BRUKERVEILEDNING PERSONALPROSESSEN. Visma Web medarbeidere - Via mine ansatte (leder) eller - Via saksbehandler

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING PERSONALPROSESSEN Visma Web medarbeidere - Via mine ansatte (leder) eller - Via saksbehandler Medarbeidere saksbehandling - registrere personal - Velg enhet hent opp tilgjengelige enheter i nedtrekksmeny - Skriv inn navn og trykk «søk» for å få en bestemt person, eller trykk «søk» og få opp alle ansatte i valgt enhet (viser kun 5 personer pr side) - Ved å trykke på en ansatt vil du få opp stillingsinformasjon. Trykke på «Vis fastlønn» for å se fastlønnslinjer - Når det vises ansatte i feltet kommer også boksen «Ny ansatt» frem. 1. REGISTRERING AV NYE ANSATTE Viktig at rett enhet er valgt før du trykker på «Ny ansatt». Det må registreres i fanene: - 1. Personalia - 2. Bankkonto - 5. Stillingsinformasjon Fane 3. Pårørende kan fylles ut. Fane 4. Kompetanse hoppes over. Side 1 av 7

2 1. Personalia Felt med * indikerer pliktig registrering, man vil få feilmelding ved forsøk på å gå videre dersom disse er tomme. Når du har lagt inn fornavn, etternavn og fødselsdato vil Visma sjekke om person ligger inne i systemet fra før. Hvis så får du opp følgende melding: Er det rett person trykk på velg. Er det ikke rett person, trykk på krysset og fortsett registreringen. Andre felt (ikke pliktige) som det skal registreres i: Fødselsnummer Adresselinje 1 Epostadresse 2. Bankkonto Alle som registreres i lønnssystem skal ha bankkonto. Alias: Skriv "hovedkonto" Hvis man ikke har kontonummer på registreringstidspunktet (eks. utlendinger hvor man venter på å få opprettet bankkonto), kan man velge "hopp over". Kontonummer må da videreformidles til lønnsansvarlig som legger kontonummer inn i Visma HRM i ettertid. 3. Pårørende Her legges inn primærkontakt. Barn som den ansatte har rett til å ha syke dager for skal også registreres, men det kan den ansatte selv gjøre. Side 2 av 7

3 5. Stillingsinformasjon 1. Endring fra - legg inn dato endringen skal gjelde fra. Format: dd.mm.åååå (eller velg fra kalender). Viktig at dato er riktig styrer lønnsutbetalingen. 2. Tabellnr: 50 Ansatte i kap 5 30 Ansatte i kap 3 60 Ansatte uten tariff (eks. sensor, eksamensvakt) 4013 Ansatte kap 4 (etter ) 3. Stillingskode - hent opp stillingskode fra nedtrekksmeny. Tilgjengelige stillingskoder er knyttet opp mot tabellnummeret som er valgt ovenfor. 4. Stillingstyper: FD FT G LF LT LV PM PS PU S TD TT UL VD VT Fast dagtid Fast turnus Godtgjørelser Lærer fast Lærer timelønn Lærer vikar Perm m/lønn Prosjektstilling Perm u/lønn Sluttet Timelønn dagtid Timelønn turnus Unge arb/lærlinger Vikar dagtid Vikar turnus 5. Stilling% - denne genereres som følge av lønns% registrert i fastlønnslinjer. 6. Årstimetall ,5 t/u ,5 t/u - turnus ,0 t/u - tannleger Side 3 av 7

4 7. Tjenestested Aktuelle valg er: - Videregående skoler - Tannlegetjeneste 8. Ansatt fra - Kommer automatisk opp lik «Endring fra» dato 9. Ansatt til - Legges inn på ansatte i vikariater / årstilsettinger 10. Felt for hjemmel skal ikke brukes. 11. Enhet - kommer som følge av valgt enhet ved oppstart. Kan ikke endres. 12. Ansiennitet - Må registreres på alle i kapittel Grunnlønn hentes ut fra stillingskode. Gjelder for ansatte i kap. 4 og hentes på grunnlag av registrert ansiennitetsdato. Dersom det er avtalt lønn høyere enn tariff, og for ansatte i kap. 5 og 3, skal avtalt årslønn registreres i dette feltet. 14. Tillegg Skal ikke brukes, da dette feltet er for tillegg som skal flyte på topp av tarifflønn. 15. Konto skal ikke registreres Tjeneste registrer tjeneste for hovedlønn og reiseregninger Ansvar hentes fra «enhet» - korriger hvis hovedlønn og reiseregninger skal føres på annet ansvar Prosjekt skal kun registreres dersom alt av lønnskostnader skal føres på aktuelt prosjekt 16. Evt. tillegg legges inn med årsbeløp. Legg inn ny fastlønnslinje med lønnart for tillegg. Beløp legges inn med månedsbeløp. 17. Huk av for arbeidsavtale velg aktuell arbeidsavtale. 18. Notat for logg her skal du legge inn informasjon som må registreres av lønnsansvarlig i Visma HRM i etterkant. Dette omfatter bl.a Utdanningskode og hvem et eventuelt vikariat er for. 19. Legg inn fastlønnslinje: "Legg til ny" NB det er viktig at riktig årslønn ligger inne før lønnslinje legges inn. - Legg inn lønnart for fast lønn, stillings-%, og event. overstyrt konto* - Tjeneste/ansvar kun ved annen kontering enn lengre oppe - Event. prosjekt *Lønnart 100 er i systemet styrt mot konto og lønnart 200 mot konto 10102, annen kontering må legges inn for å overstyre kontering. Husk å registrere flere linjer dersom lønn skal konteres på forskjellige tjenester/ansvar. Husk å legge inn linjer for eventuelle tillegg. Side 4 av 7

