Visma Enterprise HRM. Versjon Fravær Ferie - Fraværsoppfølging. Web

Transkript

1 Visma Enterprise HRM Versjon Fravær Ferie - Fraværsoppfølging Web Sist oppdatert

2 Side 2 av 50

3 Innholdsfortegnelse 1. FRAVÆR Brukeradministrasjon Forarbeid i Windows Web registrering og saksbehandling av fravær Medarbeidere Saksbehandling - Fravær Pårørende relasjon barn Windows etterarbeid fravær FERIE - WEB Forarbeid i Windows Saksgang for ferie Registrering og saksbehandling Medarbeidere Saksbehandling Medarbeidere Registrere ferie for andre Medarbeidere Feriekalender Status på ferie Skjema i saksgang - ferie FRAVÆRSOPPFØLGING MED VARSLING Innledning Forutsetninger Tilfelle-id Grunndata i windows Web - behandle varsel Fraværsoppfølging Side 3 av 50

4 1. FRAVÆR 1.1 Brukeradministrasjon Får å ta i bruk fraværs- og ferieregistrering på web må det tilrettelegges noen tilganger i brukeradministrasjon. Følgende ressurser i brukeradministrasjon er gjeldende for registrering på web: Fane Tilpasset ressurs Beskrivelse Standardtilgang Personalskjema (Meg selv) ACCESS_SCHEMA Web Tilgang til personalskjema NO Saksbehandling (Medarbeidere) ACCESS_PROCESS Web Tilgang til saksbehandling NO LICENSE_ Lisens Timelønn Mangler lisens TIMESHEET og/eller LICENSE_ Lisens Fravær og ferie Mangler lisens ABSENCE Det er en egen lisens for fravær og ferie på Web.. For å differensiere tilgangen til Personalskjema har vi en fane under Modulspesifikke egenskaper for HRM. Fanen heter Personalskjema, og den inneholder 3 sjekkbokser. Har dere gyldig lisens for Fravær/Ferie vil dere få frem sjekkboksene. Ved å sette inn/fjerne haker i sjekkboksene, blir ACCESS_SCHEMA automatisk oppdatert. I Brukeradministrasjon Modultilganger vil dere finne Personalskjema og Saksbehandling. Side 4 av 50

5 Side 5 av 50

6 1.2 Forarbeid i Windows For å ta i bruk fravær- og ferieregistrering på web er det en forutsetning at dere har bygd opp organisasjonsstruktur pga saksgang. Videre forutsetter fraværsregistrering på web at systemet er korrekt oppbygd i Windows. Fraværsregistrering på web forutsetter også at Pårørende er tilgjengelig på web, denne tilgangen gis under modultilganger i brukeradministrasjon. I bildet for fraværskode finner vi felt som må være utfylt for at vi skal kunne registrere fraværet på Web: Synlig på web og Saksgang.. Som teksten forklarer, angir dere her hvorvidt fraværskoden skal være tilgjengelig på web. Knappen Saksgang leder inn til et eget bilde: Side 6 av 50

7 De faste stegene i saksgangen er nedtonet. De valgfrie stegene er Attestering og Anvisning. Merk: Dersom dere utelater både Attestering og Anvisning, betyr det at alt fravær som de ansatte registrerer på web blir lagt direkte til godkjenning i Windows. Se punktet om etterarbeid. På linjen for Attestering oppgir dere hvilken rolle/oppgave som skal utføre attesteringen. I eksemplet vårt er det samme rolle som attesterer både timelister og fravær. Dere kan fritt bygge opp egne roller i bildet Roller/Oppgaver. Oppgir dere en rolle i feltet "Registrere for andre", vil aktuelle rolleinnehavere kunne registrere fravær for andre på sin enhet. Merk: Saksgangen er felles for alle typer fravær. Saksgangen er selskapsavhengig. Side 7 av 50

8 1.3 Web registrering og saksbehandling av fravær Meg selv Personalskjema Personalskjema er stedet hvor den ansatte registrerer og følger opp egne skjema. Kalender: Kalenderen gir en god oversikt over registrert fravær. Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjemaet er. For eksempel betyr tre prikker at skjemaet ikke er levert fra den ansatte, og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Ligger det ikke ikon bak, betyr det at skjemaet er ferdig overført. Setter du markøren over linjen, får du frem ledetekst med informasjon. Registrere fravær Skal du registrere et nytt fravær, setter du markøren på en gitt dato og klikker knappen for Nytt fravær. Side 8 av 50

9 I dette bildet registrerer du fraværet. I høyre del av bildet får du en oversikt over de siste fraværene, inkludert fravær som er underveis i saksgangen. Dersom du forsøker å registrere et fravær som allerede er registrert, får du beskjed om det og blir stoppet. Sjekken ligger på feltene selskap + stilling + fraværskode + fradato. Du kan registrere et notat. Dette vil være lesbart for saksbehandlerne. Feltet er ikke tilgjengelig fra windows. Feltene vil variere ut fra hvilken fraværskode du har valgt. Ved sykemelding skal du oppgi fraværsgrad. Ved sykt barn skal du angi hvilket barn det gjelder. Feltet for barn er valgfritt eller påkrevd, avhengig av hva dere har valgt i systemkodebildet Opplysninger om eneforsørger og kronisk sykt barn blir hentet fra Pårørende. Den ansatte kan ikke vedlikeholde dette selv. Gjelder fraværet et kronisk sykt barn og fraværet er refusjonsberettiget, endrer dere fraværskode når dere godkjenner fraværet i Windows. Se punktet om Etterarbeid. Side 9 av 50

