Referat etter nettverksmøte Oppdatert etter møtet. Fastlønn. v/anne Opsal Slupphaug. Referat etter Nettverksmøte Fastlønn

Transkript

1 Referat etter nettverksmøte Oppdatert etter møtet Fastlønn v/anne Opsal Slupphaug

2 Agenda Velkommen! Rutine Registrering av ELKOM-tjenester Informasjon fra Lønnstjenesten Lønnsprosessen Veien videre PagaWeb registreringsdetaljer Innspill fra nettverksgruppa Eventuelt?

3 ELKOM-avtaler Rutine: - ELKOM-avtaler, se Øk.portal-Lønn-Lønnsprosessen-Nettv.møter- Faglig tema "ELKOM-avtaler" Registrering_skattetrekk_1103_2009_FL.pdf og foil (side 7) i nettv.møte fra se Her finnes selve avtalen: og NTNUs retningslinjer Avtale om dekning av ELKOM-tjenester er redigert. Se siste versjon. Kopi av avtalen skal til Bestiller og Elkom-kontakten ved enheten" Attestant for fastlønn har ansvar for registrering av fast forskuddtrekk, samt oppfølging av endringer i tilsettingen, enten avgang eller overgang til annen enhet. Ut fra dette må det være etablert rutine som varsler bestiller for avgang/endring i abonnement knyttet til NTNU-faktureringen FTT: TT-kode 1291 og 1292, hhv en eller flere abonnement ELKOM-avregning: Innrapportering er foretatt på novemberlønn. Gjelder de som har avtale om sjablongbeskatning. Innrapportering av innholdstjenester tas til desemberlønn

4 Informasjon fra Lønnstjenesten Frister ved utbetaling av bilag Innleveringsfristene fjernes fra forsiden av PagaWeb, men fristene gjelder fortsatt. Se vedlegg SPK-feillister fra Lønnstjenesten (Jan Aage Mortensen) skal rettes i henhold til e-meldinger eller annen avklaring mot SPK. Konsekvens er at all rapportering for hele NTNU stopper opp, - dvs. at ingen pensjonsrapporering oppdateres før alle rettinger er foretatt. Vi vil ta SPK og rapportering opp som eget tema i et nettverksmøte i Lokale lønnsforhandlinger. Resultat etter forhandlingene utbetales maskinelt til desemberlønn, og kan allerede nå sjekkes ved lønnsslippsimulering. Eventuelle resultater etter forhandlinger må behandles manuelt på fakultetene

5 Informasjon fra lønnstjenesten, forts. Internkurs Folketrygd Utland avholdes Varighet 3 4 timer. Sett av dato. Mer informasjon kommer Rutinebeskrivelser for lønnsprosessen er under løpende redigering. Følg med på siste endringsdato. Se lenke:

6 Nye rutiner for søknad om D-nr og skattekort for utenlandske medarbeidere med kortvarig oppdrag Gjesteforelesere med kortvarig oppdrag (over/under fire dager) Begrepet å være i tjeneste for en arbeidsgiver er avgjørende for skatteplikten Skattefritak RF 1209 erstatter det gamle skattefritaksskjemaet Oppdrag over fire dager utløser behov for D-nummer, skattekort og personlig oppmøte Se nærmere rutinebeskrivelse: Henviser til epost fra Inger Talberg

7 Lønnsprosessen Veien videre v/hilde Øyan Risikovurdering og tilhørende kontrollaktiviteter Ansvarsfordeling Overvåkingskontroll/tiltak LØF-evaluering. (Febr 2011?)

8 Lønnsprosessen : Risiko Kontrolltiltak Nettverksmøte Fastlønn Utarbeidet nov-2010 Prosessleder: Inger H Talberg, Lønnstjenesten NTNU

9 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter - Veien videre Målet med risikostyring: 1. Identifisere risikohendelser som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse og håndtere disse effektivt 2. Bidra til at man øker muligheten til å nå målene man har satt 3. Redusere økonomiske og ikke-økonomiske tap (for eksempel omdømme) 4. I tillegg er risikostyring krav fra dep.

