Variabel lønn og reiser

Transkript

1 Referat fra nettverksmøte Oppdatert etter møtet Variabel lønn og reiser v/anne Opsal Slupphaug

2 Agenda Velkommen til nettverksmøtet Rutine: Arkivering av bilag for variabel lønn Rutine: Oppfølging av restanse på reiseforskudd Rutine: Søknad om D-nr og skattekort for utenlandske medarbeidere med kortvarig opphold Informasjon fra Lønnstjenesten Lønnsprosessen Veien videre PagaWeb registreringsdetaljer Innspill fra nettverksgruppa Eventuelt. Ingenting under eventuelt

3 Arkivering av lønns- og reisebilag Gjennomgang av rutinen Arkivering av bilag foretas slik: Samla pr fakultet Nummererte mapper Merk med utbetalingsdato For hver måned Erfaringsutveksling og forslag til forbedringer Gjennomgang v/karl Kristian Eggan Arkivrutinen ble delt ut på møtet. Se rutinebeskrivelse på Økonomiportalen-Lønn-Lønnsprosessen-Rutinebeskrivelse :

4 Rutine Oppfølging av restanser på reiseforskudd 1. Lønnstjenesten: Restanseoversikt sendes enhetene til oppfølging. 2. Attestanten: Restanselisten følges opp. Sett intern purrefrist (1-2 uker). Gjør samtidig oppmerksom på at leveringsfristen er 1 mnd etter gjennomført reise. Oppgjør kontrolleres og registreres, og restansen blir slettet. Ved manglende innlevering av oppgjør må Lønnstjenesten (v/gerd Strømsvik) kontaktes snarest. Varsle den ansatte om trekk i lønn. 3. Lønnstjenesten: Trekkes i første lønnsutbetaling. Prosedyre ved utbetaling av reiseforskudd: Alle reiseforskudd skal være påført reisedato og formål. Ved endinger i dato/formål må dette meldes til Lønnstj. v/gerd Strømsvik Reiseoppgjør/-forskudd skal være levert innen 1 mnd. etter gjeldende reise. Attestanten skal signere på forskuddsskjemaet før det sendes til utbetaling. Det viktigste her er at ansatte leverer oppgjør senest 1 måned etter reisens slutt, og at attestanten signerer på forskuddsskjemaet før det sendes til utbetaling. Lønnstjenesten vil returnere skjemaer som mangler signatur fra attestant eller reisedato/formål. Ved ferie og annet fravær, bør det avtales hvem som behandler forskuddskjemaene i attestantens fravær. Restanselista kommer fortsatt til å inneholde alle utestående forskudd pr. produksjonsdato for lista.

5 Nye rutiner for Søknad om D-nr og skattekort for utenlandske medarbeidere med kortvarig oppdrag Gjesteforelesere med kortvarig oppdrag (over/under fire dager) Begrepet å være i tjeneste for en arbeidsgiver er avgjørende for skatteplikten Skattefritak RF 1209 erstatter det gamle skattefritaksskjemaet Oppdrag over fire dager utløser behov for D-nummer, skattekort og personlig oppmøte Se nærmere rutinebeskrivelse: Det er Skatt Midt-Norge, Molde som behandler RF1209 for denne gruppen. Det ble presisert at det er viktig at man ser på rutinebeskrivelsen som ble sendt ut 28/10/10. Bente Lindquist (IME) deler sine positive erfaringer med Skatt Midt-Norge, og utfylling av RF Eksempler på utfylling av søknad om skattefritak for opponent (dr.disp.), og skattekortsøknad for gjesteforeleser:

6 Eksempel: - Søknad om skattekort (RF 1209) til gjesteforeleser:

7 Eksempel: Søknad om skattefritak (RF 1209) opponenter (dr.disputas) :

8 Informasjon fra Lønnstjenesten Frister ved utbetaling av bilag Innleveringsfristene fjernes fra forsiden av PagaWeb Innlev.fristene blir delt ut til gruppen Honorar eller timelønn? Kort repetisjon Ansatte med 100 % stilling skal i utgangspunktet ha overtidsbetaling, dvs ikke honorar Mulig unntak for eksternfinansierte prosjekter Art/regnskapskonto 5054 Andre godtgjørelser skal brukes ved godtgjørelse for prosjektarbeid. Knyttes til TT-kode 2050 Godtgjørelse, ikke feriepengeberettiget. Inngått avtale (ved tvil) må være grunnlaget for utbetalingen Se aktuelle lenker nettverksmøte :