10 Liste Dette bildet har ulike filter: Oppgaver: Her ligger timelister/fravær som den ansatte skal behandle. Det er timelister/fravær som er opprettet men ikke sendt inn i saksgangen enda. Det er også eventuelt avviste skjema. Saksgang: Her ligger den ansatte sine timelister/fravær som er underveis i saksgangen, inkludert de som er ferdigbehandlet. Alle: Her ligger alt fra Oppgaver og Saksgang. Velger dere Saksgang eller Alle, er det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Linjer uten opprettet dato viser på inneværende år. Alle skjemaer: Her finner du både timelister og fravær Timelister: Kun timelister Fravær: Kun fravær Oversikten er initiert sortert etter Opprettet-dato. Dette er datoen når timelisten/fraværet ble sendt inn i saksgangen, eller registrert i Windows. Ønsker dere å sortere ut fra annen kolonne, klikker dere på overskriften for aktuell kolonne. Kolonnen Status kan ha følgende verdier: Ikke levert under arbeid hos den ansatte Attestering dersom steget er definert i saksgangen i Windows Anvisning - dersom steget er definert i saksgangen på Windows Til overføring - venter på godkjenning iwwindows Overført - godkjent i Windows Avvist - returnert til ansatt I tillegg til ulike sorteringer kan dere bruke søkefeltet. Her kan dere søke etter innhold i alle felt, både tall og bokstaver. Side 10 av 50

11 Detaljbildet Klikker du på en gitt linje, får du frem detaljbildet: Her ser du saksgangen. Ved å holde musen over de ulike stegene, får de se alle aktuelle navn for steget. Nåværende steg viser med blåfarge. Før et fravær er sendt inn i saksgangen, vil Registreringssteget vise uten navn. I dette bildet finner du også opplysninger om ansatt-nummer, selskap, stilling osv. Nederst ligger opplysninger fra saksgang-loggen. Du kan sende fraværet inn i saksgangen fra dette bildet. Side 11 av 50

12 Redigering Linken Rediger leder deg til et nytt bilde: I redigeringsbildet kan du endre tildato og notat. Er det aktuelt å endre fradato eller årsakskode, må du slette fraværet og registrere det på ny. Lagre-knappen oppdaterer fraværet. Send fravær-knappen sender det inn i saksgangen. Side 12 av 50

13 1.4 Medarbeidere Saksbehandling - Fravær Brukere som skal saksbehandle fravær vil finne linker i oppgavelisten på startsiden. Linkene leder inn til Medarbeidere Saksbehandling og aktuell skjematype. Dette bildet har tre ulike filter; Oppgaver, Saksgang og Alle. Oppgaver: Her ligger timelister/fravær brukeren skal behandle. Saksgang: Her ligger timelister/fravær brukeren har vært involvert i, også de som er ferdigbehandlet. Alle: Her ligger alt fra Oppgaver og Saksgang. Side 13 av 50

14 Velger dere Saksgang eller Alle, er det i tillegg filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Linjer uten opprettet dato viser på inneværende år. Oversikten er initiert sortert etter Opprettet-dato. Dette er datoen når timelisten/fraværet ble sendt inn i saksgangen, eller registrert i Windows. Ønsker dere å sortere ut fra annen kolonne, klikker dere på overskriften for aktuell kolonne. I tillegg til ulike sorteringer kan dere bruke søkefeltet. Her kan dere søke etter innhold i alle felt, både tall og bokstaver. Registrere fravær for andre I grunndatabildet fraværskoder/saksgang definerer dere hvilken rolle som kan registrere fravær for andre. I søkepanelet i registreringsbildet får du frem den/de enhetene hvor du har aktuell rolle. Søk, og du får frem oversikten over ansatte. Velg en ansatt/stilling, og du får frem registreringsbildet: Merk at du kan velge hvorvidt fraværet skal gå via den ansatte eller direkte inn i saksgangen. Notatfeltet blir automatisk utfylt med informasjon om hvem som har registrert fraværet. Dersom fraværet blir sendt utenom den ansatte, vil navnet på registrerer også vise under steget Registrering i saksgangen. Side 14 av 50

15 Etter registrering trykker du Lagre og registreringsbildet blir lukket. Vil du tilbake til oversikten, trykker du Fravær i vertikalmenyen. Detaljbildet Klikker du på en gitt linje i oversikten, får du frem detaljbildet: Her ser du saksgangen. Ved å holde musen over de ulike stegene, får de se alle aktuelle navn for steget. Nåværende steg viser med blått. I dette bildet finner du også opplysninger om ansatt-nummer, selskap, stilling osv. Du kan se eventuelle dokumenter som er knyttet til fraværet. Dokumenter blir knyttet til fraværet i Redigerings-bildet. Nederst ligger eventuelt notat fra den ansatte og opplysninger fra saksgang-loggen. Du sender skjemaet/fraværet videre i saksgangen fra dette bildet. Når siste saksbehandler på web sender det videre, betyr det at fraværet kommer over til godkjenningsbildet i windows og får status Til overføring. Side 15 av 50