10 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter

11

12

13 Risikostyring og tilhørende kontrollaktiviteter - Veien videre --- innen lønnsprosessen: Foreta vurdering av risiko. Etabler interne kontroller/risikomekanismer for å minimalisere risiko for feil og mangler, mislighold ved bevisst-/ubevisste handlinger. Påse at kontrollene er effektive og dekkende. Vurder samspillet mellom manuelle og systembaserte kontroller. Fortløpende følge opp informasjon, implementering og oppfølging av rutiner og kontroller på enhetene er etablert.

14 Registreringsdetaljer PagaWeb Overføre skjema til sentral Lønn til aktuell lønnsperiode, og ikke før. Ha dem evt liggende med status Under registrering Opplysningene må kontrolleres/korrigeres før blanketten overføres Permisjonsskjema Elektronisk blankettflyt ansattes bruksmulighet av skjema Skriv tydelig i merknadsfeltet hvilken type permisjon det er Sluttmeldinger: Oppgi antall feriedager til gode med lønn Oppgi både navn og adresse ved overgang til ny statlig arbeidsgiver

15 Registreringsdetaljer PagaWeb, forts. Endring av arbeidsforhold for ansatte som har flere arbeidsforhold. Vær oppmerksom på hvilket arbeidsforhold du endrer Fungering Registrering og riktig bruk av koder Definisjon: Høyere lønn i en periode, uten pensjonsopptjening. Hvis perioden er over 2 år, gjelder andre regler. Se vedlegg Ved lengre periode enn 1 måned: FTT/TT 1127 Hvis utbetalt som variabelt tillegg: VTT/TT 1026 (Var.lønnsskjema) Historikkbildet/opplysninger om medarbeider

16 Rutine Overgang til uførepensjon Ved overgang til 100 % uførepensjon (stans i lønn pga maks.dato sykepenger): Arbeidsforhold og ansettelsesforhold på NTNU må avsluttes. Statens pensjonskasse forholder seg ikke til denne gruppen, og de må ut av lønns- og pensjonssystemet Feriepenger skal - i enkelte tilfeller - ikke utbetales ved lønnsopphør F.eks hvis lønnsmottager selv ikke ønsker ferieoppgjøret, eller midlertidig uførepensjon Avsluttes av lønnstjenesten i Paga2.0 uten feriepengeoppgjør. Feriepenger utbetales påfølgende år. Vi anbefaler derfor særskilt oppfølging for denne gruppen ansatte, spesielt mhp gjenstående ferieoppgjør med feriedager til gode Lønnstjenesten anbefaler følgende fremgangsmåte: 1. Hvis det synes klart at den ansatte er ferdig med sitt arbeidsforhold på NTNU, bruk skjema Arbeidstaker slutter. Oppgi antall feriedager med lønn til gode. Skriv tydelig at dette gjelder overgang til uførepensjon. Feriepenger utbetales. 2. Hvis det er mulig at den ansatte kan komme tilbake til jobb, kan det hende at den ansatte starter opp skjema Søknad om permisjon i PagaWeb. Denne behandles, og vedkommende får svar fra enheten. PagaWebskjemaet kan deretter sendes til arkiv, og blir liggende på den ansattes mappe. Attestanten fyller ut skjema Arbeidstaker slutter. Skriv tydelig Overgang til uførepensjon. Hvis den ansatte ikke ønsker ferieoppgjør, kan det gis beskjed om dette i merknadsfeltet, og ferieoppgjøret tas påfølgende år.

17 Innspill fra nettverket Tilgangsrutine PagaWeb for vikarer lønnet via vikarbyrå Registreres på sentral lønnsenhet Manuell rutine mot Bluegarden for tilgang som eksternbruker av Paga Web. Start prosessen i god tid