Rapport om fokusområdet variabel lønn

Transkript

1 OPTIMA Personal fokusområdet variabel lønn og refusjoner Rapport om fokusområdet variabel lønn Til: OPTIMA styringsgruppe Fra: Optima Personal - delprosjektgruppen Dato: Vedlegg: Prosesskart over situasjonen nå, og prosesskart med forslag om framtid. Bakgrunn Delprosjektet har tidligere fremmet forslag til løsning for fremtidig situasjon innen fokusområdet Variabel lønn og refusjoner. Vedtak ble som følger: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. mere uniforme roller i prosessbeskrivelsene d. beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene e. kvalitetssikre at roller og prosesser er rett plassert i forhold til hverandre f. beskrivelse av hva roller og prosessene innebærer 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Personal sin prinsipielle løsning for fokusområdet lønn og refusjoner. Beskrivelse / vurdering: Prosessbeskrivelser er oppdatert (vedlagt) slik at rollene og prosesser er blitt mer uniforme og plassert rett i forhold til hverandre. Det er også innført mer beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene. Delprosjektets vurdering av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet fremgår indirekte av prosessbeskrivelsene. Forslag til løsning Arbeidsgruppen har laget løsninger for variabel lønn (timelærere etc.), fakturering avarbeidsinnsats og refusjoner av og sykefravær. Gruppens prinsipielle løsninger innebærer: Variabel lønn: o Felles rutine ved HiST. o Felles rutine for lønn/faktura og for timelærer/sensor/innleie (nytt forslag) o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentralt. o Forenkling av rutiner på virksomhetsnivå. o Forenkling av rutiner for ledere. o Samling/konsentrasjon av kompetanse. o Felles def av timelærer i adm forstand ( gjesteforeleser utgår) o Skjemaer forbedres og tilpasses ny rutine. Refusjoner: o Felles rutine ved HiST. o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentalt. o Tydeligere rollebeskrivelser nærmeste leder, dekanstab, SØR lønn. o Kompetanse samles (SØR Lønn). o Refusjoner føres i agresso/sap (med navn og periode). Side 1 av 2

2 OPTIMA Personal fokusområdet variabel lønn og refusjoner Foreldrepermisjon: o Info om prosedyrer foreligger for søker på veven ( HiST, NAV) For alle de omtalte prosessene foreslås det en økt bruk av IKT-sytemer for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten. Hvordan IKT-systemer skal benyttes fremgår av vedlagte prosessbeskrivelse. Delprosjektgruppen har i tillegg ansvars- og tidssatt hvem som bør gjennomføre tiltakene. For dette fokusområdet er derfor M5 Når tiltaksplaner foreligger og M6 Gjennomføringsplan for tiltakene i stor grad gjort. Konsekvenser av forslag Arbeidsgruppen har ennå ikke i detalj vurdert ressursmessige og organisatoriske konsekvenser av sitt forslag, en slik vurdering hører i prinsippet til neste milepel (M4: Når tiltaksplaner foreligger). Arbeidsgruppen forslag viser derimot klart at det foreslås en flytting av ansvar og oppgaver innen organisasjonen fra avdeling/sfs til SØR. Side 2 av 2

3 Utbetaling av lønn til timelærer -nåsituasjon START: Timelærer aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Timelærer mottar lønn. Penger på konto Fagansatt, Tilganger? Budsjett ansvarlig ALT* Signere Mottar / arkiverer, ALT Kontroll timelister og Anvise og sende timelister til SØR Timelærer opplysninger i Oversende (til SØR) timer (mal) Sende inn timeliste Kontroll Studiekonsulent Sende ut (kopiere) Mottar / arkiverer Dekanstab (øk/personal) ALT* Sende ut ALT*, Kontrakt via dekanstab. Kontroll Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei Mottar / arkiverer ALT, sammen med 1. timeliste SØK lønn Mottar og kontrollerer OK? i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer grunnlag Lønnskjøring Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende

4 Utbetaling av lønn til sensor - nåsituasjon START: Sensor aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Sensor mottar lønn. Penger på konto Fagansatt, fysio. Budsjett ansvarlig Signere Kontroll timelister og Anvise og sende timelister til SØR Sensor opplysninger i timer (mal) Sende inn timeliste og Kontroll Studiekonsulent, ALT, Signere, ALT Sende ut (kopiere) Mottar / arkiverer dersom den kommer før timeliste Dekanstab (øk/personal) Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei SØK lønn Mottar og kontrollerer OK? i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer grunnlag Lønnskjøring Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende

5 START: Praksisveil aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Praksisveileder mottar lønn. Penger på konto Fagansatt? Kontroll og arkivering Budsjett ansvarlig Signere Kontroll timelister og Anvise og sende timelister til SØR Mottar / arkiverer Dobbeltreg av lønnstrinn samme pers kan ha ulik lønn v forskjellig program Sensor opplysninger i timer (mal) Sende inn timeliste og Kontroll Studiekonsulent Sende ut (kopiere) Dekanstab Praksiskontoret (ALU) ALT Signere ALT sats, tidsperiode og ant studenter Viktig at sats er påført! Sende ut (kopiere) ALT Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei Kontroll budsjettansvar?? SØK lønn Mottar og kontrollerer OK? i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer grunnlag Lønnskjøring Overstyre satser Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende

6 Refusjoner - nåsituasjon START: Ansatt leverer for uttak av STOPP: Ansatt tilbake i jobb Ansatt om og sender til HiST om og sender til NAV Nærmeste leder Mottar om Kopierer og sender til Sør Lønn til dekanstab Dekanstab / HA personal Mottar om Kopierer og sender til Sør Lønn Informerer nærmeste leder, ASP krav om foreldreperm. til Sør Lønn krav til NAV om foreldreperm og kopi av krav til Sør lønn Mottar krav Sør Regnskap Sør Lønn Mottar og registrerer i SAP krav Mottar liste over refusjoner fra NAV Beregner sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Delt kontering? krav til NAV Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Leverer ferdig kontert liste til regnskap Refusjoner føres i Agresso liste i SAP for hver person Følger opp sluttdato i SAP tilbake i jobb

7 Refusjoner sykemelding - nåsituasjon START: Ansatt leverer sykemelding STOPP: Ansatt hetl/delvis ufør eller tilbake i jobb Nærmeste leder Ansatt Mottar sykemelding sykemelding til dekanstab Nei Dekanstab / HA personal Mottar sykemelding Informerer nærmeste leder, ASP krav sykemelding til Sør lønn krav til NAV sykemelding og kopi av krav til Sør lønn Følger med sykemeldingslengd. Oppfølging (8 og 12 uker. 12 mnd) melding til SPK Gir beskjed om endring i lønn Mottar krav Sør Regnskap Sør Lønn krav Beregner sum og reg. i kravoversikt Mottar liste over refusjoner fra NAV krav til NAV Konteres etter org.struktur Delt kontering? sykefravær Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Arkiverer sykemelding Leverer ferdig kontert liste til regnskap Refusjoner føres i Agresso liste i SAP for hver person Ja: Prosessen starter på ny Ny sykemelding? Endrer opplysning om lønn i SAP

8 Lønn/faktura timelærer/sensor/innleie Framtidig prosess Inngå og registrere ansatt i lønnsystem og utbetale variabel lønn Sør Lønn Timelærer/Tilbyder Leder Faglærer etc. kontakt Utarbeide inkl lønn/faktura etc. (elektronisk maler) Kvalitetssikre Utskrift / Kontrakt signeres og sendes SØR Kontrakt til timelærer/ tilbyder Ikke ok Fylle ut, signere, returnere Kontroll OK Prefylt timeliste/ fakturagrunnlag Arkivere i Ephorte / sende ut prefylt timeliste Avmerk tilganger til datasystem, bygninger etc. Kontrollere timeliste/ faktura Reg og sende inn timeliste/ faktura Anvise timeliste/ faktura grunnlag

9 Foreldrepermisjon. Registrering og utfylling av krav, refusjon, kontering Fremtidig prosess permisjon og fylle i krav Refusjon Kontering Nærmeste Sør Regnskap Sør Lønn Ansatt leder elektronisk fra intranett Ok? Register i Ephorte /SAP om og sender til NAV tilbakemelding nei krav Kravliste Beregner sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Refusjoner føres i Agresso med navn og periode liste i SAP for hver person NAV Krav Innbetaling

10 Registering / Refusjoner /oppfølging sykemelding Fremtidig prosess Sykemeldingbeh. Refusjon Oppfølging Nærmeste leder Ansatt Leverer sykemelding med nødvendig utfylling Mottar sykemelding ja Info til leder Følger med sykemeldingslengd. Oppfølging (8 og 12 uker. 12 mnd) Ny sykemelding? ja Endret arb.forhold Dekanstab / HA personal Utarb. Skjema/ meldinger Send melding til SPK, etc. Register i SAP / arkiver Kravoversikt Sør Lønn krav Beregne sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum liste i SAP for hver person Endret arbeids.forhold Reg. i SAP Sør Regnskap Refusjoner føres i Agresso med navn og periode NAV Krav Innbetaling fra NAV