16 Rediger Linken Rediger leder deg til et nytt bilde: Her kan du endre tildato, og du kan redigere sjekkbokser for "Svangerskapsrelatert sykdom" og "Dokumentert". For sykemelding kan du redigere fraværsgrad. I tillegg kan du legge på notat for logg. Dersom du velger å sende tilbake, er det krav om at du fyller ut notat for logg. Du kan slette fravær. Du kan se dokument og laste opp nye dokument på fraværet. Side 16 av 50

17 1.5 Pårørende relasjon barn Dersom dere i systemkodebildet har valgt at fraværskode for sykt barn krever pårørende, må barnet være registrert i fanen Pårørende. Merk: Tilgang til Pårørende blir styrt av egen tilgang i Brukeradministrasjon. Når vi registrerer en pårørende med relasjon Barn, vil det komme frem sjekkbokser med info om hvorvidt barnet er kronisk sykt og/eller om den ansatte er eneforsørger. Disse sjekkboksene kan den ansatte ikke vedlikeholde selv. Det er lederen til den ansatte som vedlikeholder dette fra fanen Mine ansatte, eller dere vedlikeholder feltene i Windows. Merk: Tilgang til Mine ansatte blir styrt av egen tilgang i Brukeradministrasjon. Side 17 av 50

18 1.6 Windows etterarbeid fravær Godkjenne fravær fra web Bildet ligger i Menyen under Avansert og heter "Godkjenning av fravær fra Web". Her kommer alt fravær som er ferdig saksbehandlet fra web, det vil si fravær med status Til overføring. Du kan ta utvalg på Ansatt og 2. konvteringsdimmensjon i dette eksemplet Ansvar. Kun feltene "Retur" og "Godkj" er åpne for registrering. Ved godkjenning blir fraværet kontrollert mot grenser og tidligere registrerte fravær. Sjekkene er de samme som ved registrering av fravær i Windows. Ved godkjenning får du frem dialog med informasjon om hvorvidt fraværet ble lagret ok, se punktet om Utskrift. Blir fraværet lagret ok, vil linjen bli borte fra bildet. Dere vil deretter finne den på fraværsbildet til den ansatte. Sykt barn kronisk syk Når vi registrerer fravær for sykt barn på web, kan vi som tidligere nevnt knytte fraværet til et gitt barn. Hvis barnet er merket som kronisk syk, vil du ved godkjenning få spørsmål om du ønsker å endre fraværskoden. Dette er særlig aktuelt dersom du skal endre fraværskoden til en kode som gir refusjon. Ønsker du å endre bekrefter du dette, og du vil få en melding om at fraværet er godkjent før linjen blir borte. Retur Du kan velge å returnere fraværet.. Returnering betyr at fraværet blir flyttet til forrige steg i saksgangen, og det vil komme som en oppgave hos saksbehandler på web. Side 18 av 50

19 Utskrift Etter godkjenning eller retur kan du kjøre ut en utskrift på det du har gjort. Her vil du få de samme meldingene som du har fått ved godkjenning/retur. Du må ta utskrift før du går ut av bildet. Dette er fordi meldingene blir lagret i en midlertidig fil, og denne blir tømt når du lukker bildet. Skjema i saksgang I menyen under Avansert finner dere rapporten Skjema i saksgang. Rapporten lister kun ut skjema som er underveis i saksgangen. Det er verdt å merke seg at dersom dere kjører rapporten med huke i Vis data fra logg, vil dere få med også ferdigbehandlede skjema. Feltbeskrivelse: Felt Forklaring Timelister Fravær Ferie Dato Huk i dette feltet for valg av utskrift av timelister i saksgang Huk i dette feltet for valg av fravær i saksgang Huk i dette feltet for valg av ferie i saksgang Dagens dato ligger utfylt. Side 19 av 50

20 Felt Forklaring Organisasjonskart Timelister Ansatt Enhet Rolle/oppgave Saksbehandler Status Antall dager u/endring Vis data fra logg Vis notater Organisasjonskart blir automatisk utfylt med hovedkart for pålogget selskap Her kan du legge utvalg på en eller flere timelister hvis du har huket for timelister i saksgang Her kan du legge utvalg på en ansatt Her kan du legge utvalg på en enhet Her kan du legge utvalg på en spesiell rolle/oppgave Her kan du legge utvalg på en enkel saksbehandler Her kan du gjøre utvalg på en spesiell status Her kan du gjøre utvalg på antall dager siden forrige statusendring, dvs dager siden forrige saksbehandling Dette valget inkluderer skjema som er ferdig behandlet. Her får du informasjon om hvem som har saksbehandlet hvert enkelt skjema. Når du viser data fra logg, får du også mulighet til å se notater fra Saksbehandlingen. Side 20 av 50

