsramme, evt overtid du har jobbet under lønnsart og fylle ut skjemaet som beskrevet under «Registrere timer» tidligere i veiledningen. Evt. om du har jobbet delt dagsverk. NB! Det er viktig at du skriver i notatfeltet hvilken dato og klokkeslett timene gjelder for. Sensorhonorar Sensorhonorar skal leveres til Lønnsseksjonen via timelønnsmodulen. Her leverer sensorene timene selv og velger skjemaet «sensorhonorar». I dette skjemaet vil det være tilgjengelig to typer lønnsarter. Den ene er den faste grunnsatsen for sensorhonorar og heter «Sensorhonorar». Denne satsen inkluderer for og etterarbeid for 3,5t Den andre arten er et krone beløp pr. elev og heter «Sensorhonorar pr. elev». Den minste utbetalingen for denne er 5 elever og det betales 30 min pr. elev. Dette betyr i praksis at det må leveres to timeføringer pr. sensoroppdrag. En med antall timer for grunnsats og en for antall elever.

9 Har du spørsmål? Kontakt Lønnsseksjonen Tlf: Postadresse: Pb. 158, 3701 Skien Besøksadresse: Torggata 4