Brukerveiledning Visma Enterprise web for ansatte

Transkript

1 Brukerveiledning Visma Enterprise web for ansatte Hvordan finne og logge på: Skrivebord Programmer Visma HRM Eller Pålogging via Intranett, under Snarveier finner du Visma HRM web Brukernavn: det du bruker på ordinær pålogging til Randaberg kommune Passord: det du bruker på ordinær pålogging til Randaberg kommune Domene: NB Felles.net (skriv inn eller finn under rullegardinen) Enter eller trykk på logg inn 1

2 Du skal da få opp disse ikonene, velg Visma Unique Enterprise web Randaberg 2

3 Vanlig ansatt bruker vil ha fanene Hjem og Meg selv. Får du ikke tilgang til dette bildet, vennligst gi melding til din leder som tar dette videre. (Ta helst en skjermdump og send på mail.) Dersom du har ledertilgang vil du også ha Mine ansatte og vil få fravær/feriemeldinger fra ansatte under Oppgaver (Det er utarbeidet egen veiledning for ledere). Når du velger fanen Meg selv vil du finne valgene: personalia, pårørende, personalskjema, kompetanse, dokumenter, ansattopplysninger, søknader og reiseregning. Foreløpig vil dere kun ha tilgang til fanene personalia, pårørende, personalskjema og dokumenter. 3

4 Vi vil at du skal legge inn opplysninger om pårørende, dvs ektefelle/samboer eller annen primærkontakt. I tillegg skal du registrere navn og fødselsdato på barn som du kan bruke egenmeldingsskjema for (barn opp til 12 år i 2014). Dersom du har barn som er kronisk syk eller er eneforsørger får du ikke krysset av dette selv. Dokumentasjon på dette leveres nærmeste leder. Disse opplysningene vil bli registrert i personalavdelingen. Når du har fylt ut opplysninger trykker du på Lagre, du kan deretter velge Ny pårørende 4

5 Nye rutiner fra januar 2014: Fra og med vil vi at de fleste ansatte bruker Visma Enterprise web når de skal levere /søke om uttak av feriedager og enkelte fravær. Fravær du skal registrere via web er : egenmeldinger egen sykdom eller barn-/barnepassers sykdom, avspasering fleksidag/7 eller 10 dager/vaktordning teknisk drift, erkjentlighetsfri og seniorfri (ansatte m senioravtale). Opplysninger som i dag står på egenmeldingsskjemaet, for eksempel om du ønsker du kontakt med BHT eller om sykefraværet er knyttet til arbeidsmiljøet eller annet du vil informere leder om, skrives i notatfeltet. Når du leverer ferie/fravær elektronisk skal du ikke levere i papir i tillegg. Kalenderen gir en god oversikt over registrerte fravær. Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjema er. Tre prikker betyr at skjemaet ikke er levert og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Dersom skjemaet er overført ligger det ingen ikon bak. 5

6 Velger du Liste vil du finne en oversikt over dine fravær. 6

7 Hvordan melde fravær: Velg fanen 1. Meg selv 2. Personalskjema 3. Nytt fravær 4. På høyre side vil du finne dine siste fravær 5. Sett inn fra og med til og med dato a. NB: Dersom fraværet strekker seg over som strekker seg over ukeskille, avslutt fredag og nytt fravær fra mandag 6. Velg riktig stillingstittel (gjelder ansatte som har flere tilsettingsforhold i kommunen) 7. Velg fraværstype fra rullegardinsmenyen 8. Legg inn notater om fraværet 9. Send fravær o Velger du Lagre sendes ikke fraværet til leder, men du finner det igjen i din egen kalenderen og kan redigere eller slette fraværet Mulige fraværstyper som skal registreres i web : egenmelding egen/barn/barnepassers sykdom, avspasering fleksitid, seniorfri (ansatte med senioravtale, ikke 6. ferieuke), erkjentlighetsfri, avspasering vakt tekniske tjenester, tjenestefri pedagogisk leder, avspasering tjenestesjefer/ avdelingsledere og rådgivere. 7

8 Når du ønsker å ta ut ferie vil vi også at du skal sende forespørsel om det via Visma Enterprise web. Velg 1. Meg selv 2. Personalskjema 3. Ferie På høyre side vil du finne informasjon om ditt registrerte uttak av feriedager inneværende år. 1. Velg fra dato til og med dato, 2. legg inn notater i notatet og velg 3. Send ferie Velger du lagre sendes ikke ferien til leder, men du finner det igjen i din egen kalenderen og kan redigere eller slette ferien. 8

9 Under fanen Dokumentarkiv finner du alle lønnsslippene dine. Bruk av kompetanse, ansattopplysninger, søknader og reiseregning kommer vi tilbake til. Lykke til 9