21 2. FERIE - WEB 2.1 Forarbeid i Windows Følgende punkter viser hvordan dere tilrettelegger i Windows for å kunne bruke Webmodulen. Opprett ferieår For å registrere på web er det et krav at ferieåret er opprettet. Det gjør dere ved å bruke rapporten "Opprett ferieår". Dere kan kjøre denne flere ganger, uavhengig av om ferieåret er manuelt opprettet. En naturlig fremgangsmåte vil være å opprette neste ferieår i løpet av høsten og kjøre rapporten på ny med overføring av dager rundt årsskiftet. Rapporten henter "Pliktige feriedager" fra Systemkodebildet - Grenser og oppdaterer dette på de ansatte. I tillegg kan dere velge og overføre disponible dager fra forrige år. Utbetaling av feriedager er bare lovlig i enkelte tilfeller, og da registrerer dere det direkte i feriebildet på den/de ansatte det gjelder. Sjekk gjerne hjelpefilen for mer informasjon. Side 21 av 50

22 Fridager Helligdager og eventuelt andre fridager som er registrert i bildet Fridager, blir ikke telt med som feriedager. Du ser datoene for et år om gangen. Nederst har vi lagt inn en ny knapp "Hent fridager". Klikker du her, får du spørsmål om du vil hente inn fridager for gjeldende selskap eller for alle selskap. Fridagene blir hentet fra offisiell norsk kalender, slik at du kan gjerne oppdatere for alle selskap samtidig. Feriemodulen inngår i Personalskjema og Saksbehandling, på lik linje med Fravær. Ansatte registrerer ferien sin selv. Det er også mulig at saksbehandlere registrerer ferie på vegne av sine ansatte. I kalenderen har den ansatte oversikt over ferien, og det er enkelt å følge ferien gjennom saksbehandlingen. Saksbehandlerne vil i tillegg til hvert enkelt ferieskjema få en oversikt som viser ferieavvikling for hele enheten. Det er en forutsetning at organisasjonsstrukturen er oppbygd. Side 22 av 50

23 2.1 Saksgang for ferie Saksgang for ferie er bygd på samme mal som for fravær. Legg merke til at ferie ikke krever godkjenning i windows, og derfor er statusen Til overføring ikke aktuell. Når en ferie er saksbehandlet ferdig på web, får den automatisk status Overført. Kun ferie med status Overført vises i windows. Merk: I rapporten "Kopier grunndata fra malselskap" inngår saksgang for ferie i valget Fraværskoder. Side 23 av 50

24 2.2 Registrering og saksbehandling Meg selv Personalskjema Personalskjema er stedet hvor ansatte registrerer og følger opp egne skjema. Kalender Kalenderen gir en god oversikt over registrerte timer, fravær og ferie. Fravær og ferie viser med tekst. Timeføringer viser med klokkeslett. Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjemaet er. For eksempel betyr tre prikker at skjemaet ikke er levert fra den ansatte, og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Ligger det ikke ikon bak, betyr det at skjemaet er ferdig overført. Setter du markøren over linjen, får du frem tooltip med informasjon. Side 24 av 50

25 Registrer ferie Skal du registrere en ny ferie, setter du markøren på en gitt dato og klikker knappen for Ny ferie. Da kommer du inn i dette bildet: Her kan du se hvor mange feriedager du har til disposisjon. Dersom du registrerer flere feriedager enn du har disponibelt, vil du få melding om det. Dersom du registrerer ferie på et tidspunkt hvor det er fravær, vil du få melding om det. Disse meldingene vil også vise hos saksbehandler, og vedkommende kan da velge å godkjenne eller å avvise ferien. Du finner felt for feriepenger til gode i dette bildet. Dette er feriepenger opptjent forrige år. Eventuelle notat du registrerer her, vil vise i feriebildet i Windows. Klikker du Lagre-knappen blir ferien liggende under arbeid. Klikker du Send ferie-knappen går ferien til neste steg i saksgangen. Merk: Ferie blir lagret på ansattnivå og ikke på stillingsnivå. Vi forholder oss likevel til hovedstillingen til den ansatte, for å finne enhet og saksbehandlere. Er det ulike enheter på samme stilling, bruker vi enheten på fradatoen. Liste Du kan registrere ny ferie også fra dette bildet, ved å klikke på knappen Ny ferie. Under Liste er det ulike filter: Oppgaver: Her ligger ferie som den ansatte skal behandle. Dette er ferie som er opprettet men ikke sendt inn i saksgangen enda. Det er også eventuelt avviste skjema. Side 25 av 50

26 Saksgang: Her ligger ferie som er underveis i saksgangen, inkludert ferie som er ferdigbehandlet. Alle: Her ligger alt fra Oppgaver og Saksgang. Velger dere Saksgang eller Alle, er det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Linjer uten opprettet dato viser på inneværende år. Alle skjemaer: Her finner du både timelister, fravær og ferie Timelister: Kun timelister Fravær: Kun fravær Ferie: Kun ferie Oversikten er initielt sortert etter Opprettet-dato. Dette er datoen når ferien ble sendt inn i saksgangen, eller registrert i windows. Ønsker dere å sortere ut fra annen kolonne, klikker dere på overskriften for aktuell kolonne. Kolonnen Status kan ha følgende verdier: Ikke levert under arbeid hos den ansatte Attestering dersom steget er definert i saksgangen i Windows Anvisning - dersom steget er definert i saksgangen på Windows Til overføring - venter på godkjenning i Windows, gjelder timelister og fravær Overført ferdigbehandlet eller registrert i Windows Avvist - returnert til ansatt Detaljbildet Klikker du på en gitt linje, får du frem detaljbildet: Side 26 av 50

