BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Arbeidsflyt internt til gjennomgang eller godkjenning Versjon/dato for revisjon: P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet til veiledningen: Gi en god innføring i hva arbeidsflyt er, hvordan den kan brukes og fordelene det innebærer å bruke arbeidsflyt i stedet for nye dokumenter/epost Målgruppe: Alle brukere Innhold: Beskrivelse av hvordan man sender noe til godkjenning via P360, eller ber om andres uttalelse på mottatt post/utkast til brev (til gjennomgang) ved bruk av arbeidsflyt. Tar også for seg hvordan man kan skjerme arbeidsflyt internt, samt hvordan man kan definere rekkefølgen mottakere skal få henvendelsen i Arbeidsflyt: Andre relevante brukerveiledninger: Utdypende opplysninger: Ja Brukerveiledninger merket grønne og 1 Epostvarsling/ansvarsvarsling Venstremenyen Skjerming og tilgangsgrupper Arbeidsflyt forenkler prosessen og loggfører arbeidsflyten for ettertiden. Her tar vi raskt en tidstyv ved å ta i bruk arbeidsflyt! Brukerveiledning følger på neste side

2 Arbeidsflyt internt til gjennomgang/godkjenning Ved NMBU legges det opp til utstrakt bruk av arbeidsflyt! Arbeidsflyt gir skriveadgang til filer andre har produsert som man mottar, vi har alle kommentarer samlet på ett sted og vi slipper å måtte lete oss frem i epostmylderet. Det er både effektivt og oversiktlig. Dersom man skal sende dokumentet til kollegaer (også utenfor egen enhet) for deres synspunkter/kommentarer, kan man velge å sende det på arbeidsflyt. Dette er en henvendelsesfunksjon hvor man spør og evt. får svar. Den som oppretter flyten, får svar fra de man sender den til. Gjenta ved behov (opprett ny flyt etter å ha fått svar hvis man ønsker ytterligere dialog). Stå i saksdokumentet du ønsker å sende på arbeidsflyt. Klikk på tittelfeltet (stor skrift) under «Saksdokument» og velge «Send til gjennomgang». Velg «Send til godkjenning» dersom du ønsker leders godkjenning.

3 Når du sender noe til gjennomgang, skal du velge om du vil sende det til flere mottakere i en bestemt rekkefølge (sekvensiell gjennomgang) du vil sende det til alle samtidig (parallell gjennomgang) Når du sender noe til godkjenning, får du ikke opp type arbeidsflyt, men velger da kun å skrive inn leders/ansvarlig mottaker. Dernest taster du inn navnene til de du ønsker skal uttale seg Skriv inn en melding til mottakerne i notatfeltet (gjemt bak mottakerboksen her nå) slik at de forstår hvorfor de får henvendelsen fra deg. Du har også muligheten til å skjerme arbeidsflyten! Velg tilgangsgruppe slik du gjør når du skjermer saker og dokumenter. Vær klar over at om du velger tilgangsgruppen «Skjermet» så er det KUN den som oppretter arbeidsflyten som ser alle kommentarene. Du som mottar en oppgave (via arbeidsflyt) ser kun din egen kommentar og meldingen fra den du fikk oppgaven fra. Her skjermer systemet skarpt! Klikker du på «Vis alle felter» får du anledning til å sette tidsfrist for uttalelse mv. Klikk «Send» når du er ferdig.

4 Å finne igjen arbeidsflyt du selv har startet sjekke status mv. Du finner igjen det du har sendt fra deg på flyt i din venstremeny under «Sendte oppgaver». Klikk på blå tekst/linjen det gjelder. Her kan du holde kontrollen med prosessen du har startet. Kanskje må du omdirigere trafikken litt når du har valgt å sende noe til gjennomgang, og velge og delegere fra en person til en annen, eller hoppe over noen ledd. Det gjør du via de tre prikkene ved siden av navnet til den det gjelder. Du kan også velge å avbryte hele arbeidsflyten det er ditt valg som eier av flyten.

5 Å svare på noe du har fått til gjennomgang eller godkjenning Du finner det du får til deg via saksflyt enten under Oppgaver i venstremenyen, i Outlook-klienten under «Innboks» og «Oppgaver» eller via epostvarsling. Den blå linken i eposten leder mottaker rett inn i web og oppgavevinduet som ser slik ut. Her velger du å enten avslå arbeidsflyten eller signalisere at du ikke godkjenner (dersom det er sendt på godkjenning og ikke gjennomgang) ved å klikke «Ignorer», eller å godkjenne/besvare den ved å klikke «OK». Du får i begge tilfeller opp omtrent dette samme bildet. Her kan du slette meldingen som står fra før og skrive inn din egen. Det du sletter er allerede loggført i flyten. Straks du har skrevet inn meldingen din og klikker «OK» nederst i bildet, så går enten svaret direkte til den som ba om din uttalelse, eller så går flyten videre til nestemann på lista (ved sekvensiell gjennomgang). Den som har sendt noe til gjennomgang, kan når som helst via «Sendte oppgaver» i venstremenyen sjekke status og hvem som har kommentert. Dersom alle har svart på arbeidsflyten, finnes resultatet i «Historikk» under «Oppgaver». Når alle har svart, vil arbeidsflyten få status Lukket. Status Lukket vises også underveis i oversikten ved personer som har svart. For å fortsette dialogen må man opprette ny arbeidsflyt.

6 I Outlook-klienten Det er akkurat de samme valgene for å starte eller svare på arbeidsflyt i Outlook som i web, men bare litt andre bilder i startfasen. Å sende noe på arbeidsflyt Når du står i dokumentet ditt får du valgene å sende dokumentet til gjennomgang eller til godkjenning eller om du vil ekspedere det. (valgene får du ved å høyreklikke, dobbeltklikke eller å klikke på det lille ikonet til høyre for saksdokumentet) Vinduene du får opp ved å velge arbeidsflyt er de samme som i web. Å motta noe på arbeidsflyt Dobbeltklikk på «Innboks» Dobbeltklikk på «Oppgaver» Dobbeltklikk på den arbeidsflyten du ønsker å svare på

7 Her får du de samme valgene for å svare på arbeidsflyten som du får i web enten «OK» eller «Ignorer». Litt lengre ned i feltet ser du fila du kan klikke på, åpne og velge «Rediger» for å skrive inn ditt bidrag i dokumentet. Husk å sjekke inn på riktig måte klikk positivt i alle 3 bokser! Helt nederst i feltet ser du hva den som sendte deg flyten ønsker å si deg som mottaker. Mer om arbeidsflyt Det er ressursbesparende og sporbart når man benytter arbeidsflyt i P360! Dersom leder jobber hjemmefra eller er på reise, kan leder godkjenne dokumenter som haster med å ekspedere. Vi sparer tid og frustrasjoner saksbehandler kan etter (elektronisk) godkjenning via arbeidsflyt selv skrive «sign» på sin leders signaturplass på det fysiske brevet. Loggen viser at det er godkjent! Dette må ikke forvekslet med elektronisk signatur det er noe helt annet. Videre er det gunstig å kunne jobbe effektivt fra P360 når du er i saksbehandlingsprosessen ved å utføre de aller fleste grep via P360 du trenger ikke forholde deg til Outlook eller fellesområdene for å jobbe du gjør alt via P360 som har programmene Outlook og word integrert. Dokumentdeling likeså. Glem epost når du ønsker å skrive en! Bruk P360 i stedet og gjør alt i en prosess ett sted!