Rapporter Leder lønn Web konteringsliste m/ flere ansvar.

Transkript

1 Web konteringsliste Rapporten ligger på Agresso M5 Web Rapporter Leder lønn Web konteringsliste m/ flere ansvar. Søkekriterier som må fylles inn : periode og ansvar. Ved flere ansvar; sett komma mellom hvert ansvar.

2 Web konteringsliste Hva skal sjekkes : Ved nyansettelser sjekk lønn og stillingsprosent mot arbeidsavtalen. Sjekk ansvar og funksjon og prosjekt hvis det er aktuelt Sjekk om det er ansatte på listen som ikke skal være der, eller om det er ansatte som ikke er med på listen. NB! månedslønn gjelder for hele utbetalingsmåneden og betales delvis på forskudd, delvis på etterskudd. Timer fra RS ( og manuelt punchede timer) gjelder for måneden før utlønningsmåneden. Ant/Gr.lag oppgir månedslønn i 100% stilling, timer pr år på faste tillegg (lør/søn og kveld/natt) og årsbeløp for funksjonstillegg. I felt for sats vises utlønningsprosent.

3 Web konteringsliste Rapportskjema som ligger på Kvalitetslosen skal returneres til lønningskontorets mail: innen utgangen av måneden. (NB! Ny mailadresse til lønningskontoret)! Eventuelle feil noteres på skjemaet før det sendes til lønningskontoret for korrigeringer. Skjemaet skal sendes selv om det ikke er noen opprettinger. Sjekk av konteringslisten er en del av internkontrollen i kommunen og SKAL leveres hver måned. Blir levert revisor som kontrollerer at det er levert fra alle.

4 Elektronisk reiseregning og kjørebok Vi har nå innført elektronisk reiseregning og kjørebok i Mandal kommune. Vi har vært i en innkjøringsperiode, men fra 1. oktober 2017 er det ikke lenger anledning til å levere på papir. Papirbilag vil bli returnert med beskjed om å levere elektronisk. Brukerveiledning ligger på Kvalitetslosen

5 Elektronisk reiseregning og kjørebok Registrering kan gjøres både i App: UNIT4 Expenses og i Agresso Web på PC, men man må foreløpig sende inn fra PC. Overføring fra App til PC skjer ved synkronisering. NB! Vedlegg må lastes opp, kan ikke sendes på mail Returner reiseregninger som ikke er i orden Hvis du eller dine ansatte ikke får logget inn på App, eller får spørsmål om brukernavn og passord ved pålogging til Agresso Web, mangler det single sign on. Ta kontakt med Elin B. Walvik på økonomi, Tutti Ericson på personal eller Gry Hana på lønningskontoret så retter vi opp. Trenger dere hjelp til utfylling osv. kan dere kontakte Katrine Homme, lønningskontoret, personalkontoret vi er mange som kan hjelpe og gjør det gjerne

6 Elektronisk reiseregning og kjørebok Kilometergodtgjørelsen er kr 4,10 pr km. I systemet vises kr 3,50. Det kommer av at kr 3,50 utbetales skattefritt og kr 0,60 er skattepliktig. Men det utbetales altså kr 4,10. Det er misvisende og vi har meldt dette til leverandør. NB! Bruk kjørebok (ikke reiseregning) hvis du kun har kjøring /passasjertillegg og bom/parkering. Mange reiseregninger til behandling! Utlegg snart på plass i reiseregningsmodulen

7 Ressursstyring på Web (RPW) Vi er også i startfasen med å innføre RPW Kort fortalt vil det si at det som sendes i personalmeldinger/mail, lister til lønn osv. via Ephorte, erstattes av at enhetene selv registrerer opplysningene direkte i Agresso Web. Lønningskontoret kvalitetssikrer opplysningene og legger til noen opplysninger, bl.a. info til A-melding, pensjon osv. Stab helse og omsorg har en tid vært piloter i prosjektet og vi vil snart så smått begynne også i andre avdelinger/enheter. Mer og mer digitaliseres Ny brukeridentitet fås hos DDV via serviceportalen - Send deretter tilgangsskjema IKT ved innmelding, endring, utmelding av ansatte Skjemaet ligger på Kvalitetslosen og heter: Tilgangsskjema IKT systemer. (Skjema vil bli revidert)