27 Her ser du saksgangen. Ved å holde musen over de ulike stegene, får de se alle aktuelle navn for steget. Nåværende steg viser med blåfarge. Før ferien er sendt inn i saksgangen, vil Registreringssteget vise uten navn. I dette bildet finner du også opplysninger om ansatt-nummer, selskap, stilling osv. Nederst ligger opplysninger fra saksgang-loggen. I eksemplet over ser vi at denne ferien er avvist, og at Heidi Rita K Svendsen har lagt inn notat da hun avviste ferien. Du kan sende ferien inn i saksgangen fra Liste Oppgaver. Redigering Står du i Liste Oppgaver, finner du linken Rediger. Denne leder deg til et nytt bilde: Side 27 av 50

28 I redigeringsbildet kan du endre tildato og notat. Er det aktuelt å endre fradato, må du slette ferien og registrere den på ny. Lagre-knappen oppdaterer ferien. Send ferie-knappen sender den inn i saksgangen. Side 28 av 50

29 2.3 Medarbeidere Saksbehandling Den som skal attestere/anvise ferien vil se dette i Oppgavelisten på startsiden. Klikker du på linjen "Ferier til behandling" kommer du direkte inn i Medarbeidere Saksbehandling Ferie. Setter du markøren på en linje her, får du frem detaljer som vist nedenfor. Du sender ferien videre i saksgangen ved å trykke på Send ferie. Dersom dette er siste steg i saksgangen vil ferien få status Overført. Merk: Vi minner om at det er saksbehandlere på den ansatte sin hoved-id som får ferien til behandling. Vertikalmenyen for Saksbehandling er lik for alle som har tilgang, uavhengig av hvilke roller brukeren har. Under Saksbehandling finner du også et søkefelt. Her kan dere søke etter innhold i alle felt, både tall og bokstaver. Side 29 av 50

30 2.4 Medarbeidere Registrere ferie for andre Menypunktet Registrere ferie leder til bildet for å registrere ferie for andre. I søkepanelet vil du få frem selskap/enheter du har aktuell rolle i. Merk: Ansattoversikten i søkepanelet viser ordinært en linje pr stillings-id. Siden ferie går på ansattnivå og ikke på stillingsnivå, viser vi her bare ansatte som har hovedstilling på aktuell enhet. Søkepanelet viser ansatte og hovedstilling pr i dag. Du kan registrere ferie tilbake i tid i inneværende år, men ikke lenger tilbake enn fradato for hovedstillingen. Forsøker du å registrere ferie før det, får du melding om at personalkontoret må registrere ferien (i windows). Registreringsbildet er nesten likt som når den ansatte registrerer ferie selv. Notatfeltet blir automatisk utfylt med informasjon om hvem som har registrert. Du kan velge om ferien skal gå via den ansatte eller direkte inn i saksgangen. Side 30 av 50

31 2.5 Medarbeidere Feriekalender Menypunktet Feriekalender gir en komplett oversikt over alle ansatte i enheten. Du får se enheter hvor du har saksbehandler-rolle for ferie. Eksemplet over viser selskap "Visma Unique Oracle" og enhet "Utviklingsseksjonen". Har du saksbehandlerrolle for flere selskap og/eller enheter, vil du få disse frem øverst i bildet slik at du kan velge. Oversikten viser inneværende og neste uke. Du kan bruke pilene for å flytte en uke, eller du kan klikke på ukenummer for å få frem kalenderen og velge tidspunkt der. Innvilget ferie er markert med lilla. Ferie i saksgang er markert med grått. Ferie som du kan saksbehandle, har en sjekkboks bak ansattnavnet. Ansatte som har hovedstillingen sin i annen enhet vil vise her, men du får ikke frem sjekkboksen. Hver ferieregistrering viser på egen linje, slik at du kan saksbehandle hver enkelt. Marker linjene du ønsker å saksbehandle og trykk Godta. Du kan ta utskrift av feriekalenderen. Utskriften viser de to ukene du har i skjermbildet + de 3 neste, altså totalt 5 uker. Du kan velge å skrive ut bare innvilget ferie eller all ferie. Side 31 av 50

32 Feriebildet i Windows I Windows ser vi ferdigbehandlet ferie fra web og ferie som er registrert direkte i feriebildet. Ferie registrert i Windows får automatisk status overført. Statusen viser ikke i feriebildet. Se mer om statuser i grunndatabildet Saksgang for ferie. Dersom den ansatte har registrert et notat på web, vil det vise i dette bildet. Ønsker dere oversikt over loggen med notat fra saksbehandlerne, bruker dere "Skjema i saksgang", se eget punkt. Det er ikke lov å registrere ferie på samme dato flere ganger. Systemet vil gi deg melding, også dersom det er ferie underveis i saksgang. Det er lov å registrere ferie og fravær på samme dato, men systemet gir deg melding slik at du eventuelt kan korrigere. Side 32 av 50