9 Informasjon fra Lønnstjenesten, forts. Regnskapsføring av utbetalt honorar/reise til utenlandske uten norsk bankkonto er blitt forsinket i oktober. Dette vil bli registert til november ekstralønn Rutinebeskrivelser for lønnsprosessen er under løpende redigering. Følg med på siste endringsdato. Se lenke: Avtale om dekning av Elkom-tjenester er redigert. Se siste versjon Elkom-avregning: Innrapportering er foretatt på novemberlønn. Gjelder de som har avtale om sjablongbeskatning. Innrapportering av innholdstjenester tas til desemberlønn

10 Lønnsprosessen Veien videre Risikovurdering og tilhørende kontrollaktiviteter Ansvarsfordeling Overvåkingskontroll/tiltak LØF-evaluering Internkurs Folketrygd Utland avholdes Varighet 3 4 timer. Sett av dato. Mer informasjon kommer

11 Lønnsprosessen : Risiko Kontrolltiltak Utarbeidet nov-2010 Prosessleder: Inger H Talberg, Lønnstjenesten NTNU

12 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter - Veien videre Målet med risikostyring: 1. Identifisere risikohendelser som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse og håndtere disse effektivt 2. Bidra til at man øker muligheten til å nå målene man har satt 3. Redusere økonomiske og ikke-økonomiske tap (for eksempel omdømme) 4. I tillegg er risikostyring krav fra dep.

13 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter

14

15

16 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter - Veien videre innen lønnsprosessen: Foreta vurdering av risiko. Etabler interne kontroller/risikomekanismer for å minimalisere risiko for feil og mangler, mislighold ved bevisst-/ubevisste handlinger. Påse at kontrollene er effektive og dekkende. Vurder samspillet mellom manuelle og systembaserte kontroller. Fortløpende følge opp informasjon, implementering og oppfølging av rutiner og kontroller på enhetene er etablert.

17 PagaWeb registreringsdetaljer Kjørebok: Leder må velge til overføring istedenfor til sentral lønn Reiseregning: Valget diett Overnatting til og fra utland gjelder spesielt når du overnatter i Norge før utreise til utland, og evt tilbakereise Reiseregning: Vær obs på diettfeltet. Privat reise, ingen diett kan gi problemer for øyeblikket Reiseregning: Hovedregel er å bruke merknadsfeltet til art. Unntak f.eks for reiseutgifter sensur. Konsekvensen av å sette art direkte i konteringsfeltet, er at all kontering overstyres. Det vil si at eventuelle Kompensasjonstillegg, som er et lønnstillegg (5000-serien), også regnskapsføres på en reiseart (7000-serien)

18 Registreringsdetaljer, forts. Ingen utbetaling via PagaWeb til utenlandske ansatte uten norsk lønnskonto. Dette tas fortsatt manuelt, og utbetales over regnskapssystemet før det registreres i lønnssystemet Sletting av bilag: Ta kontakt med Lønnstjenesten Nyregistrering av beløps- og timelønna personer: Husk å registrere startdato f.eks tre måneder tilbake i tid. Grunnen til dette er at eventuelle reiser foretatt før første registrerte ansattdato ikke går gjennom i PagaWeb. Logikken i PagaWeb er mao bygd opp slik at det antas at en som reiser på tjenestereise for NTNU, gjør dette først etter at han blir ansatt her.

19 Innspill fra nettverket Skal ansatte som bruker blanketten Overtid og div utbetalinger, spesifisere i merknadsfeltet hva overtiden gjelder, når og hvorfor? Hva er nok dokumentasjon? Henviser til faglig tema fra nettverksmøtet 16. februar Vi må ha fokus på intern kontroll og BDM-anvisning Ønske om gjennomgang av lønnarter for variabel lønn Hva er mest aktuelt å ta opp til belysning? Henviser for øvrig til nettverksmøtet 20. mai 2010: Faglig tema om lønn og honorar