5 20. Klikk "Fullfør" du får da opp arbeidsavtale/personalskjema i ett dokument. Skriv ut hvis ønsket. 21. Klikk på "Send" personalskjema går videre til anviser. NB opplysninger som må formidles til lønnsansvarlig for registrering i Visma HRM Utdanningskode: Bruk "notat for logg" Skatteopplysninger: Send skattekort til PO Pensjonskasse: Info om event. annen arbeidsgiver Feideident (gjelder for skolene) 2. ENDRING AV TILSETTINGSFORHOLD Hent den ansatte som skal ha endring. Rediger 1. Endring fra - legg inn dato endringen skal gjelde fra. Format: dd.mm.åååå (eller velg fra kalender). Viktig at dato er riktig styrer lønnsutbetalingen. Allerede registrerte data per dato vil hentes opp. 2. Gjør korrigeringer. Husk også korrigering av fastlønnslinjer. 3. Send til godkjenning. Permisjon regnes ikke som opphør og må registreres som endring. Husk å slette fastlønnslinjer og eventuelle beløp i Tilleggsboksene. Og legg inn beskjed i feltet «Notat for logg». Oppgi også permisjonsårsak. Se forøvrig veiledning til de ulike feltene under pkt 1. NB! Dersom en ansatt skal flyttes fra en enhet til en annen må en per i dag avslutte nåværende stilling og opprette personen på nytt. I slike tilfeller ber vi dere ta kontakt med lønn slik at enhet endres i HRM før ny personalmelding lages og stillingsid kan videreføres. Opphør Benyttes når en stilling skal avsluttes, men den ansatte fortsatt skal ha et ansettelsesforhold i Troms fylkeskommune. Legg inn slutt dato. Notat for logg: Skriv inn nytt arbeidssted hvis kjent. Opphør ansettelsesforhold Side 5 av 7

6 Ansatt til og med: er lik lønn til og med Sluttårsak: Velg fra nedtrekksmeny Ferie til gode: Viser hvor mange feriedager den ansatte har til gode (Vil ikke være korrekt dersom avviklet ferie ikke er registrert i Visma) Sluttoppgjør skal stå ja Notat for logg "sendt brev om fortsettelsesforsikring" dd.mm.åååå 3. ATTESTERING/ANVISNING Alle personalmeldinger må attesteres og anvises. Dette gjøres fra «Medarbeidere/Saksbehandling//Oppgaver». Meldinger som er registrert av person med attestasjonsrettigheter går rett til anvisning. Her kommer det opp en liste over de personalmeldingene som skal godkjennes. Under «status» vil du se om oppgaven skal attesteres elle anvises. Trykk på den aktuelle posten. Nå vises alle registreringene. Attesterer og anviser har nå mulighet til: 1. Godkjenne/sende videre (gjøres hvis alt er rett) 2. Korrigere eventuelle feil før den sendes videre 3. Returnere/avvise legg inn melding i logg 4. Slette bør kun gjøres av den som har registrert Det er også mulig å skrive ut personalmelding/arbeidsavtale med personalmelding i alle ledd. Arkivering skal kun gjøres av lønn! Under «saksgang» vil alle personalmeldinger som er sendt i systemet fremkomme. Overførte poster kan ikke endres, men det er mulig å skrive dem ut på nytt. Side 6 av 7

7 4. UTSKRIFTER OG ARKIVERING Personalmeldingene skal skrives ut og underskrives av den ansatte og av anviser. Vi anbefaler at den skrives ut før den sendes til attestering. Men dersom det foretas endringer i de neste leddene må den skrives ut på nytt. Når meldingene godkjennes av lønn blir de arkivert i personalarkivet. Dette arkivet har leder og den ansatte selv tilgang til. Her kan det også lastes opp underdokumentasjon. Signert versjon av ansettelsesavtale skal skannes og legges inn i ESA. Side 7 av 7