33 2.6 Status på ferie På samme måte som at feriebildet bare viser ferie med status Overført, må også øvrige applikasjoner for ferie ta hensyn til status. 2.7 Skjema i saksgang - ferie Rapporten finner dere i menyen under Avansert. Felt Forklaring Skjema Dato Organisasjonskart Timelister Ansatt Enhet Her velger du hvilke skjema du vil kontrollere Oppgi dato Organisasjonskart blir automatisk utfylt med hovedkart for pålogget selskap Her kan du oppgi en enkelt ansatt Her kan du oppgi en enkelt enhet Side 33 av 50

34 Roller/oppgave Saksbehandler Status Antall dager u/endring Vis data fra logg Vis notater Tasten F5 Her kan du oppgi en enkelt rolle/oppgave Dersom du har oppgitt Enhet og /eller Rolle/oppgave, får du her velge blant aktuelle saksbehandlere. Her kan du velge en enkel status Her kan du gjøre utvalg på antall dager siden forrige statusendring, dvs dager siden forrige saksbehandling Rapporten viser i utgangspunktet hvem som skal attestere/anvise ferielistene. Ønsker du å se hvem som faktisk har saksbehandlet ferien, velger du Vis data fra logg. Når du viser data fra logg, får du også mulighet til å se notater fra saksbehandlingen. Ønsker du å se oppstartsverdiene fra forrige gang du kjørte rapporten, kan du hente dem ved å taste F5 Side 34 av 50

35 3. FRAVÆRSOPPFØLGING MED VARSLING 3.1 Innledning Rutinen er et hjelpemiddel i arbeidet med oppfølging av sykemeldte. Dere setter selv opp hvilke varsel dere vil sende, når de skal bli sendt og hvem som skal motta varslene. Rolleinnehaverne, for eksempel enhetsleder, vil motta varslene i HRM Web og/eller på e-post. Når en rolleinnehaver har mottatt et varsel, skjer den videre saksbehandlingen i HRM Web. Varslingsreglene blir satt opp med utgangspunkt i første fraværsdag, Maksdato NAV eller Maksdato inten. 3.2 Forutsetninger For å ta i bruk rutinen Fraværsoppfølging med varsling, må dere ha opprettet Rolleinnehavere i rutinen Organisasjonsstruktur. Varsel blir sendt til Rolleinnehavere. Dere må selv vurdere hvilke varsel dere ønsker å opprette ut fra interne rutiner for sykefraværsoppfølgingen og krav fra NAV. En forutsetning for at varsel skal bli sendt, er at det er registrert et aktivt fravær når varslingsrapporten blir kjørt. Side 35 av 50

36 3.3 Tilfelle-id Når et sykefravær blir registrert i Fraværsbildet, vil det få tildelt en Tilfelle-id (løpenummer) som varslingsrutinen benytter. Feltet er laget for å identifisere hvilke fravær som hører til samme "fraværsløp". Dette nummeret skal være likt for alle fraværslinjer som hører til samme arbeidsgiverperiode. Hvert varsel blir bare sendt en gang i løpet av den tiden samme fraværstilfelle (Tilfelle-id) varer. Blir det opphold i sykefraværet på mer enn 16 dager blir dette regnet som nytt tilfelle og fraværsoppfølgingen starter med første varsel igjen. For korrekt tildeling av nummer i Tilfelle-id må sykefravær registreres kronologisk. Hvis ikke må dere skrive inn riktig Tilfelle-id i feltet. Tilfelle-id kan overstyres i fraværsbildet. Du kan skrive 0 i feltet for å få tildelt nummer eller skrive inn det tilfellenummeret fraværslinjen skal tilhøre. Du kan også klikke nedtrekkspilen i feltet for å se/velge tidligere brukte tilfelle-id på personen. Side 36 av 50

37 Det er mulig å overstyre fra-dato for en tilfelle-id ved å gå inn i Detaljer for fraværslinjen, feltet Fradato (tilf.). Det kan være aktuelt dersom en ansatt har en annen maksdato NAV enn 1 år fra oppstart av aktiv tilfelle-id. Dette skjer for eksempel dersom en ansatt har hatt fravær hos annen arbeidsgiver eller en ansatt har hatt refusjonsberettiget fravær tidligere og det ikke har gått 6 måneder siden forrige fravær. Dersom dere skal korrigere fra-dato manuelt skal den vanligvis settes til 1 år før maksdato NAV. Maksdato NAV Når dere registrerer nye fravær må dere slette maksdatoer (NAV eller Internt) som ikke lenger er gjeldende. Ellers kan varsel komme ut på feil tidspunkt. Når dere tar i bruk rutinen første gang: Kjør rapporten Fraværsoppfølging for alle ansatte uten oppdatering. Rutinen vil da tildele alle aktive sykefravær Tilfelle-id. Side 37 av 50

38 3.4 Grunndata i windows I hovedmeny, under Personaladministrasjon, finner du Varsling web. Herfra lager du nye varsel, endrer/stopper/starter varsel og starter utsending av varsel. Varsling, oversiktsbilde Du kommer først inn i oversiktsbildet. Side 38 av 50

