Rendalen kommune Økonomiavdelingen

Transkript

1 Rendalen kommune Økonomiavdelingen Alle i Rendalen kommune Årsoppgjør 2017 Årsavslutningen nærmer seg og det vises til rutiner og frister som har vært fulgt ved de siste regnskapsavslutningene. Det stilles store krav til kvalitet på regnskapstallene samtidig som vi må fokusere på å overholde frister for avleggelse av årsregnskapet og søknad om mvakompensasjon. Rapporteringsfristen til SSB er 15. februar som tidligere og det gir korte frister for avslutningsarbeidet. Pr byttet vi økonomisystem fra Agresso til Visma, og for dere som skal avstemme poster i 2017 gjelder følgende: - Alle bokføringer i perioden er overført til Visma men bokført som sum pr konto pr ansvar pr måned. o Bilagene er bokført og tekstet med: Agresso 20170X Konto XXXXX Perioden postene stammer fra er angitt med måned, eksempelvis for januar osv. Konto er oppgitt da denne kan avvike fra den konto som er benyttet i Visma. Dette skyldes at det er gjort en opprydding i kontobruk og en del kontoer er slått sammen med ny konto med 0 som siste siffer. Eksempelvis kan du på konto finne en postering med tekst «Agresso Konto 11202»: denne var da bokført i periode 1 på konto som nå er slått sammen med Følgende internfrister gjelder: 1. LØNN Bilag til lønnskjøring desember: Mandag kl Det vil i år IKKE bli kjørt en 13. lønnskjøring så reiseregninger, variable transaksjoner fra GAT etc vil komme med på 1. lønnskjøring i januar Årsaken til dette er at vi skal konvertere Visma HRM til samme oppsett som Visma Økonomi og dermed må ha en frysperiode som umuliggjør 13. lønnskjøring. HRM Expense vil tas ned så innen utgangen av må alle registreringer i Expense være godkjent av leder så vi kan overføre dem før konverteringen. GAT vil få nedetid i perioden NB: Timelister/reiseregninger til lønn januar 2018 må være attestert og anvist og levert til lønn fysisk innen utgangen av tirsdag Eventuelle manuelle bilag har samme leveringsfrist.

2 2. FERIE Virksomhetslederne må påse at alle ansatte inklusive ledere har registrert avviklet ferie i 2017 i HRM. Restsaldo feriedager blir automatisk overført til 2018 ved årsavslutningen. Dersom ferieavvikling i 2017 ikke er registrert, vil saldo for 2018 vise feil antall dager til disposisjon. Dette gjelder IKKE ansatte som fører ferie i GAT, der er det egne rutiner. Liste på registrert avviklet ferie for resterende virksomheter vil bli sendt ut fra lønn. 3. REGNSKAP I perioden rundt årsskiftet må alle manuelle bilag merkes tydelig med korrekt regnskapsår. Det oppfordres til å levere inn attesterte og anviste manuelle bilag fortløpende. Leverandørfakturaer: For leverandørfakturaer er det fakturadato som bestemmer hvordan vi skal bokføre bilaget: fakturadato skal alltid benyttes som bokføringsdato men vi må periodisere mellom årene! For fakturaer som gjelder vare eller tjeneste levert i annet år enn fakturadatoen gjelder: - Forskuddsfakturert: dato på faktura i 2016 men vare/tjeneste levert i 2017: o Kostnad bokføres i 2016 iht fakturadato - Etterskuddsfakturert: dato på faktura i 2017 men vare/tjeneste levert i 2016: o Kostnad bokføres i 2017 iht fakturadato Periodisering skal nå i Visma Fakturabehandling web utføres av den enkelte attestant: - Under fakturadetaljer står det nederst «Ingen periodisering»: trykk på blyanten og få opp en meny for periodisering