8 REFUSJON AV SYKEPENGER I ARBEIDSGIVERPERIODEN Kronisk syke eller har svangerskapsrelatert sykefravær Ved svangerskapsrelatert sykefravær er det leder på enheten/avdelingen som søker. Ved kronisk sykdom har det til nå vært søkt både fra lønningskontoret og enhetene, litt om hverandre Uoversiktlig og ikke i tråd med hvem som har oppfølging av ansatte. NB! Kopi av vedtak til lønningskontoret hvis ikke ingen penger. Vi endrer derfor rutinen til at det i alle tilfeller er leder som søker. Lønningskontoret følger så opp og sender krav om refusjon til NAV ved fravær. NB! Viktig at dere er raske med å returnere kravskjema til lønningskontoret med ansattes signatur.

9 MAKSDATO SYKEPENGER Det er NAV som beregner maksdato for sykepenger. Etablert seg en misforståelse om at det er lønningskontoret som beregner. Ca. 4 måneder før maksdato sender lønningskontoret melding til leder om maksdatoen NAV har beregnet, fordi den står på listen over refusjoner vi får fra NAV. NAV beregner maksdatoen utfra opplysninger den sykmeldte melder til NAV. (Sykemeldingen, ferie, opphold i sykefravær ). I dialogmøte 2 er blant annet retten til sykepenger fra folketrygden og at maksdato kan forskyves ved avvikling av lovbestemt ferie i perioden tema. I dette møtet er alltid arbeidsgiver med, sammen med den ansatte og NAV.

10 MAKSDATO SYKEPENGER I uke 39 sender NAV ut et brev til den ansatte hvor retten til sykepenger (maksdato) er oppgitt. I de 4 månedene som går etter at lønningskontoret har sendt ut et obs! om maksdato kan det skje mye. Den sykmeldte kan bli helt friskmeldt, delvis friskmeldt, ta ut ferie osv. Dette håndteres av leder i forbindelse med oppfølging av ansatte.

11 MAKSDATO SYKEPENGER I noen tilfeller har ansatt ført opp at de tar ferie i en periode, men har ikke ment at de tar ferie, men vil ha ferien til gode.. Det er viktig at dere ledere er oppmerksomme på hva dere godkjenner og sjekker at det stemmer. Dere må holde kontroll på om den ansatte tar ferie eller ikke, og hva det betyr i forhold til hvor lenge den ansatte har rett til sykepenger. I oppfølgingen av den sykemeldte blir det tatt beslutninger om hva som skjer videre.

12 MAKSDATO SYKEPENGER Dette må meldes i personalmelding til lønningskontoret. Får ikke vi noen melding, stopper vi lønna ved maksdato, da har ikke lenger den ansatte rett på lønn fra kommunen.

13 FORELDREPERMISJONER Maksdato sendes som info likt sykepenger. Send skjema : Varsel til arbeidsgiver til lønningskontoret. Kvalitetslosen - fødselspermisjon Ved endringer ansatt forholder seg til leder som melder til lønningskontoret. Få kopi av alle vedtak underveis kopi til lønn, melding hva som skjer av eventuelle endringer.

14 INFO FRA LØNNINGSKONTORET 13. LØNNSKJØRING lønnskjøring er siste utbetaling av lønn for inntektsåret Vi må ha bilagene på lønningskontoret innen søndag Utbetalingsdato er satt til fredag

15 INFO FRA LØNNINGSKONTORET Minner om at frister må overholdes Ansatte skal forholde seg til leder Kan finne lønnslipp i Agresso Web Din ansettelse - ressursopplysninger

16 INFO FRA LØNNINGSKONTORET Vi utbetaler ikke for ikke avviklet ferie Husk å påse at ferie blir avviklet All ferie må være avviklet ved inngang til ny kommune

17 INFO FRA LØNNINGSKONTORET Rest antall feriedager Planlagt planlagte feriedager SØK FREM SALDO OVERSIKT, Sjekk: Ønsker statur og ønsker til avvik - husk å hente data. Søknad om overføring av ferie skal gjøres innen 15.oktober.