39 Feltforklaring til oversiktsbilde: Felt Forklaring Vis kun aktive Beskrivelse Grunnlag Utvalgsliste Ny Endre Flytt opp Flytt ned Melding som skal sendes for varsel Fraværsoppfølging Det vil være hake i feltet når skjermbildet blir åpnet. Ved å fjerne haken, vil også varsel som er satt til Passiv være synlige i tabellen. Tabellen viser oversikt over varsler som er opprettet. Du kan dobbelklikke på linjen for å komme til detaljbildet for det enkelte varsel. For nærmere informasjon om oppbygging av de enkelte varslene, se Varsling web, detaljer. Viser beskrivelse/navnet på varselet. Viser hvilken opplysning varselet blir styrt ut fra. Mulige valg er Første fraværsdag og Maksdato NAV. Viser fraværskode/-er dersom fraværskoder er brukt som en del av utvalget for varselet. Trykk på knappen for å opprette et nytt varsel. Du kommer da inn i bildet Varsling web, detaljer. Trykk på knappen for å endre eller se detaljer for et varsel som er markert i tabellen. Du kommer da inn i Varsling web, detaljer. Ved å klikke på knappen flytter du markert varsel en linje opp. Ved å klikke på knappen flytter du markert varsel en linje ned. I feltet ser du den fullstendige meldingsteksten som vil bli sendt på e-post/web til mottakerne av dette varselet. Det er mulighet for inntil 1000 tegn. Du må gå på detaljbildet for å endre denne teksten. Her starter dere rapporten som sender ut varsel. Varsel kan sendes manuelt eller via Programserver som en regelmessig kjøring. Se pkt Sende varsel for nærmere beskrivelse. Du kan også benytte høyremeny i tabellen. Ved å markere eller holde musepeker på en linje og høyreklikke, får du opp valgene: Ny, Endre, Flytt opp, Flytt ned. Side 39 av 50

40 Lage varsel med regler I bildet Varsling web, detaljer kan du opprette nye varsel, endre varsel eller slette varsel. Feltforklaring til detaljbildet: Felt Forklaring Aktiv/Passiv Her angir du om varselet (regelen) er aktiv eller passiv. Dersom et varsel (regel) blir satt til passivt, blir det ikke generert nye varsel ut fra denne regelen. Blir et varsel satt til passivt, påvirker det ikke varsel som allerede er dannet. Beskrivelse Legg inn en god beskrivelse for varselet, maks 100 tegn. Denne teksten blir overskrift for varselet som vises i Enterprise web og som del av teksten dersom dere også sender varselet på epost. Mer utfyllende informasjon kan dere legge inn i Melding som skal sendes. Se under. Side 40 av 50

41 Felt Forklaring Fraværskoder Legg inn de fraværskodene som er aktuelle å bruke i løpet av et sykefraværstilfelle (fravær med samme Tilfelle-id), for eksempel fraværskoder for egenmelding og sykemelding. Dere må legge inn minimum en fraværskode på hvert varsel. Når skal varselet sendes Antall Dager/uker Før/etter Grunnlag Ved begrenset gyldighet Periode fra Periode til Varslingsmåte Hvem skal varsles Melding som skal sendes til mottakere av dette varselet Lagre Slett Avbryt Ved å fylle ut de 4 boksene på denne linjen, lager du regel for hva som skal utløse et varsel og når det skal sendes. Eksempel: Varselet skal sendes 3 uker etter første fraværsdag eller Varselet skal sendes 12 uker før maksdato for utbetaling av sykepenger. Velg et antall dager/uker. Avhenger av hva du velger i de neste feltene. Velg dager eller uker Velg Før eller Etter. Avhenger av hva du velger i neste felt. Mulige valg er Første fraværsdag, Maksdato NAV eller Maksdato intern.. Du kan ikke kombinere feltene Før og Første fraværsdag. Her har du mulighet for å starte eller stoppe et varsel fram i tid. Du behøver ikke legge inn dato i disse feltene. Dersom feltene ikke er utfylt, vil varselet starte fra dagens dato når det er lagret og står som Aktiv. Sett inn fra-dato varselet skal være gyldig. Skriv inn dato eller bruk kalenderen fra dropdown. Husk at varselet må stå som Aktiv for å bli startet på en framtidig dato Sett eventuelt inn den datoen du ønsker å stoppe varselet. Varsling web er standard. Du kan i tillegg velge å sende varselet på e-post ved å sette hake i feltet. Se eksempel nedenfor. Velg fra dropdown hvilke roller i organisasjonen som skal motta varselet. Du kan velge en eller flere roller som mottakere av varselet. Her legger du inn tekst med den informasjonen dere ønsker skal følge varselet. Meldingen blir også tekst i e-posten dersom dere har valgt varsel på e-post. Feltet har mulighet for inntil 1000 tegn. Lagrer nytt varsel og endringer. Sletter et varsel/en varslingsregel. Dere kan bare slette dersom det ikke allerede er sendt ut varsling for denne regelen. Dersom dere ikke får slette varselet av den grunn, setter dere varselet til Passiv. Går tilbake til oversiktsbildet uten å lagre. Eksempel på e-post som går til rolleinnehaver med melding om at det er varsel til behandling i HRM web: Side 41 av 50