3 - Her kommer det i første boks opp den perioden som fakturaen er utstedt fra leverandør, i eksempelet ovenfor periode Dere må så endre BÅDE «fra år/periode» og «til» til periode: (januar). o Når dere har trykket dere inn på «blyanten» for periodisering har dere automatisk angitt at den skal periodiseres og dere angir her i hvilket intervall dere vil periodisere til. o Siden vi ikke benyttet periodisert månedsbudsjett SKAL dere ikke benytte annet enn periode som verdi i både fra og til. Hadde f.eks. «fra» blitt angitt som og «til» som ville den periodisert seg med fordeling på seks måneder (januar til juni) - Trykk lagre og det står da i tekstfeltet hvilken periode dere ønsker å periodisere fakturaen til. - Samme rutine skal gjøres for fakturaer som mottas med dato i januar og som dere ønsker å periodisere tilbake til periode o Da kommer periode opp automatisk og dere må velge periode på begge valg og så lagre på samme vis. - Inneholder fakturaen kostnader som tilhører begge år må man splitte fakturaen og angi hvilke linjer som skal periodiseres: o Periodiseringen angis under «fakturadetaljer» som angitt nedenfor men dere kan på de enkelte linjer angi hvilke som skal med i den angitte periodiseringen. Ta da vekk haken for de linjene som ikke skal periodiseres, de bokføres da ut i fra fakturadatoen.

4 - Skulle dere ha gjort en feil: søk opp detaljert info om fakturaen under «Mine behandlede» og send en mail til så periodiseringen kan korrigeres før overføring til økonomi. Denne mailen må sendes samme dag skal det fanges opp! Vi ber også om at bilagene blir attestert og anvist fortløpende slik at regnskapsavslutningen går greit. Absolutt siste frist for anvisning av leverandørfakturaer med kostnader som tilhører 2017 er torsdag Det gjøres oppmerksom på at ved årsskiftet er fristen for å søke mva-kompensasjon absolutt. Dette betyr at det ikke er mulig å få mva-kompensasjon i 2018 for faktura som tilhører 2017 og som anvises etter angitte frist ! Dersom virksomheten vet om inntekter (ikke fakturering) som skal inntektsføres i 2017 da leveransen har skjedd i 2017, men hvor pengene kommer i 2018, må det lages bilag og sendes økonomiavdelingen senest søndag UTGÅENDE FAKTURERING eordre: frem mot årsskiftet vil de fleste virksomheter ha fått opplæring i bruk av eordre for direkte registrering av fakturagrunnlag. Frist for registrering av eordre er onsdag NB: Dere må selv endre ordredato til for eordrer som registreres i 2018 Resterende lister, filer etc som IKKE tas som eordre etter avtale med økonomiavdelingen har frist fredag og må merkes TYDELIG med at det skal bokføres i regnskapsår FØRING AV ØVRIGE REGNSKAPSBILAG Økonomiavdelingen vil føre regnskapsbilag fortløpende etter hvert som de leveres inn. Alle bilag skal være ført innen utgangen av uke 2 (søndag ). Utkast til regnskapet pr er IKKE oppdatert før mandag og grunnlag for beregning av avsetninger og bruk av fond kan ikke tas ut før denne dato! 6. AVSETNINGER OG BRUK AV FOND Hver virksomhet er ansvarlig for gjennomgang av saldotabeller og å lage bilag for avsetning og bruk av fond. Her ber vi spesielt om å være oppmerksom på bundne midler som vi har rapporteringsplikt på. Vi minner om at bruk av- og avsetning til disposisjonsfond må være

5 vedtatt av kommunestyret. Frist for innlevering av bilag: innen utgangen av fredag : dvs dere har perioden for utarbeiding av egne bilag. 7. REGNSKAP OPPDATERT FOR ALLE VIRKSOMHETER Alle innleverte bilag skal være ført av økonomiavdelingen innen utgangen av og virksomhetslederne kan da påbegynne sitt arbeid med årsberetning/justere denne ut i fra trend i regnskapstallene. Alle korrigeringsbilag etter dette må leveres direkte til økonomisjef pr mail (ikke til okonomi@rendalen.kommune.no eller internpost til Øk.avd.), likeledes vil alle korrigeringer foretatt av økonomiavdelingen kommuniseres direkte til respektive virksomhetsleder om det er av vesentlig art eller påvirker fondsbruk etc. Økonomiavdelingen har en del merarbeid i denne perioden sammenlignet med samme periode i fjor grunnet konverteringen til Visma samt noe gjenstående konvertering av moduler med opplæring m.m. Det vil derfor være begrenset kapasitet til å håndtere spørsmål som avviker fra de frister som her er oppgitt, og fristene er å anse som absolutte med mindre meldes fra økonomiavdelingen. Spørsmål vedrørende dette skriv tas direkte med økonomisjef. Rendalen / Hilsen Økonomiavdelingen