42 Merk: Når dere registrerer nye fravær, må dere slette maksdatoer fra tidligere fravær. Dette er for å sikre at det ikke blir sendt ut varsel ut fra maksdatoer som ikke gjelder lenger. Sende varsel I hovedbildet, nederste del Start rapport, er knappen Fraværsoppfølging. I dette bildet kan dere kjøre rapporten manuelt eller gå videre til Programserver og starte en regelmessig programserverjobb. Felt Utvalgskriterier Selskap Ansattnr Feltforklaring til rapporten Fraværsoppfølging: Styringsparametre Krav til e-postadresse Avsender e-post Kjøreparametre Forklaring Legg inn selskapsnummer du ønsker å kjøre rapporten for. Standard er det selskapet du er pålogget, eventuelt alle selskap knyttet til malselskap. Du kan velge flere selskap fra dropdown. Velg ansattnummer. Alle ansatte ligger som standard (1: ). Du kan ta utvalg av ansattnummer ved å bruke dropdown. Her kan du legge inn et krav til hvilke tegn e-postadresser som skal motta varsel fra rutinen, skal inneholde. Dette for å unngå at varsel blir sendt til ekstern e- post. Legg inn for eller annet innhold som er felles for e-postadresser i firmaet. Legg inn e-postadresse som skal stå som avsender. Side 42 av 50

43 Felt Oppdatering Kjør rapport Forklaring Hake i feltet oppdaterer og sender ut varsel. Husk at et varsel blir bare sendt ut en gang når det er kjørt med oppdatering. Du kjører rapporten ved å trykke på knappen. Ved å trykke på dropdown i høyrekant, får du opp alternativene Lokalt og Programserver. Velg Programserver når dere skal sette opp regelmessig kjøring av varslingsrutinen. Det anbefaler vi når rutinen er i vanlig drift. Sende varsel med Programserver Ved å klikke på nedpil i høyrekant på knappen "Kjør rapport", får du opp valget om å starte rapporten via programserver. Eksempel på hvordan dere setter opp en regelmessig programserverjobb: I fanen Utenheter: Det vil bli sendt rapport/kvittering over sendte varsel på e-post til e- postadresser i "Mottakere". Dette bør derfor være noen på personalavdelingen eller lignende som har et ansvar for sykefraværsoppfølgingen. Side 43 av 50

44 Jobbparametre: For å sjekke, endre eller stoppe en programserverjobb, gå på Verktøy, Programserver. Velg aktuell "Broker". Når du går inn på knappen Jobber får du opp liste over alle programserverjobbene. Side 44 av 50

45 Her er det mulighet for blant annet å slette en programserverjobb, endre mottaker e-post (feil/statusrapport) eller endre hyppighet. Side 45 av 50

46 3.5 Web - behandle varsel Enhetsleder og andre som mottar varsel får disse i oppgavelisten i web. Her skjer også videre saksbehandling med mulighet for å legge inn merknader og sette varsel til Utført. Saksbehandlingen på web krever at brukeren har tilgang til Medarbeidere og til Saksbehandling. Dette styrer dere i Modultilganger i Brukeradministrasjon. Brukere som benytter webmodulene for Timelønn, Ferie eller Fravær vil ha disse tilgangene registrert allerede. Fra oppgavelisten blir du ledet direkte inn i Medarbeidere/Saksbehandling/Varsel fravær. Side 46 av 50

47 Oppgaver Under "Oppgaver" finner du alle varslene du skal følge opp. Når du setter markøren på et gitt varsel, får du se detaljer i nederste del av bildet. Skal du sette varselet som ferdigbehandlet, klikker du knappen "Utført". Varselet flytter seg til fanen Behandlet. Klikker du på linken "Rediger" får du opp et nytt bilde: Side 47 av 50

48 Her har du flere alternativ: skrive notat og lagre (da er varselet fortsatt aktivt) skrive notat og sette varselet til utført markere varselet som uaktuelt Behandlet Klikker du på "Behandlet", får du se alle varslene du har vært involvert i. Kolonnen status viser enten Utført eller Uaktuelt. Side 48 av 50

49 3.6 Fraværsoppfølging I menypunktet Fraværsoppfølging finner du standard søkepanel. Du får velge blant de enhetene hvor du har minst en rolle for fraværsoppfølging. Hensikten med dette bildet er å gi en komplett oversikt over alle varsler for ansatte i din enhet. Du får se all fraværsoppfølging, også de som gjelder andre roller enn du har selv. Dermed sikrer vi at de som skal behandle varsler har adgang til å se hva som har skjedd i fraværssaker tidligere. Vær forsiktige med å legge inn sensitive opplysninger. Hvert varsel viser med en linje. Klikker du på linken "Vis mer" får du se alle detaljene og loggen, slik: Side 49 av 50

50 I dette eksemplet er det bare opprettet et varsel, det har ikke blitt behandlet. Dersom varselet hadde vært behandlet, ville du sett informasjon om det under Logg. Side